Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento a un cliente potencial [+ 5 ejemplos]

Al comenzar un proyecto prospectivo con un cliente, ¿a menudo tiene problemas para que responda a sus correos electrónicos? ¿Le preocupa la eficiencia de sus correos electrónicos de seguimiento?

Esto puede ser frustrante al más alto grado.

Al mismo tiempo, desea evitar perder la oportunidad de una colaboración a largo plazo con sus prospectos actuando de manera grosera, impaciente o poco profesional al tratar de ganárselos.

Entonces, la pregunta sigue siendo cómo abordar este desafío sin dañar el potencial para una mayor cooperación.

Para ayudarlo a descubrir por qué sus clientes no responden y qué hacer en tal escenario, esta publicación discutirá algunas de las trampas más comunes y los mejores consejos sobre cómo enviar correos electrónicos de seguimiento a sus clientes potenciales.

Luego, le mostraremos algunos correos electrónicos de seguimiento de muestra y le brindaremos consejos útiles para ayudarlo a personalizar sus propios correos electrónicos y reducir el tiempo que dedica a escribirlos diariamente.

¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué son los correos electrónicos de seguimiento?

En el mundo de los negocios, es una práctica común enviar a un cliente un correo electrónico de seguimiento después de que se haya producido el contacto inicial.

Es una técnica que usamos cuando queremos o necesitamos algo de otra persona.

Además, los correos electrónicos de seguimiento se utilizan principalmente para recordar a los destinatarios las acciones pendientes (como pagar una factura o proporcionar comentarios).

¿Por qué los correos electrónicos de seguimiento son relevantes para las empresas?

Al brindar servicio al cliente, es esencial mantener líneas abiertas de comunicación con el cliente a lo largo de la duración del proyecto.

Tener que hacer malabarismos con varios clientes significa que este tipo de comunicación a menudo se pasa por alto, lo que a su vez puede ralentizar el progreso de sus proyectos. Además, no enviar correos electrónicos de seguimiento puede hacer que los clientes tengan una impresión equivocada sobre usted y su negocio.

El propósito de los correos electrónicos de seguimiento es:

• Recuerde a los clientes potenciales que le respondan
• Mantenga los proyectos en marcha
• Asegúrese de que la información no se pierda en la confusión
• Dar un sentido de organización y dedicación a los proyectos.
• Dígales a sus clientes, tanto nuevos como antiguos, que se toma su negocio en serio.

¿Razones más comunes para no obtener una respuesta?

La razón por la que no recibió una respuesta no siempre es la falta de interés en su oferta. Probablemente no esté recibiendo respuestas de sus clientes porque:

• Están demasiado ocupados para responderte.
• Es posible que su correo electrónico se haya perdido en su correo no deseado o bandejas de entrada.
• Es posible que necesiten más tiempo para considerar su solicitud o consultar con otros.

Todos dudamos cuando hay dinero en juego, ¿verdad? ¿Por qué no lo harían?

Esta es exactamente la razón por la que usamos correos electrónicos de seguimiento: para asegurarles a nuestros clientes que están en buenas manos .

Hemos cubierto lo que son, así que ahora veamos los pasos prometidos para escribir correos electrónicos de seguimiento que obtengan respuestas y lo hagan destacar.

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento

Hay pros y contras en cada situación, y es importante reconocer ambos antes de pasar a los pasos fundamentales de un buen correo electrónico de seguimiento.

Hemos desglosado los pasos que debe seguir para dominar este método en qué hacer y qué no hacer para que pueda ponerse al día rápidamente.

¡Vamos a empezar!

Correo electrónico de seguimiento: qué hacer

1. Cuida tu línea de asunto

Ser conciso y puntual es la mejor manera de ir con las líneas de asunto de sus correos electrónicos de seguimiento.

Sea claro con lo que necesita y señale la razón por la que se comunica . Estos son algunos ejemplos de buenas líneas de asunto de seguimiento:

• Etapas de la Fase #1 de [Nombre del Proyecto]
• Factura vencida desde [fecha]
• Necesitamos su ayuda en [asunto]
• Actualizaciones de reuniones de [fecha]
• ¿Alguna pregunta o inquietud?

La línea de asunto de su correo electrónico debe ser directa y clara sobre lo que necesita del destinatario. Cuanto más natural sea la línea de asunto, mayores tasas de respuesta puede esperar.

2. Hazlo por ellos

Si tiene un objetivo claro en mente para el correo electrónico de seguimiento, ponerse en el lugar del cliente y escribir contenido que lo haga sentir valorado es pan comido.

Los correos electrónicos de seguimiento son más que breves recordatorios. Son líneas abiertas para construir relaciones sólidas con sus clientes . Por lo tanto, el foco debe estar en ellos.

Aquí hay algunas ideas sobre cómo llamar la atención de sus clientes de una manera sofisticada:

• Solicitar retroalimentación sobre una propuesta o punto de vista.
• Pregunte por una forma de mejorar sus ofertas.
• Evoca extravagancias proponiendo una solución a su problema más apremiante.

Esto les dará la impresión de que no solo te preocupas por ellos, sino que también te tomas el tiempo para investigar y considerar varias opciones para satisfacer sus necesidades específicas.

3. Sé breve

¿Alguna vez has oído hablar de la regla de los 12 segundos?

La regla de los 12 segundos es la cantidad promedio de tiempo que las personas pasan leyendo correos electrónicos.

Y, especialmente en el mundo de los negocios, nadie tiene mucho tiempo para gastar en correos electrónicos detallados que tardan minutos en leerse.

La mayoría de los lectores solo hojearán sus correos electrónicos, por lo que es mejor mantener cualquier seguimiento lo más breve posible sin dejar de cubrir todas las bases.

4. Llame a sus clientes a la acción

Cada correo electrónico de seguimiento debe tener una llamada a la acción, a menos que sea estrictamente informativo. Muchos especialistas en marketing no toman en cuenta este detalle crucial, que contribuye en gran medida a que las personas no tomen sus correos electrónicos tan en serio como deberían.

Para decirlo de otra manera, si desea que sus clientes actuales y potenciales realicen una acción específica, debe dejarles clara esa acción.

Aquí hay algunos pensamientos para empezar:

• Por favor comenta.
• Contáctenos.
• Da tu fecha preferida.
• Hablemos.

Nota: Para configurar un CTA efectivo, evita dar una sensación de inseguridad. Por ejemplo, ¿puedes notar una diferencia entre estas dos oraciones?

• "Por favor, si encuentra tiempo, agradecería la oportunidad de programar una reunión para que discutamos los detalles sobre el proyecto", y
• "Envíenos una hora y fecha preferibles para que podamos programar nuestra próxima reunión".

La diferencia está en la dedicación y la audacia. No dudes en usarlo.

5. Aprende a ser paciente

Ahora hemos llegado al quid de la cuestión: ¿cuánto tiempo debemos esperar antes de enviar un correo electrónico de seguimiento?

No espere demasiado. Las mejores prácticas dicen que puede esperar recibir noticias de sus clientes dentro de uno o dos días.

Permitir a sus clientes esta ventana de tiempo antes de hacer un seguimiento es una buena idea.

De hecho, es mucho más inteligente simplemente preguntarles cuándo estarían más receptivos a saber de usted nuevamente. De esta manera, establecerás una buena relación basada en sus propias decisiones y evitarás ser demasiado molesto.

Nota: Considere que es posible que sus clientes no revisen su correo electrónico durante los fines de semana y días festivos.

Es complicado programar sus seguimientos para que no parezca demasiado persistente justo después de haber llamado su atención.

Siempre es mejor darles más espacio que actuar demasiado pronto.

Correo electrónico de seguimiento

Ahora es el momento de analizar los errores más comunes al enviar correos electrónicos de seguimiento:

1. Buscar culpables : incluso si sus clientes no enviaron la información según lo prometido, un correo electrónico de seguimiento debe centrarse en recordarles suavemente esa acción. Centrarse en la colaboración futura y los beneficios del cliente le traerá otro juego de cartas.

2. Línea de asunto deficiente: la línea de asunto es lo primero que ve su cliente y un filtro principal para decidir si es importante o no. Sea conciso sobre lo que necesita de sus clientes. Esto ayudará a sus clientes a filtrar sus correos electrónicos como relevantes.

3. Esperar una respuesta demasiado tiempo : si espera demasiado, su cliente puede dejar su proyecto en último lugar u olvidarse de él. Recordar no es igual a molestar si se hace bien. Por lo tanto, haga un seguimiento rápido.

4. Comportamiento agresivo : para mostrarle a su cliente que se trata de un recordatorio amistoso, sea cortés y alegre. Establece expectativas diciéndoles cuándo harás un seguimiento si no responden.

5. Sin CTA : si su cliente solo escanea sus correos electrónicos, es posible que se pierda cualquier llamada a la acción y la configure para descansar. Bríndeles un esquema claro de sus próximos pasos y un cronograma para completar su proyecto.

6. Comunicación incorrecta : debe conocer las preferencias de comunicación de sus clientes. La mayoría de los clientes prefieren recordatorios suaves por correo electrónico, pero algunos prefieren llamadas telefónicas breves. Si proporciona la información que necesita, vale la pena!

Plantillas de correo electrónico de seguimiento

1. Plantilla de correo electrónico 'Solo registrando'

Si necesita hacer un seguimiento de su oferta o recordar a sus clientes sobre su correo electrónico anterior, evite ser necesitado.

Exprese su empatía en su apretada agenda y proponga una reunión si están interesados.

Consejo profesional: las soluciones de inteligencia artificial (IA) como TextCortex pueden ayudarlo a escribir correos electrónicos atractivos y personalizados cuando está demasiado ocupado o cuando simplemente no quiere usar una plantilla.

Por ejemplo, el complemento de Chrome de TextCortex incluye una función útil de " Bullet to email " que se puede usar para redactar rápidamente correos electrónicos a partir de sus puntos más importantes.

Simplemente configure los puntos principales que desea cubrir en su correo electrónico, seleccione las viñetas, haga clic en el logotipo y presione la opción ' Viñeta para enviar por correo electrónico '.

2. Plantilla de correo electrónico "Seguimiento de la cotización"

Su posible cliente puede estar analizando varias ofertas a la vez. Un breve correo electrónico demuestra su deseo de crear una conexión.

Además, este tipo de correo electrónico también demostrará un sentido de dedicación al proyecto en sí. Lo crea o no, a veces eso es todo lo que se necesita para ganarse a sus clientes.

3. Plantilla de correo electrónico "Sentido de urgencia"

El efecto FOMO (miedo a perderse algo) ha sido y sigue siendo una poderosa herramienta de marketing.

Poner una fecha de caducidad en su oferta puede animar subliminalmente a los clientes a responder a su correo electrónico de inmediato.

Nadie quiere perderse una buena oferta, ¿verdad?

Consejo profesional: además de numerosas funciones de reescritura, el complemento de Chrome de TextCortex tiene una opción de cambio de tono bastante útil que puede reescribir su contenido en un tono de voz diferente.

Para usarlo, seleccione la oración o los párrafos que desea volver a escribir en una variedad de tonos diferentes, haga clic en el logotipo y elija la función 'Tono' .

Haga clic en el vínculo del tipo de tono en la parte inferior de la ventana de sugerencias y seleccione el tono de voz " Urgente " para agregar urgencia a su correo electrónico cuando utilice la función " Tono ".

4. Plantilla de correo electrónico "Volvamos a conectarnos"

La gente de negocios es gente de acción. Dicho esto, es más probable que reciba una respuesta en su correo electrónico de seguimiento si realiza una apelación directa.

Independientemente del tipo de solicitud, sus clientes no lo malinterpretarán si sus correos electrónicos de seguimiento mantienen el mismo grado de profesionalismo.

Sugerencia profesional: independientemente del tema o la audiencia, la función "Parafrasear" de TextCortex puede ayudarlo a mantener un alto nivel de calidad de escritura.

Seleccione sus oraciones o párrafos de forma masiva , haga clic en el logotipo y elija la opción 'Parafrasear' .

5. Plantilla de correo electrónico de 'Seguimiento de la reunión'

Después de reunirse con los clientes, se recomienda enviar un correo electrónico de seguimiento. Es un paso maduro que podría conducir a muchas relaciones fructíferas con el tiempo.

Esta forma de correo electrónico de seguimiento es solo un rápido agradecimiento por el tiempo del cliente.

Para concluir

No hay duda de que debe aprovechar los correos electrónicos de seguimiento en su estrategia comercial.

Dedicar tiempo a cultivar conexiones es una inversión en la salud de su negocio, lo que generará dividendos en forma de éxito continuo en el cierre de negocios y el mantenimiento de relaciones .

Aún así, esto no los hace entretenidos. Especialmente si necesitas escribirlos todos los días.

Le sugerimos que pruebe TextCortex si está atascado en busca de inspiración, harto de usar las mismas plantillas antiguas o simplemente tiene curiosidad por ver qué más hay.

Además, utilizar TextCortex puede convertir su peor día de escritura en una tarea existente.

Y eso no es todo.

Además de las funciones de reescritura disponibles en la extensión de Chrome, TextCortex le brinda acceso a:

• Acceda a más de 20 plantillas de IA preconstruidas en línea.
• Cree contenido en más de 72 idiomas con esta herramienta de IA multilingüe.
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