¿Qué es una factura? La guía completa

Ya sea que esté administrando una pequeña empresa unipersonal o una gran corporación, la creación y el envío de facturas es una parte importante de sus operaciones. Las facturas son la forma en que se les paga a los propietarios de negocios: los clientes le pagan cuando les factura.

Escribir una factura de venta de su producto o servicio es bastante sencillo. Sin embargo, es importante asegurarse de que sus facturas contengan toda la información requerida: una factura incompleta o incorrecta puede dar lugar a malentendidos entre el cliente y usted, e incluso puede causar disputas sobre el dinero (y evitar estos problemas es mucho más fácil con la debida software de facturación para pequeñas empresas).

La entrega de la factura también es una parte importante de este proceso: una vez que creas una factura, también debe enviarse al cliente a través de un medio confiable: ya sea por correo postal, correo electrónico u otro canal.

En este artículo explicamos todos los elementos importantes de una factura, cómo crear una y cómo entregar facturas a sus clientes. También discutimos cómo el software de facturación como Hiveage puede hacer que todo este proceso sea fácil y eficiente para usted.

En este articulo . . .

1. ¿Qué es una factura?
2. ¿Cómo puede la redacción de facturas mejorar su negocio?
3. ¿Qué debe incluir una factura?
4. Diseño de factura general
5. Cómo hacer una factura: pasos a seguir
6. En resumen: información crucial para agregar
7. Información opcional para agregar
8. Cómo enviar una factura
9. Cómo escribir un correo electrónico de factura
10. Cómo hacer una factura en MS Word
11. Cómo escribir una factura con un software de facturación
12. Preguntas frecuentes sobre cómo escribir una factura

¿Qué es una factura? ↩

Entonces, ¿qué es una factura? Una factura es un documento que debes enviar a un cliente después de entregarle un producto o servicio. Las facturas establecen cuánto debe pagar el cliente por los bienes o servicios que ha recibido y cómo debe hacerlo.

Es importante recordar que las facturas no son facturas ni recibos; son solicitudes de pago por servicios prestados. Mientras que las facturas implican una acción de pago inmediata, las facturas informan a los clientes sobre cuándo y cómo pagar. Además, los clientes reciben recibos después de pagar: las facturas solicitan el pago, por lo que no pueden servir como recibos.

¿Cómo puede la redacción de facturas mejorar su negocio? ↩

Ahora que hemos tratado lo que es una factura, veamos cómo la creación y el envío de facturas profesionales a sus clientes pueden ayudarlo a recibir pagos más rápido. Con la facturación oportuna puede evitar pagos atrasados ​​o disputas con los clientes sobre el dinero que le deben por los servicios prestados.

Tener facturas elegantes y visualmente atractivas también puede generar una mejor impresión en sus clientes. Muestra que la calidad y el cuidado son importantes para su negocio.

¿Qué debe incluir una factura? ↩

Los elementos básicos que toda factura profesional debe incluir son:

1. Un título distinto que tenga la palabra "Factura"
2. Su nombre comercial, información de contacto y logotipo
3. Fecha de la factura y fecha de vencimiento del pago
4. número de factura
5. Nombre y dirección del cliente
6. Los servicios prestados junto con la tarifa, la cantidad y el monto total de cada
7. Condiciones de pago

Diseño de factura general ↩

El estilo general de su factura debe verse profesional y elegante. Cualquier cosa menos puede implicar que no se toma en serio sus pagos.

Si no sabe por dónde o cómo empezar, consulte nuestras plantillas de facturas gratuitas o el generador de facturas gratuito. Creamos estas plantillas de facturas y el generador de facturas, así como nuestro servicio de facturación, para eliminar estas molestias relacionadas con el proceso de facturación.

De cualquier manera, los siguientes serían los pasos clave para crear una factura:

Cómo hacer una factura: pasos a seguir ↩

1. Crear el diseño de la factura

Lo primero que debe hacer es establecer el diseño de su factura. Necesitará una sección de encabezado que contenga información de contacto, fechas, etc. (se explica a continuación) y un cuerpo principal donde se enumerarán los detalles de los productos/servicios que requieren pago. Al decidir sobre el diseño, seleccione fuentes y colores que se vean profesionales. Es posible que desee incluir el logotipo de su empresa para lograr coherencia y autenticidad de la marca. Asegúrese de que haya un título que contenga la palabra "Factura".

2. Agregue la información de contacto necesaria

Incluya la información de contacto de su empresa para que los clientes sepan qué servicio compraron y de qué proveedor. El nombre de la empresa, la dirección y el número de teléfono son datos esenciales que se deben tener.

La factura también debe tener la información de contacto del cliente, como el nombre, la dirección y posiblemente un número de teléfono. Define para quién es la factura y también se asegura de que la factura se entregue a la persona correcta.

3. Incluya el número de factura, la fecha de la factura y la fecha de vencimiento de la factura

El número de factura es una parte fundamental de la factura general. Cuando genere una factura, asegúrese de que tenga un número único para que pueda realizar fácilmente un seguimiento de su estado de pago. No repita un número de factura, ya que puede confundirlo en el futuro, especialmente durante la temporada de impuestos. La mayoría de las empresas mantienen una secuencia de numeración de factura coherente (p. ej., INV-001, INV-002, INV-003, . . . ). En algunas jurisdicciones, este es un requisito legal.

La fecha de la factura es el día en que emite la factura. La fecha de vencimiento es el último día que el cliente tiene que pagarte. Incluir tanto la fecha de la factura como la fecha de vencimiento es una indicación de cuánto tiempo tiene el cliente para realizar el pago y ayuda a prevenir las facturas vencidas.

4. Asegúrese de tener elementos de línea con la información adecuada

Las líneas de pedido son donde describe los productos o servicios que entregó al cliente. Si bien no es necesario que sea demasiado detallado en sus descripciones de los servicios, debe agregar suficientes explicaciones a las líneas de pedido para que sus clientes sepan lo que están pagando.

Al lado de cada servicio, asegúrese de mostrar cuánto cuesta. Mostrar la cantidad, el precio por unidad y el costo total de los bienes o servicios en particular le permite al cliente tener una idea clara de sus obligaciones de pago.

5. Suma el total

Una vez que complete la información de la partida, sume el monto total. Agregue los subtotales para cada servicio y, en una línea separada, resalte el monto total del pago (p. ej., en negrita). Asegúrese de incluir los impuestos y descuentos aplicables antes de indicar este saldo final.

6. Explique las condiciones de pago y los métodos de pago

Hablar de las condiciones de pago antes de realizar el servicio es fundamental, pero también puedes incluirlo al redactar una factura. Esto puede evitar disputas y aclara cuándo vence el pago y cómo sus clientes pueden realizar el pago.

Cuando explique las condiciones de pago y la información, incluya:

1. Fecha de vencimiento de la factura
2. Políticas de devolución o garantías de devolución de dinero
3. Sanciones por pagos atrasados
4. Cómo realizar pagos (efectivo, cheque, en línea, etc.)

Agregar las condiciones de pago a su factura no es esencial, pero ciertamente puede mejorar la experiencia del cliente y agilizar el proceso de pago.

En Resumen: Información Crucial para Agregar al Escribir una Factura ↩

Ahora que sabe cómo escribir una factura que sea informativa, profesional y sencilla, aquí hay un desglose de todo lo que necesita incluir:

1. El nombre, la dirección y el número de teléfono de su empresa
2. El nombre y la dirección del cliente.
3. Número de factura, fecha de emisión y fecha de vencimiento
4. Descripción de los Servicios
5. Cantidad y subtotal de cada servicio, como lista detallada
6. Monto total adeudado y saldo adeudado

Estos son los elementos que debe tener en todas las facturas. La falta de uno de los anteriores puede generar confusión, controversia y, en casos extremos, pérdida de clientes.

Información opcional para agregar al escribir una factura ↩

Hay información que no es esencial para la transacción pero que puede mejorar la experiencia del cliente para ciertos tipos de facturas. Aquí hay algunas cosas que pueden mejorar su plantilla de factura:

1. Descripción de las condiciones de pago, como garantías de satisfacción
2. Cómo completar la transacción
3. Nota personal

Como se mencionó anteriormente, las garantías de satisfacción y otra información similar no son necesarias para su factura porque lo más probable es que las haya explicado antes de realizar el servicio. Si no lo hizo, entonces es una buena idea incluir esa información.

Si tampoco se lo mencionó a su cliente de antemano, debe explicar cómo completar la transacción. Ya sea en línea, por cheque o por correo en efectivo, opcionalmente puede indicar cómo desea que pague el cliente.

Finalmente, una nota personal puede ser un buen toque al final de escribir una factura. Aquí hay algunas cosas que puede decir:

1. Saludarlos por su nombre
2. Agradézcales por hacer negocios con usted
3. Hágales saber que espera volver a hacer negocios con ellos pronto
4. Mencione algunos detalles sobre su experiencia.
5. Explique cualquier aspecto de la factura, como descuentos y oportunidades promocionales.
6. En general, mantén un tono amistoso.

Cómo enviar una factura ↩

Ahora que sabe cómo escribir una factura, necesita saber cómo enviar una. Hay varias maneras de hacer esto. A veces, la forma en que escribe una factura depende de cómo elija enviarla.

Aquí hay algunas formas posibles de enviar sus facturas:

1. Correo electrónico
2. Correo
3. software de facturación en línea

El correo electrónico es una forma común para que las empresas envíen una factura. Sin embargo, la factura en sí suele ser un documento adjunto. En general, el correo electrónico es una forma eficiente de enviar facturas, ya que la mayoría de las empresas lo utilizan como su principal forma de comunicación.

Algunos dueños de negocios también siguen el camino antiguo. Enviar su factura por correo no es la forma más popular ya que hoy en día todo se simplifica con el correo electrónico. Si cree que esta es la mejor manera de llevar a cabo su negocio, ¡adelante!

El software de facturación como Hiveage elimina el estrés de crear facturas en línea y enviarlas. Aunque aún debe comprender los conceptos básicos de cómo escribir una factura, un servicio de facturación puede facilitarle mucho las cosas. Es posible que le ofrezcan la opción de enviar la factura directamente desde la plataforma mediante correo electrónico, descargar la factura para que usted la envíe o imprimirla para enviarla por correo.

Cómo escribir un correo electrónico de factura ↩

Escribir un correo electrónico de factura es bastante sencillo. Estos son los elementos importantes que debe incluir el correo electrónico:

1. Una línea de asunto clara y llamativa
2. Un mensaje de correo electrónico simple y breve.
3. Documento factura adjunto

La línea de asunto no debe ser demasiado larga. Puede incluir el número de factura o el nombre de su empresa, pero lo más importante, asegúrese de incluir la palabra "factura".

El mensaje de correo electrónico no tiene que ser muy largo. Dado que la factura tiene la mayor parte de la información, puede poner un mensaje breve y amable. En su mayor parte, deje que la factura hable la mayor parte del tiempo.

Asegúrese de adjuntar la factura al correo electrónico. Esta es la parte más esencial del correo electrónico, ya que contiene toda la información para que ganes dinero.

Cómo hacer una factura en Microsoft Word ↩

Word tiene su propia plantilla para facturas, que puede ser útil para los propietarios de pequeñas empresas. Aquí se explica cómo hacer una factura usando Word:

1. Abrir un nuevo documento de Word
2. crear un encabezado
3. Seleccione el encabezado de la factura
4. Siga los pasos anteriores para escribir una factura completa, asegurándose de que haya un número de factura claro

Si está utilizando otras herramientas en la suite MS Office: Excel también viene con plantillas de factura listas para usar.

Cómo escribir una factura usando un software de facturación ↩

La facturación es una de esas molestias inevitables de administrar una pequeña empresa, por lo que hemos tratado de resolver ese problema nosotros mismos con Hiveage. Obviamente, estamos sesgados hacia nuestra propia solución, pero existen varios software de facturación que pueden ayudarlo a escribir y enviar facturas.

El uso de un servicio de facturación es una de las formas más rápidas y fáciles de crear sus facturas en línea. Es posible que ni siquiera necesite saber cómo crear una factura, ya que tendría que completar todos los campos obligatorios. Algunos software de facturación también ayudan con el manejo de transacciones, al permitir pagos en línea en la factura misma.

Entre los usuarios de pequeñas empresas, Hiveage es apreciado por su facilidad de uso para administrar todo el proceso de facturación. Con Hiveage puede preparar cotizaciones, obtener la aprobación del cliente, crear y enviar facturas regulares y recurrentes, aceptar pagos en línea, generar informes financieros detallados y mucho más. ¡Regístrese gratis y vea cómo puede comenzar a crear facturas en minutos!

Preguntas frecuentes sobre facturación

¿Cómo escribo una factura?

Marque claramente el documento como una factura. Agregue sus propios datos de contacto y luego el Cliente y su dirección comercial. Escriba una descripción de los bienes/servicios que está facturando, las tarifas y el monto total (preferiblemente en formato de tabla). Agregue la fecha de la factura y la fecha de vencimiento del pago. Incluya las condiciones de pago y cómo aceptará el pago (efectivo, transferencia bancaria, en línea, etc.).

¿Qué es un ejemplo de factura?

Consulte una plantilla de factura gratuita adecuada para su empresa (consulte el artículo anterior) o el generador de facturas gratuito.

¿Puedes escribir una factura manuscrita?

Las facturas escritas a mano son aceptables, pero no es recomendable. Serán suficientes para empresas muy pequeñas, pero la mayoría de los clientes requerirán algo más profesional.

¿Se ponen datos bancarios en una factura?

Cuando se utiliza como método de pago preferido, proporcionar sus datos bancarios en la factura facilita a sus clientes el procesamiento de pagos. Evita la comunicación de ida y vuelta para confirmar información esencial y hace que todo el proceso sea más rápido.