Cómo escribir un correo electrónico de factura: plantilla de correo electrónico de factura

El día de pago es una de las mejores partes de completar un proyecto. Si ha realizado algún trabajo de cliente recientemente y ha finalizado el proyecto, probablemente necesite facturar a su cliente para que le paguen.

Sin embargo, muchos autónomos y pequeñas empresas temen no recibir el pago por su trabajo y terminar sin cobrar. Incluso los pagos atrasados ​​pueden ser un gran dolor al administrar su flujo de efectivo.

La mejor manera de evitar esto es siguiendo algunos pasos simples pero importantes cuando se comunique con su cliente sobre asuntos de facturas. Por lo tanto, es aconsejable tener una plantilla de correo electrónico de factura para sus facturas que sea sencilla y fácil de entender.

En este artículo compartimos con usted consejos y sugerencias que puede utilizar al enviar un correo electrónico de factura. ¡También compartiremos una plantilla de correo electrónico de factura fácil de usar que facilitará que le paguen!

En este articulo . . .

• ¿Por qué usar una plantilla de correo electrónico de factura?
• ¿Cómo creo una plantilla de correo electrónico de factura?
• ¿Qué se escribe en los correos electrónicos de facturación?
• Ejemplo de plantilla de correo electrónico de factura
• Cómo escribir una carta de presentación para una factura
• ¿Cómo envío una factura por correo electrónico?
• ¿Cómo escribo una factura formal?
• Automatización de correos electrónicos de facturas con software de facturación

¿Por qué usar una plantilla de correo electrónico de factura?

La respuesta rápida es que las plantillas de correo electrónico le ahorran tiempo: con una plantilla, no tendría que escribir el mensaje cada vez que tiene que escribir un correo electrónico de factura a un cliente.

Esto es especialmente útil para empresas con productos o servicios variados, para que sepan qué información se necesita en el mensaje y cómo se debe formatear.

Una plantilla también es una herramienta útil si envía una factura a varios clientes, ya que garantiza que los mensajes sean coherentes.

Otro beneficio de usar plantillas para sus facturas es que se pueden personalizar para cada cliente insertando su nombre y otra información relevante en los marcadores de posición por adelantado.

¿Cómo creo una plantilla de correo electrónico de factura?

Una de las cosas más importantes a considerar al crear una plantilla de correo electrónico es que sea relevante y personalizada para su negocio o trabajo. Debe reflejar no solo el tipo de trabajo que realiza, sino también el tipo de relación que tiene con sus clientes.

Sin embargo, su plantilla de correo electrónico también debe ser lo suficientemente genérica como para que pueda aplicarse a la mayoría o a todos sus clientes, lo que le permite realizar cambios rápidos cuando sea necesario antes de enviarla.

Una vez que esté listo para redactar su correo electrónico, puede seguir los pasos a continuación para crear la plantilla perfecta para enviar a sus clientes. Puede ser una molestia hacer facturas desde cero, por lo que tener un ejemplo genérico puede hacer que el proceso sea mucho más rápido.

Mantenga el correo electrónico de su factura profesional y simple

Los dueños de negocios a menudo tienen problemas para escribir sus correos electrónicos de facturas. Les preocupa cuán formales deben ser o qué debe incluirse en la carta.

El objetivo de un correo electrónico de factura es recibir el pago, pero desea que su cliente esté más dispuesto que solo recibir su dinero. También desea que se sientan respetados por la transacción comercial que han realizado con usted.

Si desea asegurarse de que su mensaje de correo electrónico no sea ignorado, es importante que dicho correo sea profesional. Mantenga el lenguaje simple pero preciso: evite usar demasiadas abreviaturas, palabras complejas o jerga que solo entendería un miembro de la empresa.

El propósito de un correo electrónico de factura es simplemente enviar la factura a su cliente: no necesita contener mucha otra información. Por el bien de su propio tiempo y el de su cliente, todo lo que necesita incluir es un breve mensaje agradeciéndoles por su negocio y destacando que ha adjuntado una factura por su trabajo. Si desea que le paguen a tiempo, es útil usar un correo electrónico que sea breve y directo.

Tener una línea de asunto descriptiva

Le recomendamos que incluya la información más importante en el asunto del correo electrónico. La línea de asunto no debe ser ambigua: el cliente debe saber que le está facturando cuando vea la línea de asunto de su mensaje en la lista de correos electrónicos en su bandeja de entrada. De lo contrario, es posible que ni siquiera se den cuenta de que ha enviado una factura, lo que retrasará su pago sin darse cuenta.

Le recomendamos que incluya el número de factura y la fecha de vencimiento en la línea de asunto cuando escriba su correo electrónico. Por ejemplo:

Factura [Número] para [Producto/Servicio] Vencimiento el [Fecha]

De esta manera, puede asegurarse de que su cliente sepa exactamente por qué lo está contactando y que es hora de que le pague por sus servicios.

¿Qué se escribe en los correos electrónicos de las facturas?

Su mensaje debe incluir una breve descripción del trabajo que ha completado para el cliente. Debe indicar si su cargo es por proyecto o por tiempo trabajado.

Además, debes incluir tu tarifa, para que el cliente tenga claro cuánto estás cobrando. También es conveniente agregar cualquier otro gasto que pueda no estar cubierto por el pago del cliente (como el envío) para que no haya sorpresas.

Como de costumbre, su carta de factura o correo electrónico debe comenzar con un saludo. Si hace tiempo que no te comunicas con el destinatario, lo habitual es incluir un breve mensaje.

Luego, debe informar a su cliente que se está poniendo en contacto para facturarle el trabajo que ha realizado y que ha adjuntado la factura a este correo electrónico.

Adjunte la factura

Le recomendamos que adjunte su factura como archivo/documento en lugar de incluirla en el cuerpo del correo electrónico. Por lo general, PDF es mejor, ya que funciona en todos los tipos de dispositivos y sistemas operativos, y puede evitar problemas de compatibilidad. Si envía la factura como archivo adjunto, su cliente también puede imprimirla fácilmente y guardarla para sus registros.

Utilice esta plantilla de correo electrónico de factura

Si se pregunta cómo escribir un correo electrónico de factura, puede intentar usar el siguiente ejemplo de mensaje de factura:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Tenga en cuenta que este ejemplo de mensaje de correo electrónico de factura es breve y claro. No es necesario incluir detalles o conversaciones innecesarias a menos que tenga una relación muy cercana con el cliente y sienta que sería apropiado. Esto es, por supuesto, a su propia discreción.

Cómo personalizar el correo electrónico de su factura

Se recomienda personalizar su correo electrónico para que el cliente no sienta que ha recibido una carta de factura genérica.

Cuando envíe sus facturas por correo electrónico, debe incluir un saludo personalizado, para que su cliente sepa que ha dedicado algo de tiempo y esfuerzo para comunicarse. Si cree que es apropiado, también puede incluir un mensaje personalizado en el cuerpo del correo electrónico.

Esto ayuda a diferenciar su negocio de otros que usan la misma plantilla y hará que su cliente sienta que tiene una experiencia más comprometida con usted.

Cómo escribir una carta de presentación para una factura

Si ha trabajado en un proyecto más grande o más complejo para un cliente, podría ser apropiado que incluya una carta de presentación con sus facturas. Esta carta de facturación es una oportunidad para que usted describa sus tarifas, el trabajo que ha realizado, así como también desglose su tarifa y explique por qué ha cobrado la cantidad que ha cobrado.

Tu carta de presentación debe incluir algunos detalles básicos sobre quién eres y qué ofreces. Asegúrese de incluir el nombre de su empresa o el nombre de su empresa en la carta de facturación. También debe incluir una escala de tiempo del proyecto en el que ha trabajado, incluidas las fechas de inicio y finalización.

Luego, debe desglosar cada tarea que completó como parte del proyecto y cuánto está cobrando por esto. Si cobra por hora o por día, inclúyalo también como parte del desglose.

Cómo escribir un correo electrónico de factura vencida

Si su cliente no ha perdido la fecha de vencimiento de una factura, es posible que deba contactarlo nuevamente para hacer un seguimiento del pago. Puede resultar incómodo ponerse en contacto con un cliente repetidamente por el mismo problema, pero debe recibir un pago por el trabajo que ha realizado para ellos.

Sea cortés pero firme en el mensaje de su factura

Desafortunadamente, perseguir pagos es una queja común cuando se trabaja como autónomo. Su cliente puede tener una explicación de por qué no ha podido pagarle antes de la fecha de vencimiento.

No obstante, no debes dejar que eviten pagar por tu trabajo. Asegúrate de que tu correo electrónico sea cortés pero firme. Si esta es la primera vez que se comunica con su cliente para darle seguimiento, no hay necesidad de ser demasiado personal.

Puede usar el siguiente ejemplo de correo electrónico para hacer un seguimiento de un pago atrasado:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Como puede ver arriba, al realizar el seguimiento de un pago atrasado, es importante proporcionar el número de factura y la fecha de vencimiento.

¿Cómo envío una factura por correo electrónico?

Si va a enviar una factura por correo electrónico, es mejor incluirla como archivo adjunto. También puede usar un software de facturación para generar facturas, ya que esto facilita el proceso (pista: hacemos uno excelente).

Además, puede usar un correo electrónico para enviar un enlace a una factura que haya generado a través de servicios como PayPal. Muchas de estas pasarelas de pago admiten la generación básica de facturas.

Cuando envíe el correo electrónico con la factura adjunta, asegúrese de incluir la información relevante en el documento, como el nombre de su negocio, el monto que está cobrando y el número de factura.

Es una buena idea incluir el nombre y la dirección de su empresa en el encabezado del correo electrónico o en el bloque de firma, para asegurarse de que esté claro que está enviando una factura en lugar de otros tipos de correos electrónicos.

¿Cómo escribo una factura formal?

Como hemos explicado en nuestro artículo detallado sobre cómo escribir una factura, es importante que su factura incluya toda la información requerida para que su cliente procese el pago. por lo tanto, las buenas plantillas de factura contienen los siguientes detalles.

Elementos clave de una plantilla de factura

1. Los datos de su empresa (nombre, logotipo, información de contacto)
2. número de factura
3. Nombre completo y datos de contacto del cliente
4. Fecha de la factura
5. Fecha de vencimiento
6. Cantidad debida
7. Lista detallada de servicios/productos junto con el desglose de tarifas y precios
8. Detalles adicionales como términos y condiciones y métodos de pago

Una buena plantilla de factura debería permitirle desglosar cada producto o servicio en un artículo y luego describir cuánto cobra por cada artículo. Esta es la forma más clara para que su cliente vea cuánto cobra y por qué.

Cuando llega el momento de que le paguen, detallar sus servicios también hace que sea mucho más fácil para el cliente saber cuánto debe. Si no lo hace, es posible que ciertos clientes intenten disputar la cantidad que ha cobrado, y esto causa demoras innecesarias.

Desafortunadamente, los retrasos en los pagos a menudo son parte del trabajo independiente, pero si desglosa la información lo más claramente posible, entonces limita la posibilidad de que esto suceda tanto como sea razonablemente posible.

Automatización de correos electrónicos de facturas con Hiveage

Herramientas como Hiveage lo ayudan a automatizar el proceso de crear facturas y enviarlas por correo electrónico a sus clientes. Esto hace que el proceso sea muy sencillo y reduce significativamente las molestias para usted.

Mediante el uso de software para automatizar su facturación, puede limitar la cantidad de energía que necesita gastar en el trabajo administrativo y en la creación de documentos y centrarse en cambio en el trabajo real.

Al automatizar el proceso de correo electrónico de su factura, también puede asegurarse de que todos cumplan con el mismo estándar y siempre incluyan información relevante. No necesita preocuparse por omitir accidentalmente detalles vitales, como un número único para la factura o instrucciones de pago.

Con Hiveage, también tiene la opción de tener una copia en PDF de su factura adjunta al mensaje de correo electrónico. Un proceso de facturación confiable configurado de esta manera con las herramientas adecuadas garantizará que las finanzas de su pequeña empresa se mantengan saludables.

En resumen, los beneficios clave de automatizar su facturación son que puede:

• Ahorrar tiempo
• Reduzca el número de errores y errores tipográficos en sus facturas
• Agregue nuevas funciones a los correos electrónicos de facturación, como métodos de pago adicionales o incluso un sistema de reorden automatizado.

Según el tipo de modelo de negocio que tenga, es importante que elija un software que se adapte a sus requisitos específicos. En el caso de Hiveage, nuestros principales clientes son autónomos y pequeñas empresas, y el servicio está optimizado para facilitarles la vida.

En conclusión: elementos de un buen correo electrónico de facturación

El correo electrónico de la factura es uno de los componentes más importantes para su operación comercial. Si no se hace correctamente, puede confundir y frustrar a los clientes que pueden tener dificultades para entender lo que está pidiendo o cómo deben responder a una solicitud de pago. Un buen correo electrónico de factura incluye una serie de elementos, que incluyen:

• el numero de factura
• Fecha de vencimiento
• Cantidad debida
• Instrucciones de pago claras y fáciles de seguir
• Una breve descripción de los entregables o productos vendidos
• Aviso cuando los pagos están vencidos con una oferta sobre cómo manejará los saldos vencidos.

Un correo electrónico bien escrito es el primer paso para establecer una buena relación con su cliente y recibir el pago a tiempo. Utilice nuestras plantillas de correo electrónico de factura, o mejor aún, utilice nuestro sencillo y potente software de facturación en línea para asegurarse de no perder pagos.