Cientos de empresas de HVAC eligen Connecteam para enfrentar desafíos comunes

Estar a cargo de una empresa de HVAC requiere manejar muchas partes móviles, ¡tanto literal como figurativamente! De manera regular, los técnicos viajan a varios sitios de trabajo, las piezas y el inventario entran y salen, se archivan las facturas, se deben completar las nóminas y los cronogramas, los vehículos de la flota necesitan mantenimiento, el compromiso de los empleados necesita atención y mucho más. Pero simplemente no hay suficientes horas en el día.

Con todos estos desafíos, decidimos analizar más de cerca por qué cientos de empresas de HVAC eligieron Connecteam como la solución a todos sus problemas. Y exactamente cómo utilizan nuestra aplicación para empleados para estar al tanto de todo.

Retos a los que se enfrentaban las empresas de HVAC antes de Connecteam:

• Se deben seguir los protocolos de seguridad.

“Actualizar a todo nuestro equipo sobre peligros o incidentes lleva mucho tiempo, esto puede costarnos mucho e incluso puede poner en peligro a nuestro personal. Perdemos mucho tiempo llamando a los empleados para asegurarnos de que conocen los protocolos de seguridad cuando es necesario. Y el hecho de que necesitemos programar reuniones que funcionen para cada empleado para discutir los protocolos de seguridad es una molestia con la que ya no estoy dispuesto a lidiar”.

“Actualizar los protocolos de seguridad solo desperdicia papel para imprimir todo y agregarlo a las carpetas. Distribuir estas actualizaciones a múltiples sitios de trabajo lleva mucho tiempo y no podemos estar seguros de que todo nuestro equipo esté al tanto de los cambios”.

• Los informes son interminables

“Cada vez que llega un informe, podemos perder mucho tiempo jugando al ping-pong si se cometió un error, y eso si recibimos el informe a tiempo”.

“Todo el papeleo se completa a través de métodos tradicionales, es decir, papel y hojas de cálculo de Excel. Este es un proceso totalmente ineficiente ya que la administración debe ver los formularios y actuar de inmediato, pero no siempre recibimos estos formularios. Además, enviamos mucha información y archivos adjuntos por correo electrónico y eso lleva mucho tiempo y no podemos rastrear si todos abrieron el correo electrónico y lo leyeron”.

• El seguimiento del tiempo es un proceso complicado

“Puedo pasar un día entero solo con el seguimiento del tiempo y la nómina, y no es eficiente porque estoy atascado revisando montones interminables de hojas de cálculo de Excel y garabatos ilegibles en papel. Esto hace que sea muy fácil que ocurran errores”.

“Siempre estoy participando en un juego de ping pong con mi equipo debido a los errores que veo o simplemente tratando de encontrar a alguien para cubrir un turno”.

También vale la pena mencionar que la integración de Connecteam con QuickBooks Online y Gusto ayuda a que la exportación de hojas de tiempo para la nómina sea fácil y 100 % precisa.

• La comunicación interna es una tarea difícil

“Comunicar cualquier cosa a todo mi personal no es fácil: tengo que usar Whatsapp y correos electrónicos, y nunca puedo estar seguro de que el mensaje haya llegado. Ya sea un mensaje alentador, una revisión positiva, un nuevo protocolo, condiciones climáticas adversas, un anuncio de recursos humanos o lo que sea. No tengo una forma de rastrear quién recibió y leyó mis mensajes y, por lo general, es esencial para mí saber quién leyó y quién no leyó lo que envié. Y coordinar reuniones para transmitir este tipo de mensajes es un tiempo que no podemos permitirnos”.

“Mi equipo no siempre puede comunicarse conmigo porque estoy haciendo malabarismos con una docena de tareas y cuando llego a ellas, generalmente es irrelevante en ese momento”.

Cómo Connecteam lo ayuda a enfrentar desafíos comunes

Hacer de la seguridad y la conciencia una prioridad

Trabajando en altura y en un entorno de alto riesgo, la seguridad es un aspecto crucial de las empresas de HVAC, por lo tanto, aumentar la concienciación y los estándares es un objetivo común para las empresas de HVAC que utilizan Connecteam.

• Informes rápidos y fáciles : los empleados pueden enviar informes directamente a la oficina mientras están en movimiento para que la oficina o el supervisor correspondiente pueda evaluar y responder en tiempo real.Por ejemplo, informes de equipos de servicio e informes de elevación y humedad.
• Recursos digitales de seguridad : asegúrese de que todos los protocolos, consejos y recursos de seguridad estén disponibles con solo tocar un botón; además, materiales clave como "lecciones aprendidas", hallazgos de incidentes y consejos de seguridad periódicos están disponibles en cualquier momento.
• Capacitaciones de seguridad continuas : los gerentes y los oficiales de seguridad pueden estar al tanto del progreso de cada empleado para que estén al tanto de quién terminó un curso o prueba e incluso pueden enviar recordatorios a aquellos que no lo han terminado.
• La seguridad es lo primero: es fácil distribuir y comunicar actualizaciones y protocolos relacionados con la seguridad, como informes de búsqueda de incidentes, actualizaciones de procedimientos en tiempo real o factores de riesgo como condiciones climáticas adversas o rutas cerradas.

Listas de control e informes diarios

Para mantener las operaciones diarias, las listas de verificación y los informes se utilizan normalmente para reducir la fricción de las actividades diarias, automatizar el flujo de información y obtener una mejor supervisión de los asuntos comerciales y los asuntos de los empleados. Las listas de verificación y los informes comunes que las empresas de HVAC crean en Connecteam incluyen:

• Observación de peligros para la seguridad
• Reporte de incidente
• Informe de accidente de vehículo
• Formulario de inspección de seguridad (para supervisores)
• Ticket de orden de reparación
• Lista de verificación de inspección de seguridad
• Reembolso de gastos
• Informe de incidencias del cliente
• Revisión del desempeño de los empleados

Además, todas las entradas que envían los empleados se registran digitalmente, se pueden enviar automáticamente a una dirección de correo electrónico predefinida como una copia en PDF y se pueden exportar en una hoja de Excel.

Optimización de la comunicación

La comunicación con cada uno de los empleados es crucial, pero no es fácil de lograr. Con las herramientas de comunicación de Connecteam, es mucho más fácil llegar y comunicarse con los empleados en el campo:

• Grupos y canales de chat: para agilizar la comunicación diaria de manera fácil y eficiente, chatee sobre el empleado del mes, las malas condiciones climáticas, la mejor ruta al lugar de trabajo, excelentes reseñas de clientes y más.Inicie un chat uno a uno o cree grupos específicos diversificados por ubicación, departamento o más.
• Notificaciones automáticas y actualizaciones en tiempo real: envíe anuncios formales e informales, incluidas actualizaciones de recursos humanos, anuncios, distribución de información, informes de seguridad y más.
• Directorio de empleados: encuentre los detalles de contacto correctos de compañeros de trabajo, gerentes y más.Busque por nombre, puesto de trabajo, departamento, etc.

Los protocolos de la empresa están disponibles al instante

Las empresas de HVAC necesitan tener material de recurso común disponible en un clic para todos sus empleados para garantizar el cumplimiento:

• Procedimientos operativos estándar (POE)
• Protocolos de seguridad y emergencia
• Manual del Empleado
• Código ético
• Política de prevención del acoso sexual
• Política de uniformes

Necesidades de recursos humanos

El departamento de recursos humanos de una empresa de HVAC utiliza Connecteam para la comunicación, la participación de los empleados y la automatización de procesos.

• Recomendaciones: recomiende fácilmente a amigos o familiares para un puesto en la empresa para aumentar el alcance del reclutamiento.
• Solicitud de vacaciones y licencia por enfermedad: los empleados reciben una actualización instantánea si las solicitudes fueron aprobadas o denegadas.
• Formulario de información personal: la incorporación de nuevos empleados requiere cierta información como información personal, información de contacto, contacto de emergencia, documentos como formularios de impuestos/identificación con foto, etc.
• Actualización de la información de contacto: los empleados pueden actualizar fácilmente su información de contacto directamente en la aplicación y el departamento de recursos humanos lo sabe en tiempo real, desde cambios de dirección, nombre, número de teléfono móvil, correo electrónico, información de cuenta bancaria y más.
• Encuestas de satisfacción de los empleados o revisiones de desempeño: Recursos humanos puede usar las plantillas prefabricadas o incluso crear las suyas propias para enviar encuestas y rastrear las respuestas en tiempo real.Además, es fácil mantener revisiones de desempeño de manera regular para obtener comentarios más precisos.

Propósitos de cumplimiento

Los empleados de HVAC deben cumplir y eso se logra a través de formularios de 'Leer y firmar' y cursos de capacitación de actualización periódicos. Con Connecteam, todos los documentos se registran y se envían automáticamente como una copia en PDF a correos electrónicos predefinidos que se pueden personalizar por formulario. Además, los usuarios pueden exportar un informe resumido cuando sea necesario.

Leer y firmar documentos incluyen:

• Reconocimiento del manual del empleado
• acuerdo uniforme
• Política de prevención del acoso sexual
• Informe de hallazgos de incidentes
• Otros leer y firmar documentos.

Las capacitaciones periódicas de actualización incluyen:

• Conducción en invierno
• Capacitación sobre acoso sexual
• Entrenamiento de ventilación
• Seguridad del sistema de calefacción y refrigeración
• Curso de actualización de protocolo.

Capacitar a todos los empleados

Con Connecteam, las empresas de HVAC pueden ofrecer capacitación a través de la aplicación para que todos los empleados sean contactados regularmente. Además, puede realizar un seguimiento del progreso y ejecutar la capacitación en cualquier momento y los empleados pueden completar el material en su propio tiempo.

• Formación en seguridad y salud
• Capacitación en prevención del acoso sexual
• Uso y mantenimiento de equipos
• Prueba y cuestionarios.

Sin embargo, no se trata solo de incorporar nuevos empleados, sino también de mejorar las habilidades profesionales de sus empleados "superiores" de forma continua para evitar lagunas de conocimiento.

Programación de trabajos

Las empresas de HVAC se ocupan del manejo de necesidades de programación complejas, pero Connecteam lo hace mucho más fácil de administrar:

• Envíe llamadas de servicio a los empleados en tiempo real con toda la información que necesitan. Mantenga registros de hora y ubicación de entrada y salida con sellos de GPS.
• Permita que los empleados agreguen notas de turno y comentarios para obtener más explicaciones cuando sea necesario.
• Deje que los empleados acepten y rechacen turnos (opcional, se puede desactivar).

Connecteam es una solución de gestión de empleados todo en uno con numerosas capacidades para escalar su negocio. Y teniendo en cuenta su increíble precio, es una elección fácil de hacer. Comience la prueba gratuita ahora y no dude en enviarnos un mensaje a [email protected] .

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