10 formas de mejorar la comunicación del personal en grandes organizaciones

Sabemos que la comunicación efectiva del personal es algo que la mayoría de los gerentes y dueños de negocios consideran una parte trivial de su día a día. Después de todo, hay otras tareas mucho más importantes de las que preocuparse.

Sin embargo, la investigación de la industria ha demostrado que “la mala comunicación en el lugar de trabajo ahora le cuesta a los líderes empresariales la asombrosa cantidad de $ 37 mil millones en pérdida de productividad, con pérdidas promedio que superan los $ 62 millones por año”.

Considerando que, un informe de Willis Tower Watson encontró que las empresas con una comunicación eficaz del personal en realidad conducen aun 47% más de rendimiento total para los accionistas que las empresas con problemas de comunicación.

No se puede enfatizar lo suficiente cuán vital es realmente la comunicación efectiva del personal. Pero con los métodos y estrategias correctos, puede cambiar las cosas para mantener la productividad sin daños monetarios severos.

A continuación, nos sumergimos en 10 formas en que puede mejorar la comunicación del personal en grandes organizaciones. Como se mencionó, estos consejos se centran en el uso de una aplicación de comunicación, como Connecteam, pero puede aplicar los consejos a su método de entrega actual con pequeños ajustes.

Para que el método de comunicación de su personal sea realmente efectivo, ¡debe considerar a sus empleados como una talla única que no sirve para todos!

Considere lo siguiente para mejorar la comunicación del personal:

• ¿Cuál es el mejor momento para enviar la comunicación del personal?
• ¿Qué los emociona? ¿Que es lo que les importa?
• ¿Cuándo es el mejor momento para enviar comunicaciones? ¿A primera hora de la mañana o después de comer?

También es importante recordar que sus empleados no tienen forma de participar o enviarle comentarios.

Además, asegúrese de que la comunicación del personal esté segmentada en diferentes grupos, por ejemplo, ubicación, función laboral, departamento, etc. Esto es clave porque si su mensaje no es relevante para todos los empleados, entonces solo está creando ruido.

Asegúrese de enviar la comunicación del personal a aquellos para los que sea relevante; por ejemplo, el equipo de Brooklyn tiene un nuevo horario establecido, pero los de Manhattan no se ven afectados, por lo que no deben recibir mensajes.

Los empleados participarán más cuando el contenido compartido sea relevante para ellos.

“Para garantizar la resonancia y alentar la adopción continua del canal, adapte los mensajes en función de las motivaciones, los intereses y la experiencia de los empleados, y asegúrese de que el momento sea relevante.

Gartner

Desarrollar los hábitos correctos es clave, especialmente en torno a la comunicación del personal.

Debes asegurarte de tener una comunicación frecuente y estructurada. Por ejemplo, boletines mensuales, una actualización trimestral del CEO o un resumen operativo semanal.

Haga que estos hábitos de comunicación sean aún más fáciles de ejecutar mediante la creación de una plantilla que sea fácil de usar para todos y requiera menos energía para armarse. Y por otro lado, al apegarse a una plantilla, sus empleados se acostumbran a consumir la comunicación de una manera específica que es digerible de un vistazo.

Los hábitos de comunicación de su personal deberían funcionar como un reloj.

La comunicación no es una calle de sentido único.

Sus empleados quieren sentirse escuchados y valorados, de lo contrario, la moral y la productividad se verán afectadas por las crecientes tasas de rotación.

Especialmente cuando Gallup realizó una encuesta que informó que los empleados no reciben suficientes comentarios o no brindan suficientes comentarios.

Con una aplicación de comunicación para empleados, existen innumerables funciones para obtener comentarios, como:

• Encuestas
• encuestas en vivo
• Caja de sugerencias
• Chat privado

Sin embargo, no se limite a usted ni a sus empleados a simplemente compartir comentarios. Asegúrese de que estén empoderados y se sientan cómodos al acercarse a usted con todas las ideas, problemas, éxitos y cualquier otra cosa que se necesite.

Es importante construir una relación saludable con sus empleados, especialmente cuando el 12% de los empleados renuncian a su trabajo por salarios más altos, mientras que el 75% dejará la empresa directamente debido a una mala relación con su gerente.

Como tal, el acto de recopilar comentarios de manera regular, actuar en función de los comentarios y construir una relación de trabajo saludable con su equipo conduce a una mejor comunicación del personal.

Puede pensar que la comunicación del personal se trata solo de trabajo, todo el tiempo. Sin embargo, eso es un concepto erróneo.

Para hacer que el trabajo sea realmente atractivo, debe proporcionar vías para un ambiente de trabajo saludable y divertido. Es esta cultura empresarial la que conduce a una mayor moral y productividad.

¿Cómo puede ser creativo con la comunicación del personal? Use su aplicación de comunicación para empleados para enviar lo siguiente:

• Comience la competencia de mascotas de la mascota de empleado más linda / tonta
• Comparte una interacción positiva con un cliente
• Comparte un GIF divertido para empezar el día.
• Vota quién tiene el mejor disfraz de Halloween

Hay muchas formas creativas de mejorar la comunicación del personal, así que piense un poco fuera de la caja y agregue esa conexión humana para impulsar la comunicación interna del personal.

Es posible que desee considerar contratar a un gerente de compromiso de los empleados para realmente llevarlo a otro nivel.

No debe preguntarse cómo hacer que los empleados se comuniquen mejor porque si está midiendo sus métodos y canales de comunicación, sabrá instantáneamente qué funciona y qué no.

Esto suena un poco intimidante, pero con una aplicación de comunicación para empleados, tiene acceso directo a los resultados en tiempo real. Por ejemplo, cuántos empleados abrieron su mensaje, se comprometieron con él, no lo abrieron ni tomaron medidas, etc. Todo está frente a sus ojos.

De lo contrario, lo que puede hacer es establecer una línea de base para comprender lo que está midiendo y cómo se está desempeñando para determinar mejor la efectividad de sus esfuerzos.

A través de un enfoque específico y medible para la comunicación del personal, tiene un camino más fácil para mejorar la comunicación del personal. Comience enviando actualizaciones en tiempo real a su personal o solo a los miembros designados del equipo. Y asegúrese de que los mensajes más importantes lleguen a todos los empleados, desde un anuncio de última hora o noticias del director ejecutivo, actualizaciones operativas, etc.

No existe una forma única de dominar la comunicación del personal, pero debe buscar todos los métodos. La reunión 1:1 crea y establece un método directo de conversación con sus empleados.

Si está trabajando en una oficina, las reuniones individuales pueden tener lugar en cualquier lugar: fuera del edificio para tomar aire fresco o en una sala de conferencias. Si tiene empleados remotos o sin escritorio, entonces un chat de video es la mejor manera de interactuar con ellos.

Los uno a uno pueden ser chats de información rápidos como ideas, proyectos, fechas límite, etc. O puede programar reuniones individuales más formales. Depende de usted y su empleado elegir qué método es el mejor.

Recuerde que las conversaciones individuales no son obligatorias: “Si no hay nada que discutir, está bien cancelar. Las personas, con demasiada frecuencia, ven los 1:1 como obligatorios, pero es refrescante cuando ambos reconocen que las cosas están bien por ahora, o que el tiempo puede ser mejor empleado de otra manera... y pueden hacer esto siempre y cuando ambos estén de acuerdo en no tomar una solicitud para cancelar personalmente”, dice Ben Saitz, director de atención al cliente de RocketFuel.

¡Todos hemos escuchado que una imagen vale más que mil palabras y hay una razón para ello!

Trabajos de comunicación visual. Esto puede incluir infografías, mapas, diagramas de flujo, informes visuales, presentaciones, carteles, folletos, etc.

O puede optar por una comunicación visual divertida como memes, GIF, imágenes o videos.

Asegúrese de que su mensaje visual sea atractivo y motivador mientras que el diseño es llamativo.

Las imágenes ayudan a crear una mejor comprensión donde las palabras por sí solas no pueden hacer el trabajo.

De hecho, la comunicación visual realmente importa porque ayuda a involucrar a su equipo, comunica fácilmente información compleja, cuenta una historia y simplifica la información.

Mencionamos el valor de las reuniones individuales, pero cuando sea posible, realice también reuniones de equipo.

Esto ayuda a crear un entorno profesional en el que todos los miembros de su equipo se sientan cómodos comunicándose entre sí. Pero mantenlo constante. ¿Es una vez a la semana? Quincenal o mensual?

La frecuencia de estas reuniones puede ayudar a eliminar las barreras de comunicación o los malentendidos entre gerentes y empleados, ya que todos se encuentran en un entorno para hablar abiertamente sobre los proyectos en los que están trabajando, los desafíos a los que se enfrentan o las preguntas que puedan tener.

Ya sea un correo electrónico, una publicación social, una actualización de la aplicación de chat de comunicación o cualquier método de comunicación que esté utilizando, es importante desarrollar el mensaje antes de presionar enviar.

Debe ser específico para que todos entiendan el propósito.

Considera lo siguiente:

• Qué: ¿Qué significa?¿Qué llevó a este mensaje?
• Por qué: ¿ Por qué importa?
• Dónde: ¿ Dónde/qué lugares se ven afectados por esto?¿Dónde puede obtener información adicional?
• Cuándo: ¿Cuándo sucederá esto?
• Cómo : ¿Cómo se implementará esto?
• Quién: ¿Quién tomó la decisión?¿A quién contacta para obtener más información?

Si ponemos esto en contexto, es posible que haya cambiado recientemente sus protocolos de salud y seguridad debido a la pandemia mundial. Entonces, en lugar de simplemente enviar mensajes para decir "esto se debe a COVID", hágalo más claro y específico. “Para garantizar la salud y la seguridad de nuestro personal y clientes y para cumplir con las pautas de los CDC, implementaremos nuevos protocolos…”. Ya entiende el punto.

Ser específico puede ayudar a evitar confusiones en el futuro.

Elegir el medio de comunicación apropiado es clave aquí, especialmente cuando se tiene en cuenta qué herramienta es la mejor para optimizar su mensaje. Y también debe considerar cómo su audiencia preferiría recibir dicha información.

Existen numerosos medios como un boletín impreso o digital, grupos de Facebook y WhatsApp, pantallas de televisión, tableros de anuncios, reuniones cara a cara, reuniones como una reunión diaria o del ayuntamiento, intranet (que nadie usa), correo electrónico y de Por supuesto, la aplicación de comunicación de los empleados.

Desglosamos estos medios a continuación:

• La comunicación cara a cara le permite crear una conexión personal para que pueda mejorar el compromiso y obtener comentarios sin procesar.
• El correo electrónico garantiza que pueda adjuntar archivos y adjuntos fácilmente de una manera lógica y confiable.
• Las reuniones de equipo fomentan el compañerismo y aseguran que su mensaje llegue a varios empleados de una sola vez.Considere participar en juegos y ejercicios de creación de equipos para mejorar el compromiso de una manera divertida.
• El video lo ayuda a contar una historia visualmente y a compartir presentaciones visuales que pueden llevar el mensaje a casa.
• Un tablón de anuncios es más efectivo cuando no depende de la tecnología para compartir información como actualizaciones de políticas, ofertas de trabajo, cambios de horario, deseos de cumpleaños y más.
• Enviar mensajes de texto o WhatsApp es común, ya que es gratis y fácil de usar cuando se necesita compartir actualizaciones rápidas, adjuntar archivos y más.
• Una aplicación de comunicación para empleados es el medio y la herramienta más modernos que garantizan que nada se quede entre las grietas.Además, permite un canal de comunicación bidireccional.
  • La comunicación se gestiona en tiempo real, sobre la marcha, para impulsar mejor el compromiso, la moral y la productividad
  • Cree canales por ubicación, cargo, departamento o lo que sea, para comunicarse rápidamente con el equipo adecuado en el momento adecuado
  • Toda la comunicación laboral se almacena en un solo lugar y está separada del espacio de almacenamiento personal de un trabajador

Encontrar el medio adecuado es fundamental para establecer una comunicación interna eficaz y aumentar el compromiso.

¡Escuche cómo una empresa de servicios de campo con más de 200 empleados utiliza Connecteam para la comunicación y el compromiso internos diarios!

Avanzando con la comunicación del personal

El éxito a largo plazo de la empresa está directamente relacionado con la eficacia real de la comunicación con su personal.

Anteriormente, lo guiamos a través de estrategias prácticas para mejorar la comunicación del personal para que pueda mantener a los empleados felices y hacer que la empresa prospere.

Además, asegúrese de mantenerse actualizado sobre las últimas tendencias de comunicación en el lugar de trabajo para asegurarse de no perderse nada que pueda ayudar a mejorar la comunicación del personal.