Aplicación de comunicación interna: un instrumento de cambio e innovación

Cambio, crecimiento, escala: estas palabras se han convertido en características definitorias de una economía moderna obsesionada con el cambio. La tecnología ha cambiado la forma en que trabajamos y la forma en que pensamos sobre el trabajo. Ha impulsado a las empresas a crecer más rápido que nunca. Sin embargo, el rápido ritmo del progreso tecnológico también ha dejado a su paso un cementerio de empresas que no han podido seguir el ritmo.

Como era de esperar, por temor a quedarse atrás, la mayoría de las empresas modernas están obsesionadas con el cambio y el progreso. Sin duda, en 2018, los ejecutivos son conscientes de que el cambio constante es fundamental para el éxito, por lo que la 'gestión del cambio' ya no es un concepto tan extraño. Pero puede haber varios obstáculos en el camino de los cambios que le gustaría implementar.

La encuesta de IBM encontró que los ejecutivos de gestión del cambio mencionaron los "factores personales" como las mayores barreras para el éxito . En lo más alto de su lista estaba el cambio de mentalidad y actitudes: 58 % , seguido de Cultura corporativa: 49 %. El 32% de los encuestados también mencionó como motivo la falta de apoyo de la alta dirección. Estos hallazgos podrían explicar fácilmente por qué fracasan el 48 % de las iniciativas estratégicas.

Sin cambio = Sin competencia

Pero la gestión del cambio también puede ayudar a su empresa a garantizar que siga siendo competitiva y sobreviva en su industria. Sin embargo, implementar cambios en una organización grande puede ser extremadamente desafiante. Es posible que no todos estén de acuerdo con sus ideas y su visión, y por eso es importante definir qué cambios está introduciendo y comunicarlos de manera efectiva. Sin embargo, en la economía moderna de hoy su negocio es como un tiburón: morirá si se detiene .

¿Qué es la gestión del cambio y por qué se ha vuelto tan importante?

Hay varias definiciones de gestión del cambio, pero a menudo se describe como un "enfoque estructurado para la transición de personas, equipos y organizaciones de un estado actual a un estado futuro deseado". Ejemplos de esto incluirían la reducción de personal, la expansión del negocio o la adopción de nuevas tecnologías.

Independientemente de lo que elija hacer, el proceso implica tener que hacer que los empleados entiendan por qué es necesario este cambio y por qué beneficiará a la organización (y a ellos) ahora y en el futuro. Puede significar tener que hacer garantías, promesas e informar a todo el personal de los cambios.

Los cambios pueden ser estratégicos, tácticos o podrían implicar la introducción de nuevos líderes o tecnología. Es importante evaluar y monitorear cómo afectará esto a su gente, procesos y desempeño. Asegúrese de que los empleados no se vean afectados demasiado negativamente, ya que esto podría provocar que no se las arreglen en el lugar de trabajo o que tengan una percepción negativa de la gestión del cambio que está a punto de introducirse. Peor aún, podrían abandonar el negocio y retrasar aún más sus planes.

Por ello, es fundamental contar con metodologías de gestión del cambio. Eso no quiere decir que la metodología utilizada para una empresa funcione en otra. Usted o las personas que administran el negocio deben adoptar un enfoque que se adapte a las necesidades de su empresa y de los empleados . Encuentra tu propio camino y síguelo.

¿Qué organizaciones necesitan la gestión del cambio?

La mayoría de las organizaciones se beneficiarían de la gestión del cambio, pero son principalmente las organizaciones dentro de las industrias tradicionales que tienen culturas que ya están bien establecidas las que se beneficiarían de ella. Si habla de gestión del cambio, puede haber algunas connotaciones negativas asociadas con el término. Tal vez la empleada Joan haya escuchado este término en su empresa anterior y esto resultó en la eliminación de puestos de trabajo.

Incluso si los empleados no van a perder sus trabajos debido a su proceso de gestión del cambio, es posible que tenga que lidiar con cierta resistencia por parte de ellos. Por eso es importante comunicar cómo se llevarán a cabo todos los cambios .

Cuando no se comunica correctamente, se enfrenta a los desafíos que se muestran en el gráfico anterior. Sin embargo, con una comunicación adecuada, mejorará en gran medida la eficiencia, el cumplimiento y la satisfacción del cliente, además de que experimentará menos rotación, y todo esto se debe a que se comunicó correctamente con sus empleados. La comunicación no es una tarea de una sola vez que marca al final del día, es una tarea continua que debe realizar de forma regular, de lo contrario, las consecuencias superarán los beneficios en todo momento.

Si se hace correctamente, la gestión del cambio beneficiaría tanto al empleador como al empleado. Los empleados podrían beneficiarse de una mayor participación de la gerencia y otros empleados. Podría aumentar la moral, reducir el estrés (quizás incluso la carga de trabajo si las cosas se automatizan más) y más control. Pero si no saben que esto será una posibilidad, ¿qué los motivaría a ayudarlo a realizar esos cambios?

También hay muchos beneficios para el negocio si la gestión del cambio se implementa correctamente. Podría haber una mejora en la productividad y la calidad del trabajo, una mejor colaboración y comunicación.

Sin embargo, solo puede obtener tales beneficios si cuenta con los líderes adecuados. No es suficiente que solo sigan los movimientos o deleguen la gestión del cambio a algunas personas en la organización y se comuniquen solo con unos pocos.

Comunicar los cambios

Una de las formas de implementar cambios de manera efectiva dentro de un negocio es comunicarse adecuadamente con todos los involucrados. Mantener a todos informados, especialmente si el proceso de gestión del cambio es complejo, puede ser muy desafiante, pero podría significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Hay muchas maneras de mantener informados a sus empleados sobre el proceso, pero algunas formas de comunicación, como los boletines, solo dan como resultado que los mensajes se transmitan en una dirección. Idealmente, lo que desea es que sus empleados respondan y compartan sus ideas e inquietudes con usted.

Una forma de hacerlo es mediante el uso de una aplicación de comunicaciones internas. Elegir la aplicación de comunicaciones internas adecuada es una decisión que puede tener resultados positivos en toda la empresa. Una aplicación de comunicaciones internas, también conocida como aplicación de intranet, es una plataforma que sus empleados y contratistas pueden utilizar para hablar, compartir y comunicarse entre sí . Reemplazaría efectivamente los canales tradicionales como correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes de texto. Antes de las aplicaciones de comunicaciones internas, los empleados y contratistas se comunicaban por correo electrónico o por teléfono. Pero esto no era sostenible porque el trabajador promedio recibe alrededor de 121 correos electrónicos relacionados con el trabajo.

El costo de la comunicación interna ineficaz: una infografía del equipo de SnapComms

Los correos electrónicos pueden olvidarse fácilmente y pueden causar distracciones. Sus instrucciones y comunicación sobre los cambios pueden, como resultado, perderse entre todos los demás mensajes. Pero la belleza de las aplicaciones de comunicaciones es que le permiten simplificar y centralizar las comunicaciones internas de su empresa. Eso significa que dará a todos los empleados involucrados acceso a la información requerida y los próximos pasos que se tomarán. Una aplicación de comunicaciones internas lo ayuda a simplificar y centralizar las comunicaciones internas de su empresa para que pueda evitar todo el desorden de correos electrónicos o llamadas telefónicas.

La aplicación se puede utilizar como una herramienta en el proceso de gestión de cambios. Cuando sus empleados y contratistas utilicen la aplicación, puede estar seguro de que se involucran plenamente en el proceso de gestión de cambios. Además, si adoptar la tecnología es parte de su metodología, entonces puede formar parte de su proceso.

Implementar el cambio también se trata de brindar a los empleados herramientas que puedan disfrutar y darles la capacidad de concentrar su atención en este momento vital dentro de su negocio . Hacer uso de una aplicación para concentrar la conversación es una de las muchas maneras en que puede simplificar el proceso y asegurarse de que todos estén de acuerdo con los cambios que está realizando.