Un nuevo enfoque para la gestión de inventario: cómo reducir los niveles de inventario

La forma en que administra su inventario es un factor clave que determina la eficiencia, la precisión y el rendimiento general de sus operaciones de comercio electrónico. Implica seguir de cerca sus niveles de inventario para reponer sus existencias en el momento adecuado y mantener la precisión del inventario. Sin embargo, una buena gestión del inventario también requiere una reducción estratégica del inventario en lugar de simplemente adquirir más bienes.

Esta publicación sirve como una guía completa sobre la reducción de inventario para que pueda comprender qué es y por qué es necesaria. También aprenderá algunas estrategias efectivas sobre cómo reducir los niveles de inventario para ahorrar costos. Empecemos.

¿Qué es la reducción de inventario?

La reducción de inventario es el proceso de reducir los niveles de inventario para alinearlos con la demanda de los consumidores. Esta estrategia de gestión de inventario implica deshacerse del exceso de inventario para liberar espacio en el almacén y dejar espacio para más SKU en demanda.

Sin embargo, no se trata simplemente de eliminar el exceso de existencias en todos los ámbitos. La reducción del inventario también puede implicar prevenir el exceso de inventario en primer lugar y ajustar las estrategias de adquisición para centrarse en los SKU que tienen más probabilidades de venderse. Eso significa que los SKU de venta lenta se reducen mientras que los SKU de mayor venta aumentan. Esto ayuda a las empresas a sacar más provecho de su presupuesto de adquisiciones y aumentar sus ganancias.

El propósito de la reducción de inventario.

Hay una serie de beneficios al reducir el inventario. Echemos un vistazo a algunas de las principales razones por las que las empresas optarían por reducir su inventario.

Maximizar el espacio del almacén

Un beneficio obvio de la reducción de inventario es la capacidad de liberar valioso espacio en el almacén para dejar espacio para productos más rentables. Cuando su almacén está lleno de inventario que no puede vender, está desperdiciando espacio de almacenamiento. Puede maximizar el espacio de su almacén eliminando el exceso de unidades de SKU que se venden lentamente y luego aprovechando el espacio libre para almacenar SKU que se venden bien.

Reduciendo costos

La reducción de costos es otro beneficio clave de la reducción de inventario, ya que no gastará dinero en almacenar artículos que no puede vender. No tendrá que pagar tarifas de almacenamiento, personal, servicios públicos y otros costos solo para mantener un inventario que no se venda. Además, la reducción de inventario le ayuda a evitar que su capital quede inmovilizado en inventario no vendido.

Mayores ganancias

Cuando se reducen los costos, sus ganancias aumentan simultáneamente. Dado que ya no desperdicia dinero en adquirir y almacenar inventario innecesario, sus ingresos superarán sus gastos. Además, puede hacer un buen uso de su capital para maximizar las ganancias. Esto implicaría centrarse en adquirir SKU de venta más rápida, lo que le permitirá aumentar sus ventas y aumentar sus ganancias significativamente.

Minimizar el desperdicio

Cuanto más exceso de stock tenga, más probabilidades tendrá de experimentar un desperdicio de inventario. Esto puede ser en forma de daños al inventario, ya sea debido a accidentes, derrames, moho, corrosión o daños por agua. Además, tener grandes cantidades de inventario sin vender en su almacén significa que eventualmente tendrá que lidiar con inventario vencido, particularmente cuando se trata de productos perecederos. Todo este desperdicio de inventario se puede evitar con una reducción estratégica del inventario.

Mejorar el flujo de caja

Dado que la reducción de inventario le ayuda a evitar capital inmovilizado, podrá liberar efectivo para gastar en otros gastos importantes. Esto puede ser cualquier cosa, desde adquirir más inventario hasta mejorar sus instalaciones o intensificar sus esfuerzos de promoción. De cualquier manera, tener más flujo de caja facilita la gestión y adaptación de tus gastos operativos según tus necesidades.

Mayor flexibilidad

Como resultado de la liberación de flujo de caja, tiene una mayor flexibilidad para adaptarse a los últimos cambios del mercado. Tiene la libertad de experimentar con nuevas ideas y tendencias, lo que significa que puede cambiar sus ofertas y mantenerse al día con la competencia fácilmente. Además, le resultará más fácil adaptarse a los cambios o interrupciones en la cadena de suministro.

Reducción de inventario en acción

La reducción de inventario se puede abordar de varias maneras según el negocio y la industria. Entonces, para tener una mejor idea de cómo funciona y cómo podría funcionar para su propio negocio, veamos algunos ejemplos hipotéticos de reducción de inventario en acción.

Digamos que tienes un supermercado y vendes una amplia variedad de productos. Algunos de sus productos se venden muy bien, mientras que otros permanecen sin venderse en los estantes durante meses. Entonces, en el siguiente ciclo de reabastecimiento de inventario, usted decide ajustar su estrategia de adquisiciones para ordenar más artículos de venta rápida y solo ordenar unas pocas unidades de los productos de venta lenta. En algunos casos, incluso decide dejar de pedir más unidades por completo, ya que casi no ve ventas de esos artículos.

Para poner otro ejemplo, digamos que es carnicero y se abastece de diferentes cortes de carne además de otras carnes. Esto incluye solomillo y chuletón, así como pechuga y carne molida. Sin embargo, la gente no compra tanto solomillo o chuletón, lo que deja mucha carne en riesgo de caducar. Entonces decide realizar una promoción y ofrecer grandes descuentos para deshacerse del exceso de inventario lo más rápido posible.

Alternativamente, supongamos que tiene una farmacia que ofrece una variedad de productos de salud y cuidado personal además de medicamentos recetados. Siempre mantiene un stock de seguridad importante para los artículos sin receta, pero observa que normalmente le queda demasiado inventario a finales de mes. Por lo tanto, cambia a un modelo de inventario justo a tiempo en el que reabastece su inventario solo según sea necesario en lugar de tener stock de seguridad.

El problema del exceso de inventario

Hay varias razones por las que el exceso de inventario puede ser perjudicial para su negocio de comercio electrónico. El espacio desperdiciado en el almacén y los crecientes costes de almacenamiento son sólo la punta del iceberg. Analicemos algunos de los principales problemas de tener exceso de inventario.

Almacén abrumado

El exceso de inventario significa que su almacén está abastecido de productos que tal vez ni siquiera se vendan. Se trata de un valioso espacio de almacenamiento que podría haberse utilizado para almacenar productos que son populares entre sus clientes y que tienen más probabilidades de venderse. Esto es particularmente perjudicial para las empresas que tienen una capacidad de almacén limitada, ya que significa que no pueden adquirir inventario adicional para aumentar sus ingresos.

Además, almacenar demasiado inventario puede saturar fácilmente su almacén. Es posible que técnicamente tenga el espacio, pero puede resultar mucho más complejo administrar todo ese inventario. Podría estar desembolsando más recursos y mano de obra para ayudarle a rastrear y administrar su exceso de inventario. Además, podría fácilmente provocar un bucle en la organización de su almacén, lo que podría afectar otras actividades operativas.

Productos perecederos que se desperdician

Cuando tiene un exceso de inventario almacenado en su almacén, existe un mayor riesgo de que ciertos productos se desperdicien. Esto es particularmente cierto para los productos perecederos que son más susceptibles a sufrir daños debido a factores ambientales cambiantes. Si bien se espera cierto nivel de daño, almacenar el exceso de inventario lo pone en mayor riesgo de sufrir un deterioro anormal debido a factores como cambios de temperatura y fallas de maquinaria.

Retrasos en el cumplimiento de pedidos

El exceso de inventario también puede afectar el aspecto de cumplimiento de pedidos de sus operaciones y provocar retrasos. Cuando hay demasiado inventario en su almacén, puede experimentar problemas de organización. Esto significa que los trabajadores no pueden moverse con tanta eficiencia dentro de su almacén debido al exceso de inventario que bloquea el camino. También podría significar dificultades para localizar artículos porque no están almacenados en sus ubicaciones designadas. Sin mencionar el riesgo de elegir accidentalmente el artículo equivocado y provocar errores en la selección.

Como resultado, el proceso de selección y embalaje no se puede completar de la manera más eficiente posible. Esto puede retrasar significativamente el proceso de cumplimiento, lo que puede provocar retrasos en el futuro. Combinado con retrasos adicionales en el envío, podría haber un retraso grave en la entrega del pedido.

Clientes insatisfechos

Llevar un exceso de inventario podría provocar la insatisfacción del cliente de varias maneras. En primer lugar, los retrasos en el cumplimiento y la entrega de pedidos mencionados anteriormente afectarán negativamente la experiencia del cliente. Dado que sus clientes no reciben sus pedidos a tiempo, podría generar insatisfacción que dejará una impresión negativa de la marca.

Además, dado que el exceso de inventario afecta la organización del almacén, podría provocar errores de selección que tal vez no se corrijan antes del cumplimiento. Esto significa que los clientes pueden terminar con los artículos incorrectos, lo que afecta negativamente su experiencia.

La mayoría de las veces, almacenar un exceso de inventario significa que no puede abastecerse de productos que tienen demanda, es decir, productos que sus clientes realmente quieren o necesitan. Tus clientes no pueden encontrar lo que necesitan porque no los tienes en stock, lo que es otro motivo de insatisfacción.

5 estrategias de reducción de inventario y ahorro de costos

Teniendo en cuenta el impacto perjudicial que puede tener el exceso de inventario, las empresas de comercio electrónico deben trabajar activamente en la reducción del inventario. Echemos un vistazo a algunas de las mejores estrategias para reducir el inventario y ahorrar costos.

1. Previsión de la demanda

La previsión precisa de la demanda es una de las mejores formas de reducir el inventario. Es necesario poder ver exactamente cuánto inventario necesitará para evitar abastecerse de demasiado (o muy poco) inventario. En función de la demanda prevista, puede planificar su reabastecimiento y stock de seguridad con la mayor precisión posible para evitar gastar demasiado en costos de transporte. Alternativamente, también puedes reducir tu stock de seguridad si no esperas un aumento en la demanda.

Para asegurarse de que su pronóstico de demanda sea lo más preciso posible, es importante ir más allá de los datos históricos de ventas y observar otros factores que afectan la demanda. ¿Existe algún patrón de compra estacional que pueda afectar la demanda? ¿Ha habido algún cambio en el panorama competitivo? ¿Existen tendencias próximas que podrían influir en el mercado? Observar todos estos factores le permitirá hacer predicciones más precisas sobre la demanda futura.

2. Adoptar el modelo de inventario justo a tiempo (JIT)

Si constantemente tiene problemas con el exceso de inventario debido a un exceso de stock de seguridad, cambiar a un modelo de inventario justo a tiempo podría ayudarlo a reducir costos de manera efectiva. Básicamente, esto significa pedir el stock suficiente para satisfacer la demanda de los clientes y reponer rápidamente el inventario a medida que se agota. Como tal, puede crear una cadena de suministro eficiente y minimizar el riesgo de exceso de inventario.

Cuando a menudo observa picos repentinos en la demanda, puede tener sentido mantener suficientes existencias de seguridad para satisfacer las necesidades de sus clientes. Sin embargo, no siempre tiene sentido mantener un inventario adicional incluso cuando la demanda es mucho menor durante el resto del año.

En cambio, tiene más sentido pedir menos inventario con mayor frecuencia. Solo almacenará el inventario suficiente para satisfacer la demanda habitual y luego lo repondrá según sea necesario. Esto puede ayudarle a ahorrar miles de dólares en costos de mantenimiento de inventario. Dicho esto, es importante ser estratégico con esto y realizar reordenes de inventario oportunas para no quedarse sin existencias accidentalmente.

3. Realizar auditorías periódicas de inventario.

Una auditoría de inventario suele ser el primer paso que debe completar para poder tomar decisiones estratégicas sobre la reducción de inventario. Esto implica examinar minuciosamente su inventario existente para ver qué hay en stock, qué SKU se están agotando rápidamente, qué artículos tardan en venderse, si tiene unidades excedentes de un determinado artículo, etc. El proceso de auditoría también debería poder indicarle qué artículos tienen altos costos de mantenimiento de inventario y cuáles suelen tener largos plazos de entrega.

Con base en esta información, debería poder reducir estratégicamente su inventario eliminando ciertos SKU de su surtido de productos. Además, el proceso de auditoría también debería poder indicarle qué artículos deberían reducirse mediante promociones, descuentos y paquetes. Entonces, si nota que ciertos artículos se acercan a su fecha de vencimiento, es posible que desee ofrecer grandes descuentos para deshacerse de ellos. O si está gastando demasiado en costos de mantenimiento de un determinado SKU, es posible que desee combinarlo con SKU relevantes y populares para reducirlos de manera más efectiva.

Como tal, las auditorías de inventario deben realizarse con regularidad, ya que el exceso de inventario puede acumularse con el tiempo. Deberá tomar decisiones periódicas sobre reducciones de inventario basadas en los conocimientos de su auditoría.

4. Aprovechar el índice de rotación de inventario y la cantidad económica del pedido.

Prestar atención a las métricas de desempeño relevantes puede desempeñar un papel vital en la reducción del inventario. Ciertas métricas pueden indicarle qué SKU reducir y cómo pedir las cantidades correctas. También pueden darle una idea de cómo están dando sus frutos sus esfuerzos de reducción de inventario para que pueda realizar los ajustes necesarios.

Supervise de cerca el índice de rotación de su inventario en su conjunto y también para SKU específicos. Esto le indicará con qué frecuencia vende y reemplaza su inventario durante un período de tiempo específico. Como tal, proporciona información valiosa sobre el rendimiento de su inventario, que luego puede informar sus decisiones sobre la reducción de inventario. De esta manera, puede decidir si desea acelerar la frecuencia de sus órdenes de compra, disminuir la cantidad de la orden, descontinuar los SKU de lento movimiento, etc.

Además, también puede utilizar métricas como la cantidad económica de su pedido para comprender el volumen ideal de reordenes de inventario. Puede tener en cuenta los costos de mantenimiento, la demanda anual y el costo del pedido para comprender cuántas unidades reordenar y evitar desabastecimientos mientras mantiene bajos los costos de almacenamiento y logística y maximiza el espacio de su almacén. Esta información se puede utilizar para tomar decisiones estratégicas sobre la reducción del inventario.

En otras palabras, estas métricas de inventario lo ayudarán a comprender cómo reducir el tamaño de su pedido en función de qué SKU tardan más en venderse. Además, incluso para los SKU que se venden más rápido, podrá ajustar el tamaño de su pedido equilibrándolo con la frecuencia de sus nuevos pedidos para mantenerse al día con la demanda de los consumidores.

5. Software y automatización

Los avances tecnológicos han facilitado que las empresas de comercio electrónico optimicen su proceso de reducción de inventario utilizando las herramientas y soluciones de automatización adecuadas. En primer lugar, el software de gestión de inventario puede centralizar toda la información relacionada con el inventario para mejorar la visibilidad y la precisión. Puede obtener acceso rápidamente a información sobre sus niveles de existencias actuales y el valor del inventario, así como realizar un seguimiento del movimiento del inventario en tiempo real.

El software de gestión de inventario le brinda información precisa sobre su inventario entrante y sobre el stock saliente. Todos estos datos de inventario precisos y en tiempo real le brindan una imagen clara de sus necesidades de inventario para que pueda tomar decisiones informadas sobre las adquisiciones. Por ejemplo, incluso si el stock se está agotando, no necesariamente necesitará crear otra orden de compra si ve que pronto llegará más inventario.

Además de esto, la automatización del inventario puede ayudarlo a optimizar su proceso de reducción en gran medida. Si decide adoptar el modelo justo a tiempo, por ejemplo, puede establecer puntos de reorden y recibir notificaciones cuando los niveles de inventario caigan por debajo de un número determinado. De esa manera, no se olvidará accidentalmente de reponer su stock y podrá conformarse con pedidos de cantidades más pequeñas.

Algunas herramientas de automatización incluso te permitirán automatizar el proceso de generación de órdenes de compra. De esa manera, puede reordenar automáticamente el inventario a intervalos establecidos o después de que el stock caiga por debajo de cierto nivel. Esto le brinda la libertad de operar con compras de inventario más pequeñas (pero más frecuentes), lo que le permite reducir los costos de almacenamiento.

Por lo tanto, las soluciones de software adecuadas pueden optimizar significativamente la reducción del inventario con mayor precisión, visibilidad en tiempo real y automatización mejorada. Aquí es donde puede recurrir a un software integral de gestión de inventario que viene con funciones de automatización y seguimiento de inventario en tiempo real para ayudarle a gestionar sus esfuerzos de reducción de inventario.

No se limite a reducir el inventario: tome el control total con la solución de gestión de inventario de ShipBob

Por lo que puedes ver hasta ahora, está claro que una simple reducción de inventario no es la solución. En lugar de ello, debe tomar el control total de su inventario y planificar estratégicamente sus esfuerzos de adquisición para reducir el exceso de inventario y minimizar los costos. Ahí es exactamente donde entra en juego la solución de gestión de inventario de ShipBob, que le brinda visibilidad en tiempo real y funciones potentes para optimizar eficazmente su inventario.

Diversificar con la distribución de inventario

Depender únicamente de la reducción de inventario puede provocar desabastecimientos, que son tan problemáticos y costosos como el exceso de inventario. Como tal, las empresas de comercio electrónico deben centrarse en la optimización del inventario para garantizar que mantienen el nivel de inventario adecuado para satisfacer la demanda de los consumidores sin el riesgo de desabastecimiento. Por eso es tan importante distribuir estratégicamente su inventario entre diferentes centros logísticos para que pueda diversificar su stock.

El software de ShipBob proporciona recomendaciones basadas en datos sobre cómo distribuir su inventario entre diferentes centros logísticos. Esto no sólo le permitirá almacenar su inventario más cerca de sus clientes, sino que también le ayudará a distribuirlo estratégicamente según la demanda regional. Además, el inventario distribuido es la clave para mantener un plan de respaldo sólido en caso de que experimente desabastecimientos inesperados o deterioro anormal en un centro logístico.

Cuente el inventario en tiempo real

ShipBob ofrece funciones de gestión de inventario en tiempo real que le permiten realizar un seguimiento de sus niveles y movimientos de inventario en tiempo real. Esto significa que puede contar con precisión cuánto inventario tiene en las diferentes etapas de la cadena de suministro. Podrá saber cuántas unidades están en tránsito desde el proveedor, cuántas unidades hay actualmente en stock y cuántas unidades están en camino a sus clientes.

Este nivel de precisión puede ayudarle a tomar decisiones informadas sobre adquisiciones, de modo que no ordene demasiado accidentalmente para compensar sus bajos niveles de inventario. También permite la optimización del inventario en varios niveles, lo que significa que puede mantener niveles de inventario óptimos en cada etapa de la cadena de suministro.

Automatizar los puntos de reorden de inventario

Uno de los mayores desafíos de adoptar métodos de reducción de inventario, como el modelo justo a tiempo, es la necesidad de cronometrar con precisión los repedidos de inventario. Deberá asegurarse de reordenar la cantidad justa de inventario en el momento exacto para evitar desabastecimientos.

Con la solución de gestión de inventario de ShipBob, puede optimizar su estrategia de reabastecimiento con notificaciones de puntos de reorden de inventario. El software le permite configurar puntos de reorden para que reciba una notificación automática cuando se esté quedando sin inventario. Esto garantiza que siempre recuerde reordenar el inventario a tiempo. Además, puede tener en cuenta con precisión factores como los plazos de entrega para asegurarse de reponer el inventario antes de que se agote por completo.

Al automatizar los puntos de reorden de su inventario, podrá adoptar mejor el modelo de inventario justo a tiempo. De esta manera, siempre podrá reabastecerse justo a tiempo sin gastar demasiado en costos de mantenimiento de inventario.

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Preguntas frecuentes sobre reducción de inventario

A continuación encontrará respuestas a las preguntas más comunes sobre la reducción de inventario.

¿Cómo puede la tecnología ayudar a reducir el inventario?

La tecnología se puede utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento del inventario y hacer predicciones precisas sobre la demanda, que pueden utilizarse para optimizar la planificación de adquisiciones. También puede proporcionar niveles de inventario y movimiento de inventario en tiempo real, lo que puede informar su reabastecimiento de inventario. Además, la tecnología puede ayudarle a automatizar sus pedidos de inventario para garantizar reabastecimientos oportunos y evitar desabastecimientos.

¿Qué estrategias pueden utilizar las empresas para reducir el inventario y recortar costos?

Las empresas pueden reducir su inventario y minimizar los costos de mantenimiento ofreciendo promociones y descuentos. La racionalización de SKU también es un paso importante para reducir el inventario, ya que le informa de los SKU que deben descontinuarse debido a la falta de ventas y la disminución de la rentabilidad.

¿Qué papel juega un proveedor de logística externo en la reducción de inventario?

Un proveedor de logística externo (3PL) como ShipBob puede ayudar con la reducción del inventario permitiéndole distribuir su inventario estratégicamente entre diferentes centros logísticos. De esa manera, puede reducir el riesgo y mantener existencias de respaldo en varias ubicaciones en lugar de almacenarlas en un solo lugar. El software de gestión de inventario de ShipBob le permite realizar un seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real a lo largo de toda la cadena de suministro, para que sepa qué reordenar y cuándo.

Su poderosa herramienta de análisis le muestra el rendimiento del inventario a nivel de SKU para ayudarlo a identificar los SKU de mejor rendimiento y los artículos de venta lenta, lo que puede informar sus esfuerzos de racionalización de SKU. Además, le muestra los costos de mantenimiento de su inventario para ayudarlo a comprender cuándo está gastando demasiado en mantener un exceso de inventario. Incluso puede configurar notificaciones automáticas de puntos de reorden, para que siempre recuerde reponer sus existencias antes de que se le acabe el inventario.