Las mejores herramientas y técnicas de inventario para comercio electrónico en 2023

La gestión del inventario de comercio electrónico puede hacer o deshacer su balance final. Ya sea que tenga demasiado inventario o no lo suficiente, la falta de optimización del inventario puede aumentar los costos y reducir las ganancias.

Obtener la gestión de inventario adecuada requiere las herramientas y técnicas adecuadas para pronosticar mejor la demanda y realizar un seguimiento de las tendencias de ventas.

Si bien puede rastrear el inventario manualmente a través de hojas de cálculo, esto rápidamente se vuelve abrumador y se encontrará perdiendo algunas características y funcionalidades clave.

Afortunadamente, existen varias herramientas de gestión de inventario en el mercado que están diseñadas para empresas de comercio electrónico de todos los tamaños. Y hay muchas técnicas de inventario que puede implementar fácilmente a bajo costo.

En este artículo, desglosamos 10 herramientas y técnicas de inventario.

Análisis ABC

El análisis ABC es un método de categorización de inventario que prioriza los artículos en función de su valor.

Cómo funciona

Esta técnica segmenta el inventario en tres categorías denominadas A, B y C.

• Los elementos "A" son de alta prioridad, son menos numerosos y contribuyen significativamente al valor general.
• Los elementos "B" caen en el medio
• Y los artículos “C” son los más abundantes pero contribuyen menos al valor total.

cuando es util

El análisis ABC es una técnica de auditoría de inventario particularmente útil cuando una empresa tiene una amplia gama de productos con volúmenes y valores de ventas variados.

Ayuda a identificar elementos de alta prioridad que requieren más atención debido a su impacto sustancial en los ingresos.

Beneficios

El análisis ABC permite a las empresas centrarse en los elementos que son más valiosos para la empresa.

Ayuda a un mejor control de inventario, mejora la satisfacción del cliente al garantizar que los artículos de alto valor estén siempre en stock y mejora el flujo de efectivo al reducir el almacenamiento innecesario de artículos de bajo valor.

Inconvenientes y otras consideraciones

El análisis ABC puede ser demasiado simplista, ya que no tiene en cuenta factores como la estacionalidad o los lanzamientos de productos.

Además, no da cuenta con precisión de los comportamientos o tendencias cambiantes de los consumidores.

Inventario justo a tiempo (JIT)

La estrategia de gestión de inventario justo a tiempo se originó en Japón y es el método que utiliza Toyota para gestionar sus procesos de fabricación e inventario.

Cómo funciona

Una estrategia de inventario JIT tiene como objetivo reducir los costos de inventario al ordenar y recibir productos terminados solo cuando se necesitan, reduciendo así los niveles de inventario y los costos de mantenimiento.

cuando es util

JIT es más útil para empresas que operan con niveles de demanda fluctuantes, donde mantener grandes cantidades de inventario puede ser riesgoso y costoso.

También es beneficioso para las empresas que producen bienes de alto valor donde el costo de almacenar y administrar el inventario puede ser significativo.

Beneficios

El inventario JIT reduce los costos asociados con el transporte y almacenamiento de inventario excesivo. También minimiza el riesgo de inventario obsoleto y desperdicio, lo que lleva a una mayor eficiencia operativa general.

Inconvenientes y otras consideraciones

JIT requiere proveedores confiables y una fuerte visibilidad del inventario, lo que no siempre es factible, especialmente para las pequeñas empresas.

También deja poco espacio para errores o retrasos, ya que cualquier interrupción puede detener la producción, lo que podría dañar las relaciones con los clientes.

Cantidad económica de pedido (EOQ)

La cantidad de orden económica (EOQ) utiliza la ayuda de una fórmula para determinar una cantidad de unidad ideal para las próximas órdenes de compra.

Cómo funciona

El modelo EOQ utiliza tres variables:

• Costos de mantenimiento (H): el costo de almacenar el inventario disponible
• Demanda anual (D): demanda de ventas año tras año
• Coste del pedido (S): el importe que cuesta un pedido por compra

La fórmula para determinar la cantidad económica de su pedido es la siguiente:

EOQ = Raíz cuadrada de: [2SD] / H

cuando es util

Las empresas con una demanda constante y predecible de sus productos a menudo se benefician de EOQ. Esto se debe a que la fórmula se basa en gran medida en una tasa de demanda constante y cualquier fluctuación podría hacer que los cálculos sean menos precisos.

Beneficios

El uso de EOQ ayuda a las empresas a mantener bajos niveles de inventario, lo que reduce los costos de inventario y garantiza que haya suficientes existencias disponibles para satisfacer la demanda.

Inconvenientes y otras consideraciones

El principal inconveniente de EOQ es que asume una demanda constante, lo que solo ocurre a veces, especialmente en mercados volátiles.

Además, no tiene en cuenta los descuentos asociados con las compras al por mayor o las fluctuaciones en los costos de pedidos o mantenimiento.

Stock de seguridad

Stock de seguridad Cantidad adicional de un artículo que se mantiene en stock para evitar desabastecimientos y sirve como reserva.

Cómo funciona

Para calcular una cantidad precisa de existencias de seguridad para tener a mano, necesitará saber lo siguiente para cada SKU:

• Uso máximo diario
• Plazo máximo de entrega
• Uso diario promedio
• Plazo medio de entrega

A continuación, puede introducir estos números en una calculadora de acciones de seguridad. O simplemente puede usar la siguiente fórmula:

(Uso diario máximo x Tiempo de entrega máximo) – (Uso diario promedio x Tiempo de entrega promedio)

cuando es util

La demanda puede ser impredecible. Durante los momentos en que la previsión de inventario no es perfecta o hay un aumento repentino de la demanda, el stock de seguridad puede ser la diferencia entre capturar una venta y perder un cliente frente a un competidor.

Beneficios

Mantener existencias de seguridad puede reducir los costos de falta de existencias y, al mismo tiempo, ayudar a las empresas a satisfacer la demanda inesperada, lo que mantiene alta la satisfacción del cliente. Tampoco inmoviliza tanto capital como lo haría el exceso de existencias.

Inconvenientes y otras consideraciones

Las variables de entrada de inventario de seguridad deben ser precisas, de lo contrario, podría terminar ordenando demasiado o muy poco. C

Sin embargo, la tecnología de gestión de inventario y las soluciones de cumplimiento basadas en la nube a menudo incluyen herramientas integradas para ayudar a calcular el stock de seguridad a través de datos históricos de pedidos e informes de inventario automatizados.

Fórmula de punto de pedido

La fórmula del punto de pedido (ROP) se activa cuando el nivel de inventario de un producto en particular cae a un punto predeterminado.

Cómo funciona

ROP permite a las empresas reordenar existencias justo a tiempo para reponer el inventario antes de que se agote. Se puede calcular con la siguiente fórmula:

Punto de pedido (ROP) = Demanda durante el tiempo de entrega + Stock de seguridad

La primera parte de la ecuación tiene en cuenta el tiempo de entrega en días y lo multiplica por la tasa promedio de ventas diarias (demanda).

Demanda de tiempo de entrega = Tiempo de entrega x Promedio de ventas diarias

La segunda parte de la ecuación calcula cuánto inventario de seguridad necesitará. Esto se hace utilizando el mismo cálculo de inventario de seguridad discutido anteriormente.

cuando es util

La fórmula del punto de pedido es beneficiosa para ahorrar tiempo y ayudar a los dueños de negocios ocupados a mantenerse al tanto de la reposición de inventario.

Beneficios

El uso de la fórmula del punto de reorden puede ayudar a prevenir los desabastecimientos, reducir el exceso de inventario, mejorar el flujo de caja y mejorar la previsión.

Tiene en cuenta el tiempo de entrega y las ventas diarias promedio, lo que proporciona una imagen más precisa de cuántas unidades se necesitan actualmente para evitar desabastecimientos.

Inconvenientes y otras consideraciones

Este método requiere tiempos de entrega confiables, de lo contrario, el punto de reorden podría calcularse mal.

seguimiento de lotes

El seguimiento de lotes, o seguimiento de lotes, es un método utilizado para rastrear mercancías a lo largo de la cadena de distribución del almacén.

Cómo funciona

El seguimiento de lotes implica realizar un seguimiento de los bienes en función de los lotes en los que se produjeron o recibieron. Cada lote recibe un identificador único, o número de serie, que permite a las empresas rastrear cualquier problema o defecto hasta su origen.

cuando es util

El seguimiento de lotes es especialmente útil para las empresas que se ocupan de alimentos, cosméticos, productos farmacéuticos o cualquier producto en el que el control de calidad y la trazabilidad sean esenciales.

Beneficios

El seguimiento de lotes puede mejorar la trazabilidad del producto, facilitar retiros más eficientes, mejorar la seguridad del cliente y ayudar a mantener estándares de control de alta calidad.

Inconvenientes y otras consideraciones

La implementación de un flujo de trabajo de seguimiento de lotes puede llevar mucho tiempo y requiere un sistema eficiente para administrar y monitorear la información de los lotes.

Métodos FIFO y LIFO

FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir) son métodos populares para valorar el inventario.

Cómo funciona

FIFO asume que los artículos de inventario más antiguos se venden primero, mientras que LIFO asume que los artículos de inventario más recientes son los primeros en venderse.

cuando es util

FIFO es particularmente útil en industrias donde los productos son perecederos o sujetos a obsolescencia. Por otro lado, LIFO puede ser ventajoso a efectos fiscales, especialmente durante períodos de inflación.

Ambos metodos tienen sus ventajas y desventajas. La clave en cualquier caso es tener una integración de inventario con su software de contabilidad, ya sea Quickbooks, Xero u otro.

Esto ayuda a agilizar el proceso de contabilidad y hace que el seguimiento de los costos de inventario, los ingresos y las ganancias sea mucho más eficiente y preciso.

Beneficios

FIFO puede conducir a una representación más precisa del inventario en el balance general, mientras que LIFO puede reducir el impuesto sobre la renta en tiempos de aumento de precios.

"Tenemos formas sencillas de administrar los pedidos de suscripción, así como las fechas de vencimiento y los números de lote, por lo que el inventario va en el orden de las primeras entradas, las primeras salidas (FIFO)".

Leonie Lynch, fundadora y directora ejecutiva de Juspy

Inconvenientes y otras consideraciones

FIFO puede inflar los ingresos imponibles durante la inflación, mientras que LIFO genera procesos contables más complejos y no es tan fácil de usar.

Gestión de inventario perpetuo

Un sistema de inventario perpetuo gestiona el stock en tiempo real. Se trata de software y herramientas de automatización, en lugar de realizar un seguimiento manual del inventario.

Cómo funciona

Un sistema de gestión de inventario perpetuo actualiza continuamente los registros de inventario para cada venta, compra y devolución a medida que ocurren. Este sistema a menudo se basa en el escaneo de códigos de barras y sistemas de software para rastrear los movimientos de inventario.

cuando es util

La gestión de inventario permanente es beneficiosa para las empresas de comercio electrónico de todos los tamaños. Sin embargo, especialmente para aquellos que realizan cumplimiento multicanal y/o tienen un alto volumen de ventas.

Beneficios

El uso de un sistema de inventario perpetuo puede proporcionar datos de inventario en tiempo real, reducir el riesgo de error humano y ayudar a pronosticar fácilmente la demanda con mayor precisión.

“Utilizamos la API de inventario de ShipBob, que nos permite recuperar mediante programación datos en tiempo real sobre cuántas unidades de cada producto se almacenan actualmente en los almacenes de ShipBob. Actualmente usamos esta API para generar informes personalizados para vincular estos datos de inventario a nuestras plataformas de contabilidad”.

Equipo de iluminación de forma de onda

Inconvenientes y otras consideraciones

La principal desventaja es que requiere una inversión inicial en tecnología. Tendrá que echar un vistazo a su pila tecnológica actual y decidir si invertir o no en la tecnología adecuada para automatizar el seguimiento del inventario.

Código de barras y automatización

La automatización del seguimiento de inventario y códigos de barras ha cambiado la forma en que las empresas administran el inventario al ahorrar tiempo y dinero.

Cómo funciona

La codificación de barras implica la asignación de códigos de barras únicos a cada producto, que luego se escanean con escáneres de inventario (también conocidos como escáneres de códigos de barras) para actualizar automáticamente los registros de inventario.

Este proceso reduce la necesidad de la entrada manual de datos, mejorando así el proceso de control de inventario.

cuando es util

Ya sea que se trate de códigos de barras de envío o códigos de barras de inventario, los códigos de barras y la automatización son útiles para empresas de cualquier tamaño.

A medida que los volúmenes de ventas comienzan a aumentar, contar con un sistema de código de barras se vuelve aún más importante, ya que reduce el riesgo de errores humanos y contratiempos en la gestión de inventario. I

También es particularmente útil para empresas basadas en cajas de suscripción en las que el proceso de creación de kits involucra múltiples SKU.

Beneficios

La codificación de barras y la automatización pueden mejorar drásticamente la precisión del inventario, acelerar el proceso de recolección y empaque, minimizar los errores humanos y proporcionar actualizaciones de inventario en tiempo real.

Inconvenientes y otras consideraciones

La implementación de un sistema de automatización y códigos de barras requiere una inversión inicial en tecnología, capacitación e incorporación. También depende en gran medida de la precisión y la calidad de los códigos de barras utilizados.

Software de gestión de inventario

El software de gestión de inventario es la solución más común que simplifica el proceso de seguimiento y gestión del inventario.

Cómo funciona

El software de gestión de inventario automatiza el proceso de seguimiento del inventario en múltiples canales de venta.

cuando es util

Una plataforma de gestión de inventario es beneficiosa para empresas de todos los tamaños y especialmente útil para aquellos que gestionan inventario en múltiples ubicaciones o canales de venta.

Se puede integrar con un sistema de gestión de almacenes (WMS) para realizar un seguimiento del inventario en toda la cadena de suministro de comercio electrónico y proporcionar más visibilidad.

Beneficios

El software de gestión de inventario incluye funciones como:

• Seguimiento de inventario en tiempo real
• Integración de la plataforma de comercio electrónico
• Pronóstico de inventario
• Reordenar alertas de notificación
• Informes de inventario automatizados
• Y más, dependiendo del software.

Inconvenientes y otras consideraciones

El software de gestión de inventario requiere una inversión inicial y una pequeña curva de aprendizaje para usarlo de manera efectiva.

Afortunadamente, muchos proveedores de cumplimiento omnicanal ofrecen herramientas integradas de gestión de inventario. Esto le permite subcontratar completamente el cumplimiento con ellos y puede rastrear el inventario en tiempo real a través de una plataforma basada en la nube.

En términos de seguimiento de inventario, usamos ShipBob para todo: para poder rastrear cada botella de perfume, lo que nos queda y lo que hemos enviado, mientras obtenemos mucha más información sobre cada pedido.

Los análisis son muy útiles. Descargamos archivos de Excel del tablero de ShipBob todo el tiempo y los usamos para analizar todo, desde cancelaciones hasta examinar el peso de los pedidos y verificar si ShipBob está enviando los pedidos a tiempo.

Incluso la forma en que funcionan sus pedidos de recepción de almacén (WRO) para enviar inventario es muy sencilla”.

Ines Guien, Vicepresidenta de Operaciones de Dossier

Escenarios del mundo real de herramientas y técnicas de gestión de inventario en acción

Para resaltar el impacto que las herramientas y técnicas de inventario adecuadas pueden beneficiar a una empresa, aquí hay algunos ejemplos del mundo real.

El CEO y cofundador de MDacne utiliza las herramientas de análisis de ShipBob para ayudar a planificar los pedidos de inventario. Pueden ver cuándo se van a agotar ciertos SKU e incluso configurar notificaciones por correo electrónico para recibir alertas cuando a un SKU le quede menos de una determinada cantidad.

“La herramienta de análisis de ShipBob también es genial. Nos ayuda mucho con la planificación de pedidos de inventario, ver cuándo se agotarán los SKU e incluso podemos configurar notificaciones por correo electrónico para recibir alertas cuando a un SKU le quede menos de una cierta cantidad. Hay mucho valor en su tecnología”.

Oded Harth, director ejecutivo y cofundador de MDacne

Harley Abrams, gerente de operaciones de SuperSpeed ​​Golf, LLC, utiliza la tecnología de ShipBob para obtener una visión general rápida de todas sus unidades, independientemente de la ubicación.

“En el lado de la cadena de suministro, solo introduzco lo que colocamos en la fábrica en un WRO en el tablero de ShipBob, y puedo ver cuántas unidades tenemos disponibles, qué está llegando, qué hay en los muelles, etc. Puedo ver todos esos números en unos pocos segundos, y hace la vida mucho más fácil”.

Harley Abrams, gerente de operaciones de SuperSpeed ​​Golf, LLC

Además, cuando se trata de existencias de seguridad, tener inventario almacenado en múltiples ubicaciones puede cambiar las reglas del juego. La amplia presencia de ShipBob en los EE. UU. e internacionalmente permite a las empresas diversificar la distribución de su inventario.

Solo tome el caso de la marca de rápido crecimiento Touchland: gracias a las diversas ubicaciones de ShipBob, la empresa puede cumplir rápidamente con los pedidos y reducir los tiempos de envío para los clientes en los EE. UU.

Esto también es útil, especialmente cuando ocurren desafíos climáticos; ser capaz de tener existencias de seguridad en diferentes lugares desde donde enviar permite una cadena de suministro más fluida.

“Vendemos productos inflamables que deben enviarse por tierra, por lo que ShipBob ha sido un gran aliado, ya que tienen centros de distribución en todo EE. UU., lo que facilita un tiempo de entrega de 2 a 3 días para cualquier cliente en EE. UU.

Esto es útil especialmente cuando ocurren desafíos climáticos; poder tener diferentes ubicaciones desde las que enviar permite una cadena de suministro más fluida”.

Andrea Lisbona, fundadora y directora ejecutiva de Touchland

Desbloquee la gestión de inventario optimizada con ShipBob

Ya sea que se haga manualmente o se implemente tecnología, la gestión de inventario puede ser un desafío.

Es por eso que ShipBob ofrece un sistema de gestión de almacenes (WMS) basado en vloud que incorpora las herramientas y técnicas adecuadas para ayudarlo a mantenerse al tanto de su inventario.

Con ShipBob, puede centralizar el inventario en varias ubicaciones para obtener una descripción general precisa de sus niveles de existencias en tiempo real.

“El programa de ubicación de inventario de ShipBob proporciona visibilidad del movimiento de inventario que es absolutamente clave para cualquiera que administre un negocio. Los datos son fácilmente accesibles y muestran exactamente cómo se divide el inventario en la red de almacenes de ShipBob.

También es realmente excelente para nuestra conciliación de productos, porque puede ver lo que se recibe en las ubicaciones centrales y los centros de cumplimiento individuales. Hay mucha más claridad y es mucho más simple verificar que se recibió nuestro inventario enviado”.

Mithu Kuna, cofundador y director ejecutivo de Baby Doppler

Además de eso, más ubicaciones significan una mayor probabilidad de almacenar inventario más cerca de sus clientes. Poder realizar envíos desde las Zonas 1 a 4, por ejemplo, le permite entregar productos de manera más rápida y económica que realizar envíos desde una sola ubicación.

Por último, reducir el tiempo de tránsito del proveedor al almacén significa que no tiene que excederse en las existencias, lo que reduce los cargos de inventario. Además, la solución FreightBob de ShipBob ofrece envíos marítimos un 50 % más rápidos, lo que reduce en gran medida el tiempo necesario para reponer su inventario.

No solo redujimos significativamente el tiempo de envío de Hong Kong a Los Ángeles, sino que incluso ahorramos dinero al hacerlo. Gracias al programa de carga de ShipBob, no tuvimos estrés y estuvimos muy bien abastecidos durante el resto del año y hasta 2022, sin ningún tipo de problema de inventario que nos haya afectado en el pasado.

Estábamos en una situación difícil, y no creo que hubiéramos podido cumplir con todos nuestros pedidos minoristas en cada SKU durante todo el período de vacaciones de BFCM sin él. ¡Llegó en un momento realmente crucial!”.

Nathan Garrison, cofundador y director ejecutivo de Sharkbanz

Preguntas frecuentes sobre las herramientas de inventario

A continuación encontrará respuestas a preguntas comunes sobre las herramientas de inventario.

¿Cómo pueden ayudar las herramientas de inventario en la previsión de la demanda?

Las herramientas de inventario pueden recopilar y analizar datos de ventas a lo largo del tiempo para identificar patrones y tendencias. Esta información se puede utilizar para predecir futuras ventas, lo que ayuda a las empresas a planificar su inventario en consecuencia.

¿Qué papel desempeñan las herramientas de inventario en la gestión de devoluciones?

Las herramientas de inventario pueden agilizar el proceso de devolución al actualizar automáticamente los niveles de inventario cuando se procesa una devolución. También pueden realizar un seguimiento de los motivos de las devoluciones y ayudar a gestionar la reventa, el reciclaje o el desecho de artículos devueltos.