10 ejemplos de plantillas de correo electrónico de factura

Publicado: 2023-02-07

Para las empresas, tener una plantilla de correo electrónico de factura profesional puede hacer que comunicar las expectativas de pago a los clientes sea simple y eficiente. Hemos recopilado 10 de los mejores ejemplos de plantillas de correo electrónico de factura que son fáciles de personalizar y garantizan que las facturas se envíen rápidamente, con toda la información importante incluida. Con estas plantillas, puede proporcionar a los clientes recordatorios precisos, notas amistosas y detalles de facturación precisos. ¡Empecemos!

¿Qué es un correo electrónico de factura?

Un correo electrónico de factura es un mensaje automático enviado a los clientes que incluye el monto del pago esperado y otros detalles relevantes. Los correos electrónicos de facturación se pueden utilizar para recordar a los clientes sus obligaciones de pago, proporcionarles información de facturación detallada y realizar un seguimiento de las facturas a lo largo del tiempo.

Al automatizar este proceso, las empresas pueden ahorrar un tiempo valioso, garantizar pagos precisos y mantener una relación profesional con sus clientes.

¿Por qué debería usar una plantilla de factura por correo electrónico?

El uso de plantillas de facturas por correo electrónico puede ayudarlo a optimizar su proceso de facturación y facturación para usted como propietario de un negocio. Con una plantilla de factura por correo electrónico, puede crear fácilmente facturas completas para enviar a los clientes con solo hacer clic en un botón.

Las plantillas de facturas por correo electrónico también brindan más precisión y transparencia en términos de pagos, ya que se puede rastrear automáticamente la información de pedidos, costos, envíos y pagos. Esto ayuda a garantizar que el cliente reciba facturas precisas, lo que no solo garantiza los pagos a tiempo, sino que también reduce los pagos atrasados.

plantilla de correo electrónico de factura

Cómo escribir plantillas de correo electrónico de factura

Escribir una plantilla de correo electrónico de factura eficaz para su negocio puede ayudar a agilizar el proceso de facturación y facturación. A continuación hay cinco consejos a tener en cuenta al crear una plantilla de correo electrónico de factura:

Incluya detalles importantes del cliente. Asegúrese de incluir la información de contacto y de identidad del cliente, así como los detalles del pedido, como descripciones y costos del producto, información de envío e impuestos, así como las fechas de vencimiento del pago.
Usa un tono profesional. Mantenga un lenguaje neutral y cortés mientras mantiene un tono profesional que sea apropiado para la comunicación empresarial.
Personalizar correos electrónicos. Personalice las plantillas agregando el nombre del cliente u otros toques personales para que se sientan más personalizadas.
Comprueba dos veces la precisión. Antes de enviar los correos electrónicos, verifique que toda la información incluida sea precisa para evitar complicaciones en el futuro.
Incluir opciones de pago. Asegúrese de incluir instrucciones de pago, opciones u otros detalles sobre cómo el cliente puede realizar sus pagos de manera oportuna.

Ejemplos útiles de plantillas de correo electrónico de factura

Hay una variedad de plantillas de correo electrónico de factura disponibles que se adaptan a diferentes tipos de empresas y se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades y preferencias específicas de cada empresa. Con estas plantillas, las empresas pueden ahorrar tiempo y energía al crear facturas oportunas y precisas con solo unos pocos clics. Echemos un vistazo a algunos correos electrónicos de facturas que puede usar en su propio negocio como inspiración para escribir un correo electrónico de facturas, o usar tal cual...

Plantilla de correo electrónico de factura de presentación del cliente

Se debe usar un mensaje de correo electrónico de factura de presentación del cliente al presentar un nuevo cliente a sus servicios. Aquí hay un ejemplo:

Línea de asunto: ¡Bienvenido a bordo de __________!

Estimado __________,

Nos complace presentarles nuestros servicios. Ofrecemos __________ a precios competitivos.

Como parte de nuestro acuerdo estándar, el pago vence dentro de __________ días/semanas a partir de la entrega de la factura. Aceptamos el pago por __________. Habrá una multa por pago atrasado de __________ si recibimos el pago después de la fecha de vencimiento.

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros en __________ o acceda a nuestro sitio web en __________.

¡Gracias por tomarse el tiempo para considerar nuestros servicios y esperamos trabajar con usted pronto!

Atentamente,

__________

Plantilla de correo electrónico de factura de recordatorio de pago próximo

Se debe usar una plantilla de correo electrónico de factura de recordatorio de pago próximo para recordar a los clientes un pago inminente o vencido. Veamos un ejemplo:

Asunto: Recordatorio de Pago de Factura No. __________

Estimado __________,

Este es un recordatorio amistoso de que su pago por la Factura No. __________ vence el __________.

La factura incluye lo siguiente:

Descripción del producto/servicio: __________
Costo: __________
Información de envío e impuestos: __________

Aceptamos el pago por __________. Los pagos atrasados estarán sujetos a un cargo por pago atrasado de __________. Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con su pago, comuníquese con nosotros al __________.

¡Gracias por su pronta atención a este asunto y esperamos continuar trabajando con usted!

Atentamente,

__________

Plantilla de correo electrónico de factura vencida

Los correos electrónicos de facturas vencidas deben usarse para recordar educadamente a los clientes sobre un pago vencido. Aquí hay una plantilla de ejemplo:

Asunto: Factura No. __________ vencida

Estimado __________,

Este es un recordatorio amistoso de que su pago de la Factura No. __________ ahora está vencido. Aceptamos el pago por __________. Asegúrese de incluir un recargo por pago atrasado de __________ con su pago.

No dude en contactarnos en __________ si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con su pago.

Agradecemos su pronta atención a este asunto y esperamos continuar nuestra relación comercial.

Atentamente,

__________

[Nombre de empresa]

Plantilla de correo electrónico de factura vencida

Esta plantilla se utiliza mejor para recordatorios de pagos que tienen más de dos semanas de retraso. Aquí hay un ejemplo:

Asunto: Factura No. __________ vencida

Estimado __________,

Queríamos recordarle que la Factura No. __________ ahora tiene más de dos semanas de vencimiento. Se requiere el pago antes de __________ para evitar más multas y cargos. Aceptamos el pago por __________.

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros en __________.

Le agradecemos su atención a este asunto y agradeceríamos el pronto pago.

Atentamente,

__________

Plantilla de correo electrónico de factura con información de pago vencida

Se debe usar una plantilla de correo electrónico de factura con información de pago vencida cuando la información de pago de un cliente haya vencido o esté obsoleta. Veamos un ejemplo a continuación:

Línea de asunto: Información de pago requerida para la factura No. __________

Estimado __________,

Este es un recordatorio de que su información de pago registrada para la Factura No. __________ ha vencido o está obsoleta. Proporcione la información más reciente antes de __________ para procesar su pago y evitar recargos por pago atrasado u otras sanciones. Aceptamos el pago por __________.

Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda, comuníquese con nosotros al __________.

Agradecemos su pronta atención a este asunto.

Atentamente,

__________

Plantilla de correo electrónico de factura de artículos múltiples

Esta plantilla se utiliza mejor para recordatorios de pagos que vencen en varios artículos. Aquí hay una plantilla de ejemplo que puede usar en su negocio:

Línea de asunto: Próximo recordatorio de pago de __________

Hola __________,

Esta factura es para recordarle que los pagos de sus compras recientes vencen el __________. Los conceptos incluidos en esta factura son los siguientes:

Producto/Servicio 1: __________
Producto/Servicio 2: __________
Producto/Servicio 3: __________

Atentamente,

__________

Plantilla de correo electrónico de factura de facturas recurrentes

Para facturas recurrentes, se deben enviar recordatorios regulares a los clientes. Aquí hay una plantilla de ejemplo para usted:

Línea de asunto: __________ Recordatorio de pago de factura recurrente

Hola __________,

Este correo electrónico es para recordarle que el pago de su factura recurrente por __________ vence el __________. Aceptamos __________ pagos en línea o por teléfono.

¿Tiene preguntas sobre su pago? Contactanos en __________.

Atentamente,

__________

Plantilla de correo electrónico de factura de anticipo

Si requiere que los clientes realicen un pago inicial antes de completar su pedido, esta plantilla les ayudará a recordar sus pagos pendientes.

Línea de asunto: Pago inicial adeudado para __________

Estimado __________,

Este es un recordatorio amistoso de que el pago inicial de su pedido de __________ vence el __________. Puede realizar su pago en línea a través de __________.

Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con el pago, comuníquese con nosotros al __________.

Gracias,

__________

Plantilla de correo electrónico de factura de pago avanzado

Cuando los clientes necesitan realizar un pago por adelantado, un correo electrónico de recordatorio puede ayudarlos a mantenerse al día. Aquí hay un ejemplo de mensaje de correo electrónico de factura que puede usar:

Línea de asunto: Pago por adelantado requerido para __________

Estimado __________,

Este es un recordatorio amistoso de que el pago adelantado de su pedido de __________ vence el __________. Puede realizar su pago en línea en __________ o llamando a __________.

¡Gracias por su pronta atención, a este asunto! Póngase en contacto con nosotros en __________ si necesita ayuda.

Atentamente,

__________

Plantilla de correo electrónico de factura para clientes contratados

Para clientes contratados, envíe recordatorios de pagos vencidos utilizando esta plantilla:

Asunto: Recordatorio de Pago del Contrato No. __________

Hola __________,

Este correo electrónico sirve como recordatorio de que el pago del Contrato No. __________ vence el __________.

Puede pagar rápida y fácilmente en línea en __________ o llamándonos al __________ de lunes a viernes entre las horas de __________.

Si necesita ayuda, no dude en comunicarse con nosotros por correo electrónico a __________ o llamando al servicio de atención al cliente al __________.

Gracias,

__________

¿Cómo se envía cortésmente una factura por correo electrónico?

Cuando las pequeñas empresas envían facturas, deben asegurarse de incluir un mensaje breve pero informativo que explique por qué se envía la factura y qué métodos de pago se aceptan junto con la factura adjunta. Tener la factura adjunta facilita que los clientes vean y paguen de inmediato sin necesidad de buscar la información en un correo electrónico o sitio web por separado.

¿Qué debe incluir en una factura por correo electrónico?

Una factura por correo electrónico debe incluir detalles clave como el nombre del remitente, información de contacto, información de la empresa, desgloses de bienes o servicios proporcionados, costo total y fecha de vencimiento del pago. También se debe incluir una descripción clara de cómo pagar la factura. Para facilitar el procesamiento, incluya un número de factura para el producto/servicio ofrecido y considere usar un software de facturación o software de contabilidad. Para garantizar el pago oportuno, se debe mantener un tono informativo pero cortés en el cuerpo del correo electrónico.

¿Cómo se envía por correo electrónico una factura vencida?

Al enviar correos electrónicos a los clientes sobre facturas vencidas, es importante tener en cuenta la fecha límite de pago o la fecha de vencimiento, cualquier cargo por pago atrasado que se haya acumulado y un recordatorio cortés para pagar el monto total lo antes posible. Debe usar un tono amistoso pero firme cuando solicite el pago para mantener el profesionalismo y alentarlos a pagar. Es beneficioso proporcionar múltiples opciones de pago, como tarjetas de crédito o transferencias electrónicas.

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Imagen: Elementos Envato