Número de factura: lo que necesita saber

El envío de facturas es una parte importante y esencial de hacer negocios: es, después de todo, cómo se le paga (al facilitar el proceso de cuentas por pagar de su cliente). Por lo tanto, administrar bien su proceso de facturación es importante para administrar la salud financiera de su negocio. En este artículo, discutimos un elemento clave en una factura: el número de factura.

¿Qué es un número de factura? ¿Por qué es importante? ¿Qué formato debe tomar? Estas son algunas de las preguntas que responderemos en detalle. Tenga en cuenta que este es un artículo complementario a nuestra guía sobre cómo escribir una factura.

¿Qué es un número de factura?

El número de factura, a veces denominado ID de factura, es un número o código único asignado a cada factura que envía. El propósito del número de factura es identificar la factura en particular entre todas las facturas enviadas por usted.

El número de factura puede ser alfanumérico y, en ocasiones, puede usar caracteres especiales como el guión o el guión. Junto con los demás detalles de la factura, como el nombre comercial del remitente y los datos de contacto, el número de factura facilita que tanto el proveedor como el cliente se refieran a la transacción financiera sin malentendidos.

Por ejemplo, dos de sus clientes pueden comprar exactamente el mismo producto o servicio. Podrá identificar fácilmente cada transacción simplemente por el número de factura asociado, sin tener que buscar en otros detalles de la factura. Sus clientes también podrán comunicarse con usted acerca de sus pagos, etc. fácilmente consultando el número en la factura que han recibido de usted.

¿Por qué es importante la numeración de facturas?

Como ya hemos señalado, los números de factura son esenciales para encontrar e identificar tus transacciones con facilidad. En el proceso de hacer negocios, enviará numerosos documentos, incluidos presupuestos, facturas y órdenes de compra. La forma más fácil de hacer referencia a cada uno de estos sería los números o ID que les asigne; para las facturas, sería el ID de la factura.

En muchas jurisdicciones, también es un requisito legal tener las facturas numeradas. Incluso pueden requerir que se asigne una secuencia específica como su sistema de numeración de facturas. Antes de dar números de factura a su empresa oa cada proyecto, consulte los requisitos legales y profesionales de su país o estado.

La numeración de facturas también es esencial para su sistema contable. Ya sea que utilice servicios de contabilidad profesional o contrate a un tenedor de libros interno, requerirán números de factura para administrar sus registros financieros.

¿Qué aspecto tiene un número de factura?

Para realizar un seguimiento de su facturación, cada factura debe tener un número único que sigue una secuencia. Por lo tanto, cada número de factura será distinto, pero habrá una secuencia fácilmente comprensible de cómo se asignan a las facturas.

Un número de factura puede ser simplemente un número o una combinación de números y letras, y la composición exacta depende de cómo elija organizar y asignar números de factura. Por ejemplo, si organiza sus facturas por año, un número podría ser 2020-2435: los primeros cuatro dígitos aquí se basan en el año y el resto del código representa dónde se encuentra la factura en la secuencia. Si utiliza un software de facturación en línea como Hiveage, esta secuencia de números de factura se puede definir una vez y luego administrarla automáticamente al crear facturas.

¿Dónde encuentro el número de factura?

El diseño de las facturas varía entre proveedores, pero todos siguen un estándar general común. Una factura incluirá el nombre de su empresa, el nombre del cliente, la fecha de la factura, la(s) fecha(s) de vencimiento del(de los) pago(s), el monto total a pagar, los productos o servicios que se han ofrecido, los impuestos y otras tarifas. . . y el número de factura.

El número de factura debe aparecer en algún lugar que sea fácil de encontrar, generalmente en la parte superior de la factura. Su ubicación debe ser uniforme en todas sus facturas para que ni usted ni el cliente tengan que buscarla. Algunas facturas pueden tener el número en varios lugares de la factura, pero esto no es un requisito.

¿Con qué número de factura debo comenzar?

No existe una regla específica sobre cómo configurar el formato de su número de factura. En una sección posterior discutiremos varias opciones. Si utiliza un software de facturación en línea como Hiveage, tendrá la opción de elegir entre un conjunto de opciones estándar o definir las suyas propias. El software también se encargará de incrementar automáticamente la secuencia de números de factura, de modo que nunca duplique accidentalmente el número de facturas.

¿El número de factura es el mismo que el número de factura?

Tenga en cuenta que un número de factura es diferente de un número de factura. Un número de factura es la suma total de dinero que se le debe a su empresa. La suma de dinero en la factura proviene del total de todas las facturas.

Por ejemplo, supongamos que está realizando un proyecto que requiere materiales de varias empresas. Cuando el trabajo esté terminado, debe facturar a su cliente por todos los materiales más la mano de obra. Cada uno de estos artículos puede estar en su propia factura, con su propio número de factura. Sería más conveniente entonces crear una sola factura con todas esas cifras, con su propio número, para que el cliente pueda referirse a un solo documento en lugar de varias facturas separadas.

¿Qué es una copia de factura?

Una copia de factura es exactamente lo que parece: es simplemente una copia de una factura existente, utilizada para generar los detalles de una transacción idéntica. Por ejemplo, si tiene un cliente que compra habitualmente el mismo producto o servicio, en lugar de crear nuevas facturas para cada compra, simplemente puede crear una copia de la factura original. Luego, los artículos comprados, la cantidad, el precio y el impuesto seguirán siendo los mismos.

En Hiveage facilitamos esto con la función "Duplicar factura".

Mejores prácticas al tratar con números de factura

Los siguientes son algunos consejos para generar sus números de facturación: harán que la comunicación entre sus clientes y usted sea más fácil y menos ambigua.

hacer

• Asegúrese de que sus números de factura estén ordenados secuencialmente
• Cree un formato de número que tenga sentido ahora y en el futuro
• Use software de facturación siempre que sea posible (Hiveage incluso ofrece un plan gratuito)
• Consulte las leyes locales para el mantenimiento de registros financieros
• Haga que el número de factura sea fácil de encontrar en la factura
• Coloque el número de factura en el mismo lugar en cada factura (generalmente en el encabezado de la factura)
• Incluya el número de factura en todas las solicitudes de pago de su cliente para facilitar la comunicación y la contabilidad
• Mantenga la coherencia en el diseño y la estructura de su factura
• Incluya la fecha de vencimiento de los pagos y haga que la facturación futura siga una secuencia adecuada

no hacer

• No haga que el formato del número de factura sea demasiado complicado
• No asigne arbitrariamente números de factura
• No cambie el número de factura a mitad de la transacción

Diferentes formas de organizar sus números de factura

No existe un enfoque único para un sistema de numeración de facturas. Esto es cierto incluso si utiliza un software de facturación.

Los siguientes son algunos métodos comunes que puede usar para asignar números de factura. Encuentra el que funcione para ti y luego apégate a él. Cambiar continuamente su metodología única de número de factura crea confusión para usted y sus clientes.

Sistema de numeración de facturas de secuencia simple

La forma más sencilla de numerar sus facturas sería comenzar desde 1 e incrementar en adelante para las facturas posteriores. Es una práctica común hacer que el número de factura tenga algunos dígitos, por lo que podría aparecer como 001, 002, 003, etc. También puede agregar un prefijo para las facturas, para separarlas de otros tipos de documentos (por ejemplo, presupuestos). La opción predeterminada en Hiveage usa INV como el prefijo del número de factura para las facturas. Una secuencia de números de factura simple basada en lo anterior sería: INV-001, INV-002, INV-003. . .

Asignar números de factura por cliente

Una opción que puede elegir es darle a cada cliente un código único. Por ejemplo, puede ser un número como 760 o un código de letra basado en el nombre del cliente. Cada vez que esté facturando a ese cliente en particular, 760 puede ser el prefijo en el número de factura. El primer número de factura de ese cliente podría ser 760-001, y los siguientes números serían 760-002, 760-003, etc.

Números de factura por fecha o año

Otra forma común de crear números de factura es por fecha. Esta puede ser una forma sencilla de ayudar a realizar un seguimiento de sus facturas y al mismo tiempo indicar cuándo se emitieron las facturas. Una de estas opciones es utilizar la fecha como prefijo, en formato AAAAMMDD (por ejemplo, 20201025-001).

Sin embargo, esto hace que los números de factura sean largos. Puede optar por hacerlos más cortos simplemente usando el año como prefijo. Tal secuencia podría tomar la forma de 2020-001, 2020-002 y así sucesivamente.

Números de factura por proyecto

Si realiza un trabajo basado en proyectos, otra forma de dar formato a su número de factura es tener un código de proyecto como prefijo. Por lo tanto, esto requiere que cada uno de sus proyectos también tenga un código único. Luego, cada una de las facturas emitidas para ese proyecto en particular puede tener el código del proyecto como prefijo del número de factura.

Por ejemplo, si el código del proyecto es WAB25, la secuencia de números de factura para ese proyecto tomaría la forma de WAB25-001, WAB25-002 y así sucesivamente.

Gran parte de este trabajo se puede automatizar fácilmente mediante el uso de un software de facturación como Hiveage: simplemente puede configurar el formato del número de factura con cualquiera de las opciones anteriores y luego continuar creando sus facturas sin tener que preocuparse por generar el número correcto para cada factura. De esta manera, sus facturas siempre se numeran sistemáticamente, lo que facilita encontrar y actualizar una factura.

Cómo usar números de factura en otros estados de cuenta

Es probable que los números de factura aparezcan en varios otros documentos además de la factura final. Esto le permite identificar todos los registros que están asociados con un trabajo específico.

Por ejemplo, supongamos que prepara un presupuesto para un cliente. Toman el trabajo y ahora desea realizar un seguimiento e identificar una compra relacionada con ese trabajo. Todas las facturas creadas para el trabajo deberán hacer referencia a la orden de compra mencionando su número. Además, una vez que envían un pago final o un pago parcial, desea asegurarse de que sus registros estén actualizados. Siempre que se registre la transacción relacionada con la factura, querrá que se mencione el número de factura correcto para facilitar las referencias cruzadas.

Cómo funcionan los números de factura en Hiveage

El software de facturación puede ser la forma más fácil de manejar la numeración de facturas. Hiveage le permite definir un formato de numeración de facturas para sus facturas y lo incrementará automáticamente cada vez que cree una nueva factura. Esto elimina la molestia de tener que realizar un seguimiento de su secuencia numérica y le permite concentrarse en los elementos clave de la factura: el cliente y los productos o servicios que está facturando. Todo lo demás, incluidos impuestos, descuentos, gastos de envío y métodos de pago, puede preestablecerse y aplicarse automáticamente a todas sus facturas.

Hiveage también admite la facturación recurrente, donde puede configurar un programa regular de facturas para un cliente en particular (por ejemplo, suscripciones mensuales o anuales). En tales casos, Hiveage puede usar el siguiente número de factura disponible al generar esas facturas automáticas, o puede definir una secuencia de numeración de factura separada para el programa de facturación recurrente. Por lo tanto, puede tener una secuencia de números de factura predeterminada y perfiles recurrentes que se adhieran a ella o usen sus propias secuencias.

Una limitación en Hiveage en este momento son las secuencias de números de facturas separadas y basadas en proyectos (cuando no están relacionadas con un perfil recurrente). Esta es una de las próximas características que se encuentran actualmente en nuestra hoja de ruta del producto, a partir de este escrito.

Automatizar el número de factura es solo una de las muchas características convenientes de Hiveage que hace que administrar sus finanzas sea simple y fácil. Nuestro objetivo, como siempre, es reducir estas molestias administrativas para que pueda concentrarse en hacer crecer su carrera independiente o su pequeña empresa. Pruebe Hiveage registrándose para una prueba gratuita con todas las funciones (no se requiere tarjeta de crédito) y vea cómo su facturación puede ser mucho más fácil.

Preguntas frecuentes sobre el formato de número de factura

¿Qué es un número de factura?

Es un número único que se asigna a cada una de tus facturas. Las facturas profesionales tienen números de factura secuenciales. Asegúrese de evitar números de factura duplicados. La mayoría de los programas de contabilidad automatizan este proceso por usted.

¿Necesito un número de factura?

Sí, por motivos contables, legales y fiscales, la asignación de números de factura es imprescindible.

¿Cómo encuentro un número de factura?

El número de factura aparece en el encabezado de la factura, y se especifica claramente como tal.

¿Cuántos dígitos tiene un número de factura?

No existen reglas en cuanto al sistema de numeración de las facturas, aparte de que sean alfanuméricas (pueden incluir números y letras). Los números de factura normalmente no contienen símbolos o caracteres especiales. La mayoría de las empresas numeran las facturas con tres o cuatro dígitos.