Factura vs recibo: las diferencias clave y cuándo enviarlas

Como trabajador independiente, a menudo hace malabarismos con muchas tareas, y las tareas de contabilidad, como el seguimiento de los gastos, el envío de facturas y la entrega de recibos, son una parte importante para mantener a flote su negocio independiente.

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La jerga empresarial puede resultar intimidante, especialmente para alguien que se convirtió en autónomo para utilizar sus habilidades creativas. Es fácil confundirse entre cosas que son similares, como facturas y recibos. Ambos tienen que ver con la facturación y los pagos del cliente, pero tienen un propósito ligeramente diferente.

¡Nunca temas! En este artículo, desglosaremos las diferencias entre una factura y un recibo. Veremos para qué sirve cada uno y cuándo debe enviarlos. Incluso le daremos ideas sobre cómo deberían verse esos documentos.

Factura vs recibo: en qué se diferencian

Hablemos de una factura vs recibo.

Una factura es una documentación de una transacción. Detalla el trabajo que ha realizado y cuánto ha acordado pagar su cliente por él. La factura representa un registro claro al que ambas partes pueden referirse en el seguimiento de ingresos y gastos. (Puede leer más sobre el propósito de las facturas aquí).

Un recibo, por otro lado, representa un intercambio de dinero. Muestra que un cliente te ha pagado una cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. No todos los clientes requerirán un recibo, pero algunos sí.

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En resumen, factura vs recibo = solicitud de pago vs comprobante de pago.

Las facturas se envían antes de recibir el pago, los recibos se envían después.

La importancia de las facturas y los recibos

No se puede hacer negocios sin papeleo.

El envío de facturas es la única forma de recibir el pago en la mayoría de los casos. Es una señal de que el trabajo se ha completado y se debe el pago. Pero que te paguen no es la única razón por la que deberías usar un sistema de facturación.

Las facturas ayudan a rastrear la información financiera de ambas partes. Las facturas, en lugar de los recibos, pueden tener tantos detalles como necesite o desee incluir: fechas, servicios ofrecidos, costos por excedentes, etc. De esta manera, si necesita volver a consultar los ingresos en el futuro, tiene todos los información disponible.

Las facturas también son importantes a efectos fiscales. Si bien solo necesita un total acumulado para un formulario de impuestos simple, si alguna vez lo auditan o si tiene una disputa entre el informe de ingresos de un cliente y su propio informe, puede consultar facturas detalladas para averiguar qué sucedió.

Si eso no es suficiente para convencerlo de la importancia de las facturas, considere toda la información que brindan. Si realiza un seguimiento de todo en un formato legible, como una hoja de cálculo o utilizando un software de facturación popular, puede aprender mucho sobre su propio negocio.

¿Qué clientes son más rentables? ¿Quién paga a tiempo? ¿Quién no? ¿Sus clientes tienden a provenir de una industria en particular? ¿Dónde estás pasando horas que no valen la pena? ¿Hay tareas con un gran margen de beneficio que podría subcontratar y liberar más horas facturables? Toda esta información se puede utilizar para hacer crecer su negocio de manera significativa.

Entonces, ¿qué pasa con las facturas frente a los recibos? Los recibos son igualmente importantes para demostrar que se realizó el pago, tanto para usted como para su cliente.

Los recibos son más que un simple registro de los servicios prestados, son prueba de que se realizó un pago. Si emite un recibo formal a los clientes después de cada cambio de dinero, no pueden surgir disputas.

Los recibos ofrecen protección legal tanto para usted como para las empresas o personas con las que trabaja. Si un cliente quiere disputar un pago, puede mostrar prueba de que ya le pagó la cantidad acordada. También ayudan a sus clientes a realizar un seguimiento de sus propios gastos.

Cómo crear una factura adecuada

Entonces, ¿cuál es el mejor método para crear una factura?

Básicamente, hay dos formas de hacerlo: manualmente con una plantilla o utilizando un servicio de software.

Para las pequeñas empresas o los autónomos que solo aceptan unos pocos clientes a la vez, crear facturas manualmente puede no ser un gran problema. Puede usar un programa como Excel, Numbers o incluso Google Sheets para crear una plantilla que se pueda completar con la información adecuada. Estos programas harán cálculos básicos por usted y son económicos o incluso gratuitos.

Si toma esta ruta, asegúrese de exportarlos en un formato universal, como un PDF, para que sus clientes no tengan problemas para leer el archivo. Y mantenga registros meticulosos sobre lo que se envió, dónde y cuándo, para que sea fácil encontrar la información que necesita.

El uso de software como FreshBooks, Bonsai o AND.CO puede tener una curva de aprendizaje e invertirá algo de dinero aquí, pero si envía más de un puñado de facturas cada mes, podría valer la pena a largo plazo. .

Pagará una tarifa por estos servicios, pero lo ayudarán a lucir profesional. La mayoría de los servicios enviarán facturas a los clientes allí mismo en el programa, y ​​algunos harán un seguimiento automático para cobrar el pago. Un buen software de facturación también rastreará todo lo que necesita, lo que facilitará la búsqueda de información más adelante, distinguirá entre una factura y un recibo o incluso generará formularios de impuestos.

No olvides incluir:

• Fecha en que se creó la factura
• términos de fecha de vencimiento
• Una descripción del trabajo realizado.
• La cantidad total
• Información del cliente
• Un número de seguimiento de la factura
• Impuesto sobre las ventas, si corresponde
• Otra información necesaria como si la factura ha sido parcialmente pagada, si hay recargos por mora, descuentos, etc.

Debe acordar con su cliente qué tipo de programación de facturas tendrá por adelantado. Para proyectos más grandes, es posible que desee enviar facturas mensualmente, trimestralmente o cuando se cumplan hitos importantes. Para proyectos más pequeños, es costumbre enviar la factura cuando se completa un proyecto.

Qué deben incluir sus recibos

Al comparar una factura con un recibo, un recibo es mucho más simple. El propósito principal de un recibo es simplemente mostrar un comprobante de pago.

No existe una definición legal de lo que es un recibo o lo que debe incluir. Dicho esto, desea que el recibo ofrezca las protecciones legales mencionadas anteriormente, por lo que tiene sentido incluir un poco más que simplemente "Mi cliente pagó XX dólares".

Si observa una factura frente a un recibo y quita la mayor parte de la información, básicamente se queda con el aspecto que debería tener un recibo. Sin embargo, un recibo debe incluir al menos algún detalle. Debe indicar el servicio que se pagó, la fecha en que se pagó y el método de pago. No incluyas números de tarjetas de crédito o información personal, pero decir si fue un cheque, una tarjeta de crédito, Venmo, PayPal, Stripe u otra cosa es útil más adelante.

También debe proporcionar una firma manuscrita o electrónica de algún tipo para validar el comprobante de pago. Incluso en esta era digital, una firma tiene peso legal.

Si lo desea, un recibo puede ser tan fácil como tomar una factura, marcarla como "pagada" de alguna manera y enviársela a su cliente.

Una de las mejores y más fáciles formas de crear el recibo perfecto es simplemente preguntarle a su cliente qué información es necesaria para sus propósitos. De esa manera no habrá ida y vuelta ni frustración.

Si está utilizando un software de contabilidad, los recibos generalmente se pueden generar automáticamente como una factura. Solo asegúrese de enviar el documento correcto en el momento adecuado, para que sus clientes no se confundan entre una factura y un recibo.

Las soluciones de software generalmente enviarán un recibo tan pronto como se reciba el pago, por lo que si está utilizando una plantilla manual, asegúrese de enviar el recibo de manera oportuna. También es útil marcar claramente los correos electrónicos: cuando los clientes pagan sus facturas rápidamente, puede ser difícil identificar una factura frente a un recibo.

Conclusión

Si ha realizado algún seguimiento de facturación o gastos, sabe que tanto las facturas como los recibos tienen su lugar en el negocio. Familiarizarse con lo que implica cada uno y cómo puede usarlos en su beneficio es vital para expandir sus ofertas independientes.

Si la pregunta entre la factura y el recibo todavía parece frustrante, probablemente le convenga obtener un software de contabilidad fácil de usar que haga todo el trabajo pesado por usted.

El resultado final en la facturación es que necesita realizar un seguimiento de todo. Prestar atención a detalles como cuándo necesita enviar una factura o un recibo lo ayuda a estructurar su negocio de manera inteligente. Mantenga registros de ventas, registros de pagos, registros de gastos, registros de pagos atrasados ​​y registros de cuánto tiempo lleva un proyecto.

Toda esta información tarda solo unos minutos en ingresarse en una hoja de cálculo o en un software de contabilidad, y puede resultar invaluable en el backend.

Ahí lo tienes, facturas vs recibos, desmitificado. Ahora tiene una cosa menos que hacer: volver al trabajo.

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