Facturación para diseñadores: 8 sencillos pasos para recibir el pago a tiempo

Los diseñadores siempre están interesados ​​en ofrecer la mejor solución para sus clientes. Sin embargo, no es ningún secreto que el mismo grupo de profesionales comprometidos presta menos atención al seguimiento de sus pagos y la gestión de sus facturas. La realidad es que usar las herramientas y procesos correctos aquí es tan importante como tener las herramientas correctas para el trabajo de diseño.

La gestión del flujo de efectivo es una parte integral de un negocio: cuando no le pagan a tiempo por el trabajo que ya ha realizado, tendrá un gran impacto en sus resultados. Para los diseñadores, generar facturas para los clientes o recordarles los pagos atrasados ​​no es la parte más agradable de su trabajo. Preferiría dedicar su tiempo a descubrir la próxima solución de diseño. Sin embargo, hacer un seguimiento de sus facturas y registrar los pagos es esencial si tiene una agencia de diseño.

En este artículo, analizamos cómo los diseñadores pueden dominar el arte de la facturación de ocho maneras sencillas. Echemos un vistazo:

1. Decide tu precio

'¿Cuánto debo cobrar a un cliente?' es la pregunta del millón, a veces incluso literalmente. El precio es siempre un elemento que los diseñadores no pueden ignorar y, en función de la experiencia, la competencia, el nivel de servicio (especialmente la velocidad del servicio) y la ubicación, los diseñadores pueden decidir el precio.

Aunque el precio parece ser fijo para ciertos proyectos, siempre es negociable. Los diseñadores tienden a pensar que negociar es parte de su juego, pero la mayoría de las veces, los clientes simplemente se niegan a hacerlo. Sin embargo, la mayoría de los diseñadores consideran que el proceso de negociación es práctico porque lo ayuda a comunicarse mejor con su cliente y crear un impacto positivo en su relación con él o ella, una situación en la que ambas partes ganan.

La usuaria de Hiveage y fundadora de RC Design, Rachel Christmas, dijo:

La parte más importante de facturar a los clientes de diseño gráfico es ser muy directo sobre los costos para que no haya sorpresas y no subestimar su talento al hacerlo. Me aseguro de ser muy detallado en cada elemento de línea (investigación, ediciones, costos directos del diseñador incurridos) para que se den cuenta del valor total del servicio.

Habiendo dicho eso, el diseño es una profesión que necesita muchas habilidades y talentos. Lleva años dominar su ojo para elegir la combinación de colores perfecta o dibujar el diseño ideal. Por eso es importante que cobres lo que realmente vales: no te limites a la percepción de que perderás a tus clientes si cobras una tarifa más alta. Nunca es fácil trabajar con clientes que demandan siempre la opción más económica. Negocie su precio, o incluso ofrezca un descuento significativo, a los usuarios con los que considere más valioso retener como sus clientes.

2. Crear mejores términos

Cuando un cliente inicialmente se pone en contacto con usted para obtener sus detalles, no garantiza que obtendrá el proyecto. Para asegurar el trato, debe establecer los términos y condiciones de pago adecuados para su cliente: debe hacer su propia investigación para crear una cotización/estimación que brinde información clara a su cliente sobre sus términos. Lo más importante es que esos términos también deben reflejar sus habilidades y talentos.

Según este artículo, estos son algunos de los términos básicos que debes incluir en un presupuesto:

• tu precio final
• Fecha de vencimiento del pago
• Tipo de pago
• Cargo por pagos atrasados
• Contrareembolso: ¿total o parcial?
• Número de revisiones incluidas
• Politica de reembolso

Mencionar estos términos importantes evitará confusiones y sorpresas durante el proyecto. Es más probable que le paguen tarde (o tal vez ni siquiera un centavo) si sigue sorprendiendo a su cliente con adiciones tardías.

Establecer expectativas claras con su cliente es esencial para una relación proveedor/cliente feliz y saludable. Por lo tanto, el paso más importante que debe seguir un diseñador al facturar a un cliente es ser claro en lo que se incluye en el proyecto para el que se factura. Cosas como qué formatos de archivo se entregarán, cuántas rondas de revisiones se incluyen y los términos de pago son solo algunos de los elementos que debe mencionar al entregar su factura. Cuanto más franco y directo sea sobre lo que se incluye, menos espacio habrá para la falta de comunicación y las suposiciones falsas. Al final, cuanto más detallada sea tu factura, mejor.

En O Design siempre incluimos una nota personalizada en el pie de página de nuestra factura. Esta nota agradece al cliente por su negocio y refuerza los métodos y condiciones de pago preferidos. Creemos que esto nos ayuda con los pagos puntuales de nuestros clientes y la nota personalizada ayuda a demostrar que valoramos su clientela.

Tener condiciones de pago adecuadas desde el principio garantizará una relación saludable con sus clientes, dijo Kay Mankoo de Delve Design:

Los términos de pago le permitirán a su cliente saber exactamente cómo y cuándo espera el pago. Estos términos deben incluir si factura por hora o por proyecto cuando un cliente necesita pagarle y las consecuencias que enfrenta si no cumple con una fecha de pago. Como empresa, necesitamos un flujo de efectivo constante, y establecer nuestras condiciones de pago de esta manera en nuestro proceso de facturación realmente nos ayuda a recibir el pago a tiempo.

Permita una cierta cantidad de tiempo a partir de esa fecha para que los clientes realicen el pago, y sea claro si hay algún cargo en caso de que no paguen a tiempo. Esto ayuda a todos a saber exactamente qué se espera y cuándo, y significa que es mucho más probable que le paguen a tiempo ya que ha establecido una fecha específica. Me gusta que mis clientes sepan que también les enviaré una factura con un poco de anticipación, ¡para que nada sea una sorpresa!

3. Elija un servicio de facturación en línea

El uso de un software de facturación en línea para diseñadores lo ayudará a verificar el estado de sus facturas sobre la marcha y le permitirá administrarlas de manera eficiente. Subirse a bordo con dichos servicios siempre acelerará sus tareas relacionadas con la facturación. A diferencia de mantener hojas de cálculo o documentos manuales, un servicio en línea brinda una mejor organización y una alta precisión a sus datos financieros al tiempo que reduce significativamente tanto el costo como el tiempo. Hiveage es un servicio de facturación en línea fácil de usar con potentes funciones que lo ayudarán a enviar facturas y presupuestos, realizar un seguimiento del tiempo, los gastos y el kilometraje, utilizando una única plataforma.

4. Diseñe facturas de aspecto profesional

¿Por qué no usar sus asombrosas habilidades de diseño para crear una factura que se vea hermosa? Una factura bien documentada con un diseño elegante pero simple no solo lo marcará como un gran diseñador sino también como una persona de negocios bien organizada con perspicacia profesional. Tómese unos minutos de su apretada agenda para afinar su diseño. Tu factura habla de ti y de tu marca: no lo tomes a la ligera.

Una buena factura debe reflejar con claridad todo lo que se comprometió a entregar durante un proyecto. Los artículos enumerados deben ser familiares para el cliente, de lo contrario, podrían encontrarse con algo por lo que no estuvo de acuerdo en que se le cobrara. No hace falta decir que un buen sistema de facturación solo funciona si la comunicación que conduce a él se realiza correctamente. Es por eso que un diseñador siempre debe trabajar en una estimación, propuesta o declaración de trabajo perfectamente clara. Ese primer paso hará que la facturación sea muy sencilla cuando el trabajo esté terminado.

Crear una buena experiencia para los clientes no solo termina cuando termina el trabajo; los mensajes que escribimos en nuestras facturas son otra oportunidad para conectar con nuestros clientes. Me gusta personalizar los mensajes que incluyo cuando envío una factura. Hacerles saber a los clientes que espero volver a trabajar con ellos y que estoy entusiasmado con sus proyectos es un paso hacia la construcción de una relación más sólida.

5. Prepara facturas rápidamente

Después de un proyecto de diseño agitado, a muchos diseñadores les encantaría tomarse un merecido descanso. Lo que suele pasar con estos largos descansos es que los diseñadores tienden a olvidarse de la factura que tenían que enviar unos días atrás al cliente. Esto dará lugar a retrasos en los pagos y desagradables enfrentamientos con el cliente. La única culpa la tienes tú porque no enviaste la factura a tiempo.

Para Arika Yager de Arika Kay Designs, la facturación ha sido una lucha durante bastante tiempo. Después de tantas pruebas y errores, descubrió la importancia de completar una factura en ese momento en lugar de esperar mucho tiempo:

Descubrí que cuando alguien me pide un presupuesto o asumo un proyecto, es importante para mí sentarme esa noche y crear la factura. El paso más importante es facturar regularmente. Una vez que se crea, lo envío o espero hasta que esté más avanzado en mi proceso y requiero el pago antes de completarlo.

Muchos diseñadores sugieren que debe comenzar a trabajar en su factura antes de terminarla. Obviamente, no se vería 100% completo, pero solo tomaría de 10 a 15 minutos de su tiempo agregar el resto de los detalles al finalizar el proyecto. También es mejor que su flujo de efectivo facture rápidamente y cobre el dinero de su cliente.

La diseñadora y usuaria de Hiveage, Margaret Weinberg, considera importante tener un cronograma de facturación y cumplirlo.

En el pasado, lo posponía porque sentía que se interponía en mi trabajo creativo. Sin embargo, la procrastinación en la facturación es un perjuicio para mis clientes y, en última instancia, puede desacreditar mi estatus como profesional, lo que resulta en clientes molestos y falta de pago. Ahora hago un esfuerzo concertado para facturar mensualmente y facturar a los clientes inmediatamente si lo solicitan. Es tan importante como cualquier fecha límite de diseño.

6. Asegúrate de agregar todos los detalles necesarios

Facilita a tus clientes la búsqueda de tus datos agregándolos en el cuerpo del correo electrónico. Asegúrese de incluirlos también en la factura para que les sea fácil pagarle rápidamente.

Algunos de los detalles que debe agregar en la factura:

• Los detalles de su cuenta bancaria
• Términos de pago
• Fecha de vencimiento del pago
• Cargos por pagos atrasados

Los detalles relevantes en una factura crean una plataforma para una mejor comunicación entre usted y el cliente. Si el cliente está evitando sus pagos, esos mismos detalles pueden usarse con fines legales.

“El paso más importante para facturar a mis clientes por mi negocio de diseño es una descripción detallada de los elementos de facturación. Desea eliminar cualquier misterio que rodee el proceso de diseño y optimización describiendo completamente qué trabajo realizó, cuánto tiempo llevó realizar el trabajo y cuánto será el cargo”.

En la factura, debe mencionar qué servicios se han realizado para el cliente y los cargos de esos servicios también. Para el cliente, mostrará claramente lo que has hecho por él, lo ayudará a identificar los elementos que le han facturado y lo que ya ha pagado. Para ti, te ayudará a administrar tus registros y conocer los detalles de los clientes que ya han sido facturados.

Millicent Flynn, fundadora de Millicent Design, compartió sus pensamientos sobre ser claro sobre los detalles que compartirá con su cliente.

El paso más importante al facturar a un cliente es justificar el valor de sus servicios comunicando claramente lo que se ha logrado en la descripción de la factura. Debemos recordar que nuestros clientes no son diseñadores y pueden disputar su factura si creen que no está entregando resultados inmediatos. Desde la generación de ideas hasta la investigación de mercado y la conceptualización, inclúyalo todo. Esto ayudará al cliente a reconocer el proceso y el valor del diseño. ¡Es menos probable que impugnen su factura y es más probable que paguen a tiempo!

Lo más importante es ser transparente. El cliente debe poder reproducir lo que está pagando, por lo que siempre incluyo una breve descripción del paquete de trabajo por el que estoy cobrando al cliente. Si utilizo un sistema de emisión de boletos como JIRA, siempre hago referencia al número de boleto en la descripción, para que pueda obtener la descripción completa en el sistema de emisión de boletos.

Jason Bumblis de Pacer Studios dijo que la facturación detallada seguramente ha ayudado a su organización a recibir pagos más rápido.

“El paso más importante al facturar a un cliente es tomarse el tiempo y brindar detalles. A nadie le gusta pagar cuando no está seguro de lo que está pagando. A lo largo de los años, hemos descubierto que cuando nos detallamos con nuestra facturación, nos pagan más rápido y resulta en menos consultas de los clientes sobre para qué son los cargos”.

Es muy importante detallar sus servicios en una factura. No se limite a decir 'trabajo de diseño': los clientes quieren saber exactamente por lo que están pagando.

Un artículo en Entrepreneur analiza la importancia de poner todos los detalles necesarios en una factura, usando el lenguaje correcto. Puede reducir significativamente su tiempo para recibir el pago y también crea una conexión con su cliente, define un proceso para recibir el pago y elimina los obstáculos que de otro modo dificultarían el pago.

[Un presupuesto] proporciona al cliente un alcance preciso de lo que debe pagar. Además, esto (con suerte) aliviará cualquier confusión o ambigüedad en cuanto a cuáles son las expectativas y deberes del diseñador y, por supuesto, qué está pagando el cliente. En esencia, elimina las conjeturas y encuentro que los clientes están más inclinados a remitir el pago cuando saben exactamente lo que están recibiendo.

7. Facilita el pago de tus clientes

Proporcione a sus clientes la capacidad de completar el pago tan pronto como reciban la factura. Cuando agrega todos los detalles relevantes en la factura como se mencionó anteriormente, es solo cuestión de tiempo que reciba su pago en su cuenta bancaria.

Elisa Gutiérrez de Elisa Design recomendó que el pago se divida en diferentes elementos en diferentes etapas de facturación. Aquí está lo que ella dijo:

Por ejemplo, si el pago se divide en tres partes, se esperará el primer pago cuando se haya aprobado la dirección del diseño. Entonces, inmediatamente después de que se haya aprobado la dirección de diseño, se debe enviar una notificación al cliente, avisándole que se enviará la primera factura y que vence de inmediato. El segundo pago se facturará cuando se presente la primera prueba completa del proyecto. De nuevo, se podría enviar una nota previa a la presentación del comprobante, alertando al cliente que se le enviará una nueva factura. Y finalmente, el pago final se facturará una vez que los archivos estén aprobados y listos, pero antes de que los archivos se hayan enviado a la imprenta.

¿Por qué no probar un método de pago en línea? Puede habilitar fácilmente una pasarela de pago en su factura para que sea más conveniente para su cliente pagarle. Habilitar estas pasarelas le permitirá realizar pagos con tarjeta de crédito o domiciliación bancaria sin tener que configurar ningún servicio especial con su banco. Hiveage admite varias pasarelas de pago en línea y le permite aceptar pagos en línea de sus usuarios.

8. Seguimiento para evitar pagos atrasados

Al hacer un negocio, te encuentras con clientes que son bastante laxos con el pago de sus facturas, y otra banda de ellos que desaparecerá sin pagar nada. Es bastante frustrante.

Cuando sus facturas impagas se acercan a sus fechas de vencimiento, este artículo en Vandelay Design le sugiere que se tome un momento para hacer un seguimiento con el cliente, recordarle y ver si el pago está en camino o si hay algún problema. Solo envíales un correo electrónico informal. Pregúnteles cómo están y recuérdeles su pago muy educadamente, usando palabras como 'por favor' y 'gracias'. También puede hacer un seguimiento con una llamada telefónica cortés. No seas grosero y pidas dinero: solo conversa amigablemente con ellos y aprovecha el momento perfecto para recordar el pago.

Ramón Thompson de Newsaturday Design Studio dijo:

Los clientes, a diferencia de nosotros, se preocupan por un millón de otras cosas relacionadas con su negocio. Es útil enviar un recordatorio para ayudar a mantener su factura en la mente, lo que reduce la posibilidad de que se pierda un pago. He tenido clientes que me agradecen por enviar recordatorios e insisten en que siga haciéndolo porque se olvidarán.

Si todo esto no funciona, sea muy firme y solicite el pago. No olvides recordarles la rapidez con la que les prestaste tu servicio sin preguntas y lo mismo debes hacer al momento de pagarte por los servicios ofrecidos.

Conclusión: facturación en línea para pagos más rápidos

La facturación no solo lo ayuda a hacer crecer su negocio y recibir pagos a tiempo como diseñador, sino que también genera profesionalismo al hacer negocios con sus clientes. En este artículo, profundizamos en 8 consejos simples pero efectivos que todo diseñador debe seguir para recibir el pago a tiempo mediante la facturación adecuada a sus clientes. Están:

1. Decidir sobre una estrategia de precios
2. Crea términos y condiciones prácticos para tus clientes
3. Optar por un servicio de facturación en línea
4. Diseña hermosas facturas
5. Actúe con prontitud para completar las facturas
6. Agregar todos los detalles relevantes
7. Habilitar métodos de pago fáciles
8. Seguimiento del progreso del pago

¿Tiene algún otro consejo que haga que la facturación sea una experiencia agradable para los diseñadores? ¡Háganos saber sus pensamientos en la sección de comentarios a continuación!