Cómo detallar las facturas para mejorar la claridad

Sus facturas son obviamente la ruta para que le paguen, pero si no se detallan correctamente, podría retrasar el pago e invitar a consultas de sus clientes, a veces incluso resultando en cuentas por cobrar vencidas. Al igual que un camino lleno de obstáculos, cada obstáculo le impide obtener el dinero que tanto le costó ganar.

Sin embargo, al implementar algunos consejos simples, puede asegurarse de que sus facturas sean claras, detalladas y, lo que es más importante, pagadas a tiempo. Luego puede pasar al siguiente trabajo, donde el ciclo comienza nuevamente.

En este artículo, discutiremos cómo desglosar correctamente y brindaremos algunos consejos útiles para crear una factura detallada. ¡Empecemos!

Los beneficios de desglosar correctamente sus facturas

Antes de continuar, analicemos qué es la 'desglose'. En términos muy simples, significa describir el trabajo que ha realizado y proporcionar un costo. En otras palabras, es un desglose de lo que ha completado, con un costo asociado para cada uno:

Solo a partir de esa breve descripción, probablemente pueda deducir por qué la desglose es una bendición para sus clientes y usuarios. Por un lado, pueden ver exactamente lo que están pagando y cómo se distribuye el costo. Esto hace que el pago de una factura sea súper rápido para ellos, ya que simplemente necesitan mirar la factura e iniciar el pago.

Sin embargo, si bien el pago puntual es un beneficio, también puede simplificar la resolución de conflictos. Por ejemplo, todas las consultas, excepto las más complejas, no deberían requerir más que un vistazo para resolverse dado el nivel de detalle que proporcionará. La factura debe mostrar exactamente qué trabajo realizó y el desglose de costos. Cualquier cosa menos resultará en un proceso de resolución prolongado.

Cree una factura detallada para mayor claridad

Le complacerá saber que crear una factura detallada es un proceso simple y se basa en algunos consejos de sentido común. ¡Aquí hay solo tres de ellos!

1. Ofrezca descripciones directas y comprensibles

Primero, una barrera principal para aceptar el pago de un cliente o un cliente son las descripciones poco claras. Después de todo, si una línea simplemente dice "Obras prestadas", hay poco que decirle al cliente a qué se refiere realmente y si el cargo es correcto. Esto tiene un efecto colateral, porque se le pedirá que brinde claridad, lo que puede causar demoras innecesarias.

En resumen, todo en una factura debe centrarse en ofrecer al cliente una acción: pagar su factura. Esto significa que deberían poder responder a las preguntas ¿Es correcto el costo de este trabajo? y ¿Entiendo lo que estoy pagando? Si esas respuestas son "No" en cualquier caso, sus descripciones necesitan algo de trabajo.

Afortunadamente, esta es una solución fácil. Le recomendamos que proporcione tantos detalles como pueda en una sola línea. Por supuesto, esto depende del trabajo que haya realizado, pero también recomendamos dividir las tareas más grandes en subentradas fáciles de entender.

2. Dividir proyectos más grandes en partes detalladas más pequeñas

Muy a menudo, no completará solo uno o dos trabajos pequeños para un cliente, sino un proyecto más grande compuesto por muchas subtareas. Dependiendo del trabajo en sí, no hay nada de malo en simplemente mantener el proyecto en una sola línea, especialmente si ya acordó el costo total.

Sin embargo, dividir el proyecto en varias entradas con un precio acorde le permite a su cliente ver dos cosas:

• El trabajo exacto que has hecho.
• Cuánto cuesta cada tarea.

Además de garantizar un pago rápido, esto tiene otro beneficio. Al desglosar cada tarea en un proyecto, el cliente podría verse tentado a extender el trabajo con usted según el precio individual de cada tarea.

Además, también pueden presupuestar proyectos futuros internamente sin involucrarlo inicialmente. También hay un beneficio al obtener esos presupuestos aprobados por los superiores.

La buena noticia es que si tiene el resto de su desglose en orden, dividir un proyecto en sus componentes debería ser muy fácil. Sin embargo, puede iniciar este proceso desde el principio con la funcionalidad de estimación de Hiveage:

Aquí, puede proporcionar un presupuesto detallado a su cliente desde el principio y convertirlo en una factura al final de un proyecto. Al detallar al principio, puede emitir una factura completa en segundos, lo que proporciona otro camino claro hacia una factura depositada.

3. No olvide detallar sus costos también

Finalmente, tenemos un elemento de desglose que quizás no haya considerado anteriormente. Si bien las tareas que completa deben estar completamente detalladas, también debe estarlo el costo de esas tareas.

En pocas palabras, al desglosar el costo con la facturación detallada, el cliente no solo podrá ver el precio total de cada entrada, sino también la tarifa basada en el tiempo, si corresponde, junto con cualquier costo unitario asociado con el trabajo.

Como hemos insinuado a lo largo de este artículo, brindarle al cliente la mayor cantidad de información posible lo libera para pagar una factura. Un desglose completo de costos es solo otro aspecto que puede ayudar.

Sin embargo, la creación de facturas detalladas requiere algo de reflexión. Sin duda, deberá mostrar el total general de la entrada en cuestión, pero el desglose de ese total depende de su nicho o negocio. Por lo general, incluirá algunos de los siguientes:

• Una cantidad unitaria, si vende productos o servicios en múltiplos.
• El cargo basado en el tiempo, como una tarifa por hora (si es un trabajador independiente o creativo)
• La tarifa por unidad, que por lo general se relaciona con las dos anteriores.

La buena noticia es que la mayoría del software de facturación que vale la pena brinda la capacidad de desglosar los costos en unidades y tarifas, por lo que, independientemente de la solución que elija, podrá crear una factura detallada sin problemas.

Conclusión: cómo usar una plantilla de factura detallada

Cuanto más fácil le facilite a su cliente pagar, más rápido crecerán sus ingresos. Detallar sus facturas para una claridad absoluta puede ayudar a garantizar que el proceso de pago se realice sin problemas. Después de todo, sin un desglose claro del trabajo que ha realizado, un cliente tendrá que resolver consultas, lo que es una pérdida para ambas partes.

En esta publicación, hemos analizado cómo detallar sus facturas para mejorar la claridad. Creemos que hay tres consejos a seguir:

1. Asegúrese de que las descripciones de cada tarea o trabajo sean claras y fáciles de entender.
2. Es posible que deba dividir proyectos más grandes en tareas más pequeñas.
3. Detalla los costos de un trabajo para ayudar a tus clientes a determinar si se les está cobrando correctamente.

¿Tiene algún consejo para ofrecer una facturación clara y detallada? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!