Cientos de profesionales del cuidado del césped confían en Connecteam para sus necesidades empresariales y de gestión diarias

Dirigir un negocio de cuidado del césped requiere que esté al tanto de varias tareas en todo momento. Desde la comunicación con el personal y los clientes hasta el mantenimiento del equipo y la programación de horarios y la comercialización de su negocio, la lista es interminable. Y también estás a merced del clima, por ejemplo, si cae un fuerte aguacero, no puedes podar el césped.

Básicamente, estás deseando más horas en el día para hacer frente a cada tarea. Es precisamente por eso que decidimos entrevistar a cientos de profesionales del cuidado del césped que utilizan Connecteam todos los días para abordar estos desafíos comunes del día a día. Este blog muestra las mejores prácticas para ayudar a superar estos desafíos.

Retos a los que se enfrentaban las empresas de cuidado del césped antes de Connecteam:

• Un horario organizado que funciona en todos los ámbitos.

“Siento que pierdo mucho tiempo creando el horario de trabajo, ni siquiera es una de mis responsabilidades principales, pero siempre ocupa todo mi tiempo”.

"Si llama un empleado, pierdo mucho tiempo para encontrar un reemplazo porque estoy buscando en el horario y desenterrando la información de contacto de un posible reemplazo; es bastante agotador".

• Comunicarme efectivamente con mi equipo.

“Comunicar actualizaciones y anuncios con mi equipo consume mucho tiempo y no es un proceso fluido: desde enviar un correo electrónico o mensaje de texto hasta organizar una conferencia telefónica, pierdo mucho tiempo”.

"Si envío un mensaje, no tengo forma de rastrear quién abrió y leyó el mensaje, lo que significa que no sé si todos están alineados".

• Seguimiento de listas de verificación e informes

“Administrar y realizar un seguimiento de los informes de reparación de equipos puede llevar horas o días. Siempre es un desastre pasar por eso. Y si detecto un error, se necesita aún más tiempo para hacerlo”.

“Hay muchos archivos en papel que necesito revisar, por lo que es difícil entender si todo se hizo de la manera correcta y a tiempo”.

• Seguimiento preciso del tiempo

“El seguimiento del tiempo y la nómina pueden llevar uno o dos días enteros porque estoy revisando cientos de hojas de Excel o garabatos en papel. La mayoría de las veces, atrapo un error. Necesito una forma más eficiente de controlar el tiempo”.

“Siempre estoy jugando al ping pong con mis empleados porque pueden ocurrir errores o necesito que alguien se ocupe de más horas o siempre hay preguntas sobre las horas extra”.

• Formación de nuevos empleados

“Lleva mucho tiempo traer a mi equipo a una sesión de capacitación; no solo es una molestia encontrar un día que funcione para todos, sino que, a menudo, a mis empleados no les gusta perder un día para aprender un nuevo método. Y para ser honesto, ¡no me gusta organizar estos días!”

“En el cuidado del césped, tengo muchos empleados temporales y de temporada y, por lo general, la gente renuncia dentro de los primeros tres meses. Eso significa que pierdo mucho tiempo y recursos incorporando y capacitando a mi personal. Lo que realmente quiero es una manera eficiente y rápida de realizar el entrenamiento”.

Cómo Connecteam lo ayuda a enfrentar desafíos comunes

Automatice las listas de verificación y los informes diarios

Las empresas de cuidado del césped se basan en listas de verificación e informes para mantener las operaciones diarias, de modo que se reduzca la fricción, se automatice el flujo de información y se pueda obtener una mejor supervisión. Las listas de verificación y los informes típicos creados en Connecteam incluyen:

• Ticket de orden de reparación
• Pedido de existencias
• Informe de resumen del servicio
• Reporte de incidente
• Informe de accidente de vehículo
• Reembolso de gastos
• Revisión del desempeño de los empleados

Además, todas las entradas enviadas por los empleados se registran digitalmente, se pueden enviar automáticamente a una dirección de correo electrónico predefinida como una copia en PDF y se pueden exportar en una hoja de Excel.

programación de trabajos

Las empresas de cuidado del césped están constantemente manejando necesidades de programación complejas, pero con Connecteam, es una tarea mucho más fácil de administrar:

• Asigne empleados a las llamadas de servicio según las diferentes ubicaciones y las necesidades del cliente.
• Mantenga registros de las horas de entrada y salida y la ubicación con sellos de GPS.
• Los empleados pueden agregar notas de turno y comentarios para obtener más explicaciones cuando sea necesario.
• Permita que los empleados acepten y rechacen turnos.

Seguimiento preciso del tiempo

Cuando se trata de un seguimiento preciso del tiempo y hojas de nómina, las empresas de cuidado del césped utilizan Connecteam para garantizar que sea un proceso fluido.

• Para el fichaje de entrada y salida de turnos con sello de ubicación GPS.
• Envío de notificaciones automáticas para recordar a los empleados que registren su entrada o salida.
• Utilice notas y etiquetas para abordar necesidades específicas (como filtrar por cliente o fechas específicas).
• Exportar hojas de nómina, por turno o en total.
• Ver hojas de tiempo actuales y pasadas.
• Solicitud de tiempo libre: los empleados reciben una alerta en el momento en que se aprueba o deniega una solicitud.

Optimización de la comunicación

Es esencial que los profesionales del cuidado del césped se comuniquen al instante, pero no es una tarea fácil de completar. Sin embargo, las herramientas de comunicación de Connecteam hacen que esto sea más fácil de lograr.

• Directorio de empleados: encuentre fácilmente los datos de contacto correctos de compañeros de trabajo, gerentes y más.Simplemente busque por nombre, puesto de trabajo, departamento y más.
• Grupos y canales de chat: optimice la comunicación diaria de manera fácil y eficiente, chatee sobre el empleado del mes, las malas condiciones climáticas, la mejor ruta al lugar de trabajo, excelentes reseñas de clientes y más.Inicie un chat uno a uno o cree grupos específicos separados por ubicación, habilidades, etc.
• Notificaciones automáticas y actualizaciones en tiempo real: envíe anuncios formales e informales, incluidos cambios de servicio, actualizaciones de recursos humanos, anuncios, distribución de información, informes de seguridad y más.
• Encuestas periódicas: ya sea una simple encuesta de retroalimentación de dos preguntas o una sólida encuesta de satisfacción de los empleados, los gerentes de cuidado del césped usan Connecteam para permitir que los empleados compartan sus comentarios con facilidad y eficiencia.
• Buzón de sugerencias: facilita que los miembros del equipo compartan sus ideas y pensamientos en tiempo real.

Todas las herramientas de comunicación también facilitan impulsar el compromiso de los empleados, ya que los empleados están al frente y al centro.

Hacer de la seguridad y la conciencia una prioridad

Connecteam facilita que las empresas de cuidado del césped aumenten la conciencia y los estándares, ya que la seguridad es un aspecto crucial en las operaciones diarias.

• Informes rápidos y sencillos : los empleados pueden enviar informes al instante mientras están en movimiento para que el gerente correspondiente pueda evaluar y responder en tiempo real.Por ejemplo, informar de un incidente.
• Recursos digitales de seguridad : asegúrese de que los protocolos de seguridad, los consejos y los recursos estén disponibles con solo tocar un botón, incluidos materiales clave como "lecciones aprendidas", hallazgos de incidentes y consejos de seguridad periódicos.
• Capacitación en seguridad continua : los gerentes necesitan saber quién ha terminado un curso o prueba e incluso pueden enviar recordatorios a aquellos que no han terminado una sesión de capacitación en seguridad requerida.Esto ayuda a garantizar que todos los profesionales del cuidado del césped tengan las habilidades necesarias de manera continua.
• La seguridad es lo primero: es fácil distribuir y comunicar actualizaciones y protocolos relacionados con la seguridad, como informes de búsqueda de incidentes, actualizaciones de procedimientos en tiempo real o factores de riesgo como condiciones climáticas adversas o rutas cerradas.

Los protocolos de la empresa están disponibles al instante

Las empresas de cuidado del césped deben tener material de recurso común disponible al instante para todos los miembros del equipo para garantizar el cumplimiento:

• Procedimientos operativos estándar (POE)
• Protocolos de seguridad y emergencia
• Manual del Empleado
• Código ético
• Política de acoso sexual
• Política de uniformes

Capacitar a todos los empleados

Con Connecteam, los gerentes de cuidado del césped ofrecen capacitación a través de la aplicación para garantizar que los empleados sean contactados regularmente. Además, puede realizar un seguimiento del progreso y ejecutar la capacitación en cualquier momento y los empleados pueden completar el material en su propio tiempo.

• Formación en seguridad y salud
• Capacitación sobre acoso sexual
• Uso y mantenimiento de equipos
• Prueba y cuestionarios.

Sin embargo, no se trata solo de incorporar nuevos empleados, sino también de mejorar las habilidades profesionales de sus empleados "superiores" de forma continua para evitar lagunas de conocimiento.

Connecteam es una aplicación para empleados todo en uno con múltiples capacidades diseñada para ayudar a escalar su negocio. Además, ¡el increíble precio hace que elegir Connecteam sea una elección fácil! Comience su prueba gratuita ahora y no dude en enviarnos un mensaje a [email protected] .