Enrutamiento de clientes potenciales: las mejores prácticas para garantizar la calidad de los datos de clientes potenciales

Comencemos con un escenario simple para comprender el enrutamiento de prospectos.

Alguien visita su sitio web y completa un formulario de contacto para saber más. Tarda un par de días en responderles con un correo electrónico personalizado porque tomó tiempo para que el cliente potencial se asignara a un representante. Sin embargo, el daño ya está hecho: el plomo ya no responde.

¿Mala suerte? No exactamente.

Claramente, el tiempo de respuesta es un factor crítico para asegurar sus clientes potenciales de ventas. Y una de las principales causas de los largos tiempos de respuesta es la falta de sistemas eficientes de enrutamiento de clientes potenciales.

¿Qué es el enrutamiento de clientes potenciales?

El enrutamiento de prospectos, o distribución de prospectos, es el proceso de distribución de prospectos entrantes entre sus representantes de ventas.

Si sus campos de datos están dañados con información incorrecta o insuficiente, es posible que deba limpiarlos antes de poder asignarlos a sus representantes. Esto retrasa el proceso de enrutamiento de clientes potenciales y evita respuestas oportunas cruciales.

Veamos los factores clave que determinan las reglas del enrutamiento de clientes potenciales y exploremos una solución para acelerar el proceso.

Configuración de reglas de enrutamiento o asignación de clientes potenciales

El enrutamiento de clientes potenciales puede parecer simple. Pero hay más de una forma en que puede salir mal dado que cada empresa tiene sus propias reglas específicas de asignación de clientes potenciales. Lo último que querrías es que los prospectos equivocados terminen con las repeticiones equivocadas.

Entonces, veamos algunas de las reglas y criterios del enrutamiento de prospectos.

1. Enrutamiento de prospectos por zona horaria y geografía

Si un cliente potencial es de la región de América del Norte (NA), debe asignarse a un representante que trabaje en la zona horaria estadounidense. Del mismo modo, dado que hay equipos separados para manejar los clientes potenciales de ventas de varias regiones, este cliente potencial específico debe enrutarse a un representante encargado de manejar la región NA específicamente.

2. Enrutamiento de prospectos por tamaño

Los clientes potenciales provienen de cuentas de diferentes tamaños. Por lo tanto, si hay equipos separados dentro de su organización para manejar cuentas con varios tamaños de empleados, es posible que los clientes potenciales de cuentas más grandes deban enrutarse a los equipos que manejan el segmento empresarial, mientras que otros deben enrutarse al equipo que maneja el segmento SMB.

3. Enrutamiento de prospectos por puntuación de prospectos

La puntuación de clientes potenciales es el proceso de asignar valores numéricos o "puntuaciones" a los clientes potenciales sobre la base de su valor percibido para su negocio. Un sistema ideal de enrutamiento de clientes potenciales prioriza los clientes potenciales de ventas con las puntuaciones más altas. Esto maximiza la eficiencia y minimiza las oportunidades perdidas.

4. Enrutamiento de prospectos por disponibilidad  

El enrutamiento de clientes potenciales también debe tener en cuenta la disponibilidad de sus representantes y asignar clientes potenciales en consecuencia. Si sus representantes están de licencia o ocupados con varios clientes potenciales, agregar un nuevo cliente potencial en su plato podría no ser la mejor idea.

4 mejores prácticas clave de enrutamiento de clientes potenciales

#1 Golpea mientras el hierro está caliente

Los clientes potenciales son más cálidos cuando acaban de completar un formulario o interactúan con el contenido de su sitio. Y pueden enfriarse sorprendentemente rápido. Si no se establece un sistema para llegar a nuevos clientes potenciales a tiempo, se puede perder una cantidad abrumadora de oportunidades.

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Un estudio reciente de Harvard Business Review encontró que las empresas que se acercaron a los clientes potenciales dentro de una hora tenían siete veces más probabilidades de calificar el cliente potencial que aquellas que se comunicaron durante la segunda hora, y más de 60 veces más probabilidades que aquellas que se comunicaron 24. horas después.

¡Uf! Eso requiere un enrutamiento de clientes potenciales bastante rápido de su parte.

Cuanto antes asigne el cliente potencial a un representante, antes podrá su representante comunicarse con el nuevo cliente potencial y es más probable que califique el cliente potencial.

#2 Tener tecnología bien integrada en su lugar

Los clientes potenciales provienen de una variedad de fuentes. Pueden provenir de sus campañas de marketing, campañas de redes sociales, contenido del sitio web, páginas de destino, anuncios, fuentes de terceros o formularios web.

Para un enrutamiento eficaz de clientes potenciales, debe asegurarse de no perder ninguna fuente clave de clientes potenciales. Esto significa que debe asegurarse de que haya un sistema tecnológico bien integrado para que pueda capturar datos de clientes potenciales de todas las fuentes posibles.

No dejes piedra sin remover.

#3 Sea flexible con sus reglas de enrutamiento de clientes potenciales

En la sección anterior, hablamos sobre la definición de reglas de enrutamiento de clientes potenciales para sus clientes potenciales entrantes. Los clientes potenciales tienen varios atributos variables como el tamaño, la ubicación geográfica, la industria y el valor que pueden determinar su enrutamiento.

Si bien puede parecer innecesario alterar un sistema de enrutamiento de clientes potenciales que ya es eficiente, eso puede ser contraproducente en industrias volátiles. Las empresas pueden ser adquiridas, fusionadas, financiadas o aumentar los objetivos de ingresos. En escenarios como estos, mantenerse flexible y abierto a los cambios en las reglas de enrutamiento de clientes potenciales es una estrategia mejor que elegir continuar como está.

#4 Mantenga la higiene de los datos

La mala higiene de los datos es la forma más fácil de interrumpir sus sistemas de enrutamiento de clientes potenciales. No importa cuán estrictas sean sus reglas de enrutamiento de clientes potenciales: sin datos precisos, sus clientes potenciales no solo pueden hacer perder el tiempo a sus representantes, sino que también pueden crear una confusión innecesaria.

Echemos un vistazo a cómo puede suceder esto.

Cómo los datos inexactos destrozan sus sistemas de enrutamiento de clientes potenciales

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• Un cliente potencial de una cuenta empresarial podría terminar con un representante de un equipo que maneja cuentas SMB.
• Un cliente potencial de la zona horaria asiática podría terminar con un representante trabajando en las zonas horarias europea o americana.
• Un cliente existente que está a punto de vencer puede confundirse con un cliente potencial nuevo y terminar con el equipo de ventas en lugar del equipo de éxito del cliente.
• Se podría asignar un cliente potencial a un representante que no está disponible en este momento, lo que podría hacer que se enfríe y, gradualmente, se convierta en una oportunidad perdida.
• Un cliente potencial podría relacionarse con la cuenta incorrecta y su representante podría terminar contactándolo con detalles incorrectos en el correo electrónico, lo que reflejaría mal su marca.

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Cómo Slintel proporciona datos precisos para sus necesidades de enrutamiento de clientes potenciales

Datos precisos de clientes potenciales

En el encabezado anterior, exploramos las formas en que los datos inexactos pueden causar confusión interna y caos al hacer que los prospectos incorrectos se asignen a los representantes incorrectos.

Sin embargo, el uso de un proveedor de datos de clientes potenciales como Slintel puede ayudar a garantizar la calidad de la información de clientes potenciales en su CRM.

Desde una perspectiva de operaciones, los datos precisos nos ayudan a crear algoritmos de enrutamiento para calificar/descalificar un cliente potencial en la parte superior del túnel y pasar solo clientes potenciales calificados como MQL al equipo de desarrollo de ventas.

Básicamente, los datos precisos son directamente proporcionales a los MQL de calidad. También ahorra tiempo al alejar los clientes potenciales de bajo nivel.

—Jason Dsouza, asociado sénior, RevOps en 6sense

Slintel realiza un seguimiento de más de 286 millones de perfiles de clientes potenciales de más de 14,5 millones de empresas de todo el mundo y recopila datos de clientes potenciales precisos para proporcionar información a los equipos de ventas y marketing.

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Enriquecimiento de prospectos

Los datos incorrectos no tienen por qué ser necesariamente el único factor que contribuye a una mala higiene de los datos. Los datos incompletos también pueden generar oportunidades perdidas. Y su mejor apuesta para corregir los campos incompletos en los datos de su cliente potencial es enriqueciéndolos con la información adecuada.

Como se mencionó anteriormente, los clientes potenciales se enfrían increíblemente rápido. Necesita comunicarse con ellos dentro de una hora. Y tendrá poco tiempo para el enrutamiento manual de clientes potenciales, y mucho menos para el enriquecimiento manual de clientes potenciales.

Es por eso que está mucho mejor con el enriquecimiento automático de Slintel.

La base de datos de Slintel no solo puede enriquecer los campos de datos faltantes con información precisa, sino también actualizar los campos existentes con los datos más relevantes, especialmente datos tecnológicos.

Con la calidad de la información de sus clientes potenciales garantizada, puede enrutar sus clientes potenciales a los equipos correctos sin demoras innecesarias.

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Bonificación: ¡Aumenta tus posibilidades!

¿Qué pasa si te comunicas con un cliente potencial pero no responde? ¿O simplemente lo dirigen a otra persona que trabaja dentro de la organización?

Ninguno de los resultados es favorable, ya que de todos modos estás perdiendo un tiempo precioso.

Sin embargo, Slintel puede ayudarlo a encontrar múltiples clientes potenciales dentro de la misma cuenta. Con varios clientes potenciales para contactar, puede asegurarse de comunicarse con el más relevante con la más alta autoridad para tomar decisiones para tener una mejor oportunidad de calificarlos y cerrar un trato con ellos.

No más retrasos

Con la calidad de sus clientes potenciales pulida a la perfección, ya no tiene que preocuparse por los obstáculos en sus procesos de enrutamiento de clientes potenciales. El representante correcto obtiene el prospecto correcto y usted llega a comunicarse con él a tiempo.

Para obtener más información sobre cómo le brindamos la información de clientes potenciales más precisa y le indicamos los clientes potenciales de alta intención en su TG, consulte nuestra página de información de clientes potenciales.