Cómo administrar cuentas por cobrar vencidas

Hacer que sus facturas se paguen puntualmente es un buen sentido comercial, por lo que también hay un cambio hacia la automatización con el software de facturación en la nube. Después de todo, el dinero en el banco significa que las persianas permanecen cerradas y le brinda una base desde la cual puede hacer crecer la empresa.

Teniendo esto en cuenta, la gestión de sus 'cuentas por cobrar antiguas' es una parte clave del manejo de su flujo de efectivo. Es tradicionalmente un proceso práctico, que implica el tiempo dedicado a ponerse en contacto con los clientes y seguir los pagos. Administrar estas facturas vencidas y comunicarse con los clientes puede ser engorroso, pero de vital importancia para el bienestar financiero de su empresa. Una solución como Hiveage puede ayudarlo a optimizar ese proceso, permitiéndole dedicar sus recursos a otras áreas más productivas.

Esta publicación analizará las cuentas por cobrar antiguas y discutirá por qué es importante mantenerse al tanto de ellas. Finalmente, veremos cómo administrar sus cuentas por cobrar antiguas y presentaremos la útil funcionalidad de Hiveage. ¡Empecemos!

Qué son las cuentas por cobrar antiguas (y su diferencia con los deudores antiguos)

Sus cuentas por cobrar antiguas son esencialmente una lista de sus facturas pendientes actuales de los clientes por los productos y servicios entregados. También puede verlo denominado "cuentas por cobrar".

Otra forma de pensar en esto es que las cuentas por cobrar son directamente opuestas a las "cuentas por pagar". Si bien sus clientes marcarán una transacción como cuentas por pagar, usted la marcará como cuentas por cobrar (hasta que se pague).

Es importante administrar sus cuentas por cobrar antiguas, ya que pueden ser un indicador clave de la "salud" financiera general, tanto para usted como para sus clientes. Con frecuencia observará sus cuentas por cobrar vencidas a través de los informes de antigüedad de cuentas por cobrar , que ofrecen un desglose de su lista de deudores actual organizada en "fragmentos" mensuales.

En este punto, aclaremos algo rápidamente para evitar confusiones entre una serie de términos similares, sobre todo 'deudores mayores' y 'deudores comerciales'. Si bien existen ligeras diferencias, a veces se usan indistintamente. En pocas palabras, estamos hablando de deudas pendientes que deben pagarse, de las que hablaremos con más profundidad a lo largo de este artículo.

Por qué debe mantenerse al tanto de sus cuentas por cobrar vencidas

Está muy bien conocer sus cuentas por cobrar vencidas actuales, pero tener la motivación para administrarlas de manera efectiva es otro asunto. Obviamente, debe recibir un pago por los productos y servicios que brinda, pero hay varias consideraciones adicionales más allá de eso.

Como mencionamos anteriormente, el análisis de informes sobre sus cuentas por cobrar antiguas puede ayudarlo a desarrollar su estrategia y enfoque comercial general. Vale la pena reiterar que mirar sus cuentas por cobrar antiguas puede brindarle un resumen rápido de la salud financiera de su negocio, simplemente porque cuanto mayores son las cuentas por cobrar en relación con sus ingresos, peor se encuentra.

Sin embargo, también puede obtener información de calidad sobre la situación financiera de su cliente. Por ejemplo, el riesgo crediticio es algo que se puede evaluar fácilmente, basándose simplemente en la antigüedad de cada cuenta por cobrar. Si observa que un cliente es un moroso crónico, puede comenzar a reevaluar la relación laboral, lo que podría tener un impacto positivo en su flujo de efectivo a mediano plazo.

Cómo administrar cuentas por cobrar vencidas

La forma de administrar sus cuentas por cobrar antiguas sin duda se basará en su lista actual de deudores y procesos internos. Sin embargo, es un proceso más fácil ahora que nunca, dada la gran cantidad de consejos útiles y soluciones disponibles.

Antes de entrar en soluciones, vale la pena resumir algunas de las mejores prácticas globales que pueden ayudarlo a administrar su lista de cuentas por cobrar:

• Configure recordatorios para seguir los pagos pendientes, incluso si se trata de una entrada manual en el calendario.
• Después de esto, también querrás ser rápido. Es importante comenzar su proceso de cobro en el mismo momento todos los meses, por ejemplo, 14 días después de la facturación.
• Utilice un tono y una voz profesionales pero firmes (PDF) cuando trate con sus deudores.

Solo para tocar más este último punto, si bien desea demostrar que tiene que dar un paso adicional para recuperar los ingresos, aún no ha recibido ese dinero. Tratar mal a los clientes no traerá una resolución más rápida e incluso podría retrasar aún más el proceso.

Informe de antigüedad de cuentas por cobrar

Por supuesto, sin informes sólidos y confiables, es poco lo que puede hacer para perseguir a los deudores. Ahí es donde Hiveage puede ayudar. Por ejemplo, encontrará el informe Antigüedad de las cuentas increíblemente útil (y fundamental) para su estrategia:

Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar proporciona una lista de clientes de cuentas por cobrar en un formato estándar, desglosado en bloques de 30 días. Verá una lista de clientes y un total monetario de los montos pendientes durante el período seleccionado. También hay algunos gráficos visuales útiles para ayudarlo a ver dónde están sus deudas actuales, de un vistazo.

Si desea profundizar en el destino de sus montos pendientes actuales, Hiveage también incluye muchos otros informes para ayudarlo. Si bien no todos están estrictamente relacionados con las cuentas por cobrar, proporcionarán información complementaria para brindar una descripción general del riesgo crediticio de un cliente actual. Entre estos, el informe dedicado de Cuentas por cobrar obviamente será el más útil.

Conclusión

Independientemente de cómo los llame, sus cuentas por cobrar antiguas deben conciliarse. El monto 'bloqueado' en las facturas impagas podría ser sustancial si lo ignora, lo que ejerce presión sobre otras áreas de su negocio para tener éxito en una mayor capacidad.

Por supuesto, el éxito siempre debe ser una meta, pero no debe basarse en si tiene un borrón y cuenta nueva en lo que respecta a su lista de deudores. Afortunadamente, Hiveage incluye una excelente funcionalidad lista para usar, como los informes del tablero de cuentas por cobrar y los informes de antigüedad, lo que significa que puede volver a lo que mejor sabe hacer: desarrollar su negocio.

¿Qué problemas debe enfrentar al administrar sus cuentas por cobrar antiguas? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!

Preguntas frecuentes sobre cuentas por cobrar vencidas

¿Qué es un informe de antigüedad de cuentas por cobrar?

La antigüedad de las cuentas por cobrar es un informe periódico que clasifica las cuentas por cobrar de una empresa según el tiempo que ha estado pendiente una factura.

¿Qué son las cuentas por cobrar y por pagar antiguas?

Sus cuentas por cobrar antiguas son esencialmente una lista de sus facturas de clientes pendientes de pago por productos y servicios entregados. Las cuentas por pagar antiguas son todo lo contrario: son las facturas que ha recibido de los proveedores que están pendientes de pago.

¿Los deudores antiguos son lo mismo que las cuentas por cobrar antiguas?

Sí, ambos son iguales.