Gestión de las finanzas de las pequeñas empresas: mejores prácticas

Dirigir una pequeña empresa es un trabajo duro. Hay tantas cosas de las que hacer un seguimiento, desde ventas y marketing hasta desarrollo de productos y personal. Pero uno de los aspectos más importantes de la propiedad de una pequeña empresa es la gestión financiera. Proteger su inversión significa prestar la debida atención a los detalles financieros.

Las prácticas eficientes de administración financiera no solo ayudarán a aumentar sus ganancias, sino que su diligencia también puede protegerlo a usted y a su personal de problemas de cumplimiento y problemas legales. Esos hábitos también pueden proporcionar una importante red de seguridad financiera durante circunstancias difíciles, como . . . una pandemia mundial!

Protegiendo su resultado final

Vigilar de cerca el flujo de efectivo, los costos y los ingresos es imprescindible para cualquier empresa que busque aumentar las ganancias, expandirse, crecer y contratar ayuda adicional. Las organizaciones sin fines de lucro también requieren una vigilancia cuidadosa de las donaciones, los dólares de las subvenciones y todos los demás flujos de ingresos para mantener la transparencia y dar cuenta de una auditoría o investigación.

Si no comprende estas métricas financieras fundamentales, existen ciertos riesgos obvios: si su empresa tiene inversores, usted es responsable de proporcionarles la información financiera solicitada como propietario o administrador. Además de esto, la mala gestión de los fondos puede dar lugar a una escasez de flujo de efectivo que puede causar interrupciones en la cadena de suministro o retrasos en la obtención de suministros de sus proveedores.

Mejores prácticas para administrar las finanzas de las pequeñas empresas

No es necesariamente difícil mantener un presupuesto para su negocio, pero requiere esfuerzo y dedicación. Eso podría explicar de alguna manera cómo más de la mitad de las pequeñas empresas no logran sobrevivir su quinto año en el negocio. Los siguientes son algunos consejos que puede seguir para asegurar el éxito financiero a largo plazo de su negocio:

preparar un presupuesto

Un presupuesto le permite realizar un seguimiento de cada bit de dinero que entra y sale de su negocio. Para comenzar, haga una lista de todas las fuentes de ingresos mensuales previstas, como ventas, intereses sobre inversiones, ingresos por alquiler de propiedades, etc. Los datos de ingresos se pueden encontrar en su estado de pérdidas y ganancias, que se analizará con mayor profundidad más adelante.

Luego, haga una lista separada de los gastos que anticipa que tendrá su negocio de manera regular. Las compras de inventario, la nómina, las primas de seguros, los impuestos, los servicios públicos, las tarifas y los pagos de deudas son solo algunos de los gastos que pueden incluirse en esta categoría.

Aprenda los conceptos básicos de facturación y contabilidad

La contabilidad es el proceso de realizar un seguimiento de todas las transacciones financieras realizadas por una empresa durante un período de tiempo, generalmente mensual. Puede optar por llevar la contabilidad de la manera tradicional, utilizando un libro mayor físico.

También tiene la opción de adoptar un software de facturación basado en la nube como Hiveage. Incluso tenemos un plan gratuito que es ideal para pequeñas empresas que recién comienzan. Algunos dueños de negocios optan por subcontratar toda esta tarea a un tenedor de libros competente que podría trabajar como contratista o empleado a tiempo parcial.

Mantenga un registro del flujo de efectivo

Un registro de seguimiento de sus gastos es un componente vital para la administración del dinero. Según un estudio, hasta el 82% de las empresas fallidas culpan a las dificultades de flujo de caja por su fracaso. Desafortunadamente, esto ha demostrado ser demasiado común con la actual pandemia de COVID-19.

El estado de flujo de efectivo es un informe financiero que detalla cuánto dinero se gastó y con qué propósito durante un período de tiempo determinado. Ayuda en la prevención de sobregiros de cuentas bancarias sin sentido, gastos excesivos y hemorragia de activos líquidos. Las hojas de trabajo de flujo de efectivo están disponibles en línea, al igual que los presupuestos de las empresas.

Preparar un Estado de Pérdidas y Ganancias

Un estado de pérdidas y ganancias analiza los ingresos, las ganancias y las pérdidas totales de su empresa durante un período de tiempo determinado (por ejemplo, trimestralmente, anualmente). La declaración es crucial para obtener capital de trabajo o solicitar un préstamo comercial. También es fundamental para las empresas con inversores o accionistas, ya que proporciona un panorama financiero completo. Asegúrese de mantenerlo actualizado regularmente para que esté listo para usar cuando sea necesario.

Mantenga su hoja de balance

El balance de una empresa es un documento que realiza un seguimiento de sus activos, pasivos y patrimonio. El documento también es crucial para mantenerlo actualizado, y el objetivo general es equilibrar los activos con los pasivos más el capital. Los prestamistas e inversores prestan atención a este documento, así que asegúrese de actualizarlo regularmente a medida que cambien sus finanzas.

Pronostique sus finanzas

¿Cuál es su percepción del futuro cercano para el negocio? Es fundamental tener una buena idea de hacia dónde se dirige para que pueda tomar decisiones informadas sobre si es o no el momento de solicitar un préstamo, así como si es o no el momento de reducir los gastos.

Hay varios métodos diferentes para preparar una previsión de ingresos. Cuando recién está comenzando, puede ser útil trabajar con un profesional experimentado para familiarizarse con este enfoque.

Organizar lo básico

Cuando se trata de gestión financiera, su lista de tareas pendientes puede parecer abrumadora. Estas son algunas cosas básicas que puede cuidar para aumentar la organización, la eficiencia y el cumplimiento.

1. Obtenga su identificación fiscal para la empresa: como pequeña empresa, probablemente le gustaría que la empresa existiera como una entidad propia. Consulte las normas de sus jurisdicciones para conocer los detalles. En los EE. UU., por ejemplo, puede comenzar por obtener un EIN del IRS.
2. Tenga una cuenta bancaria separada: todos los fondos comerciales deben mantenerse completamente separados de los fondos personales. Siguiendo el ejemplo anterior, una vez que haya recibido su EIN, abra una cuenta corriente comercial en un banco con el que se sienta cómodo para hacerlo. Este es un paso crítico: se pueden evitar muchos problemas fiscales manteniendo las finanzas de su empresa separadas de las personales.
3. Configura correctamente la nómina: si tienes personal, debes ser extremadamente cuidadoso al establecer correctamente la nómina. Considere también desarrollar un manual del empleado para reducir al mínimo los conflictos en el lugar de trabajo (incluidas las políticas relacionadas con el tiempo libre pagado, las bonificaciones y otros temas).
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Tenga en cuenta que su país, estado o gobierno local puede tener legislación comercial adicional que debe seguir, como obtener una licencia comercial o someterse a una inspección. Conocer estos requisitos hará que todo el proceso de gestión financiera sea más claro para usted y también evitará sanciones y multas innecesarias.