La guía definitiva para gestionar empleados remotos

Publicado: 2022-09-07

Antes de la pandemia, el trabajo remoto a menudo se consideraba un beneficio, ofrecido por un número limitado de empleadores en circunstancias limitadas. Ahora, se ha convertido en la norma y parece continuar, con un estudio reciente de Mercer que encontró que el 83% de los empleadores tienen la intención de continuar brindando trabajo remoto a mayor escala después de la pandemia.

Sin embargo, la gestión de empleados remotos requiere un enfoque diferente a las estrategias tradicionales basadas en la oficina. En este artículo, echamos un vistazo a los desafíos y oportunidades que presenta el modelo de trabajo remoto y cómo administrar trabajadores remotos y empleados externos.

El trabajo remoto presenta desafíos

Los desafíos de administrar empleados remotos incluyen:

  • Falta de interacción cara a cara . La forma en que los empleados se relacionan con sus colegas y gerentes cambia inevitablemente cuando trabajan de forma remota. Sin las interacciones diarias alrededor del enfriador de agua, los empleados remotos pueden sentirse aislados, lo que afecta su compromiso y motivación. Desde una perspectiva de gestión, la falta de interacción en persona puede parecer una barrera para monitorear la productividad.
  • “Fatiga del zoom”. Si bien las videollamadas pueden solucionar la falta de interacción directa, pasar horas en reuniones de equipos virtuales puede ser igual de perjudicial. El término "fatiga de zoom" se acuñó varios meses después de la pandemia para describir los impactos negativos del uso continuo de videos. En una encuesta, más del 49% de los encuestados reportaron agotamiento como resultado del uso de la cámara web. Las políticas generales de “cámara encendida” también pueden hacer que los empleados sientan que están siendo observados, creando una sensación de desconfianza.
  • Debilitamiento de los lazos del equipo . Los empleados suelen valorar sus conversaciones espontáneas, interacciones sociales y relaciones profesionales con sus colegas. Pero existe el riesgo de que estos lazos se debiliten cuando se trabaja de forma remota, acentuado por el aislamiento social que puede crear el cambio al trabajo remoto. Estos factores pueden socavar el sentido de pertenencia de un empleado a su equipo y organización.
  • Problemas de comunicación . Un entorno de trabajo remoto deja menos espacio para la comunicación rápida e improvisada que ocurre en una oficina cuando los empleados quieren buscar una aclaración de un colega o supervisor. Incluso con la tecnología, existe la posibilidad de que se pasen por alto los mensajes instantáneos o los correos electrónicos. El proceso de recopilación de información puede llevar más tiempo, lo que puede ser frustrante para los empleados y afectar la productividad. Especialmente cuando tiene equipos que trabajan en diferentes zonas horarias, administrar con éxito a los miembros remotos del equipo puede convertirse en un desafío.
  • distracciones La distracción de trabajar desde un entorno doméstico suele ser una de las principales preocupaciones de la dirección con respecto al trabajo remoto. Las tareas del hogar, las entregas y el cuidado de los niños pueden interrumpir la jornada laboral de un empleado y afectar su compromiso.

Pero también ofrece oportunidades

Por otro lado, el trabajo remoto también ofrece a las organizaciones varias oportunidades, tales como:

  • Posibles reducciones de costos. El trabajo remoto reduce los gastos generales asociados con el mantenimiento de una oficina física, como la electricidad, los suministros de papelería, la limpieza y los gastos de viaje. Como resultado, las organizaciones pueden mudarse a espacios más pequeños o prescindir por completo de una oficina. El trabajo remoto también reduce la huella de carbono de una organización, al reducir las emisiones de dióxido de carbono de los desplazamientos, el uso de energía y la eliminación de desechos sólidos.
  • Aumenta la productividad . Es un error común pensar que los trabajadores remotos son menos productivos que los que están en el sitio. Los trabajadores remotos son generalmente más felices debido a la mayor libertad, flexibilidad y autonomía que tienen. La falta de desplazamiento juega un papel importante en esto: un estudio encontró que el 79% de los encuestados mencionaron evitar el desplazamiento como el mayor beneficio del trabajo remoto. Como resultado, el 52% de los empleadores informan una mejora en la productividad de los empleados desde que trabajan de forma remota.
  • Aumenta la satisfacción laboral y el compromiso de los empleados . El trabajo remoto se ha relacionado con una mayor satisfacción laboral. Es más probable que los empleados satisfechos permanezcan más tiempo en su organización, lo que reduce las tasas de deserción y ahorra dinero a la organización en general. La flexibilidad del trabajo remoto también aumenta el compromiso de los empleados, con lugares de trabajo comprometidos que disfrutan de un 41 % menos de ausentismo y un 21 % más de rentabilidad.
  • Acceso a una fuerza laboral más diversa. El trabajo remoto permite a los empleadores acceder a un grupo de talentos más amplio, lo que brinda a las organizaciones más opciones para encontrar a la persona adecuada para el trabajo. Con el 54% de los trabajadores diciendo que cambiarían de trabajo por la opción de trabajar de forma remota, el trabajo remoto también es una estrategia clave para atraer y retener talento.

8 estrategias para gestionar eficazmente a los empleados remotos

Al comienzo de la pandemia, más de 7 de cada 10 empleadores informaron que tenían dificultades para adaptarse al trabajo remoto. Estos son algunos consejos para administrar equipos remotos.

Desarrollar una política de trabajo remoto

Una política de trabajo remoto proporciona un marco sobre cómo y cuándo se gestionará el trabajo remoto en su organización. Establece quién puede trabajar de forma remota, los procesos de aprobación relevantes y cómo se gestionará el trabajo remoto dentro de un equipo.

Si opera un modelo de trabajo híbrido, su política también debe explicar las instancias en las que los empleados deben estar presentes en la oficina, por ejemplo, por razones prácticas o de seguridad.

La comunicación es clave

Al comunicarse con un equipo remoto, no puede adoptar un enfoque único para todos. En su lugar, adáptese a los estilos de comunicación de los empleados individuales. Algunos pueden necesitar contacto diario, mientras que otros solo necesitan conectarse una vez a la semana o cuando surge un problema en particular.

Al igual que trabajar en un entorno de oficina, deberá tener conversaciones difíciles en algún momento con sus empleados remotos, por ejemplo, en torno a la gestión del rendimiento o cuestiones disciplinarias. Existe la posibilidad de que estas conversaciones se tornen en forma de pera cuando se depende de la tecnología y en ausencia de señales no verbales.

Es por eso que debe utilizar una variedad de herramientas diferentes para comunicarse con y entre sus empleados. Las videollamadas son buenas para conversaciones más delicadas, mientras que la mensajería instantánea puede ser útil para trabajar en un proyecto colaborativo o compartir información urgente.

Establecer expectativas claras

Para abordar cualquier inquietud sobre la productividad, debe establecer expectativas claras sobre los arreglos de trabajo remoto y el rendimiento del trabajo de los empleados. Sea claro acerca de los plazos, las prioridades y los hitos, y asegúrese de estar disponible para responder cualquier pregunta que puedan tener sus empleados.

Luego puede monitorear estos objetivos, ya sea formal o informalmente. En lugar de estar al tanto, el seguimiento del desempeño de los empleados lo ayuda a identificar cualquier problema potencial, como el agotamiento. Luego puede abordar el problema tanto a nivel organizacional como individual, cuando sea necesario.

Planificar la interacción del equipo

Para superar la falta de interacción en persona, dedique tiempo a la formación de equipos y la interacción dentro de su equipo remoto. Esta puede ser una reunión de equipo regular que comienza con una charla informal, un ejercicio de creación de equipo dedicado o una puesta al día social, como una prueba del viernes por la tarde.

Guíese por los comentarios de sus empleados al planificar la interacción del equipo, en términos de la frecuencia con la que quieren reunirse y si quieren usar su cámara. Los eventos se pueden realizar por teléfono o por correo electrónico, mensajes o llamadas de videoconferencia. No tienen que ser largos: para evitar la fatiga de Zoom, los más cortos pueden ser más efectivos.

La mejor forma de gestionar empleados remotos

Mantén a tus empleados conectados e informados fácilmente donde sea que estén a través de tu propia aplicación de comunicación.

Aprende más

Proporcionar las herramientas adecuadas

Los empleados remotos necesitan tener las herramientas necesarias para hacer su trabajo. Asegúrese de que tengan el mismo acceso a la tecnología y los activos físicos que los empleados en el sitio, con ajustes realizados cuando sea necesario para reflejar las realidades prácticas del trabajo remoto.

Esto incluye acceso digital a manuales de políticas y procedimientos, plantillas, archivos de clientes y software, incluidas herramientas de programación y conferencias. También pueden ser necesarias herramientas físicas, como una computadora portátil, una impresora y una tarjeta de crédito corporativa.

Diferentes empleados requieren diferentes recursos, especialmente cuando se trata de herramientas de comunicación, así que responda a sus necesidades individuales.

Realizar controles periódicos

Además de los eventos de equipo, también debe programar controles individuales regulares con los empleados. Si bien puede ajustar la frecuencia y la duración de estos para adaptarse a las necesidades del equipo y del individuo, la previsibilidad es clave, así que siga adelante con cualquier registro programado.

Llegar a los empleados individualmente le permite evaluar su bienestar general, identificar cualquier problema que estén experimentando y responder cualquier pregunta que puedan tener. También comunica su valor y ayuda a mantenerlos motivados.

Estos registros son una buena fuente de comentarios para desarrollar y perfeccionar su enfoque para administrar su equipo remoto. De vez en cuando, también puede distribuir una breve encuesta a los empleados para que puedan brindar comentarios anónimos sobre la experiencia de trabajar desde casa.

Crea y comparte formularios y encuestas con tus empleados en un instante.

Aprende más

Comparta consejos de trabajo remoto

Una buena manera de motivar a los empleados y crear un sentido de unión es recopilar y compartir consejos de empleados con experiencia trabajando de forma remota, por ejemplo, a través de un video testimonial o correo electrónico.

Pueden proporcionar información y consejos para la gestión del tiempo, estrategias para abordar el aislamiento social y mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal mientras se trabaja desde casa.

Celebre el éxito de los empleados

Un análisis de Gallup encontró que los empleados que se sienten infravalorados y subestimados tienen el doble de probabilidades de decir que renunciarán en los próximos 12 meses, y los desafíos del trabajo remoto pueden amplificar este sentimiento. Al administrar un equipo remoto, el reconocimiento sigue siendo una parte importante de la estrategia de retención de empleados de una organización.

Encuentre formas de celebrar los logros individuales y de equipo de forma remota, como enviar un correo electrónico de agradecimiento a su equipo, saludar a un empleado en una de sus reuniones regulares de equipo o enviar un paquete de atención.

La conclusión sobre la gestión de un equipo remoto

El mejor enfoque para administrar un equipo remoto es ser paciente y flexible: una estrategia exitosa de trabajo remoto debe ajustarse para satisfacer las necesidades individuales de los miembros de su equipo.

Al adoptar los consejos anteriores, puede estar seguro de que sus empleados remotos están trabajando de manera efectiva y asegurarse de evitar caer en la trampa de la microgestión.