Cómo realizar una reunión anual de estrategia de marketing (agenda incluida)

¿Estás creando una estrategia de marketing para el año? ¿Quiere organizar una sesión con su equipo que lo prepare para el éxito a medida que avanza trimestre tras trimestre ejecutando su plan? Durante los últimos 15 años, he ayudado a todos, desde empresas Fortune 500 hasta nuevas empresas emergentes, a planificar sus estrategias de marketing. En este artículo, compartiré con usted los componentes clave de una sesión de planificación de marketing exitosa y la agenda de la reunión anual de marketing que puede utilizar para prepararse para el éxito.

Algunos de los principios clave descritos en esta agenda tienen sus raíces en metodologías de planificación organizacional de programas como EOS y Traction. Los principios del marketing tienen sus raíces en las estrategias de crecimiento de algunas de las empresas más exitosas de los últimos 10 años y las estrategias, palancas y canales de crecimiento que utilizaron para generar un crecimiento exponencial.

¿El objetivo de todo esto?

Para ayudarle a convertir su visión de marketing en realidad.

Saltemos a ello:

¿Qué es una visión de marketing?

Alinearse con una visión de marketing como equipo de marketing es fundamental para garantizar estrategias coherentes y efectivas que impulsen resultados.

Una visión unificada actúa como la estrella del norte, guiando cada campaña, contenido e interacción con el público objetivo. Sin esta alineación, los equipos pueden fragmentarse, y cada miembro o subgrupo trabaja para lograr objetivos diferentes, lo que genera mensajes contradictorios y un uso ineficiente de los recursos.

Una visión compartida garantiza que cada miembro del equipo comprenda el objetivo más amplio, fomentando la colaboración, mejorando la creatividad y garantizando que todos los esfuerzos se canalicen hacia un objetivo común. No sólo agiliza la toma de decisiones, sino que también infunde un sentido de propósito y dirección, vital para mantener la motivación y lograr el éxito a largo plazo.

Por qué las personas son la parte más importante del marketing

Comprender a las personas y las funciones principales dentro de un equipo de marketing es fundamental para el éxito de cualquier esfuerzo de marketing. Cada miembro de un equipo de marketing aporta habilidades, perspectivas y experiencias únicas que pueden influir en gran medida en la dirección y los resultados de las campañas.

Reconocer y aprovechar estas fortalezas individuales garantiza que el equipo opere a su máximo potencial. Además, comprender las funciones centrales (ABM, contenido, SEO, redes sociales, generación de demanda, marketing de productos, etc.) es crucial porque proporciona claridad sobre las funciones, las responsabilidades y el flujo de procesos. Una revisión anual garantiza que la estructura y las funciones del equipo sigan siendo relevantes y optimizadas para el entorno actual.

La importancia de los comentarios de los clientes

Los comentarios de los clientes y del equipo de ventas son invaluables para los equipos de marketing a medida que elaboran sus estrategias y planes. Por un lado, los clientes, al ser usuarios finales de un producto o servicio, ofrecen información directa sobre qué resuena, qué necesita mejorar y dónde podría haber brechas en el mercado. Sus comentarios proporcionan una prueba de fuego en el mundo real para las iniciativas de marketing, asegurando que las campañas no sólo sean creativas sino también efectivas y relevantes.

Por otro lado, el equipo de ventas, que opera en la primera línea de las operaciones comerciales, posee una comprensión única de los comportamientos, objeciones y necesidades de los clientes. Sus conocimientos pueden resaltar oportunidades o desafíos potenciales que podrían no ser evidentes de inmediato para el equipo de marketing.

Cómo facilitar una sesión anual de planificación de marketing

Concéntrese en estos ocho componentes mientras se prepara para organizar una sesión anual de planificación de marketing:

1. Preparación previa a la reunión

Tienes que trabajar un poco antes de la reunión para que sea un éxito. Aquí hay algunas cosas clave a considerar e implementar antes de organizar su reunión de planificación:

1.1. Establezca una fecha con al menos dos meses de anticipación para garantizar la máxima asistencia.

1.2. Reserva un lugar adecuado, asegurándote de que esté equipado con la tecnología necesaria (proyectores, micrófonos, etc.).

1.3. Envíe invitaciones de calendario con la fecha, hora, lugar y una breve descripción de los objetivos de la reunión.

1.4. Asigne un equipo para preparar materiales de presentación para cada punto de la agenda.

1.5. Recopile datos preliminares, comentarios o informes que se discutirán durante la reunión.

1.6. Envíe la agenda finalizada a todos los participantes al menos dos semanas antes de la reunión.

2. Inicio de la reunión

Una vez que comienza la reunión, debe comenzar con algunas reglas básicas y detalles.

2.1. Comience con una breve nota de bienvenida, reiterando la importancia de la reunión.

2.2. Proporcione una descripción general del horario del día.

2.3. Establezca reglas básicas para la reunión (por ejemplo, un orador a la vez, respetar todas las opiniones, etc.).

3. Facilitar los puntos de la agenda

La mayor parte de la sesión será facilitada por usted o un consultor de marketing especializado en este tipo de actividades.

3.1. Comience con el componente de visión. Permita que el presentador lidere, pero asegúrese de que las discusiones sigan el rumbo.

3.2. Asigne franjas horarias específicas para cada componente y respételas. Si las discusiones se prolongan, anote el tema y muévalo a un espacio de “discusión abierta” al final.

3.3. Fomente la participación de todos los miembros del equipo, garantizando que se escuchen las diversas perspectivas.

3.4. Documente decisiones clave, elementos de acción y responsabilidades para cada punto de la agenda.

4. Descansos y networking

Mantenga a todos frescos tomando descansos durante el día para socializar y tomar refrigerios.

4.1. Asegure descansos oportunos para mantener al equipo actualizado.

4.2. Anime a los miembros del equipo a establecer contactos y discutir informalmente durante los descansos, fomentando la cohesión del equipo y la colaboración multifuncional.

5. Recopilación de comentarios

Mantenga notas y documentación importantes durante toda la sesión.

5.1. Después de analizar el ciclo de retroalimentación, distribuya formularios de retroalimentación o realice una sesión de retroalimentación en vivo utilizando herramientas como Mentimeter o Miro.

5.2. Asegúrese de que los comentarios sean específicos, procesables y estén relacionados con los esfuerzos de marketing.

6. Colaboración con Ventas

Involucre a miembros de su equipo fuera del departamento de marketing para obtener mejores conocimientos sobre las luchas y los dolores de los clientes.

6.1. Invite a miembros clave del equipo de ventas para que brinden ideas y comentarios.

6.2. Facilitar una discusión conjunta entre marketing y ventas para asegurar la alineación en estrategias y objetivos.

7. Clausura de la reunión

Concluya la reunión con claridad en todo el equipo y apoyo a los esfuerzos clave.

7.1. Resumir decisiones clave, elementos de acción y responsabilidades.

7.2. Discuta los próximos pasos y cualquier reunión o tarea de seguimiento.

7.3. Agradecer a los asistentes por su participación y aportes.

8. Acciones posteriores a la reunión

Una vez finalizada la reunión, es importante seguir todos los pasos siguientes y asegurarse de que las personas rindan cuentas de las cosas que prometieron que harían.

8.1. Distribuya las actas de la reunión, incluidas las decisiones, los elementos de acción y las responsabilidades, a todos los participantes dentro de una semana.

8.2. Establezca reuniones o tareas de seguimiento basadas en las decisiones tomadas durante la reunión.

8.3. Archive todos los materiales de presentación y notas en una ubicación centralizada accesible para el equipo.

Agenda para una sesión anual de planificación de marketing

El siguiente es un ejemplo de agenda para una sesión anual de planificación de marketing:

Día 1: Visión, Personas y Datos

8:30 AM – 9:00 AM: Desayuno y Networking

9:00 a. m. – 9:15 a. m.: Palabras de apertura

9:15 a. m. – 10:15 a. m.: Componente de visión

• Propósito: Definir el propósito principal de los esfuerzos de marketing en 2024.
• Nicho: identificar el público objetivo o segmento de la industria
• Objetivos a largo plazo: establecer objetivos para el primer, segundo, tercer y cuarto trimestre
• Visión: Ambiciones para Y2 y Y3

10:15 – 10:30: Descanso

10:30 a. m. – 11:30 a. m.: Componente de personas

• Personas adecuadas: formar un equipo alineado con los valores de la empresa
• Asientos correctos: alineación de roles con fortalezas
• Tecnología adecuada: herramientas tecnológicas para el equipo
• Proveedores adecuados: aumentar las habilidades del equipo

11:30 a. m. – 12:30 p. m.: Componente de datos

• Cuadro de mando: descripción general de métricas clave
• Mensurables: métricas esenciales del marketing de contenidos

12:30 p. m. – 1:30 p. m.: pausa para el almuerzo

1:30 p.m. – 2:30 p.m.: Componente de problemas

• Lista de cuestiones: discutir los desafíos
• Resolver problemas: proceso “Identificar, discutir, resolver” (IDS)

2:30 p. m. – 3:30 p. m.: Componente del proceso

• Procesos Core: Procesos clave en marketing y ventas
• Documentado y simplificado: proceso entre el contacto y el contrato

15:30 – 15:45: Descanso

3:45 p.m. – 5:00 p.m.: Componente de tracción

• Rocas: prioridades de 90 días
• Meeting Pulse: reuniones periódicas del equipo
• Pulsación trimestral: revisión y reinicio de 90 días

Día 2: Canales de tracción, estrategia de contenido, comentarios y colaboración

8:30 AM – 9:00 AM: Desayuno y Networking

9:00 a. m. – 10:00 a. m.: Canales de tracción (de Weinberg y Mares)

• Marketing de contenidos, marketing por correo electrónico, anuncios dirigidos, SEO, anuncios gráficos y sociales, programas de afiliados, plataformas existentes, ferias comerciales

10:00 a. m. – 10:15 a. m.: descanso

10:15 a. m. – 11:15 a. m.: estrategia de contenido

• Tipos de contenido: lo que resuena en la audiencia
• Canales de distribución: dónde está la audiencia
• Compromiso: estrategias para nutrir clientes potenciales

11:15 a. m. – 12:15 p. m.: bucle de retroalimentación

• Comentarios de los clientes: perfeccionar la estrategia de contenido
• Iterar: mejora continua
• Sitios de revisión: discusión sobre G2, Capterra, Clutch, TrustRadius

12:15 p. m. – 1:15 p. m.: pausa para el almuerzo

13:15 – 14:15: Colaboración con Ventas

• Calificación del cliente potencial: Defina un cliente potencial calificado
• Contenido para ventas: ayuda al proceso de ventas

2:15 p.m. – 3:15 p.m.: Aprendizaje continuo

• Formación: Actualizar al equipo con tendencias
• Análisis de la competencia: analizar y adaptar

15:15 – 15:30: Descanso

3:30 p. m. – 4:30 p. m.: debate abierto y preguntas y respuestas

4:30 p.m. – 5:00 p.m.: Comentarios finales y próximos pasos

¿Qué debes hacer desde aquí?

Es hora de convertir esta agenda y los esfuerzos de planificación de marketing en acción. Si no se siente cómodo facilitando este tipo de reunión, comuníquese con nuestro equipo de Foundation y es posible que podamos ayudarlo a usted y a su equipo a identificar la mejor dirección para su combinación de marketing.

Recuerde: asegurarse de optimizar la reunión anual de marketing es esencial para alcanzar con éxito la visión de marketing descrita anteriormente. Con la agenda y las tareas anteriores, los especialistas en marketing pueden asegurarse de que su agenda y sus esfuerzos de planificación se desarrollen sin problemas y de manera eficiente. Podrá mantenerse al tanto de las tendencias, colaborar con los equipos de ventas y recopilar comentarios de los clientes para tomar decisiones informadas.

Y esas decisiones informadas conducirán a mejores resultados y resultados comerciales. Ve a buscarlos.