Plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión + líneas de asunto

Sujan Patel

• 23 de abril de 2023

No es ningún secreto: los altos ejecutivos y los gerentes que tienen poder de decisión están ocupados. Si está enviando correos electrónicos y llamadas en frío, enviando correos electrónicos de solicitud de reuniones de negocios o tratando de presentarles a estos prospectos sin previo aviso, es fácil que estas personas usen su apretada agenda como una excusa para ignorarlo antes de que haya tenido la oportunidad. para demostrar su valor.

Una de las mejores formas de llamar su atención es conocerlos donde ya pasan gran parte de su tiempo: en su bandeja de entrada. La persona promedio pasa más de cuatro horas a la semana leyendo, escribiendo y respondiendo correos electrónicos, por lo que es muy probable que pueda comunicarse con ellos allí.

¿Qué es un correo electrónico de solicitud de reunión?

Un correo electrónico de solicitud de reunión es cualquier correo electrónico que se envía para solicitar programar una reunión con alguien. Por lo general, preguntará si el destinatario tiene tiempo para hablar o programar una cita para hablar. Esto se aplica tanto a las reuniones virtuales como a las reuniones presenciales.

Por lo general, la reunión cubrirá temas específicos en profundidad. En muchos casos, estos son elementos procesables que requieren decisiones. Por ejemplo, alguien puede enviar un correo electrónico de solicitud de reunión en un intento de programar un tiempo para hablar sobre el presupuesto de una empresa o las iniciativas de marketing.

Por supuesto, hay muchas maneras de solicitar programar una reunión, ya sea por teléfono, en persona o por correo electrónico. Sin embargo, enviar un correo electrónico de invitación a una reunión es un método particularmente bueno porque permite a los usuarios planificar cuidadosamente sus palabras y tono, evitando cualquier error o error vergonzoso que podría ocurrir durante una conversación improvisada.

Además, enviar una solicitud de reunión por correo electrónico es una forma más fácil de realizar un seguimiento de sus planes, por lo que ambas partes pueden agregar rápidamente la hora y la fecha propuestas para la reunión en sus calendarios o volver al correo electrónico para futuras referencias.

Enviar un correo electrónico de solicitud de reunión es el primero de los pasos básicos necesarios para cumplir con el horario de una persona ocupada. Así es como puede aumentar sus posibilidades de obtener una respuesta positiva.

1. Antes de enviar un correo electrónico de solicitud de reunión
2. Automatice su secuencia de alcance
3. Plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión
4. Verifique dos veces los errores ortográficos y gramaticales
5. Seguimiento con su prospecto
6. Cómo usar plantillas de correo electrónico
7. Calentar prospectos en las redes sociales

Antes de enviar un correo electrónico de solicitud de reunión

Recuerde, las personas reciben muchos correos electrónicos, así que haga que el suyo cuente. Un correo electrónico de solicitud de reunión efectivo establece el tono para la reunión en sí. No querrás permitir que algunos errores menores (pero fáciles de cometer) te impidan obtener lo que deseas.

Cómo encontrar y verificar una dirección de correo electrónico

Primero, investigue sobre la persona a la que está enviando un correo electrónico para asegurarse de que sea con quien necesita comunicarse. Luego, si está seguro de que tiene a la persona adecuada, verifique su nombre, ortografía, cargo, nombre de la empresa e información de contacto.

Los datos de contacto inexactos desperdician el 27,3% del tiempo de los representantes de ventas cada año, y los correos electrónicos que se envían a la persona equivocada pueden significar que no se obtiene una respuesta. También pueden hacer que su credibilidad se vea afectada.

Para asegurarse de tener el correo electrónico correcto, puede usar herramientas diseñadas específicamente para la verificación de correo electrónico:

• Voila Norbert, por ejemplo, verifica los correos electrónicos para garantizar la capacidad de entrega y evitar rebotes. Lo hace comparando los correos electrónicos con una base de datos muy grande.
• Email Hunter es otra poderosa herramienta de búsqueda de correo electrónico. Si solo conoce el nombre de dominio de la empresa, simplemente ingréselo para encontrar una lista de las direcciones de correo electrónico de los empleados más el formato de correo electrónico común, como: {first}@hunter.io

A diferencia de la verificación manual, estas herramientas automatizadas pueden revisar grandes listas de correos electrónicos muy rápidamente, lo que le ahorra tiempo y al mismo tiempo garantiza que sus correos electrónicos lleguen a las personas que usted desea, y sin que su correo electrónico quede en la lista negra.

Existen muchas herramientas de verificación de correo electrónico, muchas de las cuales informan precisiones de hasta el 98% y han verificado millones de correos electrónicos.

¡COMPRUEBA, POR FAVOR!

Incluso si ha obtenido sus prospectos en otro lugar, List Cleaner de Mailshake impulsado por Voila Norbert proporciona un nivel adicional de defensa contra las direcciones de correo electrónico incorrectas.

Si está utilizando una herramienta de programación, envíese un correo electrónico de prueba para que vea exactamente lo que verá su cliente potencial y para asegurarse de que todo funciona correctamente. Debe saber qué tipo de experiencia está brindando a los destinatarios: si es demasiado difícil o confuso para ellos programar una reunión, simplemente seguirán adelante.

Duplicar en la línea de asunto

Una línea de asunto de correo electrónico es la parte más importante de su correo electrónico, pero con demasiada frecuencia, se trata como una ocurrencia tardía. Los estudios muestran que el 47% de los correos electrónicos se abren basándose únicamente en el asunto, por lo que escribir un encabezado ganador es esencial para acercarse a una reunión.

¿Cómo es una línea de asunto irresistible? Se ha demostrado que incluir la fecha de la reunión y el nombre del destinatario del correo electrónico aumenta las tasas de apertura. Además, limitar la línea de asunto a solo tres o cuatro palabras da como resultado la tasa de respuesta más alta.

EL SABOR ADECUADO

Los correos electrónicos con lenguaje difícil de leer o spam, especialmente en la línea de asunto, tienen menos probabilidades de ser leídos y es más probable que se envíen a Promociones o Spam. Email Copy Analyzer de Mailshake proporciona comentarios y sugerencias en tiempo real para mejorar la entregabilidad y la legibilidad.

Mire este breve video para aprender cómo escribir líneas de asunto y abrir una copia de correo electrónico

Automatice su secuencia de alcance

Su público objetivo puede ser amplio, por lo que si se comunica con cientos de prospectos cada semana, es imposible mantenerse al tanto de forma manual y hacer un seguimiento de todos ellos.

Es por eso que una herramienta de compromiso de ventas como Mailshake es esencial para crear una secuencia de correo electrónico de seguimiento eficaz y escalable.

Con Mailshake, puede:

• Personalice sus correos electrónicos de forma masiva con potentes funciones de combinación de correspondencia
• Responda a los clientes potenciales directamente desde su panel de control de Mailshake con Lead Catcher
• Programe correos electrónicos de seguimiento que se pausan o activan en función de si un destinatario abre un correo electrónico, hace clic en un enlace o responde
• Establezca la cantidad de tiempo entre los seguimientos (5 días entre el primer y el segundo correo electrónico, 7 días entre el segundo y el tercero, etc.), y los días y horas en que desea que se envíen (por ejemplo, entre las 8 am y las 6). p. m. de lunes a viernes)
• Optimice su copia y la estrategia general de alcance mediante pruebas A/B de diferentes líneas de asunto, cuerpo de la copia y secuencias completas de la campaña.
• Con integraciones nativas a su CRM e integraciones de terceros a cientos de herramientas de software a través de Zapier, puede automatizar aún más su alcance activando campañas cuando alguien descarga un libro electrónico, reserva una reunión o se registra para una demostración.

Si las redes sociales y el teléfono son parte de su cadencia de alcance (siga leyendo para averiguar por qué debería serlo), también puede incluir esos puntos de contacto en sus secuencias de alcance con Mailshake Sales Engagement.

En pocas palabras: cuando se hace bien, la automatización puede ser su arma secreta para programar más reuniones. Las plataformas de automatización como Mailshake pueden ayudarlo a escalar su alcance sin sacrificar la personalización o la calidad.

Plantillas de correo electrónico de solicitud de reunión

Personalice su solicitud (con ejemplos)

La personalización es una de las herramientas más poderosas (¡y gratuitas!) en su arsenal de ventas. Los compradores B2B no solo responden a la personalización, sino que también la esperan. Más del 80% de los compradores quieren que las marcas los conozcan, mientras que el 87% dice que la personalización tiene un impacto positivo en la forma en que perciben una empresa.

ORDEN ESPECIAL

La personalización es clave para el éxito del alcance del correo electrónico en frío. Utilice una combinación de correspondencia para completar nombres, empresas, premios recientes y otros detalles personales sobre sus destinatarios.

Aquí hay algunas líneas de asunto simples pero personalizadas que puede copiar y pegar en su correo electrónico de solicitud de reunión:

• ¿Tienes tiempo para hablar, Karen?
• Solicitud de un almuerzo de negocios con John
• [Su empresa] + [Su empresa] ¿Reunión?

Luego combine estas líneas de asunto con una copia de correo electrónico personalizada, como:

Hola janet,

Mi colega, John Hughes, lo recomendó como diseñador gráfico destacado. Mi empresa trabaja con diseñadores gráficos y otros creativos para ayudarlos a comercializar mejor sus servicios, y me encantaría hablar con usted sobre su trabajo y ver si puedo ayudarlo a impulsar algunos negocios a su manera.

¿Estaría disponible para una reunión rápida de café a las 9 am el lunes (mi invitación)? Avísame para el viernes si te sirve.

Hablar pronto,
laura

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CASO DE ESTUDIO

Banzai ayuda a las empresas de tecnología B2B a impulsar eventos de marketing de campo y, en un panorama abarrotado, es fundamental asegurarse de que su mensaje llegue a su público objetivo. Banzai usa Mailshake para impulsar el 80 % de la demostración de su producto. Aprende cómo lo hicieron.

Sea específico sobre su solicitud

En una nota positiva, el tiempo promedio que una persona dedica a leer un correo electrónico ha aumentado a unos 11,1 segundos (un aumento del 7 % desde 2011). Sin embargo, todavía no es mucho tiempo para causar una buena impresión, lo que significa que querrá ir directo al grano.

Deje en claro por qué quiere reunirse para que puedan hacer el mejor uso de su tiempo (y el suyo). Si tienen que pasar tiempo averiguando lo que quieres, la respuesta probablemente sea 'no'. Aquí hay un buen ejemplo de Priority Matrix:

Hola Ben,

Soy Karl de Appcues.

Fue genial hablar contigo sobre {{tema de la última comunicación}}.

Me pongo en contacto porque sé que recientemente {{algo que ellos o su empresa están haciendo}}.

Tengo algunas ideas sobre cómo podrías implementar {{tema o recurso relacionado útil}}, y creo que podría ayudarte.

¿Tiene tiempo la próxima semana para programar una llamada o tomar un café juntos?

Prometo no tomar demasiado de su tiempo. Realmente aprecio que se haya tomado su tiempo para escucharme sobre esto.

Carlos

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Haz que sea fácil decir 'Sí'

Usted es quien envía la solicitud de reunión de negocios por correo electrónico, por lo que la única responsabilidad que debe tener su cliente potencial es estar de acuerdo y presentarse. Deberá hacer la mayor parte o todo el trabajo pesado, como elegir un lugar y sugerir una fecha y hora conveniente. Cuanto menos trabajo tengan que hacer, mejor te ves y más probable es que digan 'sí'.

También debe informarles por adelantado cuánto tiempo espera que dure la reunión. Su público objetivo necesita saber cuánto tiempo está solicitando.

Evite la ambigüedad. Haga su solicitud concisa y concreta. Tendrán menos preguntas sobre la reunión y podrán tomar una decisión más informada.

Aquí hay otra muestra de correo electrónico de solicitud que puede editar para su propio uso:

Asunto: ¿Tiene tiempo para una reunión rápida?

Hola Mike,

Mi nombre es Kyle y soy el director de ventas de Career Services Inc. Noté que tiene varios puestos para cubrir en su empresa y me encantaría programar una reunión con usted para ver si una posible colaboración podría beneficiar nosotros dos. ¿Podría reunirse en su oficina o en la nuestra el próximo jueves a las 11 am?

Espero escuchar de usted. Siéntase libre de sugerir otra ubicación u hora si lo anterior no funciona para usted.

Saludos,
Kyle

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Solicitar una respuesta

Incluir una llamada a la acción al final de su correo electrónico puede completar su solicitud de reunión de negocios. Ha trabajado arduamente eligiendo a quién dirigirse, obteniendo su información de contacto, encontrando fechas, horas y lugares de reunión, y escribiendo su mensaje. No incluir una solicitud de respuesta puede sabotear todos sus esfuerzos y desanimar a los destinatarios a tomar medidas.

Aquí hay algunas maneras en que puede solicitar una respuesta a su solicitud de reunión:

• "No dude en responder directamente a este correo electrónico o llámeme al 123-456-7890".
• "Use mi Calendly para elegir el día y la hora que más le convenga".
• "¡Esperamos su respuesta!"
• "Déjame saber cómo es tu horario y partiremos de ahí".

Además, asegúrese de limitar su CTA a una sola solicitud o acción para reducir la confusión sobre qué hacer a continuación. Se ha demostrado que las llamadas a la acción individuales aumentan las tasas de respuesta en casi un 400 %. Además, elimina las conjeturas de la ecuación sobre cómo los prospectos pueden aceptar la solicitud de reunión.

AÑADIRLO AL MENÚ

Guarde sus correos electrónicos de mejor rendimiento como una plantilla para que usted y sus compañeros de equipo puedan usarlos nuevamente.

Verifique dos veces los errores ortográficos y gramaticales

Aunque las herramientas de corrección ortográfica como Grammarly pueden detectar muchas faltas de ortografía o errores gramaticales, no son infalibles. La investigación muestra que incluso un solo error en la copia de su correo electrónico puede arruinar su credibilidad.

Incluso las marcas más importantes y las empresas de alto nivel como Pepsi y General Motors no son inmunes a los errores. HubSpot publicó un resumen de errores ortográficos de alto perfil (incluido uno propio) para demostrar que nadie es perfecto. Adquiera el hábito de revisar sus correos electrónicos de solicitud de reunión (¡y todo el resto del contenido escrito, para el caso!) para que no se pierda una reunión debido a un error fácilmente evitable.

Seguimiento con su prospecto

Enviaste la solicitud de reunión de negocios perfecta y... grillos.

En primer lugar, no se asuste. Incluso con contenido urgente, es posible que no obtenga una respuesta inmediata. Hay varias razones por las que esto puede suceder:

• El destinatario no recibió o no vio su correo electrónico
• La hora, la fecha o la ubicación que especificó en su convocatoria de reunión no funcionó para ellos
• Se olvidaron de responder porque estaban ocupados.
• Borraron accidentalmente su correo electrónico o lo enviaron a la carpeta incorrecta
• no estaban interesados

No tome ninguna respuesta como una respuesta. El desinterés es solo una posible razón para hacerte fantasma. La única forma de saberlo con certeza es hacer un seguimiento con su prospecto.

Los estudios muestran que el 50% de las ventas ocurren después del quinto seguimiento, pero el 44% de los vendedores dejan de comunicarse después del primer intento. El seguimiento de sus correos electrónicos de solicitud de reunión definitivamente puede ayudarlo a asegurar más reuniones y, con suerte, las ventas que vendrán con ellas.

BUENO HASTA EL ÚLTIMO GOTEO

Agregue seguimientos automatizados a la secuencia de su campaña para asegurarse de que todos los reciban.

Este es un ejemplo de un seguimiento de convocatoria de reunión que puede modificar según sus propias necesidades:

Hola Pablo,

Solicité una reunión con usted la semana pasada, pero no he recibido noticias de nadie de su equipo. Creo que nuestras empresas pueden beneficiarse de trabajar juntas y me gustaría reunirme con usted para discutirlo.

Puedo entender si estás ocupado. Si crees que tiene sentido que hablemos, déjame saber cómo es tu calendario.

A la espera de saber de ti,
Brian

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7 formas de usar plantillas de correo electrónico en 2023

Copiar y pegar nunca funciona. Ningún representante de ventas debe esperar simplemente pegar una plantilla en un correo electrónico en blanco, intercambiar el nombre de su cliente potencial, presionar "enviar" y esperar ver resultados. Los compradores son inteligentes; pueden darse cuenta cuando están recibiendo una plantilla en lugar de un correo electrónico genuino y personalizado, y es poco probable que queden impresionados.

Entonces, ¿cómo deberías usar las plantillas? ¿En qué correos electrónicos son más adecuados para su uso? ¿Y qué grado de edición requieren para obtener los mejores resultados?

1. Las plantillas se utilizan mejor para mensajes repetibles.

Rex generalmente usa plantillas para mensajes altamente repetibles, como seguimiento de reuniones. Mismo objetivo, misma información. Pero, ¿qué pasa con los escenarios más complejos, como el alcance del correo electrónico en frío? ¿Deberías deshacerte de las plantillas por completo? Absolutamente no. Pero usarlos requiere un poco más de esfuerzo de tu parte.

2. Lo que funciona para un negocio no necesariamente funcionará para usted .

No tome esos artículos que dicen "Esta plantilla de correo electrónico generó $ 1 millón en ventas netas nuevas en tres meses" al pie de la letra. Sin duda, la copia del correo electrónico jugó un papel, pero también lo hizo la industria, el producto, el precio, la ubicación y docenas de otros factores.

3. Usa plantillas como inspiración creativa .

Lo más probable es que usted mismo reciba muchos mensajes de correo electrónico fríos. O es posible que haya visto algunos excelentes ejemplos publicados en LinkedIn. Una vez más, no se limite a estafarlos. Pero absolutamente deberías usarlos como inspiración creativa. Al igual que los innumerables formatos de memes en Twitter, no hay nada de malo en tomar un formato ganador y adaptarlo para tu propio uso.

4. Pregúntese: ¿Tiene sentido aprovechar una plantilla de oferta?

Algunos de los correos electrónicos más efectivos incluyen ofertas especiales, como pruebas gratuitas y grandes descuentos. La oferta es la razón por la que estos mensajes tienen éxito. Por lo tanto, no tiene mucho sentido enviar un correo electrónico similar pero con una oferta mucho menos convincente. Simplemente no funcionará.

5. Al personalizar, investigue por lotes.

Rex pasa dos horas seguidas en LinkedIn seleccionando datos clave sobre su público objetivo. Usando esos datos, creará una sola oración para cada prospecto que se puede colocar directamente en una plantilla de correo electrónico. En ese tiempo, normalmente puede investigar lo suficiente para personalizar los correos electrónicos para 100 clientes potenciales diferentes.

6. Personalice por categoría, en lugar de uno a uno.

Otro gran consejo para agregar personalización a escala: agregue elementos personalizados basados ​​en un tipo de prospecto, en lugar de un individuo. Por ejemplo, los directores ejecutivos de las nuevas empresas de SaaS que generan hasta $ 500,000 en ingresos probablemente tendrán experiencias y puntos débiles similares. Averigua qué puede hacer tu producto por ese cliente y menciónalo en tus correos electrónicos.

7. ¿Ha recibido consejos sobre la longitud del correo electrónico? ¡Ignoralo!

Rex no cree que exista una longitud de correo electrónico "perfecta". Claro, casi siempre querrás que sea lo más breve posible, pero eso no significa necesariamente que tenga menos de 100 palabras (o cualquier otra cantidad arbitraria). Corto por sí solo no es lo suficientemente bueno; también debe haber un gancho convincente, una razón para que su prospecto responda.

Calentar prospectos en las redes sociales

Si no está recibiendo una gran respuesta a sus correos electrónicos de solicitud de reunión, puede tener más éxito comunicándose a través de otros canales. Incluir otro punto de contacto, como LinkedIn o Twitter, puede ayudar a que su nombre se destaque en su bandeja de entrada, además de brindarle una salida adicional para obtener más información sobre ellos.

Para los vendedores B2B, LinkedIn es una mina de oro para la prospección. Los representantes de ventas pueden conectarse directamente con profesionales de nicho y tomadores de decisiones mientras aprenden más sobre sus prospectos y la compañía para la que trabajan. Por ejemplo, puede ver el perfil de alguien y notar que ganó un premio reciente o que su empresa alcanzó un hito importante.

Los vendedores pueden transformar estos conocimientos en rompehielos, brindándoles una "entrada" cuando intentan conectarse con un cliente potencial. Agrega una capa de personalización y autenticidad a la conversación, que es más probable que te haga notar que un mensaje masivo genérico. Si aún no lo ha hecho, consulte nuestra guía sobre cómo enviar una solicitud de mensaje de LinkedIn.

Twitter también se ha unido a las filas de ventas sociales al ayudarlo a identificar y conectarse con prospectos y contribuir a sus conversaciones. Puede crear listas privadas en Twitter para realizar un seguimiento de sus clientes potenciales y su actividad de publicación para que nunca pierda la oportunidad de participar. También puede interactuar con clientes potenciales objetivo, comprometerse con su contenido, fomentar la participación con su propio contenido y conocer a su público objetivo de una manera que simplemente no es posible con el correo electrónico.

Calentar a sus prospectos puede tomar algún tiempo, así que no se desanime si no ve resultados inmediatos. La mejor práctica es posponer la solicitud de una reunión de negocios hasta que haya establecido una conexión con su cliente potencial. Una vez que no seas un completo extraño, es posible que estén más abiertos a lo que tienes que decir.

UN ENFOQUE COMBINADO

Incorpore llamadas en frío en las secuencias de su campaña y realice llamadas directamente en la plataforma utilizando Mailshake Dialer.

Conclusión

Reunirse con prospectos es una parte crítica del proceso de ventas. Establece una agenda en la que puede profundizar en sus problemas y sus soluciones sin competir por su atención. Tenga en cuenta que solicitar una reunión es solo el primer paso. También debe tener un plan sobre cómo proceder una vez que acepten su solicitud y hacer que se alegren de haber aceptado su oferta.

Pero por ahora, tome las muestras de correo electrónico de solicitud anteriores y las líneas de asunto de los correos electrónicos de reuniones y personalícelas.

Preguntas frecuentes sobre el correo electrónico de solicitud de reunión

¿Cómo se envía una solicitud de reunión por correo electrónico?

Hay algunos pasos básicos para enviar un correo electrónico de solicitud de reunión eficaz. Comience por encontrar y verificar la dirección de correo electrónico de su contacto y escriba una línea de asunto convincente, idealmente incluyendo su nombre y la fecha de la reunión. Hazlo específico y solicita una respuesta agregando un CTA claro.

¿Cómo se solicita una cita para una reunión?

Hay muchos enfoques viables para solicitar una cita de reunión, pero su objetivo principal es hacer que sea lo más simple posible para que su cliente potencial diga "sí". Eso significa sugerir el lugar, la fecha y la hora usted mismo, pero dándoles la oportunidad de sugerir alternativas.

¿Cómo se pide educadamente una cita?

Pedir una respuesta a veces puede parecer un poco grosero. Pero no hacerlo disuadirá al destinatario de tomar medidas. Para lograr el equilibrio adecuado, pruebe una de estas solicitudes de respuesta:

• "No dude en responder directamente a este correo electrónico o llámeme al 123-456-7890".
• "Use mi Calendly para elegir el día y la hora que más le convenga".
• "¡Esperamos su respuesta!"
• "Déjame saber cómo es tu horario y partiremos de ahí".

¿Cómo solicito un correo electrónico para una reunión de Zoom?

En la nueva era de la cultura laboral de Zoom, el envío de correos electrónicos de reuniones de Zoom se ha vuelto cada vez más común. Para hacerlo bien, sigue estos pasos:

1. Inicie sesión en el cliente de escritorio de Zoom
2. Programe su reunión
3. Haga clic en "Reuniones"
4. Elija la reunión a la que desea invitar personas y haga clic en "Copiar invitación"
5. Pegue la información en un correo electrónico (o cualquier otra plataforma de comunicación) y envíela a todo el grupo de calendario.