Minimizar los riesgos de usar WhatsApp en el trabajo
Publicado: 2023-07-04
WhatsApp se ha convertido en la plataforma de mensajería líder, con alrededor de 2 mil millones de usuarios globales que envían colectivamente más de 100 mil millones de mensajes cada día.
Si bien usar WhatsApp puede ser conveniente, no está diseñado para comunicaciones internas seguras.
Por lo tanto, las organizaciones, especialmente en el sector de la salud, deben reconocer y abordar los grandes riesgos asociados con su uso y, en su lugar, considerar el uso de una plataforma de comunicación interna segura y profesional.
Sin embargo, si actualmente usa WhatsApp dentro de su organización, aún puede tomar medidas inmediatas para frenar estos riesgos.
Repasemos las preocupaciones clave y profundicemos en los pasos que puede seguir para minimizarlas.
Los principales riesgos y cómo minimizarlos
Riesgo 1: las organizaciones carecen de control administrativo
WhatsApp carece de funciones y permisos administrativos esenciales, lo que dificulta la administración de grupos de chat, el control de las capacidades de los usuarios y la supervisión a medida que crecen las organizaciones.
Cómo minimizar el riesgo:
- Evalúe todos los grupos de chat con regularidad: Realice una evaluación periódica para identificar los grupos de chat de WhatsApp existentes en su organización. Recopile información de los miembros del equipo para crear una descripción general de estos grupos y determinar su relevancia. Mantenga actualizadas las listas de participantes del grupo, cierre los grupos innecesarios y cree una lista de sus grupos en Excel o Word para garantizar la capacidad de seguimiento total.
- Asigne roles de administrador de grupo claros: defina y designe claramente administradores para cada grupo de chat. Especifique sus responsabilidades, como administrar las actividades del grupo, aprobar nuevos miembros y hacer cumplir las pautas de comunicación. Esto mejora la rendición de cuentas y la supervisión. Asegúrese de que los administradores sean miembros del equipo confiables que puedan reflejar adecuadamente la organización.
- Limite la cantidad de administradores: mantenga la cantidad de administradores para cada grupo al mínimo. Tener demasiados administradores aumenta la probabilidad de mala gestión o acciones no autorizadas.
Riesgo 2: Responsabilidad por contenidos ofensivos e inapropiados
La incapacidad de eliminar mensajes ofensivos o inapropiados en WhatsApp pone a su organización en riesgo de acciones legales, daños financieros y de reputación y pérdida de la moral de los empleados.
Cómo minimizar el riesgo:
- Establezca políticas de mensajería de WhatsApp: defina y comunique claramente las expectativas y pautas con respecto al comportamiento aceptable de mensajería. Desarrolle una política que describa los tipos de mensajes y comportamientos que no se toleran dentro de los grupos de WhatsApp.
- Comunique las pautas desde el principio: informe a todos los miembros del grupo de las pautas que deben seguir al crear nuevos grupos. Use la función de descripción del grupo de WhatsApp para agregar un resumen de las reglas de conducta como un recordatorio constante.
- Aborde el contenido inapropiado de inmediato: responda de inmediato a los mensajes ofensivos o inapropiados. Comunicar claramente que dicho contenido no está permitido, solicitar su eliminación y reforzar el compromiso de la organización con una comunicación respetuosa y responsable.
Riesgo 3: mantenimiento manual propenso a errores
La gestión manual de grupos de WhatsApp puede provocar errores, retrasos en la adición y eliminación de empleados y la pérdida de control sobre los grupos cuando los administradores abandonan la empresa.
Cómo minimizar el riesgo:
- Siga un procedimiento estructurado para agregar nuevos y ex empleados: agregue nuevos empleados a los grupos de WhatsApp de la empresa como parte del proceso de incorporación y elimine rápidamente a los ex empleados después de su partida. Si bien los miembros anteriores conservan el acceso a los historiales de conversación, ya no deberían recibir mensajes nuevos.
Como es posible que necesite varios administradores para realizar estas acciones, ponga a una persona a cargo para asegurarse de que todos los administradores lleven a cabo esta tarea.
- Asegúrese de que la baja refleje una revisión del rol de la persona: si el empleado que se va es un administrador de grupo, asigne un nuevo administrador como parte del proceso de baja para garantizar que el control de todos los grupos de WhatsApp permanezca dentro de su organización.
Riesgo 4: Fuga de información sensible
WhatsApp presenta un riesgo de fuga de información confidencial, especialmente cuando los ex empleados aún tienen acceso a las conversaciones de WhatsApp en las que participaron, incluso después de haber sido eliminados.
Cómo minimizar el riesgo:
- Defina políticas claras con respecto a qué información se puede compartir a través de WhatsApp: idealmente, comparta ejemplos de información que no se debe compartir. Para las organizaciones de atención médica, se recomienda restringir el intercambio de información relacionada con el paciente y, en su lugar, utilizar una plataforma segura a través de la cual la empresa pueda controlar y registrar datos confidenciales.
- Capacite al equipo: Incluya un capítulo sobre el uso de WhatsApp y sus riesgos en sus programas de capacitación continua. Enfatice que la información compartida a través de WhatsApp no se puede eliminar por completo y que todos deben pensar detenidamente antes de compartir documentos, información comercial o información de salud protegida.
- Cree una representación visual clara para los grupos: si bien es poco lo que se puede hacer después de compartir información o imágenes en el grupo equivocado, puede minimizar el riesgo de que eso ocurra al usar nombres e imágenes de grupos claros para captar la atención del usuario antes de compartir cualquier información.
- Pídale a su equipo que evite compartir sus dispositivos: ya sea en casa o con amigos, resalte la importancia de no proporcionar acceso a otros a un dispositivo que pueda contener información confidencial.
- Fomente el uso de configuraciones de seguridad: asegúrese de que su equipo active las configuraciones de seguridad en sus teléfonos, como un código de acceso, reconocimiento facial o autenticación de huellas dactilares, para mitigar los riesgos de que otros accedan a información confidencial. El dispositivo debe bloquearse automáticamente poco tiempo después de no usarse.
Riesgo 5: Demandas laborales y laborales
El uso de WhatsApp para la comunicación en el lugar de trabajo expone a las organizaciones a riesgos laborales y relacionados con el empleo, ya que los historiales de conversación completos y la información en poder de los empleados pueden usarse como evidencia en acciones legales.
Cómo minimizar el riesgo:
- Minimice el uso de WhatsApp para comunicaciones relacionadas con el trabajo: siempre que sea posible, limite el uso de WhatsApp y trate de evitar asuntos relacionados con el trabajo, como hablar sobre horas extras, comunicaciones relacionadas con despidos o anuncios específicos.
- Proporcione a los gerentes herramientas dedicadas para la comunicación relacionada con el trabajo: considere equipar a los gerentes con herramientas especializadas diseñadas específicamente para la comunicación relacionada con el trabajo. Estas herramientas deben facilitar la comunicación efectiva con los miembros de su equipo con respecto a la información relacionada con el trabajo del día a día.
- Revise las conversaciones sobre el despido de un empleado: antes de despedir a los empleados, es beneficioso revisar las comunicaciones anteriores de WhatsApp con ellos para identificar cualquier riesgo potencial de litigio laboral, ya que una comprensión integral del contexto completo puede ayudar a gestionar dichos reclamos de manera efectiva.
Riesgo 6: problemas de seguridad y privacidad
WhatsApp no tiene compromisos comerciales con organizaciones que utilicen su versión de consumo. No conlleva las responsabilidades y obligaciones que tienen otros proveedores de software, como la copia de seguridad y recuperación de datos o la notificación de infracciones de seguridad.
Cómo minimizar el riesgo:
- Manténgase informado sobre las vulnerabilidades y su estado actual: manténgase actualizado sobre la información más reciente sobre las vulnerabilidades en la plataforma de WhatsApp siguiendo los artículos de noticias y las publicaciones que dan seguimiento a estos desarrollos.
- Evaluar la posibilidad de migrar a herramientas de trabajo especializadas: Dichas plataformas deben estar respaldadas por contratos legales y evaluaciones exhaustivas, asegurando que ellos y sus proveedores tengan responsabilidades y compromisos con su organización.
La línea de fondo
En general, si bien WhatsApp ofrece una aplicación conveniente y ampliamente utilizada, las organizaciones deben ser conscientes de los riesgos asociados con su uso en el lugar de trabajo, particularmente en industrias sensibles como la atención médica.
No obstante, si actualmente usa la aplicación de mensajería para comunicarse con su personal, use las recomendaciones anteriores para mejorar la seguridad y minimizar los riesgos potenciales asociados con el uso de WhatsApp en el trabajo.
Además, se recomienda encarecidamente explorar soluciones alternativas de comunicación interna que brinden un mejor control sobre el intercambio de datos y que estén diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de su negocio.