6 errores a evitar al contratar un asistente virtual

Contratar un asistente virtual es similar a contratar a un empleado regular. La única diferencia es que uno trabaja en el mundo virtual y el otro trabaja en una oficina física. Por lo tanto, si planea contratar a un asistente virtual, solo tiene sentido implementar el mismo enfoque que lo haría al contratar a un empleado de oficina.

Aquí hay seis errores que debe evitar al contratar un asistente virtual:

1. Falta de identificación de la necesidad

Hay dos tipos de empresarios. Uno es el empresario que planifica con anticipación y tiende a pensar demasiado en su situación. Es posible que decida contratar a un asistente virtual porque cree que su negocio obtendrá un impulso significativo en unas pocas semanas. Le preocupa que su configuración actual no sea suficiente para acomodar un volumen adicional. Así que contrata a un asistente virtual en una semana y prepara el negocio para la expansión.

El segundo emprendedor es el que no tiene idea de lo que necesita su negocio. Tiende a seguir ciegamente los consejos de los demás sin validar su decisión. Entonces contrata a un asistente virtual simplemente porque otro emprendedor compartió su exitosa experiencia.

En ambos casos, el asistente virtual estará infrautilizado porque los empresarios no tienen idea de por qué contrataron uno en primer lugar.

Antes de comenzar a reclutar candidatos para el puesto de asistente virtual, identifique las razones por las que necesita traer uno a su equipo. De lo contrario, no tendrá idea de qué habilidades buscar, las calificaciones y el alcance del trabajo que se le asignará.

2. Ausencia de un sistema de clasificación

Los emprendedores que contraten a un asistente virtual sobre la base del Curriculum Vita pueden encontrarse con un duro despertar. El CV es una referencia importante para calificar a un candidato, pero no debe ser el único criterio. De hecho, no debería ser el criterio principal.

Y no basta sacar conclusiones a partir de la entrevista preliminar. Para encontrar al mejor candidato, debe tener un sistema de calificación en su lugar. Aquí hay un sistema que puedes probar:

• Entrevista preliminar
• prueba de habilidades fundamentales
  • MS Word
  • ms excel
  • Manejo de correo electrónico
  • Redacción básica de cartas.
  • Gestión de archivos
  • Manejo del teléfono
• prueba de habilidades tecnicas
  • Prueba práctica sobre el requisito específico del trabajo.
  • prueba de competencia oral
• perfiles de comportamiento
  • Razonamiento Analógico
  • Pruebas situacionales
  • Revisa las cuentas de las redes sociales

Desde el principio, este sistema parece tedioso pero cubre los tres (3) componentes importantes para un candidato: técnico, fundamental y conductual.

3. Contratar al primer candidato

Un gran error que cometen los emprendedores es contratar al primer candidato que encuentran. No es porque el primer candidato no esté calificado; pero necesita un grupo de talentos para comparar las calificaciones.

Al momento de contratar un asistente virtual, acumule una preselección de 5 a 7 candidatos. Trate de hacer que sus experiencias sean lo más diversas posible. No se centre solo en candidatos que tengan la experiencia que su negocio requiere. ¿Por qué? Porque la mayoría de estos candidatos ya están establecidos en sus caminos; tienen un sistema establecido y pueden dudar en seguir el suyo.

4. Ausencia de medidas de Control de Calidad

Si escuchas a la gente decir que ha tenido una mala experiencia trabajando con un asistente virtual, averigua de primera mano por qué fue así. Es fácil para los empresarios culpar al asistente virtual, pero en cada arreglo hay dos partes.

Y en cada historia, hay dos lados.

La mayoría de los arreglos no funcionan porque no se establecieron medidas de control de calidad. El asistente virtual, aunque experimentado, trabaja con las pautas del cliente como referencia. Y está el asunto de la Curva de Aprendizaje a respetar.

Como cliente, debe estar al tanto del desempeño de su asistente virtual, especialmente al comienzo del compromiso, cuando la curva de aprendizaje es pronunciada. Siempre mida el desempeño del asistente virtual y discuta los resultados regularmente. El propósito es mejorar constantemente.

5. Falta de comunicación

Algunos empresarios supondrán que el mayor defecto en un acuerdo de asistencia virtual es la falta de comunicación. Señalarán los diferenciales de zona horaria y la imposibilidad de compartir el espacio que dificulta las líneas de comunicación.

Estas observaciones no tienen base y, de hecho, son contrarias a las ventajas de trabajar con asistentes virtuales. Cuando toma la decisión de contratar asistentes virtuales, ha reconocido el poder de la tecnología digital. Hay varios programas en línea que puede usar para comunicarse regularmente con su asistente virtual, independientemente de la zona horaria. Aquí hay algunos:

• WebEx
• ásana
• Fuerza de ventas
• skype
• Viber
• videollamada de Google

Con la excepción de WebEx y Salesforce, estos programas se pueden descargar y son gratuitos. Si realiza negocios en línea, debe contar con un software colaborativo. De lo contrario, no podrá administrar su negocio de manera efectiva y eficiente.

6. Pasar por alto las diferencias culturales y sociales

Desde 2010, Filipinas e India han estado compitiendo por el primer puesto en la subcontratación de negocios globales. Ambos países son excelentes recursos para el talento en línea, incluidos los asistentes virtuales. En 2012, India registró el mayor número de trabajadores en línea, pero le sigue de cerca Filipinas. Según el gigante del mercado laboral en línea Elance, 1/8 de sus trabajadores independientes son de Filipinas.

Si decide contratar asistentes virtuales de estos países, puede estar seguro de un trabajo de alta calidad a precios más asequibles. Pero para que el compromiso funcione, debe estar familiarizado con sus matices culturales y sociales.

La cultura de una persona representa la historia de su país. Los valores, normas y costumbres se han transmitido de generación en generación. No debe esperar que el candidato comprometa sus prácticas de manera irrazonable por el bien del trabajo. Sea consciente y respetuoso de sus prácticas y adáptelas a su horario. La clave para que esto funcione es planificar el cronograma con anticipación.

Como acabas de leer, el proceso para calificar a un asistente virtual debe ser el mismo que para calificar a un empleado de oficina regular. Tal vez un asistente virtual necesite canales de comunicación más abiertos, pero el valor de mantener una comunicación cercana con su empleado de oficina habitual también es cierto.

Encontrará un gran valor en tener un asistente virtual a bordo de su equipo. Pero siempre tómese el tiempo para encontrar al candidato que mejor se adapte a su negocio.

Biografía del autor

Felix trabaja con Outsource Workers, una empresa que ayuda a los empresarios a encontrar el asistente virtual perfecto para su negocio. Puedes encontrar más de sus publicaciones en Twitter.