Gestión de la fuerza de trabajo móvil: la guía completa

La fuerza de trabajo móvil comprende 2700 millones de empleados en todo el mundo e incluye a aquellos que no trabajan en un escritorio como parte de su función. Los trabajadores sin escritorio incluyen taxistas, enfermeras, trabajadores de servicios públicos, trabajadores forestales, camioneros, socorristas y otros que realizan trabajos cruciales sin trabajar desde una ubicación central.

Los empleados móviles pueden ayudar a las empresas a mejorar la satisfacción del cliente al brindar servicios a los clientes y pueden permitir la realización de tareas que simplemente no se pueden realizar desde una ubicación central. Sin embargo, como todas las fuerzas laborales, los trabajadores sin escritorio y sus gerentes necesitan las herramientas de gestión adecuadas. De hecho, debido a que los trabajadores sin escritorio pueden no tener acceso a los recursos de una oficina tradicional todo el tiempo, la tecnología y las soluciones sólidas de administración de la fuerza laboral móvil son más importantes.

¿Qué es la gestión de la fuerza de trabajo móvil?

La gestión de la fuerza de trabajo móvil (MWM) se refiere a las herramientas, la tecnología y el enfoque que utilizan las empresas para gestionar equipos de campo, flotas y trabajadores sin escritorio. Puede incluir soluciones de software de gestión de la fuerza laboral móvil, aplicaciones, servicios y otras soluciones diseñadas para ayudar a los gerentes, líderes y trabajadores móviles a comunicarse y trabajar juntos de manera efectiva, incluso a distancia.

Los grandes desafíos de la gestión de la fuerza de trabajo móvil y las soluciones

La fuerza de trabajo sin escritorio necesita un enfoque diferente, sin embargo, muchas empresas de Silicon Valley se han centrado desproporcionadamente en los trabajadores de oficina al desarrollar soluciones de gestión de tareas y gestión de equipos. Estas opciones no funcionan para la gestión de servicios de campo y móviles, porque los trabajadores sin escritorio a menudo están lejos de los gerentes. Si bien los trabajadores sin escritorio pueden tener más autonomía y libertad en sus roles, aún requieren una comunicación confiable, acceso a bases de datos e información para hacer su trabajo y apoyo administrativo adicional.

Los equipos móviles también enfrentan desafíos únicos que requieren sus propias soluciones de administración de la fuerza laboral móvil.

El desafío: la desconexión

Es posible que los trabajadores móviles no tengan tanta interacción social en el lugar de trabajo como los empleados de oficina, lo que les dificulta sentirse parte del equipo. Esto puede conducir a una alta rotación, que es costosa: las empresas gastan el equivalente al 70 % del salario anual de un trabajador, en promedio, para reemplazar a un miembro del equipo. Las empresas con desconexión también se ven superadas por fuerzas de trabajo altamente comprometidas en aproximadamente un 20%.

Las soluciones

• Haga que su lugar de trabajo sea móvil: use una aplicación móvil para mantener a su equipo móvil comprometido en lugar de pedirles a los trabajadores que usen una PC o que completen tareas en una oficina (como fichar) que ahora se pueden hacer de forma remota.
• Cree espacios sociales en línea: utilice la tecnología para crear comités virtuales o grupos de chat social en línea. Brindarles a los trabajadores un espacio para socializar en línea a través de chat de texto o video los ayuda a conocerse, lo cual es especialmente importante si su equipo rara vez se reúne en persona. Conocer al equipo más grande ayuda a los trabajadores a sentir que son parte de algo más grande y lo ayuda a recrear algo de la camaradería que puede surgir naturalmente cuando se trabaja cara a cara.
• Reconocer a los empleados: A todos les gusta ser reconocidos. En una encuesta, el 40% de los trabajadores dijeron que se esforzarían más si fueran reconocidos en el trabajo con más frecuencia. Con los trabajadores móviles, es importante utilizar la gestión de la fuerza laboral móvil u otro sistema para asegurarse de reconocer públicamente el buen trabajo y no pasar por alto a los trabajadores que pueden no estar en la oficina o cuyo trabajo no puede ver todos los días.

Establezca un programa de reconocimiento de empleados, como un "empleado del mes" regular u otro reconocimiento formal para asegurarse de que estos trabajadores se sientan vistos y valorados.

• Cree oportunidades para que los trabajadores se reúnan en persona: si es posible, cree eventos en los que los trabajadores puedan reunirse en persona con regularidad, tanto para la interacción social con sus compañeros como para el desarrollo profesional. Puede ser invaluable para la cultura y la conexión que sus trabajadores se reúnan para tomar una copa o cenar después del trabajo, celebraciones navideñas, reuniones de todos los trabajadores, retiros de la empresa y otros eventos. Desconectarse parte del tiempo ayuda a que su equipo se sienta como un equipo.

El desafío: el acceso a la información

Los trabajadores móviles necesitan información para hacer su trabajo, pero a diferencia de los trabajadores de oficina, no tienen acceso a un tablón de anuncios central de la empresa, a un archivador o incluso a otros trabajadores a los que pueden pedir información. Una buena gestión de la fuerza laboral móvil significa asegurarse de que sus trabajadores puedan acceder fácilmente a lo que necesitan para sus tareas laborales, y eso comienza con una buena tecnología o una aplicación potente que pueda contener todos los documentos, listas de verificación, plantillas, formularios y cualquier otra herramienta que necesiten sus trabajadores. .

Las soluciones

• Cree una base de conocimientos: según una encuesta, los trabajadores pueden pasar hasta el 19 % del tiempo de trabajo buscando información. Para los trabajadores de oficina, esto significa sentarse cómodamente frente a una computadora en el interior. Sin embargo, para los trabajadores móviles esto puede significar más tiempo al aire libre en varios tipos de clima, más tiempo en el campo y una frustración considerable mientras buscan información en sus dispositivos móviles. Tenga un espacio encriptado en línea que permita a los trabajadores móviles acceder a documentos específicos de tareas, el manual del empleado, manuales de procedimientos, políticas de la empresa, formularios y más.

Una herramienta como la base de conocimientos de Connecteam puede ser útil porque está diseñada específicamente para trabajadores sin escritorio y está lista para completarse con sus documentos y, al mismo tiempo, es totalmente personalizable. Puede establecer permisos para que los equipos puedan acceder a los documentos que necesitan sin tener que desplazarse por información irrelevante, y puede organizar los documentos para que sean fáciles de encontrar.

• Gestión de tareas y órdenes de trabajo: cuando sus trabajadores estén en el campo, use una función de gestión de tareas en su plataforma de gestión de fuerza laboral móvil para asignar tareas, adjuntar los documentos necesarios para cada tarea, establecer plazos y más. Puede obtener actualizaciones de estado y comunicarse sobre tareas, lo que permite a los trabajadores mantenerse organizados y al día.
• Gestión de la programación: si sus trabajadores no vienen a una oficina, es posible que se pregunte cómo puede saber cuándo están disponibles para trabajar y cuándo han fichado. Del mismo modo, los empleados necesitan saber cuándo deben comenzar sus turnos y qué se espera de ellos. Una plataforma como Connecteam soluciona este problema. Cree y comparta horarios en línea, verifique que no se superpongan e incluso cree "turnos abiertos" para que sus trabajadores los reclamen.

La función de registro de entrada les permite a los trabajadores registrar su entrada cuando llegan al sitio, incluso si están trabajando fuera de sus oficinas principales. Incluso puede configurar ubicaciones geovalladas, recibir notificaciones cuando los trabajadores registren la entrada y establecer límites para controlar las horas extra para que pueda ahorrar dinero a la empresa.

El desafío: el acceso a la tecnología

En una encuesta, el 75 % de los trabajadores sin escritorio encuestados informaron que usan tecnología al menos la mitad del tiempo que están en el trabajo. Sin embargo, el 80% también informó recibir computadoras portátiles de sus lugares de trabajo en lugar de tecnología más apropiada, como dispositivos móviles. En algunos casos, los empleados trabajaron en la protección de la tecnología móvil por su cuenta para tener las herramientas que necesitaban para hacer su trabajo.

Las soluciones

• Considere ofrecer tecnología de la empresa: comprar teléfonos inteligentes o tabletas de calidad para su equipo móvil garantiza que todos usen tecnología segura y moderna. También puede asegurarse de que todos los miembros de su equipo tengan la tecnología a mano para hacer su trabajo y ejecutar su plataforma de gestión de fuerza laboral móvil.
• Deje que los empleados usen su propia tecnología: algunas empresas permiten que los trabajadores usen sus propios dispositivos móviles. Si bien esto puede generar preocupaciones de seguridad adicionales, puede ayudar a controlar los costos. Si los trabajadores usan su propia tecnología, es importante usar una aplicación móvil segura de administración de la fuerza laboral para garantizar que los datos de la empresa permanezcan seguros.
• Actualice regularmente: asegúrese de estar ejecutando las últimas aplicaciones de fuerza laboral móvil con las actualizaciones actuales. Si ofrece dispositivos de la empresa, como tabletas, actualícelos regularmente para que los trabajadores tengan herramientas confiables en el campo y en movimiento.

El reto: la gestión de flotas

Si tiene una fuerza laboral sin escritorio, a menudo no solo necesita administrar personal. También necesita administrar su flota y la experiencia del cliente proporcionada por su equipo móvil. Dependiendo de su negocio, esto puede significar enviar a su equipo a tareas urgentes o solicitadas, rastrear envíos y personal, cumplir con los programas de mantenimiento de vehículos y más. Ser capaz de completar estas tareas de manera efectiva puede ahorrar tiempo y dinero a su empresa y puede mejorar las experiencias de los clientes.

Las soluciones

• Use un rastreador GPS: un rastreador GPS, como el que está disponible con Connecteam, le permite ver dónde está su flota en tiempo real y rastrea la velocidad y la distancia. Incluso le permite reproducir las rutas que los conductores han tomado en días específicos y lo ayuda a cumplir con las reglas de Horas de servicio al administrar las horas de conducción.
• Use una aplicación para empleados para el despacho: una aplicación como Connecteam le permite programar turnos, pero también le permite volver a enviar camiones o hacer cambios de última hora según sea necesario. Dado que se combina con una función de chat, usted y sus equipos o conductores pueden mantenerse en contacto fácilmente cuando necesiten hacer ajustes.

El mismo sistema le permite ubicar fácilmente al miembro del equipo más cercano cuando se realiza una solicitud y enviarlo a cualquier trabajo urgente. Incluso le permite coordinar equipos, por lo que puede enviar diferentes tipos de socorristas a una escena o enviar técnicos y un equipo de entrega a la misma dirección, por ejemplo.

• Cree un sistema para la gestión de inventario: su flota no es lo único que debe gestionar. También es posible que deba asegurarse de que las herramientas y el equipo de trabajo se devuelvan a tiempo y en buenas condiciones.

Una plataforma de administración puede ayudarlo a crear listas de verificación para las herramientas y el inventario relacionados con las tareas, e incluso le permite recopilar las firmas electrónicas de los empleados cuando se devuelven las herramientas y el equipo. Si el equipo está dañado, un buen sistema móvil permite que los trabajadores carguen imágenes del equipo afectado para que pueda repararse antes de que se vuelva a necesitar.

El desafío: problemas de comunicación

Es posible que los trabajadores en el campo no siempre tengan acceso a Internet y que estén lejos de los equipos, trabajando solos o con clientes. Comunicarse con otros en el lugar de trabajo es más desafiante y requiere más capas de comunicación.

Las soluciones

• Haga que la comunicación sea asíncrona: para los trabajadores que están en el campo, interactuando con un cliente o fuera del alcance de una torre celular, la comunicación asíncrona les permite hacer su trabajo y luego verificar y devolver mensajes una vez que puedan hacerlo. Cuando celebre reuniones o envíe mensajes, tenga en cuenta que algunos miembros de su equipo móvil pueden recibir estos mensajes más tarde y generar tiempo adicional para las respuestas.
• Ofrezca un espacio para todas las comunicaciones para que no se pierda nada: una plataforma de gestión del lugar de trabajo móvil como Connecteam es móvil y permite a los trabajadores acceder a documentos, formularios, políticas, grupos de chat y todas las formas de comunicación en un solo lugar. De esta forma, los empleados no tienen que preguntarse dónde se encuentra una lista de verificación importante y no tienen que enviar mensajes instantáneos y solicitudes de chat a través de múltiples plataformas. Con un sistema, está claro dónde está todo.
• Utilice un sistema que dé prioridad a los dispositivos móviles: es importante que su plataforma o aplicación de gestión del lugar de trabajo móvil no solo sea compatible con las comunicaciones móviles, sino que esté diseñada pensando específicamente en los dispositivos móviles y los trabajadores sin escritorio. Una buena aplicación puede permitir que los trabajadores se comuniquen con la oficina central o un gerente o coordinador en tiempo real, sin necesidad de conocer su información de contacto.

Una función de chat en tiempo real puede ofrecer una de las formas más rápidas de obtener ayuda, mientras que un directorio de la empresa puede ayudar a los trabajadores a encontrar a los miembros del equipo con los que necesitan ponerse en contacto. Una función como Connecteam Updates también es útil. Esta fuente similar a las redes sociales permite a los trabajadores ver actualizaciones de toda la empresa en tiempo real, con o sin videos e imágenes.

El desafío: la supervisión es más difícil

¿Cómo puede administrar a alguien que no puede ver, que puede estar en el trabajo a millas de distancia de su gerente o supervisor? ¿Están sus trabajadores móviles “fuera de la vista, fuera de la mente”? ¿Es capaz de proporcionar la supervisión y apoyar las necesidades de su fuerza laboral?

Las soluciones

• Utilice una herramienta sólida de gestión de flotas: las herramientas de gestión de flotas como Connecteam facilitan la coordinación de las complejidades únicas de un equipo en movimiento. Con la administración de flotas, puede ver dónde están todos, quién está más cerca de un trabajo solicitado y a dónde deben ir los miembros de su equipo a continuación. Incluso puede ver hacia dónde se dirige alguien, si está en un lugar de trabajo, y más información que los gerentes pueden necesitar para respaldar completamente a un equipo.
• Ofrezca muchas herramientas y recursos: la capacitación personalizada puede ayudar a los trabajadores a sentirse seguros en su trabajo y brindarles las habilidades que necesitan para trabajar de manera autónoma, con el apoyo adecuado, por supuesto. Connecteam le permite crear cuestionarios para que pueda evaluar a los trabajadores sobre lo que han aprendido.

Los sistemas, las listas de verificación y las solicitudes de trabajo detalladas ayudan a los trabajadores a saber exactamente qué se espera de ellos, lo que les permite trabajar de manera eficiente con más independencia. Las listas de verificación y otras herramientas en un sistema como Connecteam también ofrecen a los gerentes información sobre el trabajo que se está realizando, para que puedan administrar equipos y tareas de manera efectiva en tiempo real.

• Ofrezca soporte de documentación fácil: puede afectar la experiencia del cliente si un trabajador móvil no puede encontrar el formulario correcto para completar una tarea. Una buena plataforma tiene documentos organizados para que se puedan encontrar en minutos y actualiza periódicamente los documentos para que los trabajadores puedan acceder a las versiones correctas de los archivos y formularios que necesitan.
• Realice encuestas periódicas: es fácil que los líderes piensen que saben qué apoyo necesitan los trabajadores sin escritorio, pero la mejor manera de averiguarlo es preguntando. El uso de una función como las encuestas y sondeos de Connecteam le permite evaluar qué tan bien está funcionando la tecnología para su fuerza de trabajo móvil y si se necesitan recursos adicionales.

El desafío: el trabajo móvil puede ser impredecible

Los trabajadores en el campo pueden necesitar tratar con los clientes por su cuenta o pueden encontrarse con condiciones climáticas u otras situaciones en el terreno a las que deben reaccionar. El trabajo móvil a menudo ocurre en un entorno impredecible, y los trabajadores de la construcción, el transporte, la respuesta a emergencias y otros campos pueden enfrentarse a situaciones únicas y de emergencia.

Las soluciones

• Tenga sistemas de contacto de emergencia: facilite que los trabajadores se comuniquen con usted en caso de emergencia y use una plataforma o aplicación con notificaciones automáticas, para que pueda alertar a su equipo sobre tormentas u otras condiciones peligrosas que se avecinan. Tenga políticas de seguridad y procedimientos de emergencia para que su equipo sepa qué hacer cuando ocurra algo inesperado.
• Piense fuera de línea: tener algún material escrito que los empleados puedan llevar consigo, especialmente para emergencias, puede ser útil si se corta la energía durante una tormenta o si un trabajador en el campo está en una zona muerta. Una lista de contactos de emergencia o una pequeña guía de emergencia impresa brinda a los trabajadores algo para consultar si sus dispositivos móviles no están accesibles.
• Ofrezca flexibilidad cuando sea posible: si el trabajo lo permite, dé a los trabajadores libertad en la forma en que completan las tareas. Al asignar una tarea, explique en qué consiste el trabajo, cuándo debe completarse y cuál es el objetivo del trabajo. Si puede, permita que el trabajador tenga cierta libertad para decidir cómo realizar esa tarea. Por ejemplo, su empleado puede ver condiciones en el terreno que significan que es posible que sea necesario realizar ajustes en el proceso habitual para completar una tarea.

Mejores prácticas para administrar trabajadores móviles y su trabajo

Cuando elige un sistema de administración de personal móvil, hay dos factores principales a considerar. En primer lugar, necesita una aplicación de gestión potente creada específicamente para trabajadores sin escritorio, que ofrezca una solución todo en uno para operaciones, programación, recursos humanos y comunicaciones. En segundo lugar, necesita un enfoque de gestión que aborde las necesidades de los trabajadores móviles. Las siguientes son las mejores prácticas para introducir al implementar su sistema de gestión:

• Haga que los trabajadores móviles se sientan parte del equipo: asegúrese de que las celebraciones, los eventos de la empresa, los grandes anuncios y las oportunidades estén disponibles para los trabajadores móviles por igual. Si tiene una reunión en la que algunos trabajadores se unen a través de un video desde el campo, por ejemplo, asegúrese de que cualquier actividad o actividad para romper el hielo pueda incluirlos.
• Mida el progreso y el compromiso de los trabajadores móviles: cree una función de "recomendaciones" en línea donde los trabajadores móviles puedan compartir lo que funciona y lo que no. Lleve estas ideas al liderazgo y trabaje para implementarlas si es posible. Si una idea no es posible, puede ser útil compartir por qué y ofrecer alternativas. Realice revisiones periódicas de los empleados utilizando datos de su plataforma de gestión del lugar de trabajo móvil, para que pueda ayudar a los trabajadores a mejorar y crecer.
• Asegúrese de que las comunicaciones sean móviles primero: aliente a los trabajadores móviles a registrarse y programar reuniones individuales para discutir cómo le está yendo a cada trabajador. Si bien las reuniones en persona son una excelente manera de conectarse, cuando esto es imposible, el chat móvil, el video chat y otras formas de comunicación móvil pueden garantizar que las conversaciones con los trabajadores continúen. Cree una comunicación directa entre los trabajadores móviles y el liderazgo mediante la creación de chats grupales y reuniones de registro programadas regularmente para que los trabajadores sin escritorio se sientan vistos y escuchados.
• Cree recursos móviles: los grupos de recursos para empleados, los comités de cultura virtual y los chats grupales brindan a los trabajadores móviles la oportunidad de conocerse entre sí y a los demás en la empresa. Esto le ayuda a conocer a los trabajadores móviles de su equipo, para que sepa cómo puede trabajar con sus personalidades únicas y contribuciones potenciales.
• Ofrezca tutoría y oportunidades de crecimiento: las oportunidades de desarrollo profesional y personal pueden ayudar a empoderar a los trabajadores móviles para que adapten sus roles a los puestos que desean. Estas oportunidades también les permiten desarrollar nuevas habilidades que pueden usar en el trabajo, y la posibilidad de crecimiento dentro de un rol puede alentar a los trabajadores a quedarse.
• Use datos para administrar su fuerza laboral sin escritorio: observar las horas trabajadas, las reseñas de los clientes, las hojas de cálculo de administración de inventario, los resultados de las encuestas a los clientes y otras métricas pueden darle una idea de cómo les está yendo a los trabajadores móviles. Haga que sea una prioridad revisar ocasionalmente los datos de la empresa y las métricas de los trabajadores individuales para asegurarse de que todos estén respaldados.

Mobile Workforce Management es empoderamiento en el lugar de trabajo

Administrar una fuerza de trabajo móvil o combinada significa trabajar con empleados que son más independientes. Cuando su fuerza laboral está en el campo, en los hogares de los clientes o en otras ubicaciones remotas, la tecnología adecuada puede brindarles a los trabajadores todo lo que necesitan para prosperar. También empodera a los gerentes con las herramientas y los datos que necesitan para brindar apoyo total a los trabajadores y al liderazgo.

Las sólidas herramientas de administración de la fuerza laboral móvil ofrecen soluciones reales y le permiten manejar las complejidades de su lugar de trabajo al tiempo que ofrecen soluciones prácticas para sus mayores desafíos.