3 pasos para incorporar nuevos empleados de forma remota, mientras se trabaja desde casa

COVID-19 ha cambiado el entorno laboral para siempre.

Nadie dijo que administrar empleados remotos (¡y mucho menos incorporar nuevos empleados!) sería fácil. Es un trabajo aún más difícil cuando las empresas tienen varias ubicaciones e intentan incorporar una gran cantidad de empleados a la vez.

Pero, ¡no hay que temer! Incorporar nuevos empleados y capacitarlos de forma remota es más rápido, rentable y fácil. Le proporcionamos 3 pasos para ayudarlo a optimizar su proceso de incorporación para nuevos empleados, mientras trabaja desde casa.

Antes de que comience el proceso de incorporación de nuevos empleados, cree una nueva lista de verificación de incorporación de empleados remotos para asegurarse de que todo transcurra sin problemas.

Algunos elementos generales que debe incluir en cada lista de verificación de incorporación incluyen:

1. Asegúrese de que todos los nuevos empleados tengan todas las herramientas y equipos necesarios para poder hacer su trabajo con éxito. Por ejemplo, si sus nuevos empleados remotos trabajarán desde casa, debe asegurarse de que tengan una computadora, un teclado y un mouse que funcionen. Proporcióneles un software de gestión de empleados para agilizar las operaciones diarias y reducir la fricción del día a día.

2. Asegúrese de que todos los empleados nuevos reciban algunos artículos de marca de la empresa y un pequeño regalo de bienvenida, por ejemplo, una taza o una sudadera.

3. Completar toda la documentación y trámites necesarios.

4. Proporcione a los nuevos empleados otro empleado experimentado y veterano para ayudar a guiarlos. HBR comenta que “es importante que este mentor informal sea una persona diferente del gerente de la persona, para que el nuevo empleado se sienta cómodo haciendo cualquier pregunta, grande o pequeña. Cualquier nuevo empleado tendrá y debería tener un sinfín de preguntas, y lo último que desea es que se sientan inseguros sobre a quién preguntar”.

5. Asegúrese de que todos los nuevos empleados comprendan la cultura y los valores de la empresa. Proporcióneles el manual del empleado y todas las políticas y procedimientos que espera que sigan.

6. Asegúrese de que comprendan el estándar de comunicación interna de la empresa y qué canales de comunicación utilizar.

7. Asegúrese de que todos los empleados nuevos tengan una comprensión clara de cuál es su función y responsabilidades laborales. HBR señala que “los nuevos empleados deben reconocer cómo encajan sus responsabilidades en el éxito general de la empresa. Cuando una persona se une al equipo, el gerente de contratación debe compartir las comunicaciones y presentaciones clave que ha realizado el liderazgo de la organización sobre la dirección y los objetivos de la empresa para que el nuevo empleado pueda poner su trabajo en el contexto de todo. ”.

8. Solicite a los nuevos empleados que establezcan reuniones individuales con sus gerentes directos, líderes de equipo y colegas para que puedan conocer al equipo.

9. Capacite a los nuevos empleados con el uso de la tecnología, como los softwares de gestión de empleados, para garantizar que la capacitación se realice sin problemas y de manera eficiente.

10. Establezca reuniones periódicas durante los primeros 3 meses de los empleados, para verificar y garantizar que el proceso de incorporación se desarrolle sin problemas.

Estas son algunas de las cosas principales en las que debe centrarse al crear una lista de verificación de incorporación de empleados. Lo más importante de esta lista es brindarles a sus empleados las herramientas y la tecnología adecuadas para que el proceso de incorporación sea lo más fácil y eficiente posible.

Sin mencionar que estas herramientas y tecnología se pueden usar a diario para reducir los procesos manuales de lápiz y papel y agilizar las operaciones diarias.

Las herramientas y la tecnología actuales facilitan mucho el trabajo de los gerentes de recursos humanos y los propietarios de negocios, especialmente las soluciones de software de gestión de empleados.

No solo centralizan casi todos los aspectos de la gestión de los empleados, sino que también reducen la cantidad de procesos manuales con lápiz y papel, como la programación, la incorporación de nuevos empleados, el seguimiento preciso de las horas de los empleados, la nómina, las tareas diarias y mucho más. Además, tienen un impacto directo y positivo en la productividad, el compromiso, la moral y la responsabilidad de los empleados.

Específicamente, el software de administración de empleados se puede usar para incorporar y capacitar a nuevos empleados remotos de manera fácil, rápida, rentable y eficiente.

Un software de gestión de empleados, como Connecteam, puede llevar su proceso de incorporación y capacitación al siguiente nivel de las siguientes maneras:

1. Envíe todos los documentos y trámites necesarios para que los llene el nuevo empleado directamente a través de la aplicación móvil al teléfono personal de los empleados.
2. Cree cursos de capacitación y cuestionarios totalmente personalizables para cada empleado o departamento.
3. Se puede acceder a todo el material de formación directamente desde el teléfono móvil de los empleados.
4. Los nuevos empleados pueden completar la capacitación a su propio ritmo y desde cualquier lugar.
5. Los gerentes tienen supervisión y control completos sobre el ritmo de los nuevos empleados con notificaciones y alertas automáticas. Una vez que un empleado haya terminado su curso de formación, la alta dirección recibirá una notificación y el empleado podrá pasar a la siguiente tarea.
6. Asegúrese de que los empleados comprendan el material con cuestionarios personalizables.
7. Mantenga los cursos de capacitación divertidos y atractivos con videos, enlaces, encuestas, archivos PDF y más.
8. Cree informes totalmente personalizables a partir de datos exportados de capacitación y cuestionarios para garantizar que su proceso de incorporación y capacitación sea eficiente.
9. Proporcione a todos los empleados nuevos el manual, las políticas y los procedimientos del empleado a través del centro de conocimiento digital, al que se puede acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde el dispositivo móvil de los empleados.
10. Una vez completada la capacitación, los empleados pueden proporcionar comentarios sobre la capacitación directamente a través de la aplicación. De esa manera, puede realizar las mejoras necesarias en el proceso de incorporación.
11. Un directorio de empleados en la aplicación y la mensajería en la aplicación permiten que los nuevos empleados se comuniquen fácilmente con quien sea que necesiten con solo unos pocos clics. Los nuevos empleados pueden buscar colegas fácilmente buscando por nombre o filtrando por departamento.

Con un software de gestión de empleados, no necesita capacitar a los nuevos empleados en persona ni llevar pesadas carpetas llenas de papeleo. Con Connecteam, el proceso de incorporación y capacitación es completamente digital, rápido y fácil, incluso para los empleados menos expertos en tecnología.

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Sabemos que incorporar y capacitar a un nuevo empleado es difícil, incluso en la oficina. Es por eso que crear una estrategia sólida de incorporación y capacitación es crucial para garantizar su éxito. También hay algunos consejos para garantizar que el proceso de incorporación se desarrolle sin problemas.

1. No haga que todas las reuniones sean formales. También desea que los nuevos empleados conozcan a todos los demás en un entorno no formal. Por ejemplo, organice algunas reuniones virtuales para algunos juegos divertidos para romper el hielo para que los empleados puedan conocerse mejor.
2. Almuercen juntos, virtualmente. Aunque los empleados no están en la oficina, es agradable disfrutar del almuerzo juntos. ¡Incluso puede enviar a los empleados una comida directamente a su hogar, hacer que todos participen en una llamada de Zoom y disfruten!
3. Asegúrese de que los nuevos empleados comprendan la jerarquía de la empresa. Con quién trabajarán, a quién se reportarán, etc. Asegúrese de que conozcan a algunos miembros de cada equipo.
4. Pida a los empleados que hagan un video de introducción de 15 a 30 segundos. Tenga un canal de comunicación dedicado a presentar y conocer a los nuevos empleados. Con un software de gestión de empleados, como Connecteam, puede presentar nuevos empleados en la fuente social digital. Permita que los colegas den Me gusta, comenten y den la bienvenida a los nuevos empleados al mismo tiempo que aumenta el compromiso de los empleados.
5. Crear una cultura de trabajo saludable y un ambiente de trabajo positivo. La investigación muestra “que no solo un entorno despiadado es dañino para la productividad con el tiempo, sino que un entorno positivo conducirá a beneficios dramáticos para los empleadores, los empleados y el resultado final”.

Como dijimos antes, sabemos que la incorporación y la capacitación son estresantes tanto para los gerentes como para los nuevos empleados. ¡Es por eso que asegurarse de que no todos los aspectos del proceso de incorporación y capacitación sean serios y estén relacionados con el trabajo hace que la experiencia sea más divertida y atractiva!

El resultado final: pasos para incorporar nuevos empleados, mientras se trabaja desde casa

La situación global actual definitivamente ha cambiado la forma en que las empresas y organizaciones incorporan y capacitan a nuevos empleados, y parece que estos procesos llegaron para quedarse.

Incorporar nuevos empleados y capacitarlos de forma remota es rentable, fácil y rápido. Esto es especialmente cierto para las empresas y organizaciones que necesitan incorporar y capacitar a una gran cantidad de nuevos empleados. Además, con el personal remoto, realmente no hay absolutamente ninguna necesidad de traer a esos empleados para una capacitación presencial.

Con el fin de capacitar e incorporar de manera eficiente y efectiva a los nuevos empleados de forma remota, mientras trabajan desde casa, cree una lista de verificación de incorporación de empleados remotos, proporcione a los nuevos empleados las herramientas y la tecnología adecuadas para garantizar un proceso de incorporación sin problemas y asegúrese de que los nuevos empleados se sientan cómodos, además de un equipo, y son conscientes de la cultura y los valores de la empresa.