8 formas de optimizar la programación de turnos de sus empleados en 2022

La programación de turnos de los empleados debería ser muy fácil, ¿verdad? No desea que la programación ocupe gran parte de su tiempo, pero aun así lo hace. Su gerente promedio dedica 3,14 horas a la semana a preparar el horario de los empleados . Incluso las principales marcas y las grandes corporaciones tienen migrañas de programación masivas y se sabe que cometen errores de millones de dólares en la programación de turnos de los empleados.

Si los grandes, con toda su experiencia y presupuestos, cometen errores, entonces esperaría que para la gestión de empleados de una pequeña empresa, la programación de turnos de empleados estaría condenada desde el principio. Pero, no tiene que ser.

Piense en su programación de turnos como una máquina con muchas partes móviles que tienen que trabajar juntas para que la máquina funcione correctamente y, en su mayor parte, automáticamente. Si una parte falla, las otras tienen que tomar el relevo. Si fallan, entonces su máquina solo necesita algunas reparaciones.

En lo que respecta a las máquinas, las buenas rara vez requieren mantenimiento, mientras que algunas apenas se mantienen unidas con cinta adhesiva y buenas intenciones. Si la programación de turnos de sus empleados es una de esas viejas y oxidadas programaciones basadas en hojas de cálculo o (Dios no lo quiera) programación manual, en lugar de un software moderno de programación de turnos, entonces las fallas comunes pueden costarle bastante dinero.

Qué pasó con la programación de empleados de RyanAir

En septiembre de 2017, la aerolínea se vio obligada a cancelar 20.000 vuelos debido a problemas de rotación , lo que dejó a la aerolínea más grande de Europa por número de pasajeros sin poder contratar pilotos para los aviones. El resultado fue una tormenta de clientes furiosos, miles de libras en pagos de reembolso y multas, muchos pilotos que se iban a trabajar para los competidores y la necesidad de aumentar sustancialmente el salario y mejorar las condiciones para que el resto de ellos se quedara.

Como era de esperar, RyanAir fue atrapado con los cinturones de seguridad desabrochados. No es un buen plan de vuelo para una empresa cuyo lema es "Siempre mejorando".

Los errores de programación son costosos

Creo que todos podemos estar de acuerdo en que los errores de programación pueden terminar costándote. ¿Cuánto cuesta? Bueno, RyanAir se vio obligado a prometer a los pilotos mejores salarios y condiciones, que afirma superar los ofrecidos por los rivales. Sin embargo, eso no será suficiente para evitar que esto suceda en el futuro . Es por eso que la compañía está contratando a cientos de pilotos con la esperanza de llevar su proporción de tripulantes a 11,0 pilotos por avión, desde 10,5, a tiempo para las vacaciones de verano en Europa.

RyanAir también invirtió en la optimización de la programación de turnos y el registro de ausencias, incluida una nueva aplicación de control de tripulación para teléfonos móviles . La optimización de procesos y la adopción de aplicaciones móviles para empleados no aparecen en los titulares de los comunicados de prensa, pero son parte integral del plan de RyanAir para evitar los costosos errores en la gestión de los horarios de los pilotos.

Cómo ahorrar dinero en la programación de turnos (no sea otro RyanAir )

1. Planifique los horarios de los turnos con anticipación

Tiempo lo es todo. Por ejemplo, puede reducir las ausencias y las solicitudes de ausencia simplemente proporcionando a los empleados los horarios de trabajo de antemano . Más tiempo para preparar e intercambiar turnos brinda a los empleados la flexibilidad que necesitan para cambiar las cosas para que coincidan con sus horarios de turnos.

Dar a todos suficiente espacio para planificar y ajustar también reducirá la tasa de lucha de último minuto para encontrar reemplazos. Ya sabes cuál, el que consume esas horas de trabajo del gerente.

¿Es más fácil decirlo que hacerlo?

Claro, planificar la rotación de empleados con dos o tres semanas de anticipación puede parecer una tarea desalentadora. Sin embargo, tener una aplicación móvil que les permita a los empleados ingresar sus preferencias de turno con anticipación y ver los horarios planificados y actualizados con unas semanas de anticipación ayuda a reducir el estrés y la tensión general asociados con las publicaciones de horarios de última hora.

Se trata de crear rutinas y mejorar la forma en que trabaja. Como cualquier buen boy scout le dirá que dedicar tiempo a la preparación ahora le ahorrará tiempo más adelante y le permitirá entrar en un ritmo en el que los turnos se preparan con mucha anticipación. De esa manera, incluso si vienen cambios, y vendrán, estarás preparado para ellos.

Sin mencionar que un horario predecible mantiene a sus empleados contentos y comprometidos con su organización. Pueden mantener una vida fuera del trabajo y para los padres que trabajan eso significa mucho. Un horario predecible podría significar que sus empleados decidan quedarse con usted por mucho más tiempo, resolviendo lo que probablemente sea la mayor dolencia del trabajo por horas: la rotación de empleados .

Según un estudio de CAP, el costo de reemplazar a un empleado es aproximadamente el 16% de su salario anual. Mantener un cronograma predecible podría terminar ahorrándole más que solo una parte del cambio, podría ser un cambio de juego para su negocio.

2. Di no a la programación de guardia

La programación de guardia es la práctica de solicitar a los empleados que llamen antes de que comience su turno y verifiquen que realmente se los necesita. Programar empleados para un turno y luego enviarlos a casa si el turno es lento es una práctica dudosa en el mejor de los casos y en realidad podría costarle más dinero de lo que ahorra. Muy relacionado con lo anterior, los horarios deben ser predecibles, no solo por el bien del gerente sino por el del empleado.

Hasta hace poco, la mayoría de los grandes minoristas practicaban la programación de guardia, pero debido a la fuerte presión regulatoria y pública, The Gap, A&F, Starbucks y otros prometieron terminar con la programación de guardia. Sin embargo, eso es sólo una pequeña parte de la historia. Lo que no le están diciendo es que tienen accionistas en quienes pensar y si hubiera grandes ganancias en la programación de turnos, todavía lo estarían haciendo.

El problema real es que la programación de guardia no solo es mala para las relaciones públicas, sino que es una mala solución para un problema creciente, que es la programación no optimizada que termina costándole dinero en exceso de personal. Existen formas mejores y más rentables de resolver este problema, pero requiere que los gerentes estén muy orientados a los datos y que realicen un seguimiento de todo lo que sucede en su negocio.

3. Esté atento a las horas extra

Un horario optimizado no es solo para los minoristas, también es muy importante en otras industrias. Cuando se trata de contratistas, OT es donde está el dinero. Hay una idea errónea común de que las horas extra en realidad no le cuestan nada, ya que todos los gastos generales fijos ya se contabilizan en una semana laboral estándar de 40 horas . El pago y los gastos adicionales se compensan porque ya los ha contabilizado como gastos generales fijos.

Para que eso funcione, tienes que ser muy bueno haciendo ofertas a tus clientes, por un lado, y gestionando la productividad de tus empleados, por el otro. Simplemente hacer uno de los dos puede ser lo suficientemente desafiante. Si puede administrar ambos de manera continua, entonces tiene resuelto este asunto de la contratación.

Para el resto de humanos esto es lo que suele pasar (ejemplo cortesía de WoodWeb):

Supongamos que tiene un trabajo de precio fijo y, por cualquier motivo, se atrasó un día sin culpa propia y sin penalización (en otras palabras, se atrasó debido a algo como un retraso por lluvia y no solo porque algo tomó más tiempo de lo habitual).

¿Trabajaría el fin de semana pagando a su gente OT a pesar de que calculó el trabajo a la tarifa de tiempo regular, solo para poder comenzar otro trabajo que había programado previamente para comenzar el lunes y, por lo tanto, posponer su inicio hasta el martes? La respuesta es que usted trabaja el fin de semana extra a la tarifa regular (es un lavado), pero debido a que puede hacerlo, entonces comienza el próximo trabajo a tiempo y no ha perdido ningún día de rendimiento.

Un segundo ejemplo ilustra cómo debe contabilizar las horas extra con la mayor precisión posible de antemano o terminará costándole: por ejemplo, sus gastos generales se basan en 320 horas hombre por mes (2 hombres en 40 horas a la semana durante 1 mes) y solo utiliza 240 de esas horas, y 40 de esas 240 son horas extras. En otras palabras, trabaja con sus dos hombres durante 60 horas cada uno en la semana 1 en función de una fecha límite de trabajo, luego los envía a casa por falta de algo que hacer durante las semanas 2 y 3, luego los trabaja 60 horas cada uno en la semana 4 , nuevamente basado en la fecha límite del trabajo, pero posiblemente careciendo de materiales o información para comenzar durante las dos semanas que no tienen nada que hacer (nunca sería tan obvio, pero para ilustrar mi punto, elegí este ejemplo por simplicidad).

Para las empresas que les pagan a sus empleados horas extras, las horas extras casi siempre se convierten en un problema. La solución es simple: solo di no a OT . si tiene empleados que necesitan trabajar más de las 40 horas regulares a la semana, puede valer la pena convertirlos en empleados asalariados. Cambiar a los trabajadores de ser elegibles para horas extras a ser empleados asalariados ha sido una táctica empleada por empresas como Walgreens.

4. Responda rápidamente

Escenario de pesadilla: la mitad de los empleados programados para abrir la tienda mañana se reportan enfermos con esa desagradable gripe que ha estado dando vueltas. O imagine un escenario feliz y maravilloso en el que su negocio recibe una crítica positiva inesperada de alguna estrella de las redes sociales y los clientes se agolpan . Lo que normalmente haría es asustarse, entrar en pánico y luego proceder a llamar a cada empleado, posiblemente ofreciéndoles un pago extra por el cambio de turno de último minuto.

En ambos casos, debe responder rápidamente si desea tener la mano de obra necesaria en el reloj para que todo funcione sin problemas. Las llamadas telefónicas frenéticas no son la forma más efectiva de lidiar con cambios inesperados en la rotación planificada. Idealmente, cuando un turno está disponible para que los empleados lo "reclamen", se les notifica automáticamente y pueden optar por recogerlo si están libres y podrían usar el turno adicional.

En la sección 1 ya aludimos a los beneficios de involucrar a sus empleados y cómo afecta positivamente la rotación de empleados. La tecnología también es tu amiga cuando se trata de comunicarte de manera efectiva con tus trabajadores . Hay varias herramientas que pueden convertir una pesadilla de comunicación en un proceso fácil y efectivo, incluso si necesita comunicarse con personal de respaldo más allá de sus empleados actuales.

5. Distribución de turnos justa (e inteligente)

A los humanos les cuesta ser objetivos. Entonces, al planificar el horario de turnos de un empleado, podemos estar influenciados por los hábitos que hemos desarrollado con el tiempo. Algunos empleados se descontentan porque (creen) que usted tiene favoritos. Otros obtienen menos turnos o opciones de tiempo extra más escasas.

En muchos casos, la razón es la diferencia en habilidad y experiencia. Necesita al menos un empleado que pueda cerrar la tienda en el turno de la tarde, pero eso puede llevar rápidamente a que los mismos empleados obtengan ese puesto noche tras noche, lo que podría ser algo bueno o malo.

Las computadoras no tienen favoritos. Simplemente configúrelo y listo. Puede asignar "roles" y habilidades a los empleados mientras configura la rotación perfecta para considerar las preferencias de los empleados y las necesidades de su negocio también.

Si aún no lo ha hecho, obtenga un software de asignación de turnos, también conocido como software de gestión de turnos para ayudarlo a optimizar sus turnos . Hay algunos buenos por ahí que no serán un gran dolor de configurar y no vaciarán sus bolsillos.

6. Simplifique la asignación de turnos

Los cambios de turno manuales y los intercambios agregan bastante gastos generales tanto para los empleados como para los gerentes. Todos lo hemos visto suceder, se solicita o aprueba un cambio de turno en persona, pero en algún momento se olvida o se comunica mal.

Un proceso rápido y eficaz para los intercambios de turnos y las aprobaciones puede facilitar las cosas para todos al tiempo que garantiza que cada turno cuente con las personas con las habilidades y los "roles" necesarios .

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7. Cómo el análisis predictivo ayuda a los gerentes de turno

Los detalles cuentan, solo pregúntele a cualquier gerente de empleados. La falta de personal significa que sus clientes no reciben el servicio que merecen y sus empleados están trabajando demasiado. El exceso de personal significa que está perdiendo dinero en salarios innecesarios para los empleados que sueñan con volar de vacaciones (si los vuelos no se cancelan debido a la falta de personal de las aerolíneas). Tienes que hacerlo bien.

Ser capaz de dar cuenta de todos los costos e ingresos por turno es lo que separa a los buenos gerentes de turno de los excelentes. Antes de comenzar a pensar en la tecnología, debe saber cómo desea utilizarla. De manera similar a la dotación de personal, no desea tener un inventario insuficiente o un inventario con exceso de existencias, todo debe optimizarse correctamente. Pero, y aquí es donde debe apoyarse, debe optimizarse no para el turno de ayer, sino para el turno de mañana y de la próxima semana.

Usted y sus gerentes de turno, gerentes de proyecto o capataces deben ser magos estadísticos y predecir sus costos e ingresos futuros.

¿Qué es el análisis predictivo?

En pocas palabras, el modelado predictivo utiliza estadísticas, como el historial de ingresos de un trabajo de instalación o los ingresos de un turno de almuerzo, para predecir resultados futuros.

Por ejemplo, como contratista de HVAC, puede usar un modelo predictivo para analizar los datos de todos sus trabajos de instalación de conductos en el último año, como el costo de las piezas, la nómina, los ingresos por hora trabajada, y usar estos datos para predecir cómo calcular los costos. su próximo trabajo de instalación de conductos.

¿Qué se puede hacer con los modelos predictivos?

• Acepte trabajos en segmentos industriales en crecimiento que serán más rentables en el futuro
• Dote sus turnos de busto con más empleados altamente capacitados
• Personal en sus turnos lentos
• Prediga con precisión los costos y los ingresos por trabajo/turno
• Predecir el desempeño de sus empleados
• Prediga el costo de hacer crecer su negocio y los ingresos proyectados

Los 3 principales modelos de análisis predictivo para la optimización de turnos

Hay tres modelos predictivos principales relevantes para la optimización de turnos:

1. Modelos de propensión: analiza las variables existentes para predecir la acción
2. Modelos de clúster: clasifica a los usuarios algorítmicamente en segmentos en función de su comportamiento
3. Filtrado colaborativo: utiliza redes bayesianas para analizar datos, semántica latente y otras técnicas para encontrar puntos en común (si le gusta El Padrino , le gustará Scarface )

La mayoría de las soluciones de software de programación que ofrecen un modelo de optimización funcionan con uno de estos modelos. Sin embargo, el software de programación predictiva puede ser muy costoso, por lo que si desea ahorrar algo de dinero y aprender algo nuevo, puede obtener más información sobre cómo usar cada modelo haciendo clic en los enlaces de arriba.

8. Deshazte del papel, cámbiate al software

Los pasos anteriores para la optimización del horario de los empleados exigen que adopte la tecnología y vaya más allá de las tablas de papel obsoletas y las hojas de cálculo poco confiables. Con soluciones de software de programación flexibles y fáciles de usar disponibles para empresas de todos los tamaños, realmente no hay razón para que continúe usando métodos anticuados para la programación de turnos en 2018. De hecho, cambiar a una aplicación de programación de turnos seguramente le ahorrará más dinero que es probable que el software cueste.

¿Y el papel? Todavía puede hacer aviones de papel con él y enviarlo volando por la oficina sin un piloto. Porque a diferencia de RyanAir, no necesita administrar una lista de miles de pilotos, todos buscando tomarse un tiempo libre para las vacaciones. Y, si sus empleados no son del tipo tecnológico, aquí hay una guía útil que podría ayudar.

Conclusión sobre la optimización del horario de turnos de los empleados

Si usted es como nuestro gerente promedio de antes, probablemente dedique una buena cantidad de tiempo a crear su rotación de turnos. Pero, no termina ahí. ¿Qué pasa con el cambio de turnos? ¿cambios de horario? ¡Imagínese lo que usted y su equipo podrían hacer si pudieran hacer que la programación no apeste! ¿Qué pasaría si le dijera que puede hacer eso mientras elimina los gastos asociados con las ausencias no planificadas, así como los costos de falta y exceso de personal?

1. Planifique los horarios de los turnos con anticipación
2. Di no a la programación de guardia
3. Esté atento a las horas extra
4. Responde rapido
5. Distribución de turnos justa (e inteligente)
6. Simplificar la asignación de turnos
7. Cómo el análisis predictivo ayuda a los gerentes de turno
8. Deshazte del papel, cámbiate al software