Guía de albarán: definición, qué incluir + plantilla gratuita

Puede que un albarán no sea un término extraño en el sector del comercio electrónico, pero tampoco es algo que sea de conocimiento común. Tanto los comerciantes de comercio electrónico como los clientes pueden confundirlo con una etiqueta de envío. Entonces, en este artículo, analizamos todos los elementos que componen un albarán y su valor con nuestra exclusiva guía de albaranes.

1) Albarán: una cuenta de los detalles del envío

En el diccionario de logística, un albarán es un documento que contiene los detalles de todos los productos que se llenan dentro de un paquete. Sus dimensiones habituales son 4"×6" o 8,5"×11" para una hoja de papel o una tarjeta en modo horizontal.

Un albarán generalmente incluye el peso, las dimensiones y la cantidad de SKU (Unidades de mantenimiento de existencias) en el paquete. Sin embargo, pueden ser dinámicos y tener mucho espacio para personalizaciones si la marca lo desea.

Algunos aprovechan la oportunidad para incluir los logotipos de sus marcas, una llamada a la acción (CTA), un código de cupón y un enlace a las redes sociales. De esta manera, los albaranes se convierten en una excelente herramienta para la marca.

Por lo general, los albaranes se llenan con información para agilizar los procesos que se encuentran detrás del empaque y la entrega de un pedido. Cuando se imprime en el almacén o en el centro logístico, ayuda al personal de empaque a asegurarse de que empaque el pedido exacto. Alternativamente, ayuda al comprador a verificar si el paquete tiene todos los productos que ordenó.

2) Vista granular de una plantilla de albarán

Un albarán incluye todos los detalles de envío granulares de cada SKU que ha pedido un cliente. Sin embargo, una empresa puede optar por incluir información que ayude con el reconocimiento de la marca. Aquí hay una lista de los hechos y elementos más comunes que tiene una plantilla de albarán:

2.1) Detalles de envío

Los detalles de envío son la parte más esencial de un albarán. Hay muchos componentes que entran en esta categoría. Primero vienen los detalles de la marca, como el nombre de la marca, la dirección, el sitio web y la información de contacto.

Luego viene el número de pedido o ID de pedido de compra, que es una serie de números únicos que identifican un pedido en particular. El tercer elemento incluye la fecha del pedido y la hora de realización del pedido.

La cuarta parte contiene el método de envío, como USPS Priority Mail o UPS Ground. Esta sección tiene los detalles que ayudan a los clientes a rastrear su pedido y hacer una referencia cruzada de la información de envío cuando reciben el paquete.

2.2) Información de contacto del cliente

Después de imprimir la información de envío inicial, el siguiente conjunto crítico de información pertenece al cliente o al destinatario. Esta sección tiene la cuenta completa de los clientes, como su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico.

A veces, las marcas también mencionan la dirección de devolución en caso de que el cliente realice dicha solicitud de devolución o cambio. Esta sección incluye el destino del envío. Esto puede ser útil si el paquete está destinado a ser un regalo, proporcionando así al destinatario la información del remitente.

2.3) Artículos de pedido y productos fuera de stock

La tercera sección es fundamental e incluye una lista detallada de los SKU solicitados. Hay un par de variaciones en el listado. Algunas marcas incluyen nombres de productos, mientras que otras enumeran el SKU o UPC (Número de producto universal).

Además de los artículos que se entregan, el albarán también contiene información sobre los artículos que estaban agotados y no se pudieron entregar. Este detalle importante ayuda a los clientes a realizar un seguimiento de los productos pedidos. Pueden plantear una consulta con la marca sobre los artículos agotados si es necesario.

Al igual que el nombre del producto, la cantidad y el precio de cada artículo SKU se presentan en un albarán. Por lo tanto, frente a cada nombre de producto o número de SKU, se mencionan las cantidades y el precio.

Generalmente, las marcas adoptan un formato tabular que contiene las columnas: cantidad, número de SKU, nombre del producto, precio y precio total. El detalle del precio total se puede subdividir en precios de los artículos, impuestos, descuentos, etc.

2.4) Notas de marca

Una nota de marca es una categoría opcional en un albarán. Sin embargo, cuando se incluye, añade un toque de personalización para el cliente. Las empresas pueden incluir cualquier mensaje para el comprador, desde un deseo en su cumpleaños hasta un mensaje de agradecimiento.

Las marcas también pueden improvisar para incluir el mensaje del cliente para el destinatario en los casos en que los pedidos sean regalos. Por lo tanto, los albaranes se pueden personalizar de cualquier forma para incluir la identidad de la marca, como el logotipo, y una experiencia de desempaquetado personalizada con un mensaje de buenos deseos.

3) Utilidades de los albaranes

3.1) Ayudas en la gestión de pedidos

El proceso de cumplimiento de comercio electrónico es un proceso tedioso. Antes de sellar un paquete, el empacador del almacén debe verificar que todos los productos empacados en el interior estén en la lista de pedidos del cliente. Esto incluye las cantidades exactas de los SKU, el color, las dimensiones, el peso y el tamaño. Por lo tanto, un albarán le da una confirmación al empaquetador de que el pedido se ha cumplido con precisión.

Dado que el albarán registra y verifica el proceso de cumplimiento, resulta más útil cuando el pedido se divide en varios envíos. Como un recolector de almacén recolecta varios artículos con SKU para un pedido de cliente, cada albarán incluye los detalles de los SKU empaquetados por separado.

El albarán se puede imprimir previamente para que informe al empacador sobre los artículos que se deben agrupar. Esto no solo simplifica el proceso de embalaje, sino que también ordena verificaciones cuando todos los paquetes llegan al cliente.

3.2) Mejora la experiencia del cliente posterior a la compra

Un albarán puede considerarse un instrumento posterior a la compra que se utiliza explícitamente para mejorar la experiencia del cliente. Tiene una serie de usos para mejorar el compromiso del cliente posterior a la compra.

En primer lugar, los albaranes ayudan a mejorar los comentarios de los clientes sobre la marca al incluir una vista granular de los pedidos. En segundo lugar, crea una experiencia de apertura positiva cuando las marcas escriben mensajes personalizados a los compradores. En tercer lugar, ayuda a los clientes a reconocer la marca con un formato de albarán de marca.

3.3) Ayuda en el seguimiento de pedidos

El albarán viene con una serie de detalles críticos que pueden ayudar a los clientes y a la marca a realizar un seguimiento de los pedidos. Esto es especialmente cierto para los envíos divididos en los que el pedido completo del cliente se divide en pedidos más pequeños. Por lo general, se envían desde diferentes almacenes y el minorista puede controlarlos con albaranes.

Un albarán que contiene el número de orden de compra y los SKU empacados en un paquete notifica al comprador sobre el estado actual de su pedido. Pueden rastrear la porción que ha llegado y estimar el valor del segmento del pedido.

3.4) Admite la confirmación del pedido y verifica los daños

Los albaranes ayudan a las empresas y los clientes a confirmar que el pedido se ha enviado y recibido correctamente. Un albarán ayuda a los clientes a cotejar, consultar y verificar todos los artículos con su precio, tamaño, cantidad y detalles posteriores.

Los albaranes también ayudan a los compradores a clasificar e identificar los artículos dañados en los casos en que los artículos se rompen durante el transporte o se deforman. El cliente puede rastrear el artículo pedido con su número de SKU y verificar si el artículo tiene el mismo aspecto mientras lo desempaca. Si no, pueden solicitar un reembolso o pedir a la marca que cambie el producto.

3.5) Ayudas en Devoluciones y Cambios

Las devoluciones son casi siempre inevitables en el comercio electrónico e inducen dolores de cabeza tanto para el comprador como para el negocio. Las solicitudes de devolución pueden iniciarse por varios motivos, como artículos dañados, defectos de fabricación, tamaños y colores que no coinciden. Una vez que se realiza una solicitud de devolución, crea una cadena de eventos desde la verificación del artículo hasta el reembolso.

Un albarán puede servir para verificar las reclamaciones de los clientes y acelerar el proceso de reembolso. Por ejemplo, cuando un artículo no coincide o está dañado, un comprador puede cotejar el producto con el albarán y presentar una solicitud de devolución o cambio. Cuando falta un artículo en el paquete, pueden traerlo al aviso de la marca y solicitar un reembolso.

Un albarán tiene una inmensa utilidad para la industria de la confección en el comercio electrónico, que tiene un alto volumen de devoluciones e intercambios. Por lo tanto, pueden personalizar el albarán para incluir información sobre las políticas de devolución. O informe a los clientes sobre un artículo agotado y un reembolso para disminuir la ansiedad del cliente.

4) El proceso de creación de un albarán

Los comerciantes de comercio electrónico pueden crear manualmente un albarán o utilizar su herramienta de gestión de inventario. En cualquier caso, primero tendrían que recopilar algunos datos, como todos los números de SKU, nombres de productos, dimensiones, peso y precios. Si utilizan un software de gestión de inventario como ShipSation, dichos detalles ya deberían estar disponibles.

Después de recopilar los datos, el minorista puede usar una plantilla de albarán gratuita o completar los datos. Alternativamente, también puede seleccionar cualquier plantilla disponible en la herramienta SaaS e ingresar los detalles. La mayoría de estos programas permiten a los minoristas personalizar el comprobante según sus preferencias, como logotipos y notas de marca.

Una vez que la plantilla del albarán está en su lugar, los comerciantes pueden guardarla e imprimir el albarán para incluirlo en el paquete. En los casos en que utilizan software, los minoristas pueden crear varias plantillas para diferentes ocasiones. También pueden automatizar el proceso de impresión presionando los detalles del pedido en las plantillas específicas.

5) ¿Es el albarán diferente de las facturas?

Dado que un albarán incluye datos que son casi idénticos a una etiqueta de envío y facturas, no es raro considerar un albarán como una etiqueta de envío o una factura. La diferencia entre los tres radica en su propósito.

Una factura es un documento financiero que contiene el precio de venta de cada producto, el estado de pago del pedido, el método de pago y los términos. Por lo tanto, aunque un albarán tiene los detalles del precio del artículo, no incluye los métodos de pago ni ningún pago pendiente relacionado con el envío.

Las facturas especifican el monto que debe pagar el destinatario cuando los clientes involucran múltiples métodos de pago. Por ejemplo, cuando los clientes pagan la mitad del importe a través de UPI y el resto se pide en efectivo. En estas circunstancias, la factura actúa como factura para la persona responsable de liquidar el pago.

6) ¿El albarán es lo mismo que una etiqueta de envío?

No, lo que diferencia a un albarán de una etiqueta de envío es el propósito de esta última. Una etiqueta de envío incluye la dirección de facturación y envío que indica el origen del envío y las ubicaciones de entrega.

También puede incluir detalles del pedido, como artículos SKU, el peso del paquete y el método de envío. Sin embargo, contiene una etiqueta y un número de seguimiento de pedidos basados ​​en QR que se pueden escanear y rastrear. Esto está ausente de un albarán.

7. Conclusión

Los albaranes son una excelente manera de garantizar la verificación de pedidos y la precisión del cumplimiento para una tienda de comercio electrónico. Estas pequeñas tiras de papel también tienen la capacidad de generar una impresión de marca positiva en los clientes. La versatilidad del albarán garantiza que las empresas puedan incluir cualquier personalización de la marca además de mencionar los detalles del pedido.

Tener un albarán es como golpear dos pájaros de un tiro. Las empresas de comercio electrónico pueden ejercer control sobre el proceso posterior al envío y la participación del cliente posterior a la compra.

8) Preguntas frecuentes

8.1) ¿Cuánto cuesta crear un albarán?

En la mayoría de los casos, los albaranes se pueden crear sin costo alguno. Hay muchas plantillas de albaranes gratuitas disponibles en Internet que se pueden descargar y usar libremente. De hecho, el software de gestión de inventario ofrece boletas de embalaje de forma gratuita. El único componente de costo involucra la impresora, la tinta y el papel utilizados.

8.2) ¿Los albaranes son ecológicos?

Los albaranes tienen un impacto en el medio ambiente al contribuir al desperdicio de papel. En este sentido, no es respetuoso con el medio ambiente. Sin embargo, las marcas aún pueden incluir comprobantes de empaque de manera juiciosa para envíos específicos, paquetes internacionales y envíos divididos. Además, para los envíos de una sola caja, los minoristas pueden centrarse en una versión digital del albarán y enviarlo por correo a la dirección de correo electrónico del cliente.