Cómo crear una factura de PayPal para recibir pagos rápidamente (y de forma segura)

Hay muchas maneras diferentes de cobrar como freelancer. Hay programas de software automatizados, transferencias bancarias programadas para retenedores, facturas de PayPal, transferencias digitales simples y una gran cantidad de otras opciones. Incluso tengo un cliente o dos que todavía cortan cheques en papel y me los envían por correo.

Siempre que el dinero termine en mi cuenta en algún momento, estoy totalmente abierto a cualquier método de pago que sea conveniente para las personas con las que trabajo.

Aunque Venmo y servicios similares le pisan los talones, una de las vías de pago más comunes sigue siendo PayPal. Si ha estado trabajando como autónomo durante algún tiempo, es probable que le hayan pedido que envíe una factura de PayPal.

Además de tener que realizar un seguimiento de todas sus diferentes cuentas y mantener todo seguro en todas las plataformas, no hay muchas desventajas en permitir que los clientes usen una factura de PayPal para pagarle.

Este artículo lo guiará a través del proceso, de modo que cuando alguien inevitablemente le pregunte: "¿Me puede facturar a través de una factura de PayPal?" tendrás tu respuesta (y tu cuenta) lista y esperándote.

¿Qué es una factura de PayPal?

Los usuarios ocasionales de PayPal probablemente estén bastante familiarizados con el envío y la recepción de dólares a través del servicio. Pero para las empresas, ¿sabías que puedes enviar facturas oficiales en lugar de solo una solicitud de dinero? (Si no está familiarizado con la facturación en general, repase aquí antes de seguir leyendo).

La factura de PayPal es más o menos lo que parece: una factura generada a través de PayPal. Si compró algo de un vendedor en línea, es posible que incluso haya visto uno y lo haya usado para pagar su factura.

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Es fácil de usar y, de hecho, bastante conveniente.

¿Es lo mismo una factura de PayPal que una solicitud de dinero de PayPal?

Una solicitud de dinero de PayPal es algo que envía y que solo muestra el monto adeudado y tal vez una descripción de 1 línea de para qué sirve.

A diferencia de una solicitud de dinero, una factura de PayPal tiene campos para incluir todo tipo de información, como qué trabajo está facturando, el monto, la fecha de vencimiento, una breve descripción y cualquier nota que desee incluir para el cliente.

Puede agregar su logotipo, cobrar impuestos, usar la misma factura para facturar a varios clientes e incluso cargar archivos adjuntos como archivos de arte o una orden de compra. Toda esta información se envía al cliente a través de PayPal, y puede pagar directamente desde un enlace incrustado que va a su cuenta.

Claro, es más rápido enviar una solicitud de dinero, pero una factura de PayPal es increíblemente versátil y lo ayuda a realizar un seguimiento de su negocio de una manera más detallada.

Cuándo usar una factura de PayPal

Usar una factura de PayPal es una forma más profesional de hacer negocios que simplemente solicitar un pago, pero eso no significa que cada vez que facture a un cliente, deba usar una factura de PayPal.

Hay toneladas de opciones de software de facturación para autónomos, y es una buena idea investigar antes de comprometerse con un solo medio. Aquí hay algunas cosas que debe considerar sobre cuándo usar una factura de PayPal:

Ventajas de PayPal:

• PayPal es una forma bastante fácil de enviar una factura, casi sin configuración de back-end para usted. Simplemente configura su cuenta, completa algunos campos preestablecidos y está listo para comenzar.
• Está integrado con su cuenta bancaria, por lo que puede recibir pagos más rápido. Cuando los clientes le pagan a través de PayPal, puede dejar el dinero allí y usarlo para otras compras, o transferirlo a su banco y usarlo como lo necesite. Se tarda unos días en realizar la transferencia, así que planifique en consecuencia.
• La mayoría de los clientes estarán familiarizados con PayPal. El servicio existe desde hace mucho tiempo, por lo que muchas personas y empresas ya están configuradas para usarlo. Esto puede ayudar a eludir la burocracia involucrada en la obtención de un corte de cheque u otra opción de pago aprobada.
• Tienes la posibilidad de aceptar tarjetas de crédito. Si envía su propia factura y simplemente espera a que le paguen, es posible que tenga una gran demora mientras espera un cheque o un cliente frustrado que realiza un seguimiento de los gastos comerciales a través de una tarjeta de crédito. Usar un servicio como PayPal resuelve este problema.

Contras de PayPal:

• Hay tarifas asociadas con PayPal: PayPal se lleva un pequeño porcentaje de cada transacción comercial en PayPal. Varía según el país, pero en EE. UU. ronda el 3 %. Es más alto para las transacciones internacionales. No hay forma de evitar una tarifa de transacción al usar una factura de PayPal, pero esto es bastante estándar para las soluciones de pago de comercio electrónico.
• Las facturas no se pueden personalizar para que coincidan con su marca. Puede cargar un logotipo si lo desea, pero no puede cambiar las fuentes, los colores o el diseño básico. Esto no es necesariamente un factor decisivo, pero es algo que afecta su negocio. Recomiendo cargar su logo por lo menos. ¡Recuerde, cada oportunidad de mostrar su nombre a los clientes es una oportunidad!
• PayPal utiliza su propio sistema interno de numeración de facturas, por lo que si utiliza otras formas de facturación, no coincidirá. Puede resolver esto con un buen mantenimiento de registros, pero es un paso adicional en su proceso. Y todos sabemos, el tiempo es dinero.

Seguridad

Una gran razón para utilizar una factura de PayPal en lugar de enviar la suya propia es la seguridad integrada. PayPal le permite cobrar directamente sin revelar su información financiera. Supervisan las transacciones y ayudan a reducir el fraude.

Para los vendedores, también existe protección contra quejas infundadas. Esto se aplica principalmente a los bienes físicos, pero los autónomos que cobran por su tiempo pueden estar protegidos si pueden mostrar prueba de cumplimiento. Aún debe pensar en cómo protegerse de forma independiente, pero esto puede ser una capa adicional de tranquilidad.

Cómo crear y enviar una factura de PayPal en 8 pasos

Ya sea que elija usar PayPal para todas sus transacciones, o simplemente lo necesite en su bolsillo trasero para aquellos clientes que lo soliciten específicamente, es genial estar armado con el conocimiento de cómo crear una factura de PayPal.

Es bastante simple:

1. Cree una cuenta de PayPal. Para utilizar la función de factura, debe elegir la opción de cuenta "comercial". No se preocupe, no hay una tarifa adicional involucrada para las pequeñas empresas.

2. Una vez que haya iniciado sesión, deberá agregar su información bancaria a su cuenta para que pueda recibir el pago.

3. Ahora que ya está todo configurado, seleccione "Herramientas" en el menú superior. Encontrará "Facturación" en este menú desplegable. Esto lo llevará a la pantalla de facturación general, donde puede crear borradores, realizar un seguimiento de las facturas enviadas y ver qué está vencido.

4. Cuando esté listo para enviar su factura de PayPal, presione el botón azul "Crear" en el lado derecho.

5. Introduzca la dirección de correo electrónico de su cliente. VERIFIQUE DOBLEMENTE ESTA INFORMACIÓN. ¡No desea enviar la factura al cliente de PayPal equivocado y terminar retrasando el pago o, lo que es peor, recibir el pago de la persona equivocada y tener que resolver ese lío! Si lo desea, puede ampliar este menú para incluir el nombre y la dirección de un cliente.

6. Ingrese el costo total de la factura. Puede elegir cuánto detalle incluir: horas trabajadas, una descripción, notas adicionales, etc.

7. Obtenga una vista previa de su factura de PayPal. Confía en mí, no importa cuántas veces hayas enviado una factura, a veces habrá errores. Siempre es mejor obtener una vista previa de la factura completa antes de enviarla a un cliente.

8. Presiona "enviar" y ¡listo! Los clientes pueden pagarle directamente desde el correo electrónico que reciben. Es pan comido para ti y para ellos.

Si eres más un aprendiz visual, o aún no tienes claro el proceso, PayPal tiene un excelente video explicativo que cubre los conceptos básicos. También tiene una sección útil sobre el seguimiento de las facturas una vez que se han enviado. Si tienes tres minutos, vale la pena echarle un vistazo:

Conclusión

Comprar y vender con una factura de PayPal es una forma común para que los contratistas hagan el trabajo y reciban el pago.

Donde no existe una solución de pago perfecta , PayPal es al menos una solución muy básica que cubre muchas necesidades tanto para los autónomos como para las personas que los contratan.

Es seguro, admite tarjetas de crédito y es lo suficientemente personalizable para incluir cualquier información que necesite para comunicarse. Y si expande su negocio para incluir algún tipo de ingreso pasivo (lo cual recomiendo encarecidamente), PayPal a menudo se integra fácilmente con los sitios web del mercado.

Como mínimo, todo trabajador independiente debe tener una cuenta comercial de PayPal y estar familiarizado con la plataforma. PayPal sigue siendo el procesador de pagos en línea más grande del mundo. Ya sea que trabaje con empresas grandes o pequeñas, es casi inconcebible que no se le solicite usar una factura de PayPal en algún momento.

Siempre que tenga un buen sistema de contabilidad para realizar un seguimiento de todos sus pagos, agregar PayPal a su repertorio de herramientas comerciales es prácticamente una obviedad.

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