Errores de nómina que le cuestan dinero y cómo solucionarlos

¿Sigue usando lápiz y papel para el mantenimiento de registros de tiempo de los empleados? ¿Confiar en los horarios de turnos para los cálculos de nómina? Entonces su empresa está perdiendo dinero y probablemente esté expuesto a demandas y sanciones del IRS.

Si te sirve de consuelo, no estás solo. El 33% de los empleadores cometen errores en la nómina que cuestan miles de millones de dólares al año, según el IRS. La Asociación Estadounidense de Nómina muestra una tasa de error de entre el 1 y el 8 % de la nómina total en las empresas que utilizan tarjetas de tiempo tradicionales, y aproximadamente el 40 % de las pequeñas empresas incurren en un promedio de $845 al año en multas del IRS como resultado de procesos de nómina mal administrados.

“Van a ocurrir errores”, dijo Bill Dunn, director de relaciones gubernamentales de la Asociación Estadounidense de Nóminas, a CNBC Make It. “No son comunes, pero suceden”.

Ya sabe que los errores de nómina dañan su negocio desde la perspectiva de los ingresos netos. Sin embargo, no olvide que los errores de nómina perjudican aún más a sus empleados.

Los empleados deben prestar atención a estos errores de nómina

No pierda nada del dinero por el que ha trabajado tan duro, en su lugar, asegúrese de revisar su talón de pago con regularidad y preste especial atención a:

• Mira el salario bruto o neto, ¿ves algún cambio?
• ¿Sus salarios fueron registrados correctamente? (Si trabaja por hora, ¿le pagaron por todas las horas trabajadas? Si es un empleado asalariado, ¿su salario se registró correctamente para el período de pago?)
• ¿Qué impuestos se retuvieron (federales y estatales)?
• ¿Son correctas sus contribuciones al 401(k)?
• ¿Se retienen correctamente otros beneficios para empleados, como atención médica, seguro de vida, discapacidad o viajero diario?

Además, usted y su gerente deben leer las reglas del reloj para que ambos cumplan con lo que exige la ley.

Si detecta errores, puede llevar esto a recursos humanos para corregir rápidamente el error y ayudar a que futuros errores de nómina vuelvan a ocurrir. Se trata de corregir los errores de nómina antes de que se salgan de control.

Errores de nómina que enfrentan los gerentes a diario

Como propietario de una pequeña empresa, hace todo lo que está a su alcance para administrar la nómina de manera eficiente y sin errores. Bueno, tal vez no todo . Después de todo, tiene un negocio que administrar, y solo hay un tiempo limitado que usted o su equipo de recursos humanos (si es que realmente hay uno) pueden invertir en verificar y volver a verificar las hojas de tiempo de los empleados.

Sin embargo, algunos de los errores que se esconden en esa pila de hojas de tiempo ya le están costando dinero y podrían costarle más en el futuro.

Esta es la razón por la que tantas empresas están invirtiendo en el software de nómina de Connecteam para frenar los errores de nómina y automatizar los procesos de seguimiento del tiempo.

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Estos son solo algunos de los problemas que afectan a las empresas que aún dependen de prácticas obsoletas de cronometraje:

Una de las principales desventajas del papel sobre los medios digitales es el desafío de mantener copias de seguridad actualizadas. Las hojas de asistencia en papel y las tarjetas perforadas son frágiles y perecederas. ¡Es una responsabilidad! Se pueden intercambiar, modificar manualmente sin registro de los cambios realizados, destruidos o simplemente extraviados.

Imagínese tener que lidiar con un incendio o una inundación en su negocio, y al mismo tiempo asustarse por no tener registros de las horas de los empleados para calcular las nóminas.

Como propietario de una pequeña empresa, debe calcular los salarios de horas extra correctamente: los salarios de horas extra son completamente diferentes a los salarios regulares. Tendrá que pagar salarios, multas e intereses si no paga la tasa correcta de horas extras. Reparar errores de nómina significa observar de cerca los salarios de horas extras.

Obtenga más información aquí sobre las nuevas reglas de horas extra que entraron en vigencia en 2020.

De acuerdo con la FLSA, debe pagar a los empleados 1,5 veces su tasa de pago regular, o tiempo y medio, por el tiempo trabajado más de 40 horas en una semana laboral. Por ejemplo, si a un empleado se le paga regularmente $10 por hora, entonces le debe $15 por hora extra trabajada. Tenga en cuenta que la mayoría de los estados y ciudades tienen diferentes leyes de salarios de horas extras, así que asegúrese de estudiar si debe seguir las reglas más estrictas.

Dependiendo de cómo calcule la nómina y de las fuentes de datos en las que confíe (relojes, cronogramas de turnos, informes de empleados), es posible que se encuentre con entradas superpuestas en el reloj y tiempo pagable mal clasificado accidentalmente .

En el mejor de los casos, este tipo de confusión requerirá tiempo para averiguarlo. En el peor de los casos, podría terminar pagando mucho más de lo que necesita.

Por ejemplo, considere a un empleado de vacaciones que de repente tiene que trabajar para atender un asunto urgente. Sus registros podrían tener un empleado con permiso pagado marcando las horas de trabajo. Arreglar todo este lío puede ser un pequeño dolor de cabeza cuando tienes un equipo de una docena. Pero a medida que crece su fuerza laboral, este tipo de superposiciones pueden convertirse en migrañas de nómina en toda regla.

Si tienes suerte tienes un personal de nómina o subcontratas. Si no estás. tú mismo (manejar la nómina de un restaurante, por ejemplo). Sin embargo, al final, no puedes eliminar el 100% de los errores.

Solo puedes reducirlos. Realmente no importa si eres tú o alguien más el que comete los errores, todos somos humanos.

Todos cometemos errores tipográficos, y cualquiera puede ingresar accidentalmente 20 horas en lugar de 2. Son 18 horas facturables generadas por un error tipográfico.

Este problema es un viejo pero bueno... bueno, tal vez solo un viejo. El 19 por ciento de los empleados (1 de cada 5) ha participado en algún tipo de robo de tiempo, que puede costar a las empresas hasta el 7 por ciento de su nómina anual bruta.

No se trata solo de "golpear a los amigos": los empleados se "cubren" unos a otros y se registran para robar tiempo. El “robo” semanal promedio de tiempo es de 4 horas y 5 minutos por empleado por período de pago . Esto incluía largos almuerzos y descansos, tardanzas, salidas anticipadas, etc.

En cualquier momento dado, las tasas impositivas cambian, por lo que las tasas que comenzó a usar para pagar a sus empleados pueden no ser aplicables o correctas ahora. Pagar la tasa incorrecta significa que debe compensar los impuestos, multas e intereses.

De manera regular, verifique sus tasas de impuestos sobre la nómina ya que la mayoría de las tasas de impuestos se actualizan cada año. Esté atento a lo siguiente sobre cómo corregir errores de nómina:

• Impuestos federales

  
• impuesto de seguridad social

• impuesto al medicare

• impuesto federal de desempleo

• impuesto estatal sobre la renta

• Impuesto estatal al seguro de desempleo

• Impuesto local sobre la renta

Dependiendo de su ubicación, esté atento a las tarifas de impuestos adicionales.

Puede emplear a contratistas independientes mientras que otros son empleados de tiempo completo. Sin embargo, cuando mezclas a estos trabajadores, es un error costoso. Por ejemplo, un contratista no necesita que se le pague el salario mínimo o el salario por horas extras.

Además, no retiene los impuestos sobre la nómina de sus salarios. Por lo tanto, si un empleado se clasifica como contratista, puede perder salarios y los gobiernos perderán ingresos fiscales.

Cuando clasifica erróneamente a un trabajador, se ve obligado a pagar la parte de los impuestos del empleado y del empleador, más todas las multas e intereses. Además, incluso podría deber salarios atrasados ​​al empleado. ¿Cómo puede saber si un trabajador debe clasificarse como contratista independiente o como empleado?

El Departamento de Trabajo de EE. UU. recomienda que utilice la prueba de realidades económicas de seis partes. Y si aún no está seguro, presente un formulario SS-8 para evitar problemas de nómina de clasificación errónea. Al completar este formulario, solicita que el IRS determine el estado del trabajador.

¿No te encantan las auditorías del IRS? ¿Qué hay de las demandas de los empleados por pago injusto? Puede pensar que las regulaciones que exigen que mantenga registros precisos de las horas de trabajo de los empleados son un lastre burocrático, pero en realidad están ahí para protegerlo. Al igual que las leyes estatales que regulan los procesos de nómina.

Claro, aún puede cumplir con las regulaciones mientras usa soluciones tradicionales, o simplemente su viejo lápiz y papel. Pero es simplemente más fácil con una aplicación.

Cómo corregir errores de nómina: digitalizarse

Cambiar a la gestión digital de asistencia y nómina no es tan costoso o complicado como podría pensar, o como podría haber sido la última vez que verificó.

Las soluciones de aplicaciones móviles basadas en la nube, como Connecteam, permiten a los propietarios y gerentes de negocios manejar casi todos los aspectos de la nómina.

Desde hacer un seguimiento del tiempo de sus empleados fácilmente, asegurarse de que registren su entrada sin tener que controlarlos o enviar hojas de tiempo claras de los empleados para la nómina, Connecteam cubre todas las bases y más.

Analicemos aún más cómo Connecteam ayuda con los errores de nómina:

1. Los diferentes tipos de trabajo deben pagarse de manera diferente: Connecteam garantiza que los diferentes empleados puedan estar visiblemente calificados para diferentes trabajos. Como resultado, su tiempo trabajado en cada trabajo se calcula en su hoja de tiempo.
2. Los empleados deben recibir un reembolso por sus gastos en su nómina: con Connecteam, los empleados pueden agregar sus gastos, el millaje del automóvil o cualquier otra información relevante a su hoja de horas para que sea fácil de reembolsar.
3. Los empleados no tienen acceso a sus hojas de horas pasadas para identificar errores: las garantías de Connecteam pueden hacer exactamente esto, directamente desde su aplicación móvil. Pueden enviar solicitudes de edición a su gerente en tiempo real y todos los cambios se actualizan automáticamente una vez aprobados.
4. Es difícil detectar las horas extra de los empleados, lo que significa que las horas extra se pagan por accidente : puede usar Connecteam para codificar por color las horas extra de sus empleados, lo que significa que nunca más se las perderá en sus hojas de tiempo.
5. Los gerentes deben recopilar hojas de tiempo cada vez que necesitan enviarlas a la nómina: los informes automáticos de Connecteam facilitan la configuración cuando las hojas de tiempo se envían automáticamente a la persona responsable de la nómina.
6. La necesidad de usar múltiples softwares para manejar la nómina: técnicamente hablando, puede manejar todos los aspectos de la nómina con Connecteam, siempre que ya esté usando QuickBooks Online y Gusto. Si este es el caso, puede integrar a la perfección los dos softwares, lo que significa que puede enviar sus hojas de tiempo directamente a QBO con solo hacer clic en un botón.
7. Los gerentes luchan por realizar un seguimiento de las horas de trabajo/ubicación de los empleados: con la tecnología Breadcrumbs integrada de Connecteam a través del seguimiento por GPS, los empleados pueden fichar su entrada y salida según lo programado y, entre ese horario, se recopilan puntos de ubicación aleatorios, lo que brinda a los gerentes una idea básica. de dónde (y cuándo) trabajó cada empleado.

El resultado final de la corrección de errores de nómina

Las personas no cambian, así que la tecnología tiene que hacerlo. Las personas siempre encontrarán una manera de hacer trampa por error en los informes de asistencia.

Sin embargo, al cambiar a un reloj registrador móvil, puede reducir en gran medida la frecuencia de errores, ahorrar dinero y aumentar la eficiencia en su negocio.

Si bien puede parecer que hacer un cambio digital es una tarea difícil de realizar, cuando considera los beneficios que presentan las soluciones de seguimiento de tiempo para eliminar los errores de nómina, está claro que vale la pena el esfuerzo.

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