Cómo usar un sistema de inventario perpetuo para su negocio de comercio electrónico

El inventario es el alma de su negocio. Necesita suficiente inventario en stock para mantenerse al día con la demanda de los clientes, pero no demasiado como para pagar de más en costos de almacenamiento. Ahí es donde entra en juego un sistema de inventario.

El sistema de inventario perpetuo es una forma confiable de realizar un seguimiento del inventario en tiempo real. Siga leyendo para saber qué es un sistema de inventario perpetuo y cómo funciona.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo es un sistema utilizado para rastrear y registrar los niveles de existencias, en el que cada compra y venta de existencias se registra de forma automática e inmediata. En este sistema, cada vez que se realiza una transacción, el software registra un cambio en los niveles de inventario en tiempo real.

¿Qué es el inventario perpetuo?

El inventario perpetuo es un método de contabilidad en el que una empresa realiza un seguimiento continuo de sus niveles de inventario en tiempo real. Este método hace que los recuentos de inventario más precisos estén disponibles para una empresa en todo momento.

El inventario perpetuo se distingue de un sistema de inventario perpetuo, que generalmente se refiere al software o programa que ejecuta el método de contabilidad de inventario perpetuo.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo tiene muchas ventajas para las empresas de comercio electrónico de todos los tamaños. No solo ayuda a rastrear los datos de inventario en tiempo real, sino que también ayuda a eliminar los costos de mano de obra y los errores humanos. Veamos por qué las empresas de comercio electrónico eligen usar un sistema de inventario perpetuo.

Registra datos en tiempo real

Un sistema perpetuo registra las actualizaciones de inventario y los movimientos a medida que ocurren. Esto significa que puede confiar en que los recuentos de su inventario sean precisos en todo momento.

Proporciona un rastro de papel detallado

Un sistema de inventario perpetuo rastrea los movimientos de inventario y las interacciones a lo largo de su cadena de suministro de comercio electrónico. Estos datos le brindarán más información sobre los cuellos de botella en sus procedimientos, para que pueda encontrar formas de optimizar su cadena de suministro.

Disminuye los costos de gestión de inventario

Con actualizaciones en tiempo real, los costos de mantenimiento de inventario y las reposiciones de inventario se controlan y minimizan. Dado que los sistemas de inventario perpetuo automatizan muchos procesos que serían manuales, puede ahorrar costos de mano de obra.

Calcula el saldo de inventario de fin de año

Dado que un sistema de inventario perpetuo contabiliza el inventario continuamente, su saldo de inventario de fin de año se calcula instantáneamente cuando finaliza el año. Esto ayuda a asegurarse de tener números de inventario precisos para informar con fines contables.

Pronostica la demanda con mayor precisión

Un sistema de inventario en tiempo real simplifica la previsión de la demanda . Los datos históricos de inventario y ventas se pueden usar para predecir futuros ciclos de ventas y garantizar que tenga una cantidad óptima de inventario durante diferentes momentos de la temporada, como las vacaciones.

“La herramienta de análisis de ShipBob también es genial. Nos ayuda mucho con la planificación de pedidos de inventario, ver cuándo se agotarán los SKU e incluso podemos configurar notificaciones por correo electrónico para recibir alertas cuando a un SKU le quede menos de una cierta cantidad. Hay mucho valor en su tecnología”.

Oded Harth, director ejecutivo y cofundador de MDacne

¿Cómo funciona el sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo funciona actualizando los recuentos de inventario continuamente a medida que se compran y venden bienes. Este método de contabilidad de inventario proporciona una forma más precisa y eficiente de contabilizar el inventario que un sistema de inventario periódico. Aquí hay una descripción general paso a paso de cómo funciona este tipo de sistema de inventario.

Paso 1: el sistema de punto de venta actualiza los niveles de inventario

Cada vez que se vende un producto, el sistema de gestión de inventario adjunto al sistema POS (punto de venta) aplica inmediatamente el débito al inventario principal en todos los canales de venta. Los lectores de códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia) hacen que este proceso sea rápido y fácil.

Por ejemplo, supongamos que tiene un negocio que vende velas perfumadas. Un cliente compra 3 velas con aroma a vainilla (en otras palabras, 3 unidades de un solo SKU) por $10.00 por vela, o $30.00 en total.

Cuando un recolector de almacén selecciona cada unidad, el recolector escanea el código de barras de cada vela. Tan pronto como se escanea cada código de barras, el software de su sistema de inventario perpetuo reduce el recuento de inventario general para ese SKU en 3.

Con el sistema de inventario perpetuo, las ventas a los clientes también activan dos entradas de diario contable en su estado de resultados y dos en su balance general.

En su estado de resultados, la cantidad de dinero que el cliente paga por los artículos (en este caso, $30,00) se registra como crédito a los ingresos. En su hoja de balance, esta misma cantidad se registra como un débito a cuentas por cobrar o efectivo.

Paso 2: el costo de los bienes vendidos se actualiza automáticamente

Cada vez que se vende o recibe un producto, se vuelve a calcular el costo de los bienes vendidos (COGS).

Continuando con el ejemplo anterior, supondremos que el COGS de cada vela con aroma a vainilla (que tiene en cuenta gastos como materias primas, mano de obra de almacén y gastos generales) es de $5,00 por unidad. Cada vez que se escanea una vela, se agregan $5,00 al COGS general de su negocio, lo que significa que después de escanear 3 velas, el COGS aumentó en $15,00.

Estos $ 15.00 deben registrarse en dos entradas de diario contable más. En su estado de resultados, se registran $15.00 como débito a COGS. En su hoja de balance, esta misma cantidad se acredita a su inventario.

Paso 3: Los puntos de pedido se ajustan con frecuencia

Basado en datos históricos, un sistema de inventario perpetuo actualizará automáticamente los puntos de pedido a medida que aumenten o disminuyan las ventas para mantener un nivel óptimo de inventario en todo momento.

Siguiendo el ejemplo anterior, supongamos que su tienda ofrece una vela especial con un tema navideño y durante los últimos 4 años, las ventas de esa vela siempre han aumentado en el cuarto trimestre.

Un sistema de inventario perpetuo aprenderá de los datos de ventas de los últimos 4 años y aumentará automáticamente su umbral de pedido de 25 unidades a 50 unidades. De esta forma, puede reordenar existencias antes de lo normal y evitar que se agoten.

Paso 4: las órdenes de compra se generan automáticamente

Cada vez que un artículo o SKU llega a su punto de pedido, el sistema genera una nueva orden de compra y la envía a su proveedor sin intervención humana.

Por ejemplo, las ventas de velas navideñas aumentan rápidamente en el cuarto trimestre, tal como lo predijo. Tan pronto como tenga solo 50 unidades de esa vela en stock, su sistema de inventario perpetuo generará automáticamente una nueva orden de compra por 500 velas más (que se comprarán a $3.00 cada una) y se la enviará a su proveedor.

Esta transacción de compra activa otra entrada en el diario, esta vez solo en su balance general. En este ejemplo, se debe registrar un total de $1500 (500 unidades x $3,00 cada una) como débito en inventario y como crédito en cuentas por pagar o en efectivo.

Paso 5: los productos recibidos se escanean en el inventario

Cuando se envía el inventario a su almacén, un empleado del almacén escaneará los productos con un software de gestión de almacenes (WMS), de modo que aparezcan en su panel de control de gestión de inventario y estén disponibles para su compra en todos los canales de venta o en algunos seleccionados.

En nuestro ejemplo, supongamos que se procesa la orden de compra y, después de una o dos semanas, el envío de 500 velas de su proveedor llega a su almacén.

A medida que los empleados de su almacén pasan por el proceso de recepción, se verifica la calidad de cada unidad y se escanea con un escáner de código de barras antes de trasladarla al almacén. Tan pronto como se escanea una unidad, el sistema de inventario permanente aumenta automáticamente el recuento de inventario para ese SKU en 1. Una vez que se escanean las 500 unidades, el recuento de inventario debería haber aumentado en 500.

¿Cuál es la diferencia entre un sistema de inventario perpetuo y un sistema de inventario periódico?

Los sistemas de inventario periódico y perpetuo son dos métodos diferentes de seguimiento de inventario que las empresas de comercio electrónico utilizan para rastrear y monitorear los productos almacenados. El sistema de inventario perpetuo es más avanzado y se usa con más frecuencia que un sistema periódico.

Un sistema de control de inventario perpetuo rastrea el inventario en tiempo real y centraliza los datos de inventario. Los datos de inventario están disponibles para todas las partes del sistema para pronosticar tendencias de ventas, calcular puntos de reorden y obtener artículos que actualmente están agotados.

Un sistema de inventario periódico se mantiene actualizado mediante un recuento físico de los bienes disponibles a intervalos específicos para calcular el COGS utilizando métodos de valoración de inventario como FIFI, LIFO y promedios ponderados . Con un sistema de inventario periódico, una empresa calcula los recuentos de inventario actuales al final de un período contable o año financiero y solo luego informa sobre ello.

Inventario perpetuo vs. Inventario de libros

El inventario contable se refiere a la cantidad de existencias que una empresa tiene disponible, de acuerdo con los registros contables. No es necesariamente lo mismo que el inventario real (que es la cantidad real de existencias que una empresa tiene disponible), ya que el inventario puede dañarse, perderse, robarse o contarse en exceso o por defecto en los libros.

Los sistemas de inventario perpetuo ayudan a mantener su inventario de libros más preciso, ya que es menos probable que pierda transacciones, dañe, pierda inventario y otras inconsistencias más rápidamente con registros detallados en tiempo real.

Fórmulas utilizadas en los métodos de inventario perpetuo

Para ser más precisos al ordenar artículos de inventario, se pueden usar fórmulas. Hay varias fórmulas que los dueños de negocios pueden usar para realizar un seguimiento de los recuentos de inventario físico. Aquí hay una lista de nuestros favoritos.

EOQ

EOQ, o cantidad de pedido económico, está diseñado para encontrar la cantidad de pedido óptima para que las empresas minimicen ciertos aspectos como los costos, el espacio de almacenamiento y los desabastecimientos.

Fórmula: EOQ = raíz cuadrada de: [2SD] / H

S = Costos de instalación (por pedido, generalmente incluidos envío y manejo)

D = Tasa de demanda (cantidad vendida por año)

H = Costos de mantenimiento (por año, por unidad)

Productos terminados

El inventario de productos terminados se refiere a las existencias disponibles para los clientes para la compra que se pueden cumplir. Con la fórmula de inventario de productos terminados, los vendedores pueden calcular el costo del inventario.

Fórmula: (COGM – COGS) + Valor de los productos terminados del año anterior

FIFO

FIFO (primero en entrar, primero en salir) es un método de valoración de inventario que vende los bienes comprados primero antes de los bienes comprados más tarde. En teoría, esto significa que el inventario más antiguo se envía a los clientes antes que el inventario más nuevo.

LIFO

LIFO (último en entrar, primero en salir) es un método de valoración de inventario que utiliza el costo de los productos comprados más recientes para calcular el costo de los bienes vendidos (COGS), mientras que el valor de inventario más antiguo se considera inventario final en un balance general.

Coste medio ponderado

El costo promedio ponderado es un sistema de contabilidad que utiliza un promedio ponderado para determinar la cantidad de dinero que se destina a COGS e inventario.

Fórmula: Costo de los bienes disponibles para la venta / Número total de unidades en inventario

Cómo optimizar sus procesos de gestión de inventario

Elegir un sistema de inventario perpetuo en lugar de uno manual y lento es el primer paso para administrar el inventario. Pero también necesita la tecnología y los socios adecuados para optimizar sus sistemas y procesos de seguimiento de inventario.

El cumplimiento de pedidos no se puede realizar correctamente sin el proceso de gestión de inventario adecuado. La logística de terceros (3PL) permite a los comerciantes subcontratar el cumplimiento , incluido el almacenamiento, la gestión de inventario, la recolección y el empaque y el envío. Con ShipBob, puede dedicar menos tiempo a las tareas de administración de inventario y, al mismo tiempo, tener una visibilidad completa del proceso de cumplimiento.

Skubana se asocia con ShipBob y ofrece funciones avanzadas de gestión de inventario multicanal perpetuas, como almacenamiento automático, informes de inventario y análisis potentes.

“La red de cumplimiento a la que cambiamos parecía tener una solución para esto al calcular automáticamente esa cifra y sincronizarla directamente con la página del producto.

Sin embargo, nos enteramos de que no se puede confiar en las cifras del inventario. Por ejemplo, nuestra vista de tienda mostraría unidades negativas de un producto en stock, pero los recuentos de inventario de cumplimiento mostrarían miles de unidades disponibles.

Con ShipBob, pudimos marcar cualquier combinación de SKU como un paquete único y seleccionar los SKU de los componentes directamente a través del tablero.

Cada vez que ShipBob completaba ese paquete, podíamos ver los componentes individuales que se seleccionaban físicamente, y sabíamos que el pedido salió como se esperaba. ShipBob también nos permitió realizar cambios en los paquetes sobre la marcha con control y visibilidad completos”.

Gerard Ecker, fundador y director ejecutivo de Ocean & Co.

Conclusión

Un sistema de inventario perpetuo es la mejor opción para las empresas de comercio electrónico de rápido crecimiento. Un sistema de inventario periódico tiene una alta probabilidad de discrepancia y un control de existencias más débil. Con un sistema de inventario perpetuo, puede centralizar la gestión de inventario, optimizar los niveles de existencias y mucho más.

La tecnología de cumplimiento de ShipBob viene con herramientas de gestión de inventario integradas, que incluyen previsión de demanda , gestión de pedidos y datos y análisis . Para obtener más información sobre cómo ShipBob puede respaldar su negocio de comercio electrónico, haga clic en el botón a continuación para solicitar información.

¿Tienes tu propio almacén?

ShipBob tiene el mejor sistema de administración de almacenes (WMS) de su clase para las marcas que tienen su propio almacén y necesitan ayuda para administrar el inventario en tiempo real, reducir los errores de recolección, empaque y envío, y escalar con facilidad.

Con Merchant Plus, las marcas pueden incluso aprovechar los servicios de cumplimiento de ShipBob en cualquiera de los centros de cumplimiento de ShipBob en los EE. UU., Canadá, Europa y Australia para mejorar el envío transfronterizo, reducir costos y acelerar las entregas.

Preguntas frecuentes sobre el sistema de inventario perpetuo

El seguimiento del inventario es una parte importante de su negocio de comercio electrónico. Es clave para tener existencias disponibles para la venta y garantiza que mantenga los COGS al mínimo. Un sistema de inventario perpetuo es el método más común utilizado por las empresas de comercio electrónico de rápido crecimiento.

1. ¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo es un método de inventario que realiza un seguimiento de los cambios en los niveles de existencias en tiempo real. Proporciona una descripción detallada del inventario disponible y los bienes vendidos.

2. ¿Cómo funciona un sistema de inventario perpetuo?

Con el uso del software de gestión de inventario, un sistema de inventario perpetuo rastrea los niveles de inventario y los pedidos en tiempo real y centraliza los datos en un solo lugar.

3. ¿Por qué las empresas utilizan sistemas de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo brinda a una empresa de comercio electrónico una visión precisa de los niveles de existencias en cualquier momento sin el proceso manual requerido para un sistema de inventario periódico. La automatización que proporciona un sistema de inventario perpetuo libera tiempo y capital.

4. ¿Cuál es la ventaja de un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo es más preciso que el sistema de inventario periódico menos avanzado. Tener un recuento más preciso del inventario en todo momento evita problemas de desabastecimiento y exceso de existencias.