¿Qué es el inventario físico? Cómo y consejos en 2023

Introducción

Casi todas las casas tienen una lista de compras pegada en el refrigerador. Si algo está agotado, una persona lo pone en la lista. El mismo flujo de trabajo se sigue en un almacén que sigue el protocolo de inventario físico. El proceso de auditoría se utiliza para medir los niveles de inventario dentro del almacén.

En este artículo, exploraremos las numerosas complejidades que rodean al inventario físico. Esta exploración le permitirá comprender cuál es el flujo de trabajo ideal para su almacén y cómo mejorar la eficiencia del cumplimiento de sus pedidos.

¿Qué es el inventario físico?

El inventario físico es exactamente como parece. Es el recuento físico del inventario en stock. También suele referirse al método de auditar los niveles de inventario dentro de un almacén con respecto a los niveles del sistema. Por lo general, está destinado a abordar discrepancias y errores, garantizando un seguimiento del inventario en tiempo real.

Estas discrepancias deben abordarse con carácter prioritario. De lo contrario, podría generar SKU duplicados o faltantes falsos en su sitio web, lo que resultaría en una pérdida de ingresos. Este proceso de auditoría también proporciona información clave sobre datos a nivel básico. Con estos conocimientos, puede optimizar la adquisición y gestión de inventario. Incluso puede pronosticar cifras de ventas y utilizarlas para planificar y diseñar estrategias para otros aspectos de su negocio de comercio electrónico.

3 métodos de auditoría del inventario físico

Antes de profundizar en el concepto de inventario físico para empresas de comercio electrónico , comprendamos la clasificación de los procesos. Estas son tres de las formas más populares de auditar el inventario físico.

1) Conteo manual

Cuando el personal contabiliza manualmente cada SKU, el proceso se conoce como conteo manual. Este método, que se realiza principalmente a muy pequeña escala, es la forma más primitiva de auditoría de inventario. La mayoría de tiendas tienden a evitarlo debido a la alta probabilidad de que haya irregularidades en los números. Sin embargo, es una de las formas más económicas debido a su naturaleza básica.

2) Conteo electrónico

Según este método, las tiendas utilizan un sistema POS y un escáner de códigos de barras para contabilizar los niveles de inventario. El código de barras tendrá información sobre los SKU individuales. Los empleados escanean estos códigos de barras para ingresar información sobre su presencia en su sistema.

El sistema POS rastrea el inventario saliente y luego este número se compara con el stock existente. La ventaja de este método es su alta precisión. Sin embargo, este método de auditoría puede llevar bastante tiempo y también requiere una cantidad considerable de mano de obra.

3) Conteo cíclico

En el método de conteo cíclico, el personal audita una parte del inventario para medir los niveles existentes. Este método lo suelen utilizar los minoristas que desean implementar la auditoría física sin implementar el proceso manual.

Bajo este proceso, los productos se segregan en diferentes categorías. Los artículos se auditan según su prioridad en la cadena de suministro empresarial y las porciones se utilizan para contabilizar todo el stock. Este proceso suele ser más rápido que los métodos tradicionales y lo utilizan los almacenes más grandes para acelerar el proceso de auditoría.

5 mejores prácticas a seguir al contar el inventario físico

El inventario físico puede ser un proceso largo y tedioso, pero sigue siendo una forma eficaz de realizar un seguimiento de sus niveles de inventario. Sin embargo, dado que el proceso es manual, es posible que a menudo surjan problemas. Aquí hay cinco prácticas para evitar esos errores y establecer un proceso casi perfecto.

1) Considere las fluctuaciones estacionales

La mayoría de los comercios electrónicos suelen tener una época concreta del año en la que reciben una gran afluencia de pedidos. Al auditar físicamente el inventario, estas fluctuaciones estacionales tienden a alterar los números. El mayor movimiento de inventario conduce a un aumento en la discrepancia en el número.

Por lo tanto, hay que tener en cuenta estas fluctuaciones estacionales de antemano. Otro buen consejo es centrarse en los de mayor valor o en los de mayor demanda. Esto le permite centrar sus esfuerzos en áreas de alto impacto y garantizar que las irregularidades no tengan un impacto negativo en el resultado final.

2) Instalar medidas de gestión y control de inventario

El control manual del inventario tiene una funcionalidad limitada. Si quieres ejercer un mejor control, tendrás que instalar un sistema de gestión de inventario . Este sistema actuará como mediador durante el procesamiento del pedido y registrará cada movimiento en el inventario.

Esta visibilidad le permite realizar un seguimiento de estos pedidos y permite un control mucho mejor sobre el inventario. Además de esto, la sincronización en tiempo real le permite acelerar el proceso de auditoría de su inventario físico. También mejora la precisión del proceso, ya que el sistema contabiliza cada movimiento en el almacén.

3) Calcular el índice de rotación de inventario

El índice de rotación de inventario es la frecuencia de reposición de inventario requerida durante un período de tiempo. La relación le permite comprender el movimiento general del inventario a través del almacén. El número se compara con los niveles de la auditoría física para señalar cualquier irregularidad.

El ratio también es útil para comprender las tendencias cambiantes en las ventas. Puede determinar el ciclo de vida de su inventario con el número. Por lo tanto, puede tener un control más holístico sobre el inventario físico de su almacén. Además, el índice de rotación también permite una fácil adquisición de inventario.

4) Automatizar el proceso de auditoría de inventario

Mientras los procesos sean manuales, la probabilidad de errores e irregularidades siempre es importante. Para solucionar estas irregularidades, incorpore funciones de automatización en el proceso de auditoría. Puede automatizar aspectos del proceso de recuento utilizando tecnología como códigos de barras y RFID.

Junto con esto, puede implementar un sistema de gestión de inventario que le permita realizar un seguimiento de sus niveles en tiempo real en múltiples ubicaciones. Esto ayudará a una expansión eficiente y permitirá un mejor control de toda su cadena de suministro de cumplimiento.

5) Incluir previsión de inventario para adquisiciones

Todos hemos oído: "Todo en proporción". Esta afirmación también tiene su peso para la gestión de inventario. Debe garantizar los niveles adecuados de inventario en su almacén en todo momento. Para que esto sea posible, deberá utilizar las auditorías de inventario físico para comprender el tiempo de respuesta.

Con el tiempo de respuesta y el análisis de datos anteriores, se pueden pronosticar casi con precisión los niveles de inventario requeridos. Luego podrá estudiar las tendencias y determinar el plan de adquisiciones óptimo.

3 KPI importantes relacionados con el inventario físico

1) Índice de rotación de inventario

Como se explicó, el índice de rotación de inventario es la frecuencia de reposición del inventario. Para ser exactos, es el costo total de los bienes dividido por el inventario promedio. Para un inventario físico, el índice de rotación puede ayudar a encontrar irregularidades sin una auditoría real.

2) Relación existencias-ventas

La relación existencias-ventas es la relación entre el valor promedio de las acciones y el valor neto de las ventas. Se trata de comprender el nivel de inventario que tiene en comparación con las capacidades de venta. Puede reducir los costos de mantenimiento del inventario con la ayuda de este número y mantener un número de inventario más realista. Esto también ayudará a reducir el costo de mantenimiento del inventario.

3) Tasa de venta directa

La tasa de venta directa denota la tasa de consumo de inventario durante un período de tiempo particular. La tasa de ventas directas es crucial para comprender la precisión de las auditorías del inventario físico. El número también es vital para determinar el calendario de adquisiciones.

¿Cuál es la alternativa al inventario físico?

El inventario perpetuo es la alternativa ideal al inventario físico. En pocas palabras, el inventario perpetuo es un método en el que los sistemas mantienen los niveles de inventario en tiempo real sin requerir confirmación física. Estos sistemas se han vuelto cada vez más populares a medida que las empresas de comercio electrónico han comenzado a utilizar múltiples centros logísticos para entregas más rápidas.

El principal beneficio del inventario físico es la precisión. El proceso elimina casi por completo la intervención humana al sincronizar los números en tiempo real. Esta sincronización en tiempo real se mantiene con la ayuda de sistemas POS y escáneres.

Este tipo de inventario también resulta útil cuando se combina con un sistema de planificación de requisitos de materiales (MRP). La combinación resulta útil para mejorar la previsión de su inventario y optimizar su proceso de adquisición.

Conclusión

Independientemente de la naturaleza virtual del ecosistema moderno, el inventario, en esencia, tendrá algún valor físico. Por lo tanto, las auditorías de inventario físico pueden ser el comienzo adecuado que necesita una empresa de comercio electrónico. Aunque puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, permite a una empresa verificar la integridad de sus sistemas de gestión de inventario y almacén .

Preguntas frecuentes

1) ¿Cuáles son los principales componentes de los costos de gestión de inventario?

Los costos de gestión de inventario incluyen costos de capital, el costo de mantener el inventario y los costos operativos del almacén. Es probable que varíe según la naturaleza de las mercancías y el tamaño del almacén.

2) ¿Por qué se suele auditar el inventario físico?

Las auditorías físicas generalmente se llevan a cabo para hacer coincidir los niveles de inventario actuales con el stock físico. También se puede utilizar para comprender las irregularidades y fallos en los sistemas POS y de gestión de pedidos.