Un Plan para Coordinar Ingresos y Gastos en 5 Pasos

Micawber lo dijo bien en David Copperfield de Dickens: “Ingreso anual veinte libras, gasto anual diecinueve libras, diecinueve y seis; resultado, felicidad. Ingreso anual veinte libras, gasto anual veinte libras, cero y seis, resultado, miseria.

No es solo la familia Micawber la que debe prestar atención a estas sabias palabras: el presupuesto es fundamental para una pequeña empresa. Puede ser (y a menudo lo es) la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Sin embargo, la elaboración de presupuestos se siente como una actividad secundaria para una organización pequeña: ¡con tantas otras cosas que hacer, desde marketing hasta planificación y ejecución, es difícil agregar una disciplina adicional! Pero es una disciplina sin la que definitivamente no puedes sobrevivir.

En esta publicación, profundizamos en cinco sencillos pasos para asegurarnos de que su negocio se mantenga en una base financiera sólida. ¡Echemos un vistazo!

1. Calcule los detalles del presupuesto

Para establecer un presupuesto, en primer lugar, debe conocer en detalle tanto sus ingresos como sus gastos. No es bueno repartir los gastos sin tener idea de adónde irá realmente el dinero, o teniendo solo una vaga idea de cuánto dinero está entrando.

Necesita saber los montos que ingresan y a quién se realizarán los pagos. Para hacer esto, haga un seguimiento de todo lo que gasta en el transcurso de varios meses. Esto significa recopilar los extractos bancarios y de la tarjeta de crédito y realizar un seguimiento de los pagos adicionales en efectivo a medida que se realizan. Por cierto, ¡Hiveage es una herramienta realmente excelente para rastrear facturas y pagos!

No olvide incluir todos los gastos, en lugar de solo categorías generales; por ejemplo, Suministros debe incluir artículos menores como papelería de oficina y otros elementos pequeños pero importantes. Asimismo, los gastos del automóvil tendrían que incluir todos los gastos de mantenimiento, gasolina, seguros e impuestos.

Para una empresa que podría tener ingresos y gastos irregulares, sería extremadamente útil poder promediar estas cantidades durante un año. Puede usar Microsoft Excel o Google Sheets para crear hojas de cálculo de gastos e ingresos. Las aplicaciones de seguimiento de gastos como Expensify son una forma práctica de transcribir recibos en papel en un informe ordenado.

2. Determine su ingreso neto

Es importante saber lo que realmente está obteniendo como ganancia (sus ingresos netos), en lugar de solo la cifra principal (sus ingresos brutos). Para hacer esto, deberá calcular sus ingresos como se deriva de lo anterior. ejercicio, luego reste su gasto total. No olvide incluir gastos tales como seguro médico, pagos de préstamos, alquiler o hipoteca, etc.

Una vez que haya comparado sus ingresos con los gastos en los que ha incurrido, tendrá un estado de resultados. Por supuesto, esto es retrospectivo: solo le dice cuánto ganó en el pasado, no cuánto ganará el negocio en el futuro.

Pero lo que hará, lo más importante, es decirle si su negocio está generando ganancias o pérdidas; si es lo último, tendrá que revisar sus gastos y determinar cuáles reducir para recuperar el equilibrio. Para hacer esto, averigüe cuáles son sus costos no esenciales, luego vea dónde puede recortar para volver a tener ganancias.

3. Cuenta de Ingresos y Gastos Futuros

A continuación, debe proyectar sus ingresos brutos y las cifras de gastos para tener una idea de los ingresos futuros. Tendrá que basar los criterios en su información existente, factorizándola utilizando herramientas como la inflación anual actual y prevista y las tasas de interés como guías.

Establezca objetivos adecuados pero realistas en función de su capacidad, costos de suministros y planes de expansión. Deberá incluir cualquier inversión prevista, como presupuestos de marketing e inversiones en activos (impresoras, TI, muebles de oficina, etc.).

Recuerde que tiene dos tipos de costos: fijos y variables. Los primeros, incluidos el alquiler, el seguro y los servicios públicos, son fáciles de predecir porque se mantienen bastante estables anualmente.

Los costos variables son más difíciles de pronosticar, estos son los gastos irregulares, como pagos de materiales e incluso vehículos, que son un gasto importante, pero no frecuente. Es útil tomar costos variables pasados ​​y hacer un análisis de tendencias para ver cómo han crecido año tras año.

El uso de un software que admita un formato que no sea de hoja de cálculo para el presupuesto de gastos es otra opción. Las aplicaciones como Money Dashboard y PocketSmith también proyectarán automáticamente los gastos futuros a partir de sus gastos actuales.

4. Cuenta para cambio

Si bien es bueno intentar predecir el futuro, es importante darse cuenta de que las predicciones se vuelven menos precisas a medida que avanza en el tiempo, por lo que tendrá que revisar su presupuesto regularmente para mantenerlo preciso.

Los expertos dicen que, si bien el intervalo entre los presupuestos realmente depende del tamaño y la naturaleza de su negocio, es importante verificar periódicamente para determinar si es necesario ajustarlo. Deberá realizar los pasos anteriores cada vez para asegurarse de que todas sus cifras sigan siendo correctas, haciendo los ajustes necesarios.

Para una pequeña empresa, se sugiere como razonable un presupuesto cada tres a seis meses. No olvide que un presupuesto también es un compromiso y representa un camino para asegurar las finanzas, por lo que debe tratar de cumplirlo lo más posible.

5. Sea disciplinado con su presupuesto

Esto lleva a un punto importante: debe ser disciplinado y aprender a controlar sus gastos para asegurarse de que sus finanzas estén en buena forma. Esto significa usar el presupuesto como una forma de controlar sus gastos y como un compromiso para pagar sus facturas.

Esto significa el fin de las compras impulsivas, por muy atractivas que parezcan. Si el gasto no se planeó en el presupuesto y no es estrictamente necesario, debe aplazarse hasta la próxima revisión del presupuesto.

Establécete recompensas para hacer que esta disciplina sea más aceptable, como un viaje o una módica suma para gastar en ti mismo si alcanzas tus objetivos; del mismo modo, introduce una penalización si tu disciplina termina por fallar.

Conclusión

Para cualquier pequeña empresa, crear un presupuesto preciso con el que pueda vivir es la clave del éxito. Tampoco tiene que ser necesariamente un tacaño extremo, simplemente adopte algunos pasos clave en la planificación de su presupuesto. Para llegar a esta etapa, debe:

1. Calcule los detalles de su presupuesto, es decir, ingresos y gastos
2. Determine su ingreso neto actual
3. Cuenta de ingresos y gastos futuros
4. Cuenta para cambio
5. ¡Sea disciplinado y siga su presupuesto!

¿Cuál ha sido el mayor punto de dolor en la planificación de sus propios ingresos y gastos? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!