Cómo equilibrar la seguridad, la interoperabilidad y la usabilidad en el software de operaciones y comunicaciones

El software de operaciones comerciales y comunicaciones internas puede ayudar a los equipos a ser más productivos y comprometidos. Aseguran que los empleados tengan acceso a información crítica y brindan a los gerentes herramientas prácticas para el liderazgo.

Sin embargo, dichas plataformas albergan gran parte de los datos confidenciales y de misión crítica de una empresa, incluidas las conversaciones entre los empleados, las políticas y las mejores prácticas, y los activos de recursos humanos. Como resultado, las cuestiones de seguridad, privacidad de datos y cumplimiento normativo cobran gran importancia.

Los administradores de TI también deben garantizar una buena interoperabilidad con el software existente y una buena experiencia general del usuario. De lo contrario, las operaciones se ven afectadas y los trabajadores pueden recurrir a soluciones no autorizadas y menos seguras, como los mensajes de texto.

En este artículo, exploramos estas y otras preocupaciones que los administradores de TI deben tener en cuenta al elegir o implementar software para comunicaciones internas y operaciones comerciales.

Seguridad, privacidad de datos y facilidad de uso

Los empleados deben poder compartir información y recursos con facilidad. La gestión de tareas, la seguridad de los trabajadores y la cultura de la empresa dependen de ello.

Los administradores de TI, por otro lado, deben garantizar que estos datos se intercambien de forma segura. Las fugas de datos, potencialmente devastadoras para las operaciones y la imagen pública de una empresa, ocurren regularmente.

Afortunadamente, el mejor software de operaciones y comunicaciones se crea teniendo en cuenta una buena seguridad. Por ejemplo, Connecteam permite a los gerentes y profesionales de TI monitorear y eliminar el acceso de los empleados a chats grupales, bases de conocimiento y otros activos en cualquier momento. Los datos también se cifran, ya sea en la nube o en el dispositivo de un empleado.

De hecho, los estudios han demostrado que el mayor riesgo para la seguridad de los datos en realidad proviene de los propios empleados, cuyas malas prácticas de seguridad ponen en riesgo los activos de la empresa.

Por lo tanto, los administradores de TI deben centrarse en:

• Asegurarse de que los trabajadores reciban la capacitación adecuada y puedan detectar ataques de phishing y otras artimañas comunes de ciberseguridad.
• Implementación de políticas de contraseñas seguras.
• Restricción del acceso a datos confidenciales.
• Realice copias de seguridad de los datos importantes con regularidad o asegúrese de que su proveedor de software lo haga.

Esto permite a los gerentes y empleados compartir información y comunicarse de manera efectiva, sin tener que saltar aros de seguridad adicionales, a menudo engorrosos.

Compatibilidad, integraciones e interoperabilidad

La empresa promedio utiliza al menos algunas piezas de software diferentes. Muchos usan docenas. Los ecosistemas complejos como este son difíciles de mantener y dan lugar a frecuentes problemas de compatibilidad e interoperabilidad.

Las plataformas todo en uno que agrupan operaciones, comunicaciones, recursos humanos y más en una única solución ofrecen una solución elegante a este problema y mejoran la compatibilidad y la interoperabilidad en toda la empresa.

La compatibilidad con los flujos de trabajo existentes y las prácticas diarias también es importante. “Obligar” una solución a los trabajadores que ya tienen una forma establecida de hacer algo conduce a la frustración y a la sombra de TI (el uso de aplicaciones no autorizadas como solución a las deficiencias percibidas o reales de una plataforma oficial).

La personalización y la flexibilidad salvan el día en este sentido. El software que se puede personalizar para satisfacer las necesidades comerciales garantiza que el software sirva a los empleados y no al revés.

Garantizar el cumplimiento normativo

Las cuestiones de privacidad y cumplimiento normativo son igualmente importantes para la seguridad y la compatibilidad.

Los administradores de TI querrán priorizar las plataformas que faciliten el cumplimiento de las leyes de protección de datos de los empleados. Éstas incluyen:

• la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA);
• la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA);
• La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA);
• Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea.

Además, las leyes exigen que los empleadores mantengan registros específicos de forma segura. Por ejemplo, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) de EE. UU. exige que los empleadores mantengan registros de empleo y personal durante un año después de un despido involuntario. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige que los registros de nómina y los registros de los empleados se conserven durante tres años.

Por lo tanto, necesitará la capacidad de archivar y no solo eliminar los datos de los empleados fuera de plantilla o fuera de temporada. Connecteam, por ejemplo, le permite revocar el acceso a los activos de la empresa mientras mantiene los documentos de recursos humanos. A estos se les puede asignar una fecha límite específica después de la cual también deben eliminarse o actualizarse.

Cumplir con las restricciones presupuestarias y de costos

El software de operaciones y comunicaciones tiende a seguir un modelo de precios por usuario. A medida que los equipos crecen, los costos aumentan. Esto puede resultar prohibitivamente costoso para empresas de todos los tamaños. Pero puede ser especialmente difícil para las pequeñas empresas y las empresas emergentes, donde el costo por empleado tiende a ser mayor.

Los modelos que cobran una tarifa mensual fija o una cantidad adicional muy pequeña por cada empleado dan a las empresas espacio para respirar y crecer. El nivel pago de Connecteam, por ejemplo, comienza en $29 por mes para hasta 30 usuarios, y los usuarios adicionales cuestan solo $0.50. También hay un Plan para pequeñas empresas gratuito para hasta 10 usuarios.

Por último, las aplicaciones que se pueden usar de forma segura en dispositivos personales evitan que las empresas tengan que proporcionar hardware a los empleados. Para que esto funcione, la plataforma debe ser fácil de instalar, simple de usar y funcionar en todos los dispositivos móviles.

Cómo encontrar la solución adecuada

La elección final del software puede o no recaer en el administrador de TI. De cualquier manera, como gerente de TI, debe venir preparado con una lista de elementos imprescindibles para ayudar a guiar el proceso de toma de decisiones.

Esta lista debe incluir los factores abordados en este artículo: interoperabilidad y compatibilidad, costo, facilidad de uso y seguridad y protección de datos. Compare proveedores utilizando estos factores para obtener una imagen clara de cuál es mejor para su negocio.

Si es posible, los administradores de TI también deben participar en demostraciones prácticas o virtuales y asegurarse de tener tiempo para probar el software antes de implementarlo. Las revisiones de sitios web como Captera y TrustPilot pueden ayudar a revelar cualquier punto de conflicto de TI común.

La solución adecuada proporciona herramientas eficaces y sencillas para las operaciones y las comunicaciones, al tiempo que garantiza que se satisfagan las principales preocupaciones de los administradores de TI. Muchos gerentes de TI encuentran que Connecteam es la mejor solución para la comunicación interna y operaciones. Es una solución rentable, escalable y todo en uno.