Características clave de las plataformas de comunicaciones internas seguras

Las herramientas de comunicación interna adecuadas mantienen a su equipo conectado y productivo, sin importar dónde se encuentren.

En este artículo, analizamos cinco características clave de las plataformas de comunicaciones internas efectivas y seguras.

¿Qué es la comunicación interna y por qué es importante?

Una plataforma de comunicación interna es un sistema que permite compartir información dentro de su organización. Permite a los gerentes y empleados compartir conocimientos y actualizaciones, hacer y responder preguntas y administrar tareas importantes.

Hay muchos beneficios al usar una plataforma segura de comunicaciones internas:

• Protege los datos confidenciales al garantizar que las conversaciones se lleven a cabo en un entorno controlado. Los permisos de usuario, el acceso revocable y la capacidad de eliminar contenido inapropiado mantienen las conversaciones profesionales y privadas.
  
• Mejora la productividad en el lugar de trabajo al asegurarse de que los empleados tengan la información que necesitan. Funciones como listas de verificación, formularios, notas de turnos y artículos de la base de conocimientos limitan los errores, aumentan la eficiencia y reducen la frustración de los empleados.
  
• Contribuye a una cultura sólida en el lugar de trabajo a través de discusiones grupales, actualizaciones en toda la empresa y documentación consistente. Esto es especialmente importante para los trabajadores sin escritorio, que tienden a sentirse desconectados de la cultura de la empresa.
  
• Ayuda a mantener seguros a los trabajadores móviles y solitarios . En industrias como la construcción y el transporte, la seguridad es una prioridad máxima. Las actualizaciones en tiempo real mantienen a los empleados sin escritorio informados y seguros.

Diferentes métodos de comunicación interna segura

Las empresas pueden garantizar que sus comunicaciones internas se mantengan seguras de varias maneras.

• Cifrado de datos. El cifrado en el dispositivo y en la nube garantiza que personas no autorizadas no puedan ver las conversaciones y los activos de la empresa.
  
• La mensajería instantánea segura permite a los gerentes y empleados intercambiar archivos y discutir temas relacionados con el trabajo, sin las distracciones o los problemas de seguridad de la mensajería de texto personal.
  
• Los permisos de usuario definen quién puede ver qué activos y conversaciones en qué momento. La capacidad de agrupar a los empleados por lugar de trabajo, proyecto o rango es especialmente útil.
  
• Las soluciones basadas en la nube limitan la información que se almacena en los dispositivos de los empleados y brindan un mayor control sobre todos los activos de la empresa.

Amenazas comunes para proteger las comunicaciones internas

El software adecuado puede ayudar a aliviar muchos problemas de seguridad comunes. Sin embargo, las empresas aún deben tener en cuenta la seguridad, especialmente cuando se trata de errores humanos.

Las amenazas comunes incluyen:

• Acceso no autorizado . Donde las personas equivocadas pueden acceder a la información de la empresa. Los gerentes deben realizar auditorías periódicas de los permisos de los usuarios y asegurarse de que se haya revocado el acceso de los empleados externos.
  
• Ataques de phishing . Esto ocurre cuando se engaña a los empleados para que revelen información o hagan clic en un enlace de un mensaje. Los empleados deben recibir capacitación periódica en seguridad para ayudarlos a identificar y evitar estos ataques. Limitar las conversaciones a una aplicación segura, en lugar del correo electrónico o los mensajes de texto cotidianos, también ayuda. Una conversación de grupo dedicada permite a los empleados notificar a la gerencia y entre ellos sobre correos electrónicos sospechosos.
  
• Abuso de datos internos . El mal uso intencional de datos confidenciales por parte de los empleados es una realidad desagradable. Comparta solo la información que los empleados necesitan para hacer su trabajo y concéntrese en desarrollar una buena cultura empresarial, lo que puede limitar en gran medida las intenciones abusivas.

Mejores prácticas para la comunicación interna segura

Conocer las amenazas a la seguridad de su empresa es solo el comienzo. Estos son los elementos imprescindibles de una política de comunicación interna para mantener su información segura.

• Cifrar datos privados. Los registros de los empleados, los datos de los clientes, los informes financieros y otros datos confidenciales deben cifrarse. Cualquier software que utilice debería hacer esto de forma predeterminada.
  
• Usa aplicaciones seguras. Las aplicaciones diseñadas para empresas tienen funciones de seguridad integradas. Brindan control al personal autorizado y la capacidad de monitorear las comunicaciones.
  
• Limitar el acceso a la información privada. Solo los empleados que necesitan acceso a información confidencial deben tenerla. Supervise quién accede a archivos confidenciales para evitar el mal uso de los datos.
  
• Ofrecer capacitación en seguridad de datos. La capacitación de los empleados educará a sus empleados sobre las amenazas a la seguridad de los datos y les enseñará las mejores prácticas al chatear y compartir los activos de la empresa.
  
• Cree, actualice y revise periódicamente las políticas de seguridad. Estas indican a los empleados cómo utilizar el software de forma segura y cuáles son sus obligaciones.
  
• Utilice la autenticación multifactor. La autenticación multifactor requiere que los usuarios demuestren su identidad (por ejemplo, ingresando un código enviado a su teléfono móvil) además de ingresar una contraseña.
  
• Actualice su software. Actualice siempre el software de la empresa a la última versión. Alternativamente, use una plataforma de software como servicio (SaaS) como Connecteam, que siempre está actualizada.

Cómo elegir una plataforma segura de comunicaciones internas

Busque estas características al elegir una plataforma segura de comunicaciones internas.

Cifrado de datos, permisos de usuario y almacenamiento basado en la nube

El cifrado Secure Sockets Layer (SSL) es el estándar de oro para proteger los datos durante la transmisión. Asegúrese de que su plataforma de comunicaciones internas lo admita.

Además, elija una plataforma que le permita controlar quién tiene acceso a qué datos. Debería poder establecer permisos de usuario y grupo para documentos, chats y otros activos de la empresa, y revocar el acceso sobre la marcha.

Finalmente, los datos de la empresa nunca deben guardarse en los dispositivos de los empleados. Las conversaciones que tienen lugar en Connecteam, por ejemplo, se almacenan de forma segura en la nube y los empleados no pueden descargarlas ni compartirlas.

Presupuesto y escalado

Tenga cuidado con las plataformas que tienen un modelo de precios por usuario alto. $ 10 por usuario puede no parecer mucho, pero incluso para una pequeña empresa de 15 personas, esos $ 150 por mes. Esto dificulta el escalado. También es un costo totalmente innecesario, ya que existen soluciones rentables.

Connecteam, por ejemplo, ofrece un plan para pequeñas empresas que es gratuito para hasta 10 usuarios. Los planes pagos comienzan en $ 29 por mes para hasta 30 usuarios y $ 0.50 por usuario después de eso.

Por último, en lugar de pagar por software separado de operaciones, comunicaciones y recursos humanos, opte por una plataforma todo en uno. No solo será más barato, también será mucho más seguro.

Usabilidad y compatibilidad

Una de las mayores amenazas para asegurar las comunicaciones internas es la mala usabilidad.

Los empleados se frustran rápidamente con las herramientas que son difíciles de usar y, como resultado, adoptarán métodos menos seguros, como la mensajería de texto personal. El uso de estas aplicaciones no autorizadas pone en riesgo los activos de la empresa.

Cualquier plataforma que utilice también debe ser compatible con su software actual y encajar en los flujos de trabajo existentes y las operaciones diarias. Por lo tanto, la personalización es una característica importante. Las plataformas todo en uno también ayudan a resolver el problema de la compatibilidad y facilitan las operaciones.

Conclusión

Las comunicaciones internas seguras garantizan que los activos de la empresa permanezcan seguros mientras las operaciones diarias funcionan sin problemas. Connecteam es la mejor aplicación de administración de equipos y comunicaciones internas disponible en la actualidad, con herramientas para mantener a los equipos alineados y productivos.

Cuenta con una rica experiencia de chat en la aplicación que es atractiva para los empleados, fácil de administrar y altamente segura. Los gerentes pueden crear grupos de chat para proyectos, clientes, turnos y más, y tener control total sobre quién está involucrado en la conversación. Los chats nunca se almacenan en los dispositivos de los empleados, y cuando un empleado se da de baja, su acceso a la información de la empresa se revoca de inmediato.

Puede usar encuestas y sondeos para recopilar comentarios de los empleados y tomar decisiones informadas. Sus empleados apreciarán que se escuchen sus voces y usted obtendrá información valiosa sobre las experiencias de sus empleados.

Finalmente, Connecteam tiene herramientas para ayudarlo a organizar eventos, compartir conocimientos e información de la empresa de manera segura, compartir actualizaciones con equipos individuales o con toda su organización, y más.

Puede gestionar todas sus comunicaciones internas, operaciones, recursos humanos y más con Connecteam para una gestión de equipos segura y sin problemas.