Revelando las limitaciones de WhatsApp: buscando mejores alternativas para las comunicaciones internas
Publicado: 2023-07-30WhatsApp se ha convertido en una herramienta de comunicación cotidiana para las organizaciones, más debido a su gran popularidad y uso que a una decisión deliberada.
Sin embargo, WhatsApp no satisface las necesidades de las organizaciones que buscan una herramienta de comunicación interna efectiva, sin mencionar los riesgos asociados con su uso, y a menudo se manipula para intentar hacerlo a pesar de sus limitaciones.
¿De qué manera WhatsApp se queda corta para permitir una comunicación efectiva?
La comunicación no es medible
“¿Le avisaste al equipo? Les envié un mensaje por WhatsApp, no estoy seguro de quién lo vio… Les pediré que respondan”.
La comunicación efectiva permite a las organizaciones medir fácilmente la entrega y el impacto de los mensajes, una tarea desafiante cuando se usa WhatsApp. Algunas organizaciones intentan hacer esto analizando manualmente cada mensaje de WhatsApp enviado y revisando la lista detrás de cada uno. En casos extremos, las organizaciones incluso documentan dichas listas en Excel para confirmar que su equipo revisó la información relevante que se les comunicó.
Carece de priorización de mensajes
“Disculpas, nunca vi esta actualización. Ahora veo que se envió anteriormente en el hilo, y simplemente no me di cuenta”.
En WhatsApp, todos los mensajes se tratan por igual. No hay forma de marcar los mensajes como "prioritarios", lo que hace que se pierdan o pasen por alto fácilmente en el flujo continuo de mensajes. Esta es una deficiencia crítica en contextos organizacionales, donde las actualizaciones urgentes o importantes no pueden ignorarse.
Carece de historial de conversaciones para los nuevos miembros del equipo
“¿Cómo puedo encontrar información que se compartió? Acabo de unirme al equipo y no lo tengo en mi grupo de WhatsApp”.
Cada vez que las organizaciones experimentan cambios en los miembros de su equipo, deben agregar o eliminar personas de sus grupos de WhatsApp. Como los nuevos miembros del equipo no pueden acceder a las conversaciones anteriores a unirse, la información importante compartida anteriormente no está disponible para ellos. Además de eso, es difícil hacer un seguimiento de qué información vio quién, especialmente cuando los miembros del equipo se unen en diferentes momentos.
Le falta formato y estructura
“ Vi que enviaste la información. ¿Tienes una foto del incidente? ¿Recordaste pedir información de contacto?”
A veces, WhatsApp simplemente no es la herramienta adecuada para el trabajo. A menudo se usa para transmitir información que debe estar bien estructurada y formateada, por ejemplo, al informar un incidente o resumir un evento en particular. Sin embargo, WhatsApp es una herramienta de texto libre y no admite esto, lo que hace que los informes sean más tediosos, menos estructurados y menos controlados.
No creado para la delegación de tareas
" Te dije que lo hicieras..."
Si bien WhatsApp le permite delegar tareas rápidamente, un gran inconveniente es la falta de una gestión y documentación adecuadas de las tareas. Cuando las tareas se asignan a través de WhatsApp, el seguimiento de lo que se solicitó y de quién es difícil. Además, los gerentes tienen dificultades para seguir el progreso y la finalización de las tareas y mantener registros de las mismas, lo que genera confusión y desorganización.
Una herramienta manual no apta para escalar
“Todavía estoy esperando que Jamie retire a Josh del grupo de supervisores regionales. ¿Lo eliminaste de todos los demás grupos de WhatsApp?
Como WhatsApp no está diseñado como una herramienta de comunicación organizacional, carece de funciones organizacionales esenciales. Por lo tanto, usarlo como tal requiere mucho mantenimiento manual. Incluso la administración básica de miembros del grupo se vuelve un desafío cuando los usuarios deben eliminarse manualmente de los grupos. Algunas organizaciones usan hojas de cálculo de Excel para hacer esto, lo que genera errores como dejar a las personas fuera de grupos importantes o mantenerlas después de su terminación.
En general, la falta de escalabilidad y características organizacionales hacen de WhatsApp una opción poco práctica para una comunicación eficiente y sin errores dentro de grandes organizaciones.
Carece de la capacidad de llegar directamente a todo el equipo a escala
“P: ¿ Cuánto tiempo nos llevará notificar al equipo? R: Bueno, depende de la rapidez con la que nuestros gerentes regionales lo transmitan…”
WhatsApp se queda corto cuando se trata de enviar información en cascada a través de diferentes niveles organizacionales a todos los empleados. Si bien es un problema menor para los equipos pequeños, la información tendría que pasar a través de varios grupos de chat para llegar a los equipos de primera línea en organizaciones más grandes. Y sin una forma confiable de garantizar que todos reciban y reconozcan información importante, WhatsApp no permite una comunicación constante en toda la organización.
WhatsApp no está destinado a servir como una herramienta de comunicación organizacional y es utilizado principalmente por organizaciones por costumbre. Se queda corto en el empoderamiento de la comunicación efectiva para las organizaciones debido a sus limitaciones y falta de capacidades. Recomendamos encarecidamente buscar mejores alternativas para las organizaciones que creen que la comunicación es clave para su éxito”.
Amir Nehemia, director ejecutivo y cofundador de Connecteam
Buscando Mejores Alternativas para la Comunicación Organizacional
Comprender qué hace que la comunicación sea efectiva y atractiva es crucial cuando se buscan mejores alternativas. Las empresas con equipos siempre en movimiento requieren una solución móvil primero que atienda a todo el equipo, no solo al equipo de oficina. Es por eso que las organizaciones a menudo recurren a WhatsApp hoy en día: es fácilmente accesible para todos sus trabajadores de primera línea que se sienten fuera de su alcance.
Entonces, ¿qué hace que una plataforma de comunicación organizacional sea eficiente?
Tener un canal directo a tu equipo
Las plataformas de comunicación efectivas permiten a las organizaciones comunicarse directamente con todo su equipo sin intermediarios. Una plataforma de comunicación adecuada, por lo tanto, le permitirá enviar instantáneamente el mensaje correcto al equipo correcto sin canalizar la comunicación. La capacidad de segmentar rápidamente los equipos y elegir la audiencia relevante es esencial para garantizar que la información correcta llegue a las personas adecuadas.
Abastecimiento de diversas direcciones de comunicación.
Esto incluye de arriba a abajo, de abajo a arriba y de igual a igual. Si bien la función de chat es crucial para la comunicación diaria, no es necesariamente la herramienta adecuada para que un empleado se dirija al director ejecutivo o fomente la comunicación entre pares en diferentes niveles. Una plataforma de comunicación efectiva proporcionará a las organizaciones diferentes herramientas de comunicación más allá de los mensajes de chat.
Requiere un trabajo manual mínimo
Para tener éxito e incluir a todos en el equipo, una plataforma de comunicación debe requerir un trabajo manual mínimo por parte de sus operadores y automatizar tantos procesos como sea posible. Sin embargo, esto es solo la línea de base. Las plataformas de calidad deben promover de manera proactiva una comunicación efectiva, reduciendo la carga del comunicador y mejorando la experiencia del equipo.
Apoyar tanto la comunicación estructurada como la no estructurada
Si bien el chat es una excelente manera de conversar sobre pequeñas cosas cotidianas, a menudo se requiere un enfoque más estructurado. Las plataformas de comunicación efectivas permiten a las organizaciones usar formatos estructurados predefinidos, garantizar la finalización de los informes y reducir las idas y venidas.
Garantizar la entrega de mensajes y medir el impacto
Mediante el uso de una plataforma de comunicación eficaz, las organizaciones pueden identificar rápidamente quién ha recibido la información y solicitar una confirmación activa del equipo cuando sea necesario. Garantiza que los mensajes prioritarios no se pierdan en el alboroto y le permite cerrar el ciclo con cada empleado en cuestión de minutos en lugar de días.
Bien gobernado y controlado
La comunicación es una parte importante del día a día de toda organización y, como tal, debe estar bien administrada y controlada. A diferencia de WhatsApp, las plataformas de comunicación efectivas ofrecen las herramientas, configuraciones y permisos que permiten a las organizaciones supervisar y controlar sus procesos de comunicación.
Resumen
A pesar de los riesgos asociados con WhatsApp, muchas organizaciones lo utilizan hoy en día para comunicarse con sus equipos.
Como nunca tuvo la intención de servir como una herramienta de comunicación organizacional, WhatsApp se queda corto en la entrega de una comunicación directa, medible, efectiva y bien administrada.
Por lo tanto, las organizaciones deberían reconsiderar sus objetivos de comunicación y explorar mejores alternativas a WhatsApp.
En este sentido, lo invitamos a explorar Connecteam, una plataforma diseñada desde cero para satisfacer las necesidades de comunicación de las organizaciones con muchos miembros del equipo en movimiento.