Reuniones previas a la construcción: lo que necesita saber

Dicen que las acciones hablan más que las palabras.

Pero eso tampoco significa que las palabras no importen; esto es particularmente cierto en la industria de la construcción, donde las palabras correctas pueden tener un gran impacto en las acciones.

Cuando se trabaja en un sitio de construcción, una reunión previa a la construcción puede marcar la diferencia en el mundo.

Como su nombre lo indica, se lleva a cabo una reunión previa a la construcción antes de que comience el trabajo en un sitio de construcción.

Pero, ¿qué sucede en una reunión previa a la construcción y por qué es tan importante?

En cierto modo, el nombre lo delata, pero una reunión previa a la construcción es demasiado importante para dar una respuesta simple. Echemos un vistazo más de cerca a lo que sucede en una reunión previa a la construcción y lo que necesita saber sobre ellos.

Quien esta presente

El primer paso para llevar a cabo una reunión previa a la construcción es asegurarse de que asistan las personas adecuadas. Si alguien importante se queda fuera del circuito, podría tener consecuencias para el resto de la tripulación, lo que podría provocar errores o accidentes que podrían causar lesiones.

En caso de duda, no tenga miedo de invitar a algunas personas más a la reunión, solo para estar seguro. Si hay dudas sobre si una persona debe estar allí o no, por lo general no hay nada de malo en dejar que esa persona esté presente.

Sin embargo, es probable que la asistencia a la reunión dependa del tamaño de la empresa y del tamaño del proyecto. Un pequeño contratista generalmente tendrá varias personas que desempeñarán múltiples funciones durante el proyecto, por lo que la asistencia durante una reunión previa a la construcción será pequeña.

Estamos hablando acerca de

• el propietario
• líder de la tripulación
• miembros de la tripulación
• y estimador.

Pero cuanto más grande es el proyecto, más personas deben participar en la reunión previa a la construcción.

Lo último que desea es que se distribuya demasiada información de segunda mano.

En resumen, cualquier persona que vaya a desempeñar un papel en la realización del trabajo durante el proyecto o tomar decisiones clave mientras se realiza el trabajo de construcción debe estar en la reunión y recibir toda la información que se difunde.

¿Qué hay en la Agenda?

¿Qué es una reunión previa al inicio? Bueno, depende de la agenda y la información que se necesita compartir con todos los involucrados en el proyecto. La reunión debe comenzar con una presentación del propietario y todos los líderes del proyecto. Incluso si suena obvio, todos deben conocer a todos los jugadores clave y quién está administrando el proyecto. Anunciar la cadena de mando para el proyecto de construcción debe ser una prioridad en la agenda.

También es esencial dejar en claro la responsabilidad de todos los asistentes, en particular los roles de control de calidad.

Una vez completadas las presentaciones, el resto de la reunión cubrirá todos los documentos clave relacionados con el proyecto. Esta parte de la reunión previa a la construcción puede volverse tediosa, lo que hace que sea aún más importante que todo se incluya en la agenda. Esto hace que sea más fácil para todos mantenerse al día y garantizar que nada se pase por alto ni se olvide. Si se olvida un dato o un punto de la agenda, puede arruinar toda la operación.

Cubre lo básico

Cuando se trata de trabajos de construcción, el diablo está en los detalles. Todos deben estar en la misma página, lo que significa cubrir los conceptos básicos y asegurarse de que todos estén al día. Esto es una gran parte de lo que sucede en una reunión previa a la construcción.

Los aspectos más fundamentales del proyecto deben revisarse para que todos tengan una buena comprensión de lo que va a suceder.

Esto incluirá elementos como el cronograma del proyecto y el cronograma de pagos. Esto debería responder cualquier pregunta sobre cuánto tiempo llevará el proyecto y cuándo se debe realizar cierto trabajo.

Naturalmente, esto también conducirá a que se compartan dibujos y planos con todos en la reunión. Esto también es importante para aclarar cualquier confusión sobre cómo procederá una vez que el proyecto comience oficialmente. Finalmente, las reuniones previas a la construcción deben cubrir todas las políticas y procedimientos que son específicos del sitio de trabajo. Todos deben estar orientados con el lugar donde trabajarán, especialmente porque muchos trabajadores de la construcción saltan de un sitio a otro. Específicamente, los procedimientos de seguridad deben discutirse extensamente para que los trabajadores entiendan todos los riesgos de seguridad que existen y qué se puede hacer para mitigarlos tanto como sea posible.

Quien esta a cargo

Una gran parte de las reuniones previas a la construcción es asegurarse de que haya organización en lo que respecta al liderazgo. Por supuesto, cada miembro del equipo necesita entender su trabajo. Pero es igualmente fundamental establecer quiénes están a cargo del proyecto y qué parte del proyecto administrarán.

Por ejemplo:

• ¿Quién es el director del proyecto?
• ¿Quién estará a cargo del control de calidad?
• ¿Hay un administrador de seguridad dedicado en el sitio?
• ¿Habrá diferentes líderes para diferentes partes del proyecto?

Una vez que comienza el trabajo, no puede tener trabajadores preguntándose qué está pasando y con quién hablan cuando tienen una pregunta. Todos los líderes deben conocer a los trabajadores que estarán bajo su supervisión, y los trabajadores de primera línea deben saber quién es su gerente en el proyecto. Todo esto debe aclararse al final de la reunión previa a la construcción para evitar confusiones una vez que comience el trabajo.

Si hay preguntas persistentes sobre quién tiene la autoridad para hacer ciertas cosas relacionadas con el proyecto, se retrasará el progreso y se retrasará el proyecto.

Responda cualquier pregunta

Siempre debe haber tiempo reservado para preguntas al final de una reunión previa a la construcción. Es el trabajo de los líderes recibir cualquier pregunta de los asistentes a la reunión en caso de que algo discutido no haya quedado claro.

Independientemente de las preguntas que se hagan, siempre es mejor responderlas frente a un grupo grande para asegurarse de que todos estén en sintonía en lugar de tratar de ponerse al día con todos más tarde.

Idealmente, se harán al menos algunas preguntas después de una reunión previa a la construcción.

De hecho, tener algunas preguntas para responder es una señal de una reunión exitosa. Si hay demasiadas preguntas, es una señal de que las cosas no estaban claras o que en la reunión no se compartieron suficientes detalles sobre el proyecto.

Tampoco querrás estar en una situación en la que nadie haga una pregunta después de la reunión.

Por supuesto, es posible que la reunión haya ido perfectamente y todo haya sido explicado con claridad. Pero es más probable que todos estuvieran confundidos pero no quieren que nadie sepa que no tienen una comprensión del próximo proyecto.

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El resultado final de una reunión previa a la construcción

Al organizar una reunión previa a la construcción, siempre es mejor comprender los objetivos de la reunión y los resultados que busca después. Por supuesto, hay muchos objetivos, sobre todo terminar el proyecto a tiempo y sin que ocurran accidentes o lesiones graves.

Pero también desea que todos los asistentes a la reunión se vayan comprendiendo su rol exacto, cuándo deben hacerlo y cómo contribuye al proyecto general.

Hasta cierto punto, desea inspirar discusiones entre los líderes del proyecto, especialmente porque esas conversaciones suelen ser mejores antes de que comience el proyecto. Este es el momento de elaborar todos los detalles acerca de cómo todo debe unirse. Si ninguno de los involucrados tiene preguntas o inquietudes sobre el proyecto por delante al final de la reunión, es seguro decir que su reunión previa a la construcción salió bien.

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