Principios de gestión de operaciones para 2023 y más allá

A medida que las empresas se esfuerzan por lograr una mayor eficiencia, rentabilidad y adaptabilidad, independientemente de las condiciones económicas, los principios de gestión de operaciones desempeñan un papel vital en el éxito de las empresas en todas las industrias.

El mandato de hacer más con menos seguirá siendo una constante a medida que las organizaciones de todos los tamaños naveguen por mercados en constante cambio. Mejorar la eficiencia. Reducir costos. Adaptar procesos. Garantizar la satisfacción del cliente con productos, servicios y experiencias de calidad.

Los gerentes de operaciones deben abordar un mundo empresarial cada vez más complejo y vertiginoso de manera holística y ágil utilizando las mejores capacidades digitales para las múltiples facetas de cada proceso, incluido el diseño, desarrollo y control de calidad del producto, así como la logística involucrada en la previsión, compra, gestión de inventario y envío y entrega. Todo esto debe equilibrarse con el mantenimiento de una excelente experiencia del empleado y del cliente.

Si bien las herramientas prácticas y los enfoques teóricos de cada proceso comercial pueden variar e inevitablemente cambiarán, algunos principios fundamentales pueden guiar a su empresa para obtener y mantener la eficiencia operativa y la ventaja competitiva, tan cruciales para el éxito en 2023 y más allá.

10 principios de la gestión de operaciones

Los principios de la gestión de operaciones equilibran el control disciplinado de los elementos fundamentales de la eficiencia operativa, la resolución creativa de problemas y la gestión ágil del cambio.

Quizás la orientación más citada sobre este tema es la presentación de Randall Schaefer en la Conferencia Internacional de la Asociación para la Gestión de la Cadena de Suministro (APICS) de 2007. Describió 10 principios:

1. Realidad
2. Organización
3. Fundamentos
4. Responsabilidad
5. Diferencia
6. Causalidad
7. Pasión gestionada
8. Humildad
9. Éxito
10. Cambiar

Schaefer culpó a la violación de estos principios fundamentales como uno de los principales contribuyentes a las luchas de muchas empresas. Las empresas que practican los principios fundamentales de la gestión de operaciones son las más rentables y competitivas.

Aunque Schaefer presentó estos principios en el contexto de por qué los fabricantes estadounidenses se estaban quedando atrás de los competidores de todo el mundo, el enfoque central aún se aplica a la economía global actual ya todos los sectores e industrias.

Echemos un vistazo más de cerca a los principios de gestión de operaciones de Schaefer y apliquémoslos a los negocios modernos.

1. La realidad de la gestión de operaciones

El equilibrio alcanzado entre la gestión de operaciones comerciales altamente controladas y predecibles y la adopción de cambios rápidos e inevitables es ideal para tener éxito en tiempos volátiles. Piensa en la física de Newton y la teoría del caos haciendo equipo.

Las teorías, el pensamiento y los principios son geniales, pero ninguno puede resolver todos sus problemas por sí solos. Eso es porque la realidad es desordenada y se mueve más rápido y en diferentes direcciones que nuestros mejores esquemas y marcos.

Las soluciones universales no existen. Los principios y los marcos son herramientas, y es más fácil y cómodo concentrarse en ellos que en un problema o conjunto de problemas que son muy complicados.

Pero para ser eficaz, concéntrese en los problemas, no en las herramientas. Los problemas son la realidad ahora; Las herramientas provienen de problemas del pasado que no siempre son los mismos que los problemas de hoy. Lo que funcionó la última vez puede no funcionar esta vez de la misma manera.

2. Esforzarse por el principio de organización

En la medida de lo posible, organice todas las facetas de sus operaciones en un ecosistema cohesivo y autónomo. Busca la máxima consistencia. Esto permite la previsibilidad y la medición y, por lo tanto, la mejora controlada, lo que conduce a una mayor eficiencia y rentabilidad.

La organización se traduce en ganancias constantes y predecibles. Ese es el objetivo, el ideal. Tenga en cuenta que la realidad se presenta con problemas complicados, así que no se sorprenda cuando suceda algo diferente.

Además, el cambio es inevitable, y cambiar una cosa cambia otra, a menudo de forma imprevista. La tercera ley de Newton tiene sus limitaciones.

3. Cumplir con los fundamentos de las operaciones

La innovación es una de las palabras de moda favoritas del capitalismo, y por una buena razón. Ya sea en la ciencia, el arte o los negocios, la innovación a menudo conduce a grandes avances para cambiar el mundo.

La innovación es lo divertido y emocionante que está en el centro de atención. Pero, por lo general, solo es posible debido a la diligencia en los fundamentos de las operaciones comerciales y la gestión de operaciones que se llevan a cabo en gran medida detrás de escena, incluido el mantenimiento de registros precisos de inventario, logística fluida, recursos humanos y gestión de la cadena de suministro.

Estas funciones y procesos aseguran que las personas, la información y los materiales vayan y vengan y lleguen a donde deben estar a tiempo y de manera eficiente son operaciones fundamentales que mantienen un negocio productivo y rentable, creando márgenes para que se lleve a cabo la innovación.

Cumplir estrictamente con los fundamentos, día tras día, es la mejor oportunidad para que las empresas sobrevivan a los tiempos difíciles mientras fomentan la innovación y se preparan para el crecimiento.

4. Gerentes de operaciones y rendición de cuentas

Hacer que las personas rindan cuentas por sus contribuciones y resultados es un gran motivador. Los gerentes de operaciones son responsables de establecer metas, estándares y métricas, y luego evaluar los resultados para determinar el refuerzo positivo o negativo apropiado.

Estos objetivos y estándares deben comunicarse bien para que todos sepan qué se espera y cómo se mide el desempeño.

5. Todo sobre el contexto: la varianza

Según el contexto, los objetivos y la perspectiva, la variación puede ser buena o mala. Cuando busca un mayor control de los procesos para maximizar la eficiencia y lograr costos más bajos, las variaciones son invariablemente malas.

Sin embargo, cuando el objetivo es una mayor variedad y una gama más amplia de opciones, la variación puede ser buena. Después de todo, la innovación requiere variación para desarrollarse y emerger como algo nuevo a partir de un proceso o sistema altamente controlado.

Pero el hecho es que cierto grado de variación es inevitable. A veces, la variación es creativa e incluso está diseñada en el sistema y, a veces, es el síntoma de un problema subyacente.

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6. Causalidad: no te centres en los síntomas

Llegue a la raíz del problema y resuélvalo en lugar de tratar los síntomas que volverán a surgir una y otra vez mientras exista la causa subyacente.

Los síntomas deben tratarse, por supuesto, pero puede ser tentador concentrarse solo en los síntomas y continuar con su día una vez que se hayan aliviado.

7. Personas y principios: Pasión gestionada

Si bien el control y la disciplina pueden ayudar a las empresas a superar tiempos económicos difíciles, es importante recordar que su gente es, bueno, gente. Son los que hacen o deshacen su organización.

Los gerentes son responsables de administrar el negocio de la manera más eficiente y rentable posible, lo que requiere control sobre todos los aspectos de las operaciones, haciéndolas lo más predecibles posible para reducir el número y la volatilidad de las variables.

Los gerentes exitosos también saben cómo motivar y manejar la pasión de los empleados a través de la rendición de cuentas, así como de recompensas y críticas constructivas.

8. Humildad: el gerente de operaciones verdaderamente sabio

Sócrates y Shakespeare tenían cosas similares que decir acerca de que las personas sabias son muy conscientes de los límites de su propio conocimiento. El orgullo es otra de esas fuerzas que pueden ser buenas o malas.

El orgullo puede ser creativo cuando fomenta la confianza para asumir nuevos desafíos y hacer su mejor trabajo. Cuando el orgullo le impide admitir que no sabe algo o pedir ayuda o buscar consejo sabio, se vuelve costoso rápidamente. Vas a encontrarte con problemas con los que no te has enfrentado antes.

Los buenos gerentes pueden admitir cuando no saben qué hacer. Luego piden ayuda, aprenden de la situación y siguen adelante.

9. Equilibrar los principios con la agilidad para el éxito

Muchos de estos principios pueden parecer rígidos y sofocantes a primera vista, y algunos necesariamente lo son, pero es importante equilibrar la necesidad de una estricta disciplina y control en la gestión de operaciones con el entendimiento de que la adaptabilidad también es un principio clave para un negocio.

La adaptabilidad lo ayuda a establecer y mantener operaciones, pero también a superar tiempos económicos difíciles como las recesiones y fomentar el crecimiento. Tú defines el éxito de tu negocio, estableces objetivos con KPI y OKR. Pero a medida que cambian los mercados y las economías (léase: a medida que cambian los clientes), es importante revisar, repensar y revisar lo que constituye el éxito.

Las operaciones internas son vitales para el éxito de cualquier negocio, y la razón por la que su negocio opera es para ofrecer excelentes productos, servicios y experiencias a sus clientes.

10. Gestión del cambio

Lo único constante es el cambio. Las soluciones son temporales. Surgirán nuevos problemas y desafíos que no se ajustan al libro de jugadas actual o al conjunto de herramientas disponibles.

La primera herramienta no estuvo sola por mucho tiempo. Los nuevos problemas requerían nuevas ideas y nuevas herramientas. Los gerentes pueden tener heurísticas y métodos favoritos para evaluar e intentar resolver problemas, pero es importante evitar fijarse en una vista, una herramienta o una teoría.

“Administrar para la estabilidad en el corto plazo”, dijo Schaefer. “Comprenda que todo eventualmente cambiará y gestionará el cambio a largo plazo.”[/h2 ]

Eso no significa tratar de predecir el futuro, aunque la llegada del análisis de datos, el aprendizaje automático y el Internet de las cosas ha ayudado a que los gerentes tengan una mayor visibilidad de las operaciones y la información para una toma de decisiones más precisa. “La capacidad de administrar el cambio separa a los buenos gerentes de los débiles”, dijo Schaefer.

Por qué es tan importante la gestión de operaciones

Aquí hay algunas formas en que los principios de la gestión de operaciones se pueden adaptar al 2023 a medida que las empresas navegan en una economía que puede o no lograr un aterrizaje suave.

Auge o caída, los principios se aplican para lograr la eficacia operativa en una variedad de áreas:

• Eficiencia
• Calidad
• Flexibilidad
• Velocidad
• control de costos
• Confianza
• Mejora continua
• Servicio al Cliente
• Innovación
• Sensibilidad
• Escalabilidad
• Sostenibilidad

Dos facetas de la gestión de operaciones, la gestión de la cadena de suministro y la logística, incorporan la mayoría o todas estas cualidades y desempeñan un papel importante para que un negocio sea rentable y exitoso.

La disciplina y el control son la esencia de los principios de la gestión de operaciones. El aumento de la eficiencia y la reducción de costos son preocupaciones permanentes para ser y mantenerse competitivos y rentables. Pero cuando la economía se contrae y se avecina la amenaza de una recesión, las empresas deben prepararse para tiempos difíciles. Los presupuestos se ajustan y las medidas de reducción de costos se convierten en la máxima prioridad.

Fundamentos que resisten el paso del tiempo

Al adaptar el Principio de Pareto (la regla 80/20) a la gestión de operaciones, Schaefer dijo que la ejecución diligente de los fundamentos básicos puede impulsar su negocio en un 80 % del camino hacia el éxito.

La adaptabilidad, la gestión del cambio, la resolución creativa de problemas y la aplicación de los principios y teorías apropiados a las causas fundamentales de los problemas pueden impulsar el 20% restante, cualquiera que sea la definición en este momento.

Schaefer nombró los principios específicamente para la presentación APICS, por lo que las versiones posteriores aparecen en varias formas por diferentes expertos. Pero casi tres décadas después, su presentación sigue siendo relevante. Claro, la lista ha sido adaptada e iterada, pero la esencia de los principios continúa, sirviendo como un recordatorio de que cuanto más cambian las cosas, más permanecen igual.