Una guía para las facturas proforma

La factura proforma se basa en la idea de que enviar un documento relacionado con la venta de un producto o servicio al comprador antes de la venta puede evitar complicaciones innecesarias. Menos complicaciones equivalen a menos posibilidades de perder dinero. En este artículo, explicamos qué es una factura proforma, cuáles son los elementos importantes (como el número de factura obligatorio), cómo crear una y discutimos en qué se diferencia de otros documentos financieros.

¿Qué es una Factura Proforma?

En términos sencillos, una factura proforma es un documento entre el comprador y el vendedor que incluye bienes o servicios que aún no se han entregado, junto con otra información crítica, como tarifas de envío e información de entrega. Lo importante a recordar es que el comprador recibe la factura proforma antes de obtener el producto o servicio.

Ahora que conoce la definición de una factura proforma, analicemos su propósito.

¿Proforma o Proforma?

Una factura proforma a veces aparece como una factura proforma. La respuesta a "qué es una factura proforma" es la misma que "qué es una factura proforma". Lo ves enumerado de una forma u otra, y a veces incluso como proforma, pero todos significan lo mismo.

¿Cuál es el propósito de una factura proforma?

Considere los siguientes requisitos:

• ¿El comprador necesita saber el valor de lo que está comprando?
• ¿Debe saber el comprador qué esperar cuando compra a un vendedor? (es decir, ¿hay buena fe?)
• ¿El proceso de venta debe ser fluido?
• ¿Necesita un documento legalmente vinculante para los términos y condiciones de la venta?

Si pensó "sí" en la mayoría o en todo lo anterior, ¡entonces una factura proforma podría serle útil!

Cómo crear una factura proforma

¿Necesitas hacer una factura? Las facturas proforma no son muy complicadas, pero es útil tener a mano una plantilla de factura proforma al crear una. Puede utilizar nuestras plantillas de facturas gratuitas o el generador de facturas gratuito para este propósito.

Como es legalmente vinculante en algunas partes del mundo, debe crear una factura precisa y válida. Una factura proforma debe contener la siguiente información:

• Información del cliente (nombre, dirección, etc.)
• La información de su negocio (Nombre, Dirección, etc.)
• Condiciones de venta
• Los bienes que se venden más los precios individuales.
• Impuestos, descuentos y gastos de envío aplicables
• Precio total
• número de factura
• Fechas de envío y fechas de vencimiento
• Otra información miscelánea requerida

A su debido tiempo, eventualmente puede convertir su factura pro forma en una factura comercial. Si el cliente acepta su factura proforma, Hiveage puede convertirla en una factura comercial útil.

¿Qué información se requiere en una factura proforma?

Todos los bienes o servicios deben tener algunos términos involucrados en su venta. De buena fe, deberá incluir los datos de contacto de ambas partes y los datos antes mencionados. Es fundamental incluir cualquier información que ayude al comprador a comprender lo que está recibiendo.

Ya sea una factura proforma o una factura comercial, el documento legal debe ser exacto para los bienes involucrados. Si se deja alguna información esencial fuera del papeleo, eso podría generar problemas legales innecesarios. Solo para reiterar:

• precio de los productos
• Descripciones de dichos productos.
• Envío y fechas de entrega
• Detalles de contacto
• Total adeudado

Los anteriores se encuentran entre los datos más importantes para incluir en una factura pro forma, ¡así que no olvide incluirlos! Una factura verdadera debe aspirar a ser lo más precisa posible para evitar posibles confusiones. Si alguna vez no está seguro, siempre puede buscar ejemplos de facturas pro forma y ver cómo incluye bienes, términos y cualquier otra cosa que necesite saber.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura pro forma?

Piense en la factura comercial estándar (a veces denominada factura de venta) como papeleo para confirmar la venta de los bienes y solicitar algún tipo de pago. En comparación, una factura proforma es más una declaración de lo que vendrá, ya que se envía antes de pagar los bienes, una especie de factura preliminar. Las facturas regulares también tienden a ser legalmente más vinculantes que las facturas pro forma estándar.

En cuanto al formato, la distinción más importante entre los dos es que la factura proforma debe etiquetarse a sí misma como factura proforma. Aparte de eso, una factura comercial está más ligada a la contabilidad que las facturas proforma, ya que es posible que la venta en sí no se haya producido con una factura proforma.

Tenga en cuenta que una factura pro forma generalmente se realiza antes de que el comprador compre los bienes o servicios que ofrece. Se crea una factura oficial durante el período de compra. Ya sea que necesite una factura comercial, una factura proforma u otra cosa, depende de los términos y condiciones presentados al comprador.

¿Puede recibir el pago en una factura pro forma?

Técnicamente, puede recibir el pago en una factura pro forma, pero normalmente no lo recibirá hasta que se configure una factura normal. Debe considerar una factura pro forma más parecida a un aviso que a la factura real. Dado que las facturas proforma no suelen utilizarse en contabilidad, no debe esperar recibir pagos por ellas: es probable que los clientes esperen sus facturas finales.

Comparaciones con otras formas de compra

Si bien una factura proforma es diferente de una factura normal, es fundamental distinguirla de otros tipos de formularios de compra incluidos en el proceso de venta. Las facturas se distinguen bastante de las facturas de venta, recibos de venta, etc.

Facturas pro forma comparadas con un recibo de venta

Si la factura proforma muestra lo que podría comprarse en el futuro, un recibo de venta muestra lo que ya se compró: piense en una factura proforma como algo que sucede antes de que se haga un recibo de venta.

Facturas pro forma comparadas con una factura de venta

Una factura de venta transfiere la propiedad, mientras que una factura proforma no lo hace. Una factura proforma no puede demostrar que se hayan vendido bienes, mientras que una factura de venta sí puede. En una nota similar, las facturas estándar pueden usarse antes de la factura de venta.

Facturas Internacionales

Como hay 195 países, algunas diferencias menores en las leyes (como aranceles, límites de envío, etc.) pueden influir en lo que puede incluir en las facturas pro forma. Consulte con los funcionarios pertinentes de los países con los que hace negocios para evitar posibles confusiones.

El envío de mercancías de un país a otro puede llevar más tiempo que el comercio nacional, así que esté preparado para los retrasos. Como una factura proforma a menudo se realiza antes de que se envíe un artículo, la fecha de entrega podría ser incorrecta. No obstante, sigue siendo una excelente práctica participar de buena fe.

Información crucial sobre una factura proforma

Las facturas proforma no son una solicitud de pago o una demanda de entrega de bienes. En su lugar, las facturas proforma se utilizan de manera preliminar y se envían a los compradores antes del envío o la entrega. Piense en ello como un anuncio de lo que está por venir.

No hay pautas 100% definidas a seguir en lo que respecta al formato. Hay datos útiles que debe aspirar a incluir, pero muchas facturas proforma difieren entre sí. Recuerde, una factura proforma no es una factura comercial.

Una factura proforma debe proporcionar al comprador el conocimiento suficiente para saber qué podría obtener si compra los bienes. Tenga en cuenta que viene antes de que se entregue la factura final al cliente.

¿Debe enviar una factura proforma?

Sí, debe enviar una factura proforma para establecer una referencia de los bienes y servicios que ofrece. Tu cliente puede ver los términos que enumeras y posiblemente disputar los términos si así lo desea. Como normalmente no se realiza ningún pago, esto permite que se lleve a cabo una negociación más confiable.

En la mayoría de los casos, no es necesario que envíe una factura proforma, pero suele ser una buena idea incluir una. Si los detalles que contiene son lo que el cliente tiene en mente, no es necesario que participe en largas discusiones. Debe usar una factura proforma siempre que pueda para simplificar el proceso de transacción.

Asegúrese de usar una factura proforma si realiza muchos envíos y entregas. Algo tan simple como que el cliente entienda los términos de lo que ofrece puede ser crucial para el éxito de su negocio. Además de las facturas proforma, debe usar facturas comerciales para confirmar transacciones.

Condiciones de una factura proforma

Los términos que incluye en este tipo de factura son similares a las facturas reales. Sin embargo, el comprador no necesariamente tiene que comprar lo que ofreces cuando ve tus facturas proforma. Asegúrese de que la descripción de sus términos sea atractiva para el comprador y lo suficientemente razonable para que la considere.

Observaciones finales sobre las facturas proforma

Si tiene los bienes y los términos alineados de manera atractiva, entonces sus facturas proforma deberían ser exitosas. Recuerda incluir:

• Tarifas (precios de artículos, descuentos, impuestos, tarifas de envío y valor total)
• Fechas (fecha de envío, fecha de entrega)
• Descripción de los artículos a comprar.
• Datos de contacto tanto del comprador como del vendedor

Como este tipo de facturas no tienen un formato rígido, puedes ser flexible con lo que puedes incluir. El formato, los esquemas de color y otros factores misceláneos son cosas que puede personalizar para que sus facturas se destaquen. Si tiene dudas, consulte nuestro generador de facturas para obtener una plantilla limpia y fácil de usar.

Armado con este conocimiento de cómo funcionan las facturas pro forma, ¡esperamos que pueda establecer más confianza con sus clientes y trabajar en el crecimiento de su negocio!

Preguntas frecuentes sobre facturas proforma

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una cotización en formato de factura que se ofrece antes de la entrega de bienes y servicios al comprador. Ayuda a que el proceso de venta sea más sencillo y actúa como un acuerdo legalmente vinculante para los términos y condiciones de la venta.

¿Cuál es la diferencia entre factura proforma y factura?

Una factura formal es una solicitud de pago que establece los detalles finales del monto total adeudado. Una factura proforma es una declaración del vendedor para proporcionar productos y servicios en una fecha y hora específicas, enviada antes de la venta real.

¿Se puede realizar el pago en factura proforma?

No se puede realizar un pago en una factura proforma. Se genera con anterioridad a la entrega de bienes y servicios. Se tendría que crear una factura de venta, con condiciones de pago y otros detalles, para enviarla al departamento de cuentas por pagar del comprador.