Cómo mejorar la productividad con soluciones de comunicación empresarial

Durante la última década, hemos sido testigos de una revolución en el mundo de las comunicaciones internas. En un abrir y cerrar de ojos, los teléfonos móviles se volvieron comunes y populares para prácticamente todos. Y no solo en nuestra vida personal.

Las operaciones comerciales han cambiado drásticamente, desde las tareas diarias hasta la comunicación interna, la satisfacción del cliente y más: todo se puede hacer con solo hacer clic en un botón e incluso sobre la marcha.

Los empleados y gerentes que alguna vez estuvieron desconectados e inaccesibles ahora tenían la capacidad de permanecer conectados en tiempo real. Esto tuvo un gran impacto en la productividad y el compromiso. Hoy en día es difícil imaginar que los empleados y los gerentes alguna vez solo pudieron reunirse cara a cara, después de eso, estaban solos. Si algo cambiaba, si ocurría un incidente o una gran venta, los empleados y gerentes tenían que esperar hasta el final del día solo para comunicar cualquiera de estos casos.

Pero ahora, los teléfonos móviles son la herramienta principal en nuestra vida cotidiana. Es la forma más fácil para que los gerentes se comuniquen con sus empleados y administren sus necesidades comerciales diarias. Piénsalo: ¿cuántas llamadas telefónicas contestas o haces a diario? La investigación dice que estás haciendo una llamada o contestando una alrededor de tres veces por hora.

Pero después de casi una década de depender de nuestros teléfonos para las tareas cotidianas, también podemos ver el lado negativo de esta conectividad. Especialmente cuando se trata de interminables llamadas telefónicas.

Si no está totalmente convencido, siga leyendo para resaltar las desventajas de las llamadas telefónicas, especialmente su impacto negativo en la productividad. Pero, hay una solución y entraremos en eso en un momento.

Cómo las llamadas telefónicas dañan la productividad

1. Las llamadas telefónicas son perjudiciales

Una llamada no planificada lo aleja de lo que usted y su empleado están tratando de lograr y si esa no es la definición de pérdida de productividad, no sabemos qué es. De hecho, una llamada no planificada tarda 23 minutos completos en recuperarse. Cada vez que llama a su empleado, está provocando que detenga cualquier tarea que esté realizando y les lleva más tiempo volver a ella.

2. El tiempo lo es todo

Hay cientos de razones por las que las llamadas no se responden, ya sea que esté en una reunión o que su empleado esté con un cliente. Piénselo, ¿cuántas veces al día sus empleados intentan comunicarse con usted sin éxito? ¿Y cuántas veces estás tratando de alcanzarlos? Este interminable juego de etiquetas telefónicas solo consume tu tiempo.

3. Las imágenes valen más que mil palabras

Desafortunadamente, cuando estás en una llamada telefónica, solo estás limitado a la comunicación verbal. Puede ser realmente difícil explicar completamente algo cuando una imagen puede hacer el trabajo de manera mucho más eficiente. Por ejemplo, informar a un cliente cómo va el proyecto para el que lo contrató, el estado de su trabajo de limpieza, un problema inesperado durante un trabajo de construcción, el alcance de su accidente laboral, etc.

4. Compartir y recibir información

¿Qué sucede si la tarea fácil y rápida se vuelve compleja y requiere mucho tiempo? Es posible que deba realizar varias llamadas telefónicas solo para compartir información simple y encontrar una solución. ¿Qué hay de compartir los detalles de un próximo evento de la empresa? ¿O profundizar en las políticas de seguridad después de un accidente?

Claro, puede programar una llamada de conferencia o llevar a todos al mismo lugar para poder comunicar todo esto. Sin embargo, coordinar estos eventos es una molestia porque ningún día o una sola hora funcionarán en todos los ámbitos. Solo se encontrará persiguiendo a todos los que perdieron la llamada o no pudieron asistir a la reunión para asegurarse de que estén informados; ¡y así, se desperdicia un día entero o incluso una semana!

Además, sus empleados tampoco tienen una solución fácil y en tiempo real para poder compartir información con usted.

5. Los datos no están estructurados

Supongamos que alguien lo llamó para informarle sobre una lámpara rota en la tienda y necesita que la reparen dentro de dos días. Luego cuelgas el teléfono pero te das cuenta de que olvidaste preguntar qué tipo de lámpara es y cuándo puede venir el técnico a la tienda. Ahora debe volver a llamar a su empleado para obtener toda la información, una vez hecho esto y llamar al reparador, verá que todavía le falta información, por lo que debe llamar al empleado nuevamente. El ciclo continúa una y otra vez. Esto es lo que sucede cuando la información no está estructurada.

6. Las prioridades son inexistentes

No siempre tienes la capacidad de decidir qué es más importante cuando se trata de llamadas telefónicas. Por ejemplo, revisar una docena de correos electrónicos puede ser más fácil de priorizar en función del asunto o de quién es. Pero cuando entra una llamada, si es un número reconocido, no sabes cuál es la urgencia de la llamada. Tal vez sea su jefe que se está registrando o tal vez esté esperando que el equipo se presente en el lugar de trabajo, pero están atascados en el tráfico o es solo una llamada no deseada. A menos que responda en ese momento exacto y deje de hacer lo que está haciendo, no tiene forma de saber si necesita contestar la llamada de inmediato o si puede esperar.

7. No hay registros

Debido a que no se registra nada, cuando necesita recuperar información de una llamada que tuvo lugar hace tres días, no puede hacerlo. No existen análisis que le muestren cuál fue el tema de la llamada. Y si no está tomando notas de cada llamada a medida que ingresa, no podrá recordar fácilmente la información de un vistazo.

Ahora, aquí está la cosa. Reconocemos que las llamadas telefónicas llegaron para quedarse, especialmente a medida que más trabajadores están cambiando al trabajo remoto y las videollamadas parecen ser la nueva norma. Pero conociendo los problemas asociados con las llamadas telefónicas, los dueños y gerentes de negocios están recurriendo a soluciones más modernas, como soluciones de comunicación empresarial para garantizar la eficiencia y la productividad.

¿ Qué son las soluciones de comunicación empresarial?

Cuando equipa a su empresa y a sus empleados con soluciones de comunicación empresarial, puede mejorar la eficiencia, impulsar el compromiso de los empleados y mejorar el intercambio de conocimientos entre su equipo.

Pero bueno, ¿qué son las soluciones de comunicación empresarial? Las soluciones de comunicación empresarial le permiten compartir información y colaborar con sus empleados desde cualquier lugar y en cualquier momento. No piense en las soluciones de comunicación empresarial solo como un mecanismo para mejorar la comunicación interna, sino también como una forma de optimizar la gestión de tareas, manejar la gestión de informes, discutir los horarios de trabajo, gestionar el procesamiento de nóminas y mucho más.

Reconociendo lo anterior, muchos eligen Connecteam como su solución de comunicación empresarial, ya que es una aplicación de gestión de empleados todo en uno.

Las funciones de comunicación de Connecteam garantizan la transparencia de la empresa, ofrecen un mecanismo de comentarios para involucrar a los empleados con encuestas y encuestas en vivo e incluyen un lugar único para colaborar, administrar tareas y más.

Funciones necesarias en las soluciones de comunicaciónempresarial

Señalamos tres puntos débiles de las llamadas telefónicas en el blog: son perjudiciales, las llamadas perdidas son interminables y las imágenes son cruciales, y una solución de comunicación empresarial, como el chat, puede ayudar a disminuir o eliminar estos tres problemas. En lugar de interrumpir a sus empleados con una llamada telefónica, simplemente envíeles un mensaje a través de una aplicación de chat para que puedan continuar trabajando y no dejen de hacer lo que están haciendo para responderle. Si un empleado recibe una notificación automática, también puede dejar de hacer lo que está haciendo. Sin embargo, es una pequeña interrupción en comparación con una llamada telefónica que requiere que detenga casi por completo lo que está haciendo o simplemente le quita demasiada concentración.

En lugar de participar en un juego de etiquetas telefónicas, nuevamente puede enviar fácilmente un chat grupal para transmitir lo que necesite. También puede enviar rápidamente una foto, un video o una ubicación a su gerente o empleado cuando sea relevante en lugar de dedicar tiempo a una llamada cuando una imagen vale más que mil palabras.

El chat simplifica la comunicación interna; cree fácilmente chats de equipo o inicie un diálogo uno a uno para ahorrar tiempo y evitar la pérdida de productividad. Connecteam es una solución de comunicación comercial en línea que presenta herramientas de administración avanzadas creadas especialmente para uso dentro de la organización; cree encuestas, un buzón de sugerencias, un directorio de empleados y más.

Piense en el ejemplo que dimos: si un empleado lo contacta por una lámpara rota en la tienda. En lugar de que lo llamen, simplemente pueden abrir un informe digital prefabricado en la aplicación de solución de comunicación comercial y completar toda la información relevante, incluso puede obtener una firma digital. Esto les ahorra tiempo a ambos y garantiza que no falte información, además de que tiene un historial de todas las entradas realizadas.

Las soluciones de comunicación empresarial deberían facilitar la creación de un formulario, informe o lista de verificación. Con Connecteam, puede comenzar desde cero o editar una plantilla existente y elegir entre varias opciones de campo, como texto libre, opción múltiple, carga de imágenes, escáner de documentos, firma digital, ubicación GPS y mucho más, especialmente para dispositivos móviles.

Envíe una actualización inmediata con una notificación automática para llegar fácilmente a todos sus empleados con o sin la capacidad de comentarios de los usuarios. De esta manera, sus empleados obtienen la información que necesitan cuando la necesitan, y usted puede rastrear fácilmente las tasas de participación y saber exactamente quién vio su actualización y cuándo. La mayoría de las soluciones de comunicación empresarial hoy en día están basadas en la nube, por lo que tendrá un historial integrado en todas las funciones, de esa manera no se perderán datos.

El resultado final de las soluciones de comunicación empresarial

El objetivo de estas soluciones de comunicación empresarial es ayudarlo a usted y a sus empleados a optimizar la comunicación, dedicar menos tiempo a las llamadas telefónicas y mejorar la productividad. El sueño de un gerente.

No importa si es gerente de una gran empresa o de una pequeña empresa, la comunicación interna está a la vanguardia del éxito y la satisfacción. Y con las soluciones de comunicación empresarial, gestionar la comunicación interna es un proceso más sencillo.