Plantillas de correo electrónico profesionales: formato de correo electrónico y ejemplos

kate erwin

• 8 de diciembre de 2021

Elimine parte del estrés de escribir correos electrónicos formales con estas plantillas de correo electrónico profesionales y ejemplos de formato de correo electrónico.

Escritura de correo electrónico informal versus formal

Escribimos correos electrónicos por muchas razones diferentes, pero tienden a clasificarse en dos categorías: informales y formales.

Un correo electrónico formal puede ser uno que envíe a un amigo o familiar. Una rápida puesta al día, una invitación a cenar, una recomendación para una gran receta , algo tan simple como esto.

Los correos electrónicos formales generalmente se usan en un entorno comercial. Son comunes en las ventas B2B y B2C y en las comunicaciones dentro de la oficina. Por supuesto, la línea entre correos electrónicos informales y formales puede ser vaga y, a veces, puede usar elementos de cada uno en un correo electrónico, pero es importante reconocer la distinción.

Por ejemplo, es posible que tenga un buen amigo en su oficina y la forma en que se comunique con él dependerá del asunto del correo electrónico. Si está programando una reunión para almorzar, puede ser más informal, pero si está enviando modificaciones recomendadas a un contrato, es probable que sea mucho más formal.

Todos tienen su propio estilo de escritura, pero encontrará que a veces necesita ser más formal y otras veces, puede usar un estilo más relajado.

Formato de correo electrónico profesional básico

Cuando envía un correo electrónico informal, las consecuencias generalmente no son altas. Cuando le envía a su amigo una invitación a cenar, no importa particularmente si mezcla algunas palabras y divaga un poco.

Sin embargo, no ocurre lo mismo cuando envía un correo electrónico profesional, por lo que es importante que se concentre en el formato. Si divide el correo electrónico en sus elementos básicos, entonces es mucho más fácil planificar su comunicación y estructurarla de manera efectiva.

Un correo electrónico profesional debe tener cuatro elementos básicos:

• Línea de asunto
• Saludo
• Cuerpo del correo electronico
• Firma de email

Para aprovechar al máximo sus correos electrónicos, cada aspecto debe optimizarse y personalizarse para la persona a la que envía el correo electrónico.

Línea de asunto

La línea de asunto puede parecer algo que se completa en el último momento, pero es extremadamente importante. La gente de negocios recibe cientos de correos electrónicos cada día y, con demasiada frecuencia, hay mucho correo no deseado que abarrota su bandeja de entrada.

Para ahorrar tiempo en sus apretadas agendas, las personas usan líneas de asunto para decidir si van a abrir o no un correo electrónico. De hecho, el 47% de las personas abren correos electrónicos según el asunto, por lo que esta es una excelente oportunidad para la optimización.

Tus líneas de asunto deben llamar la atención y también insinuar el valor que ofreces.

Este puede ser un equilibrio difícil de encontrar, pero una línea de asunto perfecta tendrá un gran impacto en sus tasas de respuesta.

Saludo

En los negocios, la gente tiende a querer que vayas directo al grano, pero primero tienes que encargarte de las formalidades. Si está yendo y viniendo rápidamente en un correo electrónico, es posible que esto no sea necesario, pero la mayoría de sus correos electrónicos comenzarán con un saludo.

Para aquellas personas que han pasado tiempo debatiendo si comenzar con "hola", "hola" u "hola", una pregunta común es ¿cuál es el mejor saludo?

La clave es no pensar demasiado y siempre investigar un poco sobre la persona a la que le estás enviando un correo electrónico. Use LinkedIn para averiguar el nombre preferido del destinatario (por ejemplo, Dan vs Daniel) y manténgalo simple.

Si bien "hola" puede inclinarse más hacia el lado informal, "hola" y "hola" son perfectamente aceptables y una buena manera de comenzar su correo electrónico.

Otras opciones aceptables incluyen:

• Estimado [nombre]
• Saludos
• hola
• Hola a todos

Desarrollará su propio estilo con los saludos, pero no hay necesidad de complicarlos demasiado.

Cuerpo del correo electronico

Una vez que haya captado la atención del destinatario y le haya extendido un saludo agradable, puede ingresar al cuerpo de su correo electrónico.

Aquí es donde elaborará su mensaje y persuadirá al lector para que actúe.

Sin embargo, ¡no te dejes llevar demasiado!

Los correos electrónicos funcionan mejor cuando son breves y concisos. Nadie quiere ver un gran bloque de texto y tener que leer un ensayo. En su lugar, es importante mantener su correo electrónico al grano y hacer que parezca atractivo de leer (mantenga los párrafos cortos y use encabezados para dividir las cosas).

Mantenga siempre sus correos electrónicos enfocados en un mensaje. Si tiene más de un punto de qué hablar, entonces es mejor separarlos en diferentes correos electrónicos. Manténgase enfocado en su punto, brinde al destinatario toda la información que necesita para tomar una decisión y pedir acción.

Estás escribiendo un correo electrónico por una razón: quieres lograr algo. Termine su correo electrónico resaltando la acción que desea que la persona realice, y es mucho más probable que lo haga.

Incluir una firma de correo electrónico

Crear una firma de correo electrónico limpia es un paso fácil y te hace lucir mucho más profesional. Esto facilitará que el destinatario descubra quién es usted, qué hace y cómo contactarlo.

Muy a menudo, enviamos correos electrónicos a personas con las que no estamos familiarizados, por lo que es importante poder identificarse. Su firma de correo electrónico debe incluir información como:

• Nombre completo
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono
• Enlace a su sitio web
• Enlace a su perfil de LinkedIn

Esto ayudará al destinatario a tener una imagen más clara de con quién está hablando y aumentará la probabilidad de que responda.

Plantilla de correo electrónico profesional

Hay tantas razones diferentes para escribir un correo electrónico profesional que es difícil escribir una plantilla genérica que se ajuste a todo. Cada situación requiere algo ligeramente diferente, por lo que deberá modificarlo, pero esta plantilla de correo electrónico profesional puede ayudarlo a comenzar.

Línea de asunto: [Problema] – [Saludo] [Su nombre]

Estimado [nombre preferido del destinatario de la investigación],

Primer párrafo:

El primer párrafo debe ser corto y al punto. No se ande con rodeos porque el tiempo de las personas es precioso. Por ejemplo, si está solicitando un trabajo, incluya el título del trabajo, cómo descubrió la vacante y qué acción le gustaría que sucediera.

Párrafo medio:

Aquí es donde muestra el valor que ofrece y demuestra por qué el destinatario debe tomar medidas. Asegúrate de no centrarte demasiado en ti mismo, sino también de hablar sobre la empresa/persona con la que te estás comunicando.

En el ejemplo de la solicitud de empleo, esto significaría hablar sobre el gran trabajo que ha realizado la empresa y cómo sus valores coinciden con los suyos.

Párrafo final:

Agradezca al destinatario por su tiempo y refuerce la acción que desea que realice con un llamado a la acción.

Clausura:

Sinceramente,

Su firma de correo electrónico

Plantillas de correo electrónico para situaciones específicas

La plantilla de correo electrónico genérica anterior se puede moldear para adaptarse a cualquier situación, pero a veces desea algo un poco más específico. Aquí hay algunas situaciones comunes en las que se encontrará escribiendo un correo electrónico comercial y algunas plantillas para ayudarlo a comenzar.

1. Anuncio

Es posible que no necesite necesariamente que las personas tomen medidas cuando envíe un correo electrónico de anuncio, pero sí necesita que las personas lo lean. Así es como puede asegurarse de que eso suceda.

Línea de asunto: Actualizaciones emocionantes para el equipo: Conoce a [nombre]

Hola, equipo,

Estoy emocionado de presentarles a nuestro nuevo [puesto de nuevo miembro del equipo]. [nombre del nuevo miembro del equipo] aporta gran experiencia en [industria] y será [especificación del trabajo]

[nombre del nuevo miembro del equipo] es [un detalle divertido que el nuevo empleado podría querer compartir, por ejemplo, un gran fanático de Star Trek], así que siéntase libre de saludar y entablar una conversación.

Sinceramente,

[Su firma de correo electrónico]

2. Correo electrónico de seguimiento empresarial

La creación de redes sigue siendo una parte muy importante de los negocios. Cuando conoce gente nueva, es importante asegurarse de nutrir la relación y una de las formas en que puede hacerlo es a través de un correo electrónico de seguimiento.

Línea de asunto: Encantado de conocerte en [evento]

Hola [nombre del destinatario],

Fue genial conocerte en [cómo se conocieron]. Realmente disfruté nuestra conversación sobre [asunto] y me encantaría ponerme al día y discutirlo más en el futuro.

Su trabajo como [título del puesto] en [empresa] es intrigante y me encantaría saber más sobre lo que hace. Si tiene tiempo en las próximas semanas, sería genial tomar un café.

Generalmente estoy libre los [días], ¿alguno de esos funciona para ti?

Sinceramente,

[Su firma de correo electrónico]

3. Solicitud

Uno de los correos electrónicos comerciales más comunes que escribirá es una solicitud. Ya sea para solicitar días libres, pedir un aumento de sueldo o cualquier otra cosa, es importante que reciba correctamente estos correos electrónicos. Incluso si está nervioso por la solicitud, no tiene sentido andarse con rodeos. En su lugar, vaya al grano en un mensaje simple pero bien elaborado.

Línea de asunto: Solicitud de vacaciones para [fecha]

Estimado [nombre del destinatario],

Me gustaría usar mi PTO para unas vacaciones a partir del viernes 5 de septiembre hasta el próximo viernes 12 de septiembre.

Me aseguraré de que todas mis tareas y responsabilidades se cumplan con anticipación y he discutido mi carga de casos actual con mis colegas, [nombre] y [nombre] para que estén actualizados.

Espero su aprobación,

[Su firma de correo electrónico]

4. Pregunta

Las preguntas pueden variar desde las más simples de sí/no hasta las extremadamente complicadas. Cuando envía un correo electrónico a alguien con una pregunta, es importante mantener las cosas simples y no desviar la atención de las personas de los puntos que necesita responder.

Línea de asunto: ¿Estamos actualizando nuestras políticas de sostenibilidad?

Estimado [nombre del destinatario],

A la luz de los últimos consejos gubernamentales, me preguntaba si haríamos cambios inminentes en nuestras políticas de sostenibilidad.

Nuestra marca ha sido líder en sustentabilidad durante muchos años, y como esto es algo que me apasiona profundamente, ha sido una gran fuente de orgullo. Espero que podamos seguir manteniendo nuestro compromiso con el medio ambiente de acuerdo con el nuevo consejo.

Sería genial saber si planea actualizar nuestras políticas, y si está buscando algún aporte, estaré encantado de contribuir.

Sinceramente,

[Su firma de correo electrónico]

5. Queja

Desafortunadamente, habrá momentos en los que tenga una queja y necesite expresar su frustración. Esto es parte de hacer negocios, pero puede ser un correo electrónico difícil de abordar. La clave es que aclares tu punto y mantengas las cosas simples.

Línea de asunto: Queja sobre [asunto de la queja]

Hola,

Recientemente compré [asunto de la queja] en su tienda en [ubicación] y no funciona. Cuando fui a devolverlo al día siguiente, el asistente no pudo ofrecerme ninguna ayuda para arreglarlo y no me permitió devolver el producto para obtener un reembolso.

He estado usando su tienda durante muchos años y estoy muy decepcionado por el bajo nivel de servicio.

Por favor, ¿podría investigar este problema y resolverlo por mí?

Sinceramente,

[Su firma de correo electrónico]

6. Disculpa

No siempre hacemos las cosas bien en la vida y, a veces, eso significa que tenemos que pedir disculpas. Esto no es divertido para nadie, pero puedes quitarle algo de estrés con esta sencilla plantilla de disculpa.

Línea de asunto: [asunto de la disculpa]

Hola [nombre del cliente],

Encontramos un problema con [qué] en [cuándo].

¿Qué significa esto para ti?

[nota que detalla los efectos del problema]

[nota que tranquiliza a los clientes]

Nos dimos cuenta rápidamente de este problema con [asunto de la disculpa] y hemos limitado las interrupciones tanto como sea posible. Nuestro equipo técnico ha estado trabajando las 24 horas para resolver el problema y podemos informarle que a partir de las [hora], todo volverá a la normalidad.

De parte de todos en [company] nos gustaría disculparnos por las molestias que esto pudo haber causado. Ahora estamos analizando el problema y utilizando esos conocimientos para garantizar que no se repita en el futuro.

Sinceramente,

[su firma de correo electrónico]

7. Terminación

Muchas situaciones comerciales pueden ser delicadas. Una situación que es particularmente delicada es la terminación. Por supuesto, no va a terminar el empleo de alguien por correo electrónico, pero es posible que tenga que cancelar la cuenta de un usuario o algo similar.

Línea de asunto: Terminación inmediata de su cuenta

A quien le interese,

Hemos cancelado su cuenta con [empresa] con efecto inmediato.

[razón]

Habiendo hablado con usted el [fecha y hora] con respecto a [problema], no hemos visto ningún cambio en [tipo de uso]. Después de múltiples comunicaciones, continúa incumpliendo nuestros términos de uso, lo que significa que no tenemos más remedio que suspender la cuenta.

Sinceramente,

[su firma de correo electrónico]

Conclusiones clave

Escribir correos electrónicos profesionales es una parte importante de la vida. Incluso en nuestra vida personal, habrá momentos en los que necesitemos usar un estilo de escritura más formal.

Cuando está escribiendo un correo electrónico importante, es fácil pensar demasiado en las cosas, pero si mantiene las cosas simples y al punto, tendrá más éxito. Divida el correo electrónico en secciones, concéntrese en la personalización y manténgalo breve y atractivo.