13 principios de gestión de proyectos para aumentar el éxito del proyecto

La gestión de proyectos, ya sea solo o como parte de un equipo, puede ser un desafío. Inevitablemente, hay plazos, presupuestos, requisitos del cliente, riesgos y diferentes prioridades en las que pensar. Todo eso puede volverse abrumador bastante rápido.

Es por eso que seguir algunos principios clave de gestión de proyectos puede ayudar a aumentar la productividad, establecer expectativas realistas y garantizar un mayor éxito del proyecto.

13 principios de gestión de proyectos para impulsar su productividad

Estos 13 principios de gestión de proyectos no son reglas o estructuras rígidas que debas seguir. En cambio, son pautas para mejorar su productividad o la de su equipo. Seguir estos principios básicos lo colocará en el camino correcto para iniciar y ejecutar cualquier proyecto.

1. Definir claramente las metas y objetivos del proyecto

Antes de sumergirse en cualquier proyecto, defina claramente sus objetivos. Las metas y objetivos que establezca para su proyecto serán un determinante clave en el éxito o el fracaso del proyecto.

Cuando define sus objetivos antes de que comience el trabajo, el equipo, el cliente y usted, establecen expectativas realistas del proyecto. De esa manera, puede evitar posibles malentendidos en el futuro y gestionar las expectativas de todos desde el primer día.

Este es un ejemplo de cómo establecer objetivos y expectativas trimestrales utilizando la plataforma de gestión de proyectos Monday.com:

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2. Designe a un líder de proyecto con experiencia

Si bien todos los miembros del equipo deben tener la oportunidad de expresar su opinión sobre el proyecto, necesita a alguien que tome las decisiones finales y supervise la finalización de cada tarea y etapa del proyecto. De lo contrario, puede correr el riesgo de una toma de decisiones lenta, tareas interminables y controles de calidad limitados.

Designe a un líder de proyecto con experiencia que pueda supervisar todo el proyecto de principio a fin, delegar tareas y tomar decisiones clave.

Su líder de proyecto elegido debe ser alguien que se sienta cómodo realizando múltiples tareas y trabajando entre las partes interesadas, los miembros del equipo, los gerentes sénior, los clientes y las partes interesadas. Deberán ser comunicadores sólidos que puedan expresar claramente sus expectativas y objetivos para los miembros del equipo.

El software de gestión de proyectos como Kissflow es esencial para mantener una visión general completa de los proyectos de principio a fin. Hace que sea más fácil para los líderes de proyectos delegar tareas, evaluar cargas de trabajo y priorizar diferentes piezas en movimiento:

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3. Conocer los entregables del proyecto

Cuando haya definido las metas y los objetivos del proyecto, es hora de aclarar los entregables del proyecto. Los entregables son los elementos o servicios concretos que traerá el cierre exitoso de su proyecto.

Un entregable podría ser cualquier producto único demostrable, nueva característica, resultado o capacidad de servicio.

Puede determinar los entregables de su proyecto pensando en sus objetivos.

Por ejemplo, si el objetivo final es que los usuarios puedan administrar, rastrear y analizar mejor el presupuesto de marketing de su empresa, su entrega podría ser un software que permita a los usuarios cargar datos y luego monitorear, rastrear y administrar según lo necesiten.

También puede crear algunas guías informativas y manuales de capacitación para que los usuarios sepan cómo operar el nuevo software de manera efectiva.

Este es un ejemplo de cómo podrían ser los entregables de su proyecto:

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4. Establezca funciones y responsabilidades claras del equipo

Pocas cosas causan más problemas que las funciones y responsabilidades del equipo mal definidas. Cuando las personas no saben lo que deberían estar haciendo o cómo se relacionan sus tareas con los roles de otros miembros del equipo, es fácil que los proyectos se descarrilen.

Las líneas borrosas alrededor de las responsabilidades también pueden generar desacuerdos innecesarios, tareas que se completan dos veces o elementos que no se terminan.

Cuando los miembros del equipo saben lo que deben hacer, cuándo y cómo sus responsabilidades encajan en el panorama general, es más probable que su proyecto funcione sin problemas y sea un éxito.

Durante la fase de inicio del proyecto, describa claramente el rol de cada miembro del equipo para garantizar que todos colaboren juntos de manera efectiva.

5. Evaluar los riesgos del proyecto

Ya sea que se trate de un riesgo de incompleto, de sobrepasar el presupuesto o de quedarse sin otros recursos no monetarios, existen riesgos asociados con la gestión de proyectos.

Antes de lanzar oficialmente su proyecto, es esencial identificar todos los riesgos potenciales y tratar de mitigarlos al principio en lugar de quedar atrapado por un riesgo sorpresa más adelante.

Conviértalo en un proceso colaborativo y pida a todos los miembros del equipo que aporten los riesgos que creen que debería considerar.

Una evaluación de riesgos sólida reconoce que las cosas pueden salir mal. Si bien no puede prevenir todos los riesgos posibles, puede prepararse adecuadamente para ellos y evitar que su proyecto fracase.

6. Conocer las prioridades e hitos del proyecto

A veces, cuando estás en medio de un proyecto complejo, es fácil distraerte con detalles más pequeños que se sienten importantes en ese momento pero que no son la prioridad.

Conocer las prioridades de su proyecto y los hitos clave lo ayudará a evaluar el progreso y le mostrará dónde se encuentra. Definir las prioridades de sus tareas desde el principio le mostrará dónde dirigir el enfoque del equipo en caso de un conflicto o problema de tareas.

Para definir tus prioridades:

• Establezca hitos clave del proyecto en la fase de planificación para que usted y su equipo sepan si su proyecto va por buen camino.
• Identifique KPI y métricas que le den a su equipo una sensación tangible de progreso.
• Valore las tareas en una escala del 1 al 10 según su importancia.

Aquí hay un ejemplo visual de cómo podrían verse los hitos de su proyecto:

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7. Crear un sistema de rendición de cuentas y responsabilidad

Mantenga un sentido de responsabilidad manteniendo a los miembros del equipo involucrados y motivados por el proyecto.

Para ello, elija un sistema central de gestión de proyectos que le permita asignar tareas y plazos a miembros específicos del equipo. Asegúrese de que todos sepan en qué deberían estar trabajando y cuándo espera recibir el trabajo terminado. Los recordatorios automáticos por correo electrónico y chat pueden ayudar a que las personas se sientan responsables de su trabajo al garantizar que no se olviden de él.

Todos los miembros del equipo deben tener acceso a la herramienta de gestión de proyectos y poder seguir fácilmente el progreso y ver su papel en el proyecto a nivel general.

Cuando se tome el tiempo para configurar un sistema de gestión de proyectos efectivo desde el principio, también liberará su propio tiempo como gerente de proyectos. No necesitará microgestionar cada pequeño detalle y, en su lugar, brindar a los miembros de su equipo la confianza para trabajar en sus puntos fuertes y administrarse mejor a sí mismos y a su tiempo.

Con un software de gestión de proyectos como Trello, puede asignar fácilmente tareas a los miembros del equipo con plazos:

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8. Establece un presupuesto realista

Cada proyecto tiene recursos limitados. Para maximizar sus posibilidades de éxito y finalización del proyecto, es importante pensar en un presupuesto realista para que tenga acceso a suficientes recursos.

Necesita suficientes recursos para tener espacio para costos inesperados, retrasos y plazos razonables. Al mismo tiempo, hacer el mejor uso de los recursos del proyecto. Tome medidas a lo largo de la duración del proyecto para asegurarse de que está ahorrando gastos en la medida de lo posible y de mantenerse al día.

Recomendamos cargar su presupuesto en una aplicación de gestión de proyectos como ProjectManager para que pueda realizar un seguimiento de sus costos y gastos en tiempo real:

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9. Crea una estrategia de iniciación

El inicio del proyecto son todas las tareas preliminares que deben completarse antes de que puedan iniciarse otras actividades del proyecto. Durante esta etapa, deberá completar todas las tareas administrativas, como la creación de documentos de viabilidad, casos comerciales, así como el enlace con las partes interesadas y cualquier otro gerente.

Seguir una estrategia de iniciación adecuada garantiza que mantenga todos los documentos de administración de su proyecto organizados desde el principio. Eso significa que cuando esté a la mitad del proyecto y una parte interesada le pida ver un documento de factibilidad, sabrá que tiene uno y dónde encontrarlo.

Asegúrese de que toda la documentación relevante para el inicio del proyecto se almacene en una ubicación central de fácil acceso para que las personas puedan consultar los documentos cuando los necesiten.

10. Ten una estrategia de ejecución

La ejecución del proyecto generalmente comienza con una reunión inicial de lanzamiento del proyecto para comenzar oficialmente el proyecto. Aquí es donde comparte su visión y objetivos para el proyecto, asigna tareas a los miembros del equipo y hace que todos comiencen.

Durante la etapa de ejecución, asegúrese de tener una forma de registrar errores, cambios de dirección u otros eventos inesperados. De esa manera, puede mantener las cosas funcionando sin problemas incluso en caso de cambio.

11. Elabora un plan de comunicación

Es fácil para los administradores de proyectos configurar múltiples canales de comunicación como Slack, correo electrónico y chats de administración de proyectos para mantener a todos informados sobre el progreso del proyecto. Pero cuando hay tantos canales diferentes para realizar un seguimiento, puede ser abrumador para los miembros del equipo.

Es por eso que un plan de comunicación claro y metódico es esencial para mantener su proyecto en marcha. Implemente pautas en torno a los canales de comunicación elegidos, ya sea por correo electrónico, Slack o reuniones diarias de Zoom.

Puede optar por utilizar diferentes métodos de comunicación para diferentes tipos de actualizaciones de tareas. Por ejemplo, es posible que los miembros del equipo deban actualizar su panel de administración de proyectos diariamente para actualizar a otros sobre el progreso de la tarea. Y también puede tener una reunión semanal de Zoom del equipo para compartir el progreso general y los puntos conflictivos.

La clave es que todos en el equipo entiendan cómo comunicar las diferentes actualizaciones del proyecto a través de los canales correctos.

También es importante establecer expectativas realistas con las partes interesadas y los clientes sobre cuándo pueden esperar recibir actualizaciones del proyecto. Las personas necesitan saber cuándo pueden esperar cierta información sobre el proyecto.

Cree un plan de comunicación claro desde el principio para que todos estén en sintonía con respecto a las expectativas de comunicación.

Los comentarios etiquetados dentro de la aplicación de gestión de proyectos elegida pueden ayudar a mantener a todos informados sobre las pequeñas actualizaciones de tareas diarias:

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12. Seguimiento y seguimiento del progreso

Para que el progreso sea un elemento tangible que los equipos puedan rastrear más fácilmente, es importante configurar algunos KPI. Sus KPI pueden incluir presupuestos, expectativas de calidad y cronogramas de proyectos.

Durante el proyecto, realice un seguimiento del progreso de su proyecto y revise regularmente sus KPI. De esa manera, si su proyecto comienza a sobrepasar el presupuesto o no cumple con las expectativas de la línea de tiempo, puede detectar los problemas temprano y hacer ajustes antes de que descarrilen su proyecto.

Este es un ejemplo de cómo podría configurar un panel visual para realizar un seguimiento de los KPI de su proyecto:

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13. Tener un proceso para cerrar el proyecto

Es importante crear un proceso de cierre del proyecto, de modo que su proyecto no se quede atascado en un ciclo de retroalimentación interminable o se convierta en algo inconcluso para siempre.

Incluso si no cumplió con todas las metas y objetivos del proyecto, aún necesita cerrar las cosas formalmente. Para hacer esto, entregue formalmente el producto terminado o las nuevas características a la parte interesada. Luego, brinde orientación sobre cómo operar y solucionar los problemas del nuevo producto.

Si no completó todo lo que esperaba terminar, cree un protocolo para lo que sucederá a continuación. ¿Completará estos elementos en una fecha posterior o ya no son una prioridad?

También debe crear un documento de aprobación oficial que signifique que su trabajo en el proyecto está completo y ahora está en manos de las partes interesadas o el cliente.

También es una buena idea celebrar una reunión con los miembros del equipo y las partes interesadas sobre las lecciones aprendidas y cómo puede mejorar para la próxima vez.

Implemente estos principios de gestión de proyectos para impulsar el éxito de su proyecto

El éxito del proyecto a menudo se reduce a una gestión eficaz del proyecto. Siga estos 13 principios de gestión de proyectos y vea cómo puede colaborar más fácilmente con los miembros del equipo y las partes interesadas.

Si su objetivo es la eficiencia del proyecto, los procesos optimizados y una comunicación clara, estará en camino de convertirse en un administrador de proyectos sólido. ¿Listo para comenzar a gestionar proyectos utilizando estos principios? Primero, echa un vistazo a AppSumo Store, tenemos algunas de las mejores ofertas de software disponibles.