Software de gestión de flujo de trabajo de proyectos: ¿Qué es? ¿Qué herramienta es adecuada para usted?

Publicado: 2019-11-27

A medida que su negocio crece, hacer las cosas se vuelve engorroso y desafiante. Te conviertes en parte de las estadísticas que el Project Management Institute descubrió en su estudio de 2018: en promedio, más de un tercio de los proyectos no cumplen sus objetivos, al igual que en 2012.

Gráfico de Project Management Institute 2018 sobre métricas de rendimiento de proyectos

Fuente: Instituto de Gestión de Proyectos

Y tal como explica Project Management Institute, usted, como los propietarios y gerentes de negocios en todas partes, comprende que cuando los proyectos fallan, también fallan las ganancias, porque es menos probable que las organizaciones alcancen los objetivos estratégicos.

En su estudio de 2017, PMI habló con Barry O'Reilly, coautor deLean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scale, y dijo: “las empresas exitosas experimentan continuamente para aprender qué funciona y qué no. Se enfocan en satisfacer las necesidades de los clientes aclarando objetivos, acortando los ciclos de retroalimentación y midiendo el progreso en función de los resultados, en lugar de los productos”.

Gráfico de Project Management Institute 2018 sobre entrega de valor

Fuente: Instituto de Gestión de Proyectos

En el gráfico anterior, podemos ver que las organizaciones que tienen el 80 % o más de los proyectos completados a tiempo y dentro del presupuesto, y que también cumplen con los objetivos originales y la intención comercial, experimentarán una madurez de realización de altos beneficios. PMI también señala en su estudio de 2017 que “el 37 % de los proyectos fracasan por falta de objetivos claros, como lo confirman los líderes empresariales”.

IBM (International Business Machines Corporation) lo dijo ellos mismos: “IBM tiene 3 objetivos clave claros para los proyectos: cronograma, presupuesto y calidad. Solo el 40 % de los proyectos cumplen estos objetivos clave”.

Entonces, como todos los demás, decide integrar soluciones tecnológicas en sus operaciones, con la esperanza de hacer crecer su negocio de manera más eficiente. Pero luego descubres que elegir las herramientas adecuadas no es tan fácil como pensabas.

Quiero decir, no hay escasez de soluciones para ayudarlo a hacer las cosas. Según el tamaño de su negocio y vertical, puede tener docenas (si no cientos) de soluciones y servicios de software para elegir.

Pero, ¿qué criterios debe considerar y cómo se supone que debe encontrar las soluciones más precisas para los objetivos y operaciones de su negocio específico?

Gestión de proyectos frente a gestión de flujos de trabajo

PMChat informa que "el uso de software PM disponible comercialmente aumenta el rendimiento y la satisfacción", pero "el 44% de los gerentes de proyecto no usan software".

Si ese es usted, aprovechar el mercado de herramientas puede ser abrumador. Entonces, antes de hablar sobre herramientas y soluciones de software, aclaremos la diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión de flujos de trabajo, para ayudarlo a comprender qué buscar.

Aunque los dos conceptos están relacionados, no son lo mismo .Como sugieren los nombres, uno es para administrar proyectos, mientras que el otro se trata de administrar operaciones y procesos, o, para decirlo de otra manera, flujos de trabajo.

Por extraño que parezca, PWC descubrió que "el software de PM digital aumenta el rendimiento y descubrió que el 77 % de los proyectos de alto rendimiento usan software de gestión de proyectos, pero se descubrió que el 44 % de los gerentes de proyectos no creen en el uso de software para gestionar proyectos". Además de eso, Access Group descubrió que el 66 % de los gerentes de proyecto señalan que la decisión clave de invertir en software depende de la organización. Con mensajes tan contradictorios, elegir el software de gestión de proyectos adecuado es fundamental, no solo para finalizar su proyecto, sino también para convencer a quienes utilizan el software de gestión de proyectos de que realmente funciona. Encontrar la herramienta adecuada es la diferencia entre el éxito y el fracaso. Después de todo, “por cada mil millones de dólares invertidos en los Estados Unidos, se desperdiciaron 122 millones de dólares debido a la falta de rendimiento del proyecto”, dice PMI.org. Lo diremos nuevamente, el software de gestión de proyectos adecuado solo ayudará a su empresa a alcanzar sus objetivos.

Administre sus empleados y negocios con Connecteam

Connecteam es el mejor software de gestión de proyectos para ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos. Puede administrar fácilmente proyectos y mejorar las operaciones organizacionales en curso mientras está en movimiento.

Saber más

¿Qué es la gestión de proyectos?

Según el Project Management Institute, la gestión de proyectos es la “ aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. ”

¿Quiere ver cómo es un día en la vida de un gerente de proyectos de construcción? Mira este video antiguo pero bueno:

Como puedes ver en el video, los proyectos son operaciones únicas, únicas y transitorias, limitadas por tiempo y alcance . Por lo tanto, las herramientas de gestión de proyectos a menudo se crean para trabajos que tienen una línea de inicio y una línea de finalización. Su intención es ayudarlo a planificar y administrar el panorama general de cada esfuerzo.

Aquí es donde se diferencian de las herramientas de gestión de flujo de trabajo.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo se centra en los pequeños detalles que convierten el panorama general en realidad. Según TaskTrakz, " el flujo de trabajo es... [una] serie de etapas, así como la forma en que puede moverse entre las etapas ".

Las herramientas que se especializan en esto lo ayudan a administrar tareas y cargas de trabajo individuales de los empleados, y a crear procesos de negocios bien definidos que se convierten en rutinas .

La intención aquí es crear y automatizar procesos repetitivos, que ajustas y optimizas con el tiempo para aumentar la productividad y, por lo tanto, aumentar el crecimiento.

Puede utilizar estas herramientas tanto para gestionar mejor los proyectos como para mejorar las operaciones organizativas en curso.

Suena complicado…

Aquí hay una excelente visualización de la gestión del flujo de trabajo. Entre otros, verá cómo los profesionales de la salud que solo cobran el 60% de sus facturas, debido a la complejidad y la burocracia de la industria, finalmente pueden recibir un pago por todo el trabajo que realizan cuando finalmente optimizan y automatizan su negocio. procesos.

El aspecto crítico que falta en la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos y gestión de flujos de trabajo

Curiosamente, aunque no puede dar vida al panorama general de la gestión de proyectos sin los pequeños detalles que la gestión del flujo de trabajo le permite optimizar, la gestión del flujo de trabajo está en desventaja en el mercado .

Ya es bastante malo que pueda encontrar muchas más metodologías y herramientas para la gestión de proyectos, mientras que las soluciones de gestión del flujo de trabajo a menudo no le ofrecen más que listas de verificación glorificadas.

Pero lo que es realmente frustrante es que, como en la gestión de proyectos, la mayoría de las herramientas de gestión del flujo de trabajo carecen de opciones de colaboración y comunicación. Muchas herramientas dependen demasiado de soluciones externas, como el correo electrónico, para la coordinación y la comunicación.

Como resultado, a menudo se encontrará administrando un equipo donde diferentes personas usan diferentes herramientas para trabajar en el mismo proyecto . Por ejemplo, algunas personas usan Google Docs para facilitar la colaboración, mientras que otras siguen usando el buen Microsoft Word.

No es de extrañar que el 62% de las empresas crea que comprender cuánto tiempo y dinero les cuesta un proyecto es su principal desafío de gestión de proyectos.

Para superar esto, necesita un enfoque holístico de los proyectos y procesos de operación comercial. Ingrese a la gestión del flujo de trabajo del proyecto.

Gestión del flujo de trabajo del proyecto: combinación de lo mejor de ambos mundos para una solución holística

La gestión del flujo de trabajo del proyecto es más un enfoque que una categoría de software. Al implementar metodologías de gestión de proyectos en la gestión del flujo de trabajo (y viceversa), puede obtener lo mejor de ambos mundos con una cantidad mínima de sistemas involucrados.

Eso, por supuesto, significa una mayor productividad, un crecimiento más rápido y mayores ganancias.

Según Dan Epstein, que tiene más de 25 años de experiencia en la industria, una de las razones por las que la gestión del flujo de trabajo de proyectos es tan eficaz es que crea una gestión de proyectos sin errores . Vea su seminario web completo sobre el tema aquí:

Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de flujo de trabajo de proyectos para usted

Afortunadamente, existen productos de software que le permiten optimizar tanto la gestión de proyectos como la gestión del flujo de trabajo, sin dejar de ser ágil y versátil, de una manera rentable.

Estas herramientas le permiten comunicarse con los equipos sin importar dónde se encuentren todos, asignar tareas y subtareas de un lado a otro y colaborar con otros miembros del equipo de manera más rápida y efectiva. Eso, a su vez, se traduce en ahorro de costos y mayor crecimiento del negocio.

Lo que todo gran software de gestión de flujo de trabajo de proyectos debe ofrecer

La mayoría de las herramientas de gestión del flujo de trabajo simplemente le brindan un montón de listas de verificación repetitivas, pero eso no es suficiente para que un producto de software se considere realmente una herramienta de gestión del flujo de trabajo del proyecto.

Más bien, la herramienta debe proporcionar una perspectiva más holística y poder demostrar cómo las tareas funcionan juntas como parte de una hoja de ruta del proyecto, con objetivos, objeciones y tareas específicas. El software tiene que ser capaz de proporcionar responsabilidad a nivel de empleado singular y proporcionar estos conocimientos de una manera fácil de digerir. Además, la herramienta debe poder proporcionar una solución holística para la colaboración en equipo en un proyecto específico y también entre proyectos.

5 otras consideraciones críticas para asegurarse de elegir una herramienta precisa de gestión de flujo de trabajo de proyectos para su empresa

Tus necesidades. Mapéelos primero, luego elija un software que lo ayude a lograr sus principales prioridades.
Su presupuesto. Elija un producto que tenga sentido para su flujo de caja y para la cantidad de tiempo que ahorrará.
¿Cuánto tiempo se tarda? ¿Qué tan fácil o complejo es?
Facilidad de uso. Deje que su equipo lo pruebe durante la prueba gratuita, para asegurarse de que encaja bien.
Seriedad y experiencia. Vea a quién más están sirviendo en su industria específica. Lea testimonios y estudios de casos de sus compañeros.

Nuestras herramientas favoritas de gestión de flujo de trabajo de proyectos: una comparación

Para facilitarle la productividad, decidimos hacer todo el trabajo pesado y ofrecerle una comparación de nuestras herramientas de gestión de flujo de trabajo de proyectos favoritas.

Precios

Duración de la prueba gratuita

Implementación

Confiabilidad y Experiencia

$74-149/mes. Más para empresas, menos para startups en etapa inicial. 20% de descuento para compras anuales.

30 dias

Ofrece una excelente base de conocimientos (videos incluidos) para que pueda comenzar.

Las historias de éxito incluyen LinkedIn, Siemens, OkCupid.

$ 29- $ 49 / mes para hasta 30 usuarios, además puede agregar más usuarios y hay un plan Enterprise. Connecteam es perfecto para los empleados sin escritorio.

14 días, además hay un plan gratuito para siempre para hasta 10 usuarios

Incorporación de sesiones individuales, centro de ayuda, tutoriales integrados y publicaciones de blog.

Las historias de éxito incluyen Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

$33-111/mes para la versión en la nube. Más si tienes más de 100 usuarios. Descuentos anuales de compra disponibles. Versiones de servidor: $559-2,239 pago único. Más si hay más de 100 usuarios.

14 dias

La base de conocimientos incluye una gran cantidad de manuales.

Las historias de éxito incluyen Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation.

Calcule su precio eligiendo la cantidad de miembros del equipo, invitados, gerentes de proyecto y aquellos con un pase de acceso completo, así como la duración de la suscripción. Los descuentos comienzan con una suscripción de 3 meses.

14 dias

La base de conocimientos ofrece guías de usuario y tutoriales (incluidos tutoriales en vídeo).

Los clientes incluyen CLH, Repsol, Loewe, Elavon.