Horarios flexibles: la guía empresarial definitiva

Trabajar con un horario flexible es una tendencia creciente para los empleadores, especialmente dada la demanda de empleados. Analicemos qué es un horario flexible, sus ventajas y desventajas para empleadores y empleados, e incluso respondamos algunas preguntas frecuentes sobre el tema.

La demanda de un horario flexible ha crecido significativamente durante la última década.

Incluso antes de la COVID-19, las encuestas mostraban que el 87 % de los empleados querían tener la oportunidad de trabajar desde casa al menos parte del tiempo.

La mitad incluso está dispuesta a aceptar una reducción salarial a cambio.

Un horario de trabajo flexible permite a los empleados trabajar en sus niveles máximos de productividad y les brinda la capacidad de llevar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. De hecho, un horario flexible se está volviendo más común a medida que más empleados Millennials y Generation Z ingresan a la fuerza laboral.

En este blog, nos sumergiremos en el propósito de los horarios flexibles, sus diversos pros y contras tanto para los empleados como para los empleadores, y cómo implementar de manera efectiva un horario flexible en su negocio.

¿Qué es un horario flexible?

Un horario flexible brinda a los empleados una alternativa al horario estándar de 8 am a 5 pm, pero aún suma una semana laboral de 40 horas. En general, eso significa que no hay un horario estricto que sea igual para todos. En cambio, los empleados pueden elegir los turnos o franjas horarias que más les convengan durante el día (o la noche).

Un horario flexible permite a los empleados variar las horas en que comienzan y terminan su jornada laboral, siempre y cuando sigan haciendo la misma cantidad de trabajo y mantengan el mismo nivel de productividad o uno más alto .

¿Qué tipos de horarios flexibles están disponibles?

Ya sea que necesite trabajar fuera de la oficina de vez en cuando o solo pueda trabajar durante los fines de semana, un horario flexible puede ser un escenario en el que todos ganan tanto para los empleadores como para los empleados y puede tomar muchas formas.

Semana laboral comprimida

Una semana laboral comprimida es quizás el horario flexible más común, ya que incluye una semana laboral de cuatro días con empleados que trabajan cuatro días de diez horas. Este tipo de horario flexible le da a su equipo un día libre adicional para que puedan disfrutar de un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Por lo general, una semana laboral comprimida funciona mejor en entornos de oficina. Sin embargo, si planifica bien, puede adaptarse a cualquier negocio, como tiendas minoristas, restaurantes, etc. Otros beneficios de las semanas laborales comprimidas incluyen un mejor descanso y menos desplazamientos.

Horario flexible diario

A través de un horario flexible diario, los empleados tienen un par de opciones a la mano:

• Comience temprano y termine temprano
• Comience a trabajar más tarde y permanezca de servicio más tarde
• Tómese un tiempo adicional durante su hora de almuerzo, que luego se recupera
• Trabajando durante la noche
• Tenga fines de semana flexibles o días fijos en días personalizados, en lugar de fines de semana estándar

Un horario flexible diario permite trabajar de 10 am a 3 am o de 7 am a 4 pm. Este tipo de horario flexible difiere del horario estándar y lo deciden el empleado y el empleador.

tiempo flexible

Con el horario flexible, el empleador no está obsesionado con la hora a la que ingresas. En cambio, quiere que trabajes la cantidad estándar de horas que acordaste y que realices todas tus tareas. ¡Esto significa que puede venir a la oficina cuando quiera y salir cuando quiera!

Mientras el empleado sea responsable de su tiempo y logre sus objetivos, eso es todo lo que importa. Entonces, si solo pasaron 15 horas en la oficina y el resto se hizo desde casa, oye, más poder para ti.

Jornada partida

Un horario de turnos divididos significa que está dividiendo sus horas a lo largo del día. Por ejemplo, puede dedicar cuatro horas durante la mañana, dos más a media tarde y terminar la noche dedicando las últimas dos horas.

Otra variante es poner cuatro horas por la mañana y luego cuatro horas por la noche. El horario de turnos divididos simplemente significa que su horario para el día se divide para permitir otros acontecimientos de la vida en el medio.

Basado en todo lo que hemos descrito anteriormente, los horarios de trabajo flexibles pueden resultar en un proceso de trabajo efectivo y eficiente. Con los cambios crecientes en la fuerza laboral, debe mantenerse a la vanguardia de las tendencias para garantizar el compromiso y la satisfacción de los empleados.

Horario alternativo

Este tipo de horario flexible hace que sea más fácil para los empleados que no pueden trabajar en una semana laboral típica de cinco días. Estos empleados necesitan un horario que les permita cumplir con sus responsabilidades, como el cuidado de los niños y otros asuntos personales.

Un horario alternativo facilita que los empleados trabajen los fines de semana, participen en el segundo turno o incluso en turnos de noche (todos los tipos de turnos de palabra), dándoles más libertad durante el día.

lugar flexible

Flexplace actúa como un horario predeterminado diseñado para facilitar que los empleados trabajen desde casa o desde cualquier lugar remoto que no sea su oficina. Esto puede variar desde unas pocas horas o días de la semana hasta una base de tiempo completo. La programación de Flexplace se puede implementar de tres maneras:

• Teletrabajo : mediante el uso de computadoras y dispositivos digitales para hacer frente a las limitaciones relacionadas con el tiempo y la ubicación, el teletrabajo permite a los empleados trabajar de forma remota o en el lugar de trabajo.
• Hoteling : similar al teletrabajo, los trabajadores reservan un espacio de trabajo conjunto separado para realizar su trabajo, lo que reduce los costos de espacio de oficina.
• Programas Snowbird : la capacidad de trasladar los arreglos de trabajo a una región más cálida durante el invierno. Los trabajadores de las empresas de comunicación y telemercadeo se benefician enormemente de los programas Snowbird.

Trabajo remoto

Este tipo de horario flexible permite a los empleados realizar todo el trabajo fuera de la oficina de forma temporal o permanente.

Hoy en día, muchas empresas adoptan el trabajo remoto, lo que brinda a los empleados más flexibilidad que nunca para trabajar y vivir donde quieran.

Los programas de trabajo remoto abren el reclutamiento a una gama mucho más amplia de candidatos con experiencia y habilidades relevantes.

Posiciones a tiempo parcial

El trabajo a tiempo parcial es un sustituto valioso para los trabajadores que no pueden trabajar tantas horas o días como sus colegas con horarios de trabajo a tiempo completo. Este tipo de flexibilidad es para trabajadores que tienen otros compromisos fuera del trabajo, como ser padres o estudiar.

Trabajo compartido

Para completar las tareas de manera eficiente y efectiva, los gerentes pueden considerar implementar programas de trabajo compartido o trabajo compartido en su negocio. Se trata básicamente de la división de responsabilidades a tiempo completo entre dos o más trabajadores a tiempo parcial.

Los empleados elegidos dividirán cada semana laboral entre ellos, asegurándose de que el horario de trabajo de "tiempo completo" aún esté completo.

Tiempo libre extra pagado (PTO)

Al aumentar el tiempo libre remunerado de los empleados, les proporciona un incentivo para continuar realizando rutinas de trabajo que pueden volverse monótonas fácilmente.

El aumento del tiempo de vacaciones, o incluso el tiempo de vacaciones ilimitado, son políticas que muchas empresas están considerando seriamente para motivar a sus trabajadores a rendir al máximo de su potencial.

Cómo hacer que un horario flexible funcione para su negocio

A decir verdad, los entornos de trabajo flexibles pueden hacer que la vida de un empleador sea extremadamente difícil. Después de todo, puede ser una pesadilla logística tratar de encontrar a los empleados adecuados para realizar trabajos específicos según su disponibilidad. Puede ser una forma complicada de administrar un negocio, especialmente si trabaja con empleados en diferentes lugares y zonas horarias.

Sin embargo, con un puñado de pasos simples, los empleadores pueden hacer que los horarios flexibles funcionen sin problemas para el beneficio de su negocio.

1. Establecer horas de trabajo básicas

Conseguir que un equipo colabore desde diferentes zonas horarias y ubicaciones puede ser complicado. Por eso es fundamental establecer una ventana común de trabajo.

Por ejemplo, esa ventana de trabajo central podría ser de 11 a. m. a 4 p. m. y durante la semana. Solo durante este tiempo se pueden realizar reuniones de equipo y delegación de tareas.

Con esta base disciplinada, los empleados saben exactamente cuándo son los momentos óptimos para comunicarse entre sí y con la alta dirección, al mismo tiempo que se les otorga la autonomía que necesitan.

2. Conozca a sus empleados a nivel personal

Hoy en día, no es suficiente simplemente conocer a sus empleados en términos de los trabajos que realizan y las habilidades que aportan.

Si tiene una imagen clara de quiénes son como individuos y qué compromisos tienen fuera del trabajo, entonces tendrá una mejor comprensión de su disponibilidad y es más probable que todos confíen unos en otros.

Como resultado, las tareas se pueden administrar de manera más eficiente. También significa que sabe qué personas son las más adecuadas para trabajos específicos. Esto también reduce las posibilidades de necesitar microgestionar a los empleados.

Conocer a sus empleados remotos a nivel personal puede ser un desafío. Pero hay algunos pasos que puede seguir para hacerlo más fácil:

• Realice actualizaciones periódicas de videollamadas : es importante comunicarse con los empleados de forma regular, ya sea diaria o semanalmente. El mínimo de 15 a 30 minutos diarios para ponerse al día puede hacer que la comunicación a un nivel remoto sea mucho más efectiva.
• Sea comprensivo : es importante darles a los empleados remotos el beneficio de la duda, confiando en que están haciendo el trabajo incluso cuando no están presentes.
• Haga preguntas : dedique menos tiempo a centrarse en usted mismo o en la tarea que tiene entre manos y preste un poco de atención a sus empleados. Muestre algún interés en sus vidas. Esto genera respeto mutuo y muestra a su fuerza laboral que se preocupa por ellos.

3. Maximice las reuniones de su equipo

Si bien las reuniones de equipo pueden llevar mucho tiempo y obstaculizar el trabajo real, son esenciales para establecer el espíritu y la moral del equipo. Para aprovechar al máximo estas reuniones para adaptarse a los horarios ocupados de todos, debe:

• Sea directo : no deje que el equipo se vaya por la tangente sin sentido. Mantenga las cosas concisas y en el tema.
• Envíe una agenda : Darle al equipo una agenda previa a la reunión sobre lo que cubrirá la reunión de antemano puede prepararlos.
• Resuelva las cosas : proporcione a sus empleados consejos prácticos que puedan aplicar a sus trabajos más allá de la reunión.

4. Use una solución de software de programación digital

Una solución de software de programación digital puede ayudar a los empleadores a preparar horarios flexibles detallados y fáciles de leer para su fuerza laboral. Los empleados pueden hacer ajustes personales al horario desde la comodidad de sus dispositivos móviles para asegurarse de que todos los turnos estén preparados con anticipación.

El software de este tipo, como Connecteam, puede permitir a los gerentes:

• Duplique o configure horarios recurrentes, use arrastrar y soltar, o abra turnos para que los tome.
• Reciba alertas si las horas han excedido sus límites diarios o semanales predefinidos.
• Agregue información a cada turno, como hora, ubicación, tareas, notas, archivos adjuntos, etc.
• Reciba notificaciones si los empleados aceptan o rechazan un turno, llegan tarde o completan una tarea.
• Agregue o edite turnos, intercambie usuarios, asigne tareas y más.
• Programe turnos de varias maneras (simple, múltiple, importación o plantillas).

Si aún no está convencido de que necesita un horario flexible, profundicemos en los pros y los contras desde la perspectiva del empleador y el empleado.

Ventajas y desventajas de los horarios flexibles para los empleadores

Ventajas para los empleadores

Usted, el empleador, podría beneficiarse de la implementación de horarios de trabajo flexibles de varias maneras. Éstos incluyen:

• Mejora del compromiso y la moral de los empleados: los empleados con un equilibrio entre el trabajo y la vida personal son mucho más felices y satisfechos, lo que conduce a una mejor moral y compromiso de los empleados. Además, también significa que no se molestarán en buscar un nuevo trabajo en otro lugar.
• Reclutamiento más fácil : Incluir un horario flexible le brinda una posibilidad mucho mayor de atraer a los mejores talentos actuales. No es ningún secreto que el mercado laboral actual es altamente competitivo. Por lo tanto, debe atender a la fuerza laboral actual con los incentivos y beneficios adecuados si desea mantenerse por delante de la competencia.
• Reducción de la rotación de empleados : un horario de trabajo flexible puede convertirse en un elemento clave en sus estrategias de retención de empleados, lo que puede reducir la rotación de empleados. Cuando los empleados están comprometidos, felices y satisfechos, no buscan trabajo en otro lugar.
• Niveles de productividad más altos : los estudios indican niveles de productividad mucho más altos y una mayor moral cuando a los empleados se les ofrece un horario flexible.
• Menos ausencias o llegadas tardías : los empleados con un horario flexible pueden planificar fácilmente sus horarios personales en torno a sus turnos, por lo que llegar a tiempo se produce de forma natural. De hecho, este estudio muestra que los empleados que tienen la oportunidad de crear horarios de trabajo alternativos que se adapten a sus necesidades tienen más probabilidades de llegar a tiempo. Con un horario flexible y una aplicación de seguimiento de tiempo precisa, ayuda a reducir drásticamente las ausencias y las llegadas tardías.

Contras para los empleadores

Dicho todo esto, los horarios de trabajo flexibles no son necesariamente el arreglo perfecto para el empleador. Por ejemplo:

• Puede generar falta de confianza : la mayoría de los gerentes están acostumbrados a ver a sus empleados fichar, hacer su trabajo y fichar por la salida. Esto les permite supervisar lo que hacen sus empleados durante todo el día. Sin embargo, un horario flexible se basa en la confianza. Algunos gerentes pueden no tener total confianza en sus empleados, lo que puede causar relaciones negativas.
• Los empleados pueden abusar de la flexibilidad : los empleados que trabajan desde casa pueden participar en las tareas del hogar, ver la televisión o tomar una siesta. Algunos de sus compañeros de trabajo que trabajan regularmente de 9 a 5 pueden considerarlos holgazanes, ya que los empleadores no pueden monitorear la productividad con sus propios ojos.
• Reduce la satisfacción del cliente : algunos clientes pueden sentirse molestos cuando cierto empleado no está disponible. Cuando tiene un rol de trabajo centrado en el cliente, es posible que solo permita una programación flexible. Tal vez trabajar desde casa un día entero no sea posible.

Ventajas y desventajas de los horarios flexibles para los empleados

Ventajas para los empleados

Sus empleados también podrían beneficiarse del uso de horarios de trabajo flexibles en una variedad de formas. Éstos incluyen:

• Equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal : desde las obligaciones familiares y la búsqueda de otras pasiones hasta la lucha contra los problemas de salud o evitar un largo viaje al trabajo, las razones son infinitas. Según los estudios, el 16,8% de los millennials eligieron sus trabajos porque pueden lograr el equilibrio entre la vida laboral y personal. Además, al decidir dónde trabajar, la flexibilidad es una prioridad máxima.
• Ahorra tiempo y dinero para los desplazamientos : con un horario flexible, los empleados pueden trabajar de forma remota, lo que significa que pueden evitar el tráfico y otros eventos estresantes cuando viajan. Además, los empleados pueden ahorrar dinero en combustible y tiempo perdido mientras viajan.
• Más oportunidades de crecimiento : cuando se trata de contratación y retención de empleados, las empresas deben ofrecer oportunidades de desarrollo a los empleados, especialmente porque eso es lo que exigen los millennials y la Generación Z. De hecho, Gallup informó que "el 87 % de los millennials consideran que las oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional o profesional son importantes para ellos en un trabajo". Con horarios flexibles, sus empleados pueden asistir a cursos o clases profesionales cuando no están trabajando para que puedan alcanzar sus metas educativas y lograr mayores habilidades profesionales relacionadas con sus funciones laborales.

• Costos más bajos para el cuidado de los niños : los horarios de trabajo comprimidos, diarios y flexibles ofrecen a los padres la oportunidad de reducir considerablemente el costo del cuidado de los niños. Si uno de los padres trabaja en el horario tradicional, el padre con el horario flexible puede estar disponible para dejar a la escuela mientras que el otro lo recoge. Este equilibrio ofrece a los padres la facilidad de administrar dos trabajos de tiempo completo sin necesidad de cuidado de niños.
• Bienestar más saludable : el 68% de los empleados con horarios inflexibles reportaron un “nivel irrazonable de estrés laboral”. Al mismo tiempo, aquellos con un horario flexible reportaron niveles de estrés relacionados con el trabajo sustancialmente menores. La salud física y mental de su equipo es importante para el resultado final, para los clientes, para la tasa de rotación y para su propia cordura en su vida personal.

Contras para los empleados

Al igual que los empleadores, los horarios de trabajo flexibles también pueden presentar desventajas para los empleados. Éstos incluyen:

• La programación puede volverse complicada : los empleados que trabajan regularmente en un entorno de oficina pueden tener dificultades para trabajar al máximo cuando sus compañeros de trabajo no tienen el mismo horario de trabajo. Puede ser complicado planificar reuniones de equipo, ya que la coordinación en torno a los horarios flexibles de todos puede causar dolores de cabeza.
• No se adapta a todos los roles : no todos los roles de trabajo son adecuados para una programación flexible, como los puestos orientados al cliente. Por lo tanto, estos roles de trabajo requieren horarios fijos y regulares. Para empleados como este, pueden resentirse con sus compañeros de trabajo que tienen más libertad en su horario.
• Puede crear prácticas inseguras : si un empleado trabaja mucho más temprano o más tarde que sus compañeros de trabajo, a menudo está en la oficina solo o casi solo. Esto puede generar problemas de responsabilidad porque si ocurre un accidente o peligro, el empleado no tiene a quién acudir.

preguntas frecuentes

¿Cuál es el propósito de un horario flexible?

Un horario flexible permite a los empleados ajustar sus horas de trabajo para que no se correspondan necesariamente con los horarios de trabajo tradicionales, como 9-5 a 8-6. Como sugiere el nombre, los horarios flexibles brindan flexibilidad tanto para los empleados como para el empleador, siempre que los primeros aún estén completando la cantidad de horas contratadas por semana.

¿Qué factores debe considerar al crear un horario flexible?

Para crear un horario flexible relevante para sus empleados, debe evaluar la cultura actual de su fuerza laboral e identificar las necesidades individuales y colectivas de sus empleados.

A partir de ahí, puede comenzar a crear políticas y estructuras que hagan que los horarios flexibles en su lugar de trabajo sean realistas y sostenibles. Debe encontrar una herramienta eficaz para crear el cronograma real, ya sea a través de procesos manuales o con una solución digital. Una vez implementado, es importante monitorear el éxito del cronograma y ajustarlo sobre la marcha.

¿Qué preguntas debe hacer a sus empleados al crear un horario flexible?

Algunas preguntas que vale la pena hacerles a sus empleados cuando diseñen un horario flexible para ellos incluyen:

• ¿Se puede realizar su función de forma remota?
• ¿Se puede realizar en cualquier momento del día?
• ¿Ya se lleva a cabo la programación flexible en el negocio? ¿Es exitoso?
• ¿Los empleados tienen actualmente un equilibrio efectivo entre el trabajo y la vida?

El resultado final de los horarios flexibles

Es importante que sopese los pros y los contras de proporcionar un horario de trabajo flexible tanto para su empleado como para su empresa. Hemos destacado numerosos beneficios, desde una mayor productividad hasta una menor rotación de empleados.

Si bien puede haber algunas desventajas, con una planificación cuidadosa, una estrategia efectiva de gestión de empleados y una aplicación de programación de empleados, puede combatir fácilmente las desventajas mencionadas.