Orden de compra vs factura: ¿cuáles son las diferencias?

En la mayoría de los casos, la creación de una orden de compra es el primer paso para una transacción comercial. El comprador emite una orden de compra, que le permite al vendedor proporcionar un servicio o producto a un precio determinado. Entonces, la factura se considera la factura y se le entrega al vendedor una vez que el servicio o producto se ha completado o entregado, con los términos de pago correspondientes, como el pago al momento de la recepción. Ambos documentos son esenciales para los departamentos financieros y los propietarios de pequeñas empresas. Por lo tanto, es una buena idea conocer ambas opciones y por qué son tan importantes en el dominio de las cuentas por pagar.

¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra o PO es su confirmación oficial de la orden. El documento es enviado por el comprador al vendedor, autorizando la compra.

¿Qué es una factura?

La factura es un documento que solicita el pago de la compra. Las facturas se envían al comprador desde el proveedor. ¿Cuál es la diferencia entre orden de compra y factura?

La principal diferencia entre la orden de compra y la factura es cómo se utilizan. Necesita confirmación de que el pedido se ha realizado desde la orden de compra. Los documentos de facturación ayudan a solicitar el pago del pedido. Las facturas son proporcionadas por el vendedor al comprador, y se envían cuando se completa el pedido y según las condiciones de pago.

Similitudes entre órdenes de compra y facturas

Aunque los documentos son diferentes, hay algunas similitudes entre ellos. Por supuesto, la orden de compra de cualquier cosa es un contrato legalmente vinculante, al igual que la factura. Por lo tanto, tiene un acuerdo entre el vendedor y el comprador, y se requieren ciertas acciones como se especifica en estos documentos.

Ambos documentos incluyen detalles relevantes del pedido, así como información sobre precios y envío. La factura consta del número de factura, así como cualquier ajuste de pago (descuentos/créditos), información de contacto del proveedor, el monto total adeudado por el proveedor y un cronograma de pago. El número de orden de compra (PO) también se puede proporcionar como referencia.

¿Qué es un número de orden de compra?

El número de orden de compra está claramente marcado en la orden de compra y es un número único. Solo puedes usarlo una vez por pedido, por lo que este número de orden de compra es diferente a cualquier otro. Algunos programas de contabilidad generan automáticamente el número de orden de compra cuando se prepara la nueva orden. Este número puede ser referenciado por el vendedor y el cliente durante todo el proceso de compra. Luego, el vendedor lo usa para enviar la factura más tarde.

¿Qué información debe incluir en su orden de compra?

Aunque cada software es diferente, la mayoría de las órdenes de compra contienen información similar. Esto incluye:

• Número de orden de compra
• Fecha
• Cantidad de Servicios o Bienes
• Descripción de Servicios o Bienes
• Información de contacto del proveedor (dirección de correo electrónico incluida)
• Precios
• Notas especiales
• Información sobre los impuestos

¿Por qué son importantes las órdenes de compra?

Una orden de compra es esencial por las siguientes razones:

Jurídicamente vinculante

Es el acuerdo oficial entre el vendedor y el comprador. En cierto sentido, significa que ambas empresas (o la empresa y el particular) autorizan esta compra. Con una orden de compra de bienes y servicios, es posible que no necesite un contrato por separado para la transacción en particular.

Más fácil de rastrear

Los dueños de negocios prefieren usar la orden de compra como una herramienta a lo largo de la transacción. Puede hacer referencia fácilmente al número de orden de compra para determinar dónde está el artículo y cuándo debe llegar a la ubicación del comprador.

Simplifica la facturación

El vendedor puede hacer referencia rápidamente a un número de orden de compra en la factura, lo que demuestra que los servicios o productos proporcionados están preaprobados.

Cómo usar la orden de compra

Como dueño de un negocio, depende de usted usar cosas que faciliten su trabajo. Es probable que su sitio web tenga términos y condiciones, por lo que tiene sentido que utilice facturas y órdenes de compra. Esto muestra lo que el comprador debe, la fecha de vencimiento del pago y el tiempo de entrega también. Cuando crea una plantilla para una orden de compra, le ahorra mucho tiempo.

Las empresas suelen tener plantillas, por lo que es fácil enviar y recibir la orden de compra. Ambas partes obtienen los datos que quieren y necesitan para poder concentrarse en las compras y reunir los productos para enviar.

Cuando habla con alguien sobre la provisión de bienes o servicios, probablemente reciba largas llamadas y correos electrónicos. Una vez que ambos estén de acuerdo en todo, desea un documento legalmente vinculante que enumere todo eso. Por ejemplo, si desea que se fabriquen sillas personalizadas para su negocio, la orden de compra reflejará toda la información. Usted sabe cuándo se van a entregar los productos o servicios terminados, lo que le permite exigir los artículos más tarde si no se envían en la fecha indicada en el pedido. Los documentos de orden de compra también explican cuándo vence el pago y qué arreglos de pago existen, si los hay.

Para asegurarse de que el documento es legal, ambas partes deben firmarlo. De esa manera, usted sabe cuándo vence el pago, cuándo se deben proporcionar los bienes o servicios, y todo lo demás.

Cómo usar la factura

El vendedor trabaja para proporcionar los productos o servicios, lo que puede llevar días o semanas. Sin embargo, el pago también es una gran preocupación. La empresa que ofrece los artículos o servicios debe recibir un pago por lo que hizo una vez que el cliente lo recibe. Por lo tanto, se crea una factura que enumera parte de la misma información. Puede crear una nueva factura cada vez, pero puede ser útil tener una plantilla hecha. De esta manera, puede solicitar el pago y tener un formulario para pasar. Esto debe incluir el número de orden de compra, así como otros datos relevantes.

Por qué las empresas utilizan órdenes de compra

Ya sea que dirija una gran empresa con un departamento de compras o una pequeña empresa, es posible que desee utilizar una orden de compra por muchas razones.

Establecer expectativas claras

Una orden de compra le permite al comprador explicar sus necesidades completamente al vendedor. Puede usar el documento como referencia para determinar qué hacer y cuánto tiempo tiene. Además, si el producto no se entrega como se indica en la orden de compra, tiene pruebas de que la empresa no hizo lo que afirmaba.

Administrar pedidos

La mayoría de las empresas tendrán varios pedidos para completar a la vez. Es mucho más difícil determinar qué desean los clientes si no tiene una orden de compra en la que confiar. Cuando se emitan, el sistema en línea se asegurará de que el documento enviado sea preciso y vaya a la cuenta de correo electrónico correcta. Las OP entregan a los equipos de adquisiciones, operaciones y finanzas la documentación oficial para las entregas entrantes y pendientes. Esto también asegura que puedan administrarlos y rastrearlos de manera efectiva.

Sin problemas legales

Si no suele utilizar contratos formales, la orden de compra sirve como un documento legalmente vinculante. Sin embargo, solo es legal una vez que el vendedor y el proveedor lo aceptan.

Pistas de auditoría

Los auditores deben buscar cualquier discrepancia financiera. Por lo tanto, cuando emite, procesa y registra órdenes de compra, tiene lo necesario para demostrar a los auditores que sus cuentas son precisas. Esto incluye los pagos que se hicieron y lo que se acordó en esa fecha específica.

Por supuesto, los beneficios anteriores son principalmente para los compradores, pero una orden de compra también es esencial para los vendedores. Puede usarlos para obtener ayuda con el procesamiento de pagos y el cumplimiento de pedidos. Tener un documento de pedido de compra puede protegerlo de problemas legales y ayudarlo a realizar un seguimiento de lo que está haciendo.

Por qué las empresas utilizan facturas

La factura es un documento imprescindible por muchas razones. Éstos incluyen:

Capacidad de recaudar dinero y visibilidad de los gastos de la empresa

A veces, a los proveedores no se les paga por los servicios o bienes hasta que se envía la factura al comprador. Generalmente, las llamadas telefónicas y los correos electrónicos que solicitan el pago no son suficientes. La factura describe lo que obtiene por el dinero que gasta. Esto le da a su departamento de finanzas más transparencia sobre lo que compran los departamentos.

Administre pagos sin problemas legales

Por supuesto, usted paga por lo que obtiene, pero eso no puede suceder si no sabe cuánto pagar o por qué lo paga. Por lo tanto, la factura se usa para mostrar lo que se vendió, cuánto dinero costó, si ya se registró algún pago y qué cargos pendientes existen. En cierto sentido, ayudan a la empresa a realizar un mejor seguimiento de todo, y así es más formal.

Al igual que con la orden de compra, las facturas son como un contrato legal. Muestra que se proporcionó el servicio o artículo, así como cuánto cuesta y cuándo debe pagarse. Esta es una prueba de que se le cobró algo a la empresa y se puede usar para disputar reclamos de pago cuando no se hizo ninguno.

En Resumen: Orden de Compra vs Factura

Cuando se trata de órdenes de compra y facturas, ambas son vitales para el proceso de compra. Debe comprender las funciones de ambos documentos para poder utilizarlos correctamente. Por supuesto, hay varias diferencias entre los dos, pero también hay una o dos similitudes. Estos documentos están diseñados para proteger a los compradores y vendedores que de otro modo no tendrían pruebas de que se pagó o se compró algo. Ambos documentos pueden incluir información similar, como el nombre del comprador y del vendedor, así como direcciones de correo electrónico y otras cosas.

Preguntas frecuentes sobre orden de compra, factura de compra y factura de venta

¿Qué es factura de compra y factura de venta?

El comprador envía una orden de compra al vendedor, autorizando la compra de bienes/servicios específicos. Una factura de compra es una factura que se usa junto con una orden de compra, enviada por el vendedor al comprador: se usa para indicar cuánto dinero le debe el comprador al vendedor. Las facturas de venta suelen ser las mismas que las facturas de compra, pero se pueden ofrecer antes de que se hayan entregado todos los bienes y servicios, para compartir información con el comprador.

¿Quién emite la orden de compra?

Una orden de compra es emitida por el comprador, al vendedor.

¿Quién emite la factura de compra?

Una factura de compra es emitida por el proveedor/vendedor al comprador/cliente.

¿La factura de compra es un recibo?

Una factura no es un recibo. La factura se emite antes del pago, como una forma de solicitar una compensación por bienes o servicios. Los recibos se emiten después del pago como prueba de la transacción.