Las 7 razones principales por las que necesita una aplicación de comunicación con los empleados para su negocio de hostelería en 2023

Si es gerente de un hotel, hotelero o gerente de alojamiento, es plenamente consciente de cuánto trabajo se necesita para garantizar que las operaciones diarias funcionen sin problemas y de manera eficiente. Y felicitaciones a usted, porque sabemos lo difícil que es administrar varios equipos, especialmente cuando la mayoría de sus empleados están en movimiento y rara vez detrás de una computadora o un escritorio. Esta es solo una de las muchas luchas que enfrenta la industria hotelera en los últimos años.

Además de simplemente administrar las tareas diarias normales, como la comunicación con los empleados, la programación, garantizar que se completen todas las tareas diarias, incorporar y capacitar a nuevos empleados y motivarlos para que se desempeñen al máximo; Los gerentes de hotel se enfrentan a nuevos desafíos.

Algunos de los nuevos desafíos a los que se enfrenta la industria hotelera en la actualidad son:

1. Escasez de personal
2. Cumpliendo con las siempre cambiantes regulaciones de COVID-19
3. Comunicación ineficiente del personal del hotel entre equipos
4. Dificultad para crear horarios de trabajo para todos los empleados
5. Bajo compromiso y motivación de los empleados.
6. Competencia con nuevos estilos de alojamiento como Airbnb y Homeaway
7. Proporcionar el mejor servicio al cliente y la mejor experiencia posible

Una aplicación de comunicación con los empleados permitirá a la gerencia abordar todos estos problemas y brindar una solución para superar estos obstáculos.

Una poderosa aplicación de comunicación para empleados brinda las siguientes soluciones para hoteles y negocios de alojamiento:

1. Un reloj registrador con GPS para que los empleados registren su entrada y salida directamente desde su dispositivo móvil
2. Programación simplificada de empleados
3. Formularios digitales e informes automatizados
4. Tareas y operaciones diarias optimizadas
5. Un proceso de contratación e incorporación más eficiente y personalizado
6. Un centro de conocimiento donde los empleados pueden acceder a información importante mientras están en movimiento
7. Una fuente social digital que promueve el compromiso y la colaboración de los empleados
8. Integración perfecta de nómina y contabilidad con QuickBooks Online

Para que la industria hotelera supere y persevere a través de estos desafíos, es importante aprovechar las nuevas tecnologías y herramientas, como una aplicación de comunicación para empleados, disponible para reducir la fricción diaria y superar a la competencia.

Al implementar una aplicación de comunicación con los empleados, la gerencia puede:

• Supervise y administre a todos los empleados directamente desde un dispositivo móvil mientras está en movimiento
• Mejore la comunicación del personal del hotel entre múltiples equipos y departamentos
• Aumentar la satisfacción, el compromiso y la motivación de los empleados
• Optimice todas las tareas y operaciones diarias
• Cumpla fácilmente con todas las nuevas restricciones de COVID
• Mantenga a todos los empleados informados y actualizados con un centro de conocimiento e información digital
• Incorpore, capacite y mejore fácilmente las habilidades de los empleados actuales para asegurarse de que brinden el mejor servicio al cliente y la mejor experiencia posible para los huéspedes
• Disfrute de una nómina 100 % precisa, gracias a la perfecta integración de QuickBooks Online

Si aún no está convencido de que su empresa necesita una aplicación de comunicación para empleados, investigamos y elaboramos una lista de las 7 razones y beneficios principales que ayudan a aclarar por qué una aplicación de comunicación es necesaria y fundamental para su negocio de hotel o alojamiento. ' éxito en el futuro. Estas 7 razones se basan en las funciones proporcionadas por la aplicación de comunicación para empleados de Connecteam. Si bien no todas las aplicaciones de comunicación para empleados brindan las mismas características o beneficios, es importante investigar y determinar qué solución de software es la mejor para su empresa.

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COVID-19 ha afectado a la industria hotelera de muchas maneras. EHL Insights señala que "en la primera mitad de 2020, cuando se aplicaron las restricciones de COVID-19, tuvimos una caída del 65% en las llegadas de turistas internacionales". Pero las cosas están cambiando lentamente ya que “muchas personas en todo el mundo están viendo el regreso de los viajes internacionales a corto plazo. El 65% de los estadounidenses han reservado viajes internacionales para 2021 en lugar de nacionales”.

Esta es una buena señal para la industria hotelera, ya que significa un aumento en los negocios, pero también vendrá con una nueva serie de desafíos y obstáculos con respecto al cumplimiento y la seguridad de COVID-19. Por ejemplo, asegurarse de que los empleados no se enfermen antes de llegar al trabajo y proporcionar un entorno de trabajo seguro y saludable tanto para los empleados como para los invitados.

Con una aplicación de comunicación para empleados, puede enviar una notificación automática automática a todos los empleados para recordarles que completen el formulario de declaración de salud COVID-19. Con solo tocar un botón, directamente desde el dispositivo móvil de los empleados, pueden completar el formulario de declaración y enviarlo antes de comenzar su turno. Los gerentes ya no necesitan recopilar papeleo o perseguir a los empleados para asegurarse de que hayan presentado la declaración de salud, esto permite que la gerencia se concentre en otros problemas de gestión más apremiantes.

Además, Connecteam ofrece formularios de lectura y firma. Después de que un empleado haya confirmado que no tiene tos, fiebre, dificultad para respirar o que ha estado con alguien que recientemente dio positivo por COVID-19, puede firmar electrónicamente el formulario y enviarlo digitalmente a la gerencia para su aprobación. Tan pronto como se complete el formulario, se enviará una notificación automática directamente para su aprobación y se almacenará electrónicamente de forma segura dentro de la nube de la aplicación. ¡Imagina la sencillez!

Uno de los aspectos más importantes de administrar un negocio de hospitalidad es asegurarse de que pueda comunicarse con todos los equipos y departamentos por separado de la manera más eficiente posible.

Ya sea que necesite comunicarse con el personal de limpieza, personal culinario o incluso seguridad; una aplicación de comunicación para empleados puede reducir el tiempo dedicado a llamadas, mensajes de texto o, peor aún, correos electrónicos. Estas formas de comunicación no solo son ineficientes, sino que también son impersonales y es imposible garantizar que sus empleados vean o lean estos mensajes.

La gerencia del hotel observa que “los hoteleros y los líderes deben buscar una solución que les permita comunicarse con todos sus empleados en tiempo real. Necesitan herramientas y tecnología que permitan a los hoteles compartir información organizativa con el personal de primera línea, como el servicio de limpieza, la recepción y los camareros, en tiempo real, de forma transparente y segura”. ¡Aquí es donde una aplicación de comunicación para empleados será útil!

Con una aplicación de comunicación con los empleados, los gerentes pueden optimizar la comunicación con el personal del hotel de las siguientes maneras:

1. Un directorio de empleados de cada miembro del personal actualmente empleado permite al personal ponerse en contacto con quien sea que necesiten con solo tocar un botón. Ahora la gerencia y los empleados ya no tienen que guardar números de trabajo en sus dispositivos personales, sino que se guardan dentro de la aplicación.
2. Un chat 1:1 permite mensajes personales directos uno a uno directamente al dispositivo móvil de los empleados. Esto permite que los empleados sin escritorio puedan recibir mensajes en cualquier momento y en cualquier lugar.
3. La mensajería grupal permite a la administración enviar mensajes dirigidos solo a equipos o grupos específicos, lo que reduce en gran medida el tiempo dedicado a enviar y recibir mensajes separados para cada individuo.
4. Las notificaciones automáticas y los recordatorios facilitan que todos los empleados se mantengan informados y comprometidos con actualizaciones y mensajes importantes.

Hospitality Technology informa que "la comunicación efectiva se traduce en una mayor eficiencia, compromiso y retención". Con eso en mente, la industria de la hospitalidad debe dar el salto hacia las nuevas tecnologías, como las aplicaciones de comunicación con los empleados, para agilizar y mejorar la comunicación del personal del hotel.

También es importante recordar que esto también afecta la experiencia de su huésped. Cuando la comunicación del personal del hotel es óptima, los empleados son más productivos y están más motivados para rendir al máximo. Eso se traduce en un mejor servicio al cliente, una mejor experiencia para los huéspedes y más clientes que regresan.

Suena como un sueño, ¿verdad? Bueno, es posible simplemente implementando una aplicación de comunicación con los empleados para agilizar la comunicación en la gestión hotelera.

En lugar de dedicar mucho tiempo a crear tareas, formularios y flujos de trabajo diarios y luego distribuirlos en papel a cada miembro del personal del hotel, puede digitalizar y automatizar fácilmente todas las tareas diarias, las operaciones diarias e incluso los informes a través de una aplicación de comunicación para empleados.

El flujo de información automatizado mejora el tiempo de respuesta de los empleados y brinda a la gerencia una supervisión completa en tiempo real de las operaciones diarias. Estas aplicaciones están especialmente diseñadas para reducir la fricción de las actividades diarias y agilizar las operaciones diarias, ¿por qué no aprovecharlas?

Por ejemplo, una poderosa aplicación de comunicación para empleados puede digitalizar todas las tareas y procesos diarios en los siguientes aspectos:

• Los empleados pueden recibir listas de verificación y envíos de tareas diarias mientras están en movimiento.
• La administración puede adjuntar listas de verificación y notas, estados y archivos de la lista de tareas diarias.
• Supervisión en tiempo real de la productividad de los empleados y el progreso de las tareas.
• Recordatorios automáticos y notificaciones automáticas cuando los empleados se olvidan de enviar una lista de tareas diaria.
• Cree listas de verificación de inspección de habitaciones para el personal de limpieza.
• Listas de verificación diarias por la mañana para los empleados del lobby y de la recepción.
• Informes de tickets de mantenimiento y quejas de clientes que se pueden exportar como datos medibles.
• Reporte de peligros e incidentes.
• Formularios de pedido de uniformes del hotel para cada miembro del personal del hotel.
• Leer y firmar formularios para garantizar el cumplimiento.

Es crucial recordar que al digitalizar estas operaciones y procesos diarios, se reduce drásticamente la cantidad de tiempo y esfuerzo que la administración dedica a garantizar que estos procesos se realicen de la mejor manera posible. También evita y reduce la cantidad de errores humanos o extravíos de información o documentos importantes.

Además, con una aplicación de comunicación para empleados, nunca ha sido tan fácil para un empleado enviar una lista de verificación digital o completar tareas diarias. Los miembros del personal del hotel pueden deshacerse del papeleo pesado y las carpetas y tener acceso completo a todas las tareas diarias directamente en su dispositivo móvil cuando lo necesiten.

Por último, si hay alguna confusión o pregunta, los empleados pueden comunicarse fácilmente con el líder de su equipo a través del chat en la aplicación para aclarar cualquier malentendido.

Los gerentes deben brindar a todos los trabajadores de hospitalidad de primera línea la información necesaria para asegurarse de que puedan brindar el mejor servicio y experiencia posible al huésped. Hospitality Technology menciona sabiamente que “la gerencia necesita una forma de difundir la información que necesitan saber a todos los empleados o a un subconjunto de empleados. Es posible que se estén implementando nuevas políticas, y es crucial que todos los equipos estén a bordo para que la experiencia sea consistente para los clientes, independientemente de con quién interactúen”. Si sigue haciendo esto mediante la difusión de cantidades masivas de papeleo que potencialmente se pueden perder o extraviar, está poniendo a su negocio de hospitalidad en una gran desventaja.

¿Qué tipo de información puede proporcionar a sus diferentes equipos a través de una aplicación de comunicación para empleados? Bueno, eso es lo que estamos aquí para contarte.

Una aplicación de comunicación para empleados, de fácil acceso para todos los empleados en cualquier momento, debe tener la siguiente información almacenada en el centro de conocimiento:

• un manual del empleado
• Compañía de Policías
• Protocolos de seguridad y salud (simulacro de seguridad contra incendios, médicos de guardia, etc.)
• Actividades e información para invitados
• Menú del restaurante
• Guía de limpieza y configuración de la habitación
• Información sobre lugares de interés/restaurantes/museos locales para turistas e invitados

Con una aplicación de comunicación para empleados, puede almacenar de forma segura toda esta información dentro de la aplicación. Además, puede mantener a sus empleados comprometidos al incluir videos, imágenes y enlaces. Incluso si todos sus empleados no están ubicados en el mismo lugar, cada empleado estará informado y en la misma página cuando se le proporcione acceso de tiempo completo a la información relevante necesaria.

Sin mencionar que mejorará simultáneamente la comunicación del personal del hotel mientras brinda el mejor servicio y experiencia posible al huésped.

La realidad actual de la escasez de personal en la industria de la hospitalidad está llevando a los hoteles y alojamientos a contratar personal nuevo y mejorar las habilidades de los empleados que ya están empleados actualmente. Debido a esta situación actual, la capacitación y la incorporación deben considerarse de alta prioridad para continuar brindando el mejor servicio posible a los huéspedes y clientes.

Es importante preparar a sus nuevos empleados para el éxito, y esto comienza con un proceso de incorporación y capacitación eficiente y eficaz. Además, permitir que su personal mejore sus habilidades con los talentos actuales les da espacio para crecer en la empresa y mejora la satisfacción laboral. Sin mencionar que la capacitación continua brinda a los empleados actuales la oportunidad de refrescar sus habilidades para que puedan brindar la mejor experiencia posible a los huéspedes.

Además, cuando los empleados actuales confían en sus roles, pueden asesorar fácilmente a los nuevos empleados para ayudarlos en el proceso de capacitación. La tutoría aumenta el compromiso de los empleados, la comunicación del personal del hotel y la motivación para desempeñarse lo mejor posible.

Harvard Business Review menciona su "investigación ha demostrado que ser sistemático en la incorporación hace que los nuevos empleados se actualicen un 50% más rápido, lo que significa que pueden contribuir de manera más rápida y eficiente a lograr los objetivos deseados". Al implementar una aplicación de comunicación para empleados, puede acelerar aún más el proceso de incorporación y capacitación al proporcionar a los nuevos empleados acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a todos los materiales de capacitación directamente en sus dispositivos móviles.

Puede dispensar a todos los nuevos empleados y empleados existentes los siguientes materiales de capacitación y educación continua:

• Una carta formal de bienvenida al nuevo empleado a la empresa.
• Una lista de verificación de "nuevo empleado".
• Formularios de información personal (Información de contacto, información de contacto de emergencia, etc.).
• Formación en seguridad y salud.
• Firma de uniforme, gafete y equipo.
• Cuestionarios para que los empleados completen directamente en su dispositivo móvil con actualizaciones de estado y evaluaciones cuando se completen.
• Materiales de capacitación divertidos y atractivos con videos y texto.
• Enlaces a documentos externos y artículos interesantes para la educación y capacitación continua de todos los empleados, no solo de los nuevos empleados.

HBR comenta que este tipo de "incorporación efectiva también reduce drásticamente las tasas de falla y aumenta el compromiso y la retención de los empleados". Debido a la escasez de personal previsible en el futuro cercano, la incorporación y retención de empleados debe ser un enfoque importante para la industria hotelera.

Si todavía usa hojas de cálculo o, peor aún, lápiz y papel para crear un horario para todo el personal de su hotel, deje lo que está haciendo lo antes posible. Forbes comenta, “todo eso crea mucho papeleo para los propietarios y dolor también para los empleados, muchos de los cuales enfrentan una enorme cantidad de imprevisibilidad en sus vidas, porque sus horarios son cambiantes y, a menudo, de última hora”. Es hora de deshacerse de las hojas de cálculo o del temido lápiz y papel y navegar por la ola tecnológica de las aplicaciones de comunicación para empleados.

Otro gran beneficio de usar una aplicación de comunicación para empleados; puede reducir el tiempo y el dinero gastados en crear un horario de trabajo para cada empleado y simplificar drásticamente el proceso de programación.

Con una aplicación sólida de comunicación con los empleados, puede programar a los empleados de manera más eficiente de las siguientes maneras:

• Asigne turnos de personal en función del puesto de trabajo, la disponibilidad o la habilidad.
• Use arrastrar y soltar, asigne turnos de forma masiva, establezca turnos recurrentes, cree plantillas personalizables e incluso permita que los empleados reclamen los turnos abiertos disponibles.
• Resuelva fácilmente los problemas de programación con alertas de tiempo extra, alertas de limitación o alertas de conflicto de programación.
• Notificaciones push automatizadas para que los empleados puedan aceptar o rechazar turnos de inmediato directamente desde sus dispositivos móviles.
• Incluya tareas por turnos, notas e incluso archivos dentro del horario para que los empleados sepan exactamente qué hacer al llegar al trabajo.
• Supervisión completa sobre la programación colaborativa del personal en tiempo real y sobre la marcha.

Es importante para cualquier industria, no solo para la industria hotelera, que los empleados estén comprometidos y motivados en su trabajo. HBR comenta, “décadas de datos han confirmado que un mayor compromiso de los empleados, o la fuerza de la conexión mental y emocional que un empleado siente con su lugar de trabajo, tiene muchos beneficios positivos, que incluyen la reducción del estrés, una mejor salud y satisfacción laboral, así como una mayor productividad. , retención de empleo y rentabilidad”.

Y hay algunas maneras muy sencillas en que los gerentes de hospitalidad pueden aumentar el compromiso de los empleados y también obtener los beneficios. Además, si aún no lo hemos enfatizado lo suficiente, todo se puede hacer fácilmente a través de una aplicación de comunicación para empleados.

Algunas de las formas en que puede aumentar el compromiso y la motivación de los empleados con Connecteam incluyen:

• En la aplicación para empleados, una fuente social digital conecta a todos los empleados de todos los departamentos.
• Comparta anuncios, actualizaciones y boletines de toda la empresa a través de las redes sociales y permita que los empleados den Me gusta o comenten para aumentar el compromiso social.
• La gerencia puede involucrar a los empleados con encuestas divertidas, encuestas digitales e incluso un buzón de sugerencias.
• Asegúrese de reconocer públicamente a los empleados que van más allá y permita que otros comenten y los feliciten a través de las redes sociales. ¡El reconocimiento de los empleados es un factor clave para promover el compromiso y la motivación de los empleados! Cuando los empleados se sienten reconocidos por su arduo trabajo, es más probable que continúen con este comportamiento en el futuro.
• Comparta deseos de cumpleaños, aniversarios, logros organizacionales e hitos personales en las redes sociales para mejorar el sentido de pertenencia de sus empleados.
• Planifique días de diversión en toda la empresa o en equipo para promover la formación de equipos y la camaradería entre los empleados.

Según la investigación de Gallup, “los empleados comprometidos se esfuerzan por presentarse a trabajar y hacer más trabajo: las unidades comerciales altamente comprometidas logran una reducción del 41 % en el ausentismo y un aumento del 17 % en la productividad. Los trabajadores comprometidos también tienen más probabilidades de permanecer con sus empleadores.

En organizaciones de alta rotación, las unidades de negocios altamente comprometidas logran un 24% menos de rotación. En organizaciones de baja rotación, las ganancias son aún más dramáticas: las unidades de negocios altamente comprometidas logran un 59% menos de rotación. Las organizaciones de alta rotación son aquellas con más del 40% de rotación anualizada, y las organizaciones de baja rotación son aquellas con 40% o menos de rotación anualizada”.

En la industria hotelera, donde la rotación de empleados es alta, mantener a los empleados comprometidos y motivados en su función es de suma importancia, especialmente en los próximos años.

La palabra final sobre la comunicación en la gestión hotelera

La comunicación del personal del hotel es el catalizador para empleados más productivos, comprometidos y motivados. Con los nuevos retos a los que se enfrenta la industria hotelera; Escasez de personal, cumplimiento de las regulaciones de COVID-19, programación y bajo compromiso y moral de los empleados: ¿por qué complicarse las cosas tratando de realizar todas estas tareas manualmente cuando tiene tecnología disponible que puede ayudarlo a administrar todas estas tareas y operaciones diarias? ¡para ti! Tenga en cuenta que los motivos y las características mencionados anteriormente se basan principalmente en las características de la aplicación Connecteam Communication. Es importante determinar qué herramienta es la más adecuada para su empresa antes de elegir una aplicación de comunicación.

Las aplicaciones de comunicación para empleados se diseñaron y crearon especialmente para administrar y simplificar casi todos los aspectos de las operaciones y procedimientos diarios y para aumentar la comunicación en la gestión hotelera. Digitalice fácilmente, lea y firme los formularios de declaración de salud de COVID-19 para que sus empleados los completen antes de llegar al trabajo. Todos los formularios se pueden exportar para fines de informes medidos al final del mes.

Además, optimice todas las comunicaciones entre equipos y departamentos mediante el envío de mensajes 1:1 dirigidos a empleados específicos o chats grupales. Simplifique el proceso de programación con turnos recurrentes, plantillas personalizables y capacidades de arrastrar y soltar. Incluso puede codificar con colores equipos o departamentos separados. Las alertas automatizadas de horas extras, limitaciones o conflictos de programación facilitan la resolución de conflictos de programación.

Con una aplicación de comunicación para empleados, puede digitalizar todas las tareas y operaciones diarias. Los empleados ya no necesitan cargar papeleo pesado y carpetas para poder completar su trabajo. En cambio, se puede acceder a todas las listas de verificación y tareas diarias directamente desde el dispositivo móvil de los empleados, todo mientras está en movimiento. Además, mantenga a todos los empleados informados y actualizados con una aplicación de comunicación para empleados. Por ejemplo, almacene digitalmente el manual del empleado, las políticas de la empresa, los protocolos de salud y seguridad, las actividades de los invitados y la información para que los empleados accedan en cualquier momento y lugar.

También puede incorporar, capacitar e incluso mejorar las habilidades de los empleados existentes de manera eficiente y rápida al proporcionarles todo el material de capacitación a través de la aplicación. Esto permite que los empleados puedan completar el material de capacitación y la lectura externa en su propio tiempo y ritmo, todo directamente desde la palma de su mano. Por último, involucre y motive a los empleados con encuestas, encuestas en vivo y un buzón de sugerencias.

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