¿Qué es una factura recurrente? + Cómo configurar uno para dinero fácil

Uno de los mayores desafíos al administrar un negocio es crear un sistema de pago efectivo. Las facturas suelen ir seguidas de interminables correos electrónicos de seguimiento y llamadas a los clientes. Para las pequeñas empresas que carecen de seguridad en efectivo y recursos masivos, cada pago retrasado puede ser preocupante.

¿Qué pasaría si hubiera una manera de automatizar todo el proceso de facturación y cobrar a la empresa de antemano de una manera que beneficie a ambas partes? Aquí es donde entra en juego una factura recurrente.

Le permite crear un sistema en el que se envía una factura a su cliente a intervalos regulares. Por lo general, estos están vinculados a sus tarjetas de crédito por un monto acordado, lo que ayuda a ambas partes a mantenerse al tanto de sus pagos.

En esta guía, veremos algunos de los beneficios de una factura recurrente y cómo puede configurar el sistema de facturación. También veremos si el sistema es adecuado para su negocio. ¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es una factura recurrente?

Una factura recurrente es una factura que se envía automáticamente a sus clientes a intervalos regulares. Estos contienen los mismos detalles de la factura y son perfectos para empresas que ofrecen el mismo servicio a intervalos regulares.

Le ayuda a crear un sistema eficiente que facture a sus clientes regularmente sin la molestia de los recordatorios y el envío manual de la factura.

Las empresas que suelen utilizar facturas recurrentes son las empresas de alquiler, los servicios por suscripción, las empresas de marketing y las consultoras. Sin embargo, no se limita solo a estas industrias. Cualquier empresa que ofrezca poco o ningún cambio en sus servicios puede configurar facturas recurrentes para agilizar su proceso de facturación.

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Por ejemplo, si posee una pequeña agencia de SEO, puede ofrecer un paquete de marketing fijo a sus clientes. Es probable que el paquete tenga un precio estándar mensual. En lugar de elaborar una factura todos los meses con los mismos detalles, simplemente puede utilizar una factura recurrente que facture a sus clientes.

Una empresa puede usar una factura recurrente después de obtener el permiso del cliente para que se le cobre regularmente por un monto regular. Luego, el cobro continúa hasta la fecha de terminación del contrato o cuando el cliente decide cambiar el proceso de facturación.

Las facturas recurrentes a menudo están automatizadas y dependen del software para hacer el trabajo por usted. Simplemente configure la plantilla con los detalles del cliente y siéntese. Puede optar por enviar automáticamente la factura todos los meses o realizar cambios para trabajos únicos antes de que se envíe al cliente.

Una factura recurrente se diferencia de la factura estándar en dos formas principales:

Uno , los detalles de una factura estándar varían según el servicio. Cada factura estándar es diferente y se elabora después de la prestación del servicio.

Dos , la mayoría de los detalles de la factura recurrente se deciden de antemano y se basan en el paquete en el que el cliente se concentra. Sin embargo, los detalles de una factura estándar se completan después del servicio. En algunos casos, el cliente puede incluso solicitar revisiones en la factura.

Una factura recurrente es un elemento básico de cualquier pequeña empresa que ofrece servicios en paquetes a intervalos regulares. En la siguiente sección, veremos algunos de los beneficios de usar este sistema de facturación.

Beneficios de usar una factura recurrente

Una factura recurrente lo ayuda a optimizar su proceso contable. Echemos un vistazo a algunos de los beneficios de usar este sistema.

1. Mejora el flujo de efectivo

Una factura recurrente proporciona ingresos a intervalos regulares. Su flujo de efectivo recibe un impulso constante mensualmente para ayudarlo a cubrir costos y gastos debido a los ingresos recurrentes.

Saber la cantidad de dinero que ingresará también lo ayuda a hacer proyecciones precisas de flujo de efectivo. No quiere decir que las facturas recurrentes deban ser la única base para sus proyecciones de flujo de caja. Sin embargo, le ayuda a saber cuánto dinero puede depositar cada mes.

Una vez que calcule cuánto puede ganar cada mes, la planificación de gastos también se vuelve más manejable. Un ingreso mensual garantizado puede ayudarlo a tomar decisiones comerciales informadas sobre dónde y cómo planificar sus gastos.

2. Agiliza tus pagos

Uno de los mayores obstáculos para las pequeñas empresas es recibir los pagos a tiempo. Una factura recurrente puede ayudarlo a eliminar los interminables correos electrónicos y seguimientos. Dado que la mayoría de los pagos recurrentes se deciden de antemano, el cliente tiene una mejor idea de cuándo vence el pago y puede planificar mejor.

Al enviar facturas a intervalos regulares, puede fomentar una rutina de pago. Cuando los clientes saben cuándo se espera que paguen, puede ayudarlos a planificar mejor sus cronogramas de pago.

Una vez que se establece una rutina, es probable que haya menos pagos atrasados. Le ayuda a evitar seguimientos incómodos y le ahorra tiempo. Para el cliente, no tiene que acordarse de realizar el pago y evitar recargos por mora. ¡Un ganar-ganar!

Además de esto, algunas facturas recurrentes también te permiten vincular a la tarjeta de crédito del cliente. Hacer esto ayuda a que el proceso de pago sea más conveniente para ambas partes.

3. Ahorra tiempo

Una factura recurrente le ayuda a ahorrar tiempo de dos maneras principales. Uno, pasa menos tiempo persiguiendo pagos. Dos, le ayuda a evitar crear una factura desde cero cada mes.

Ya sea que configure sus facturas para que se envíen automáticamente o modifique el borrador, ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos. También le ayuda a liberar recursos para otras actividades.

Si bien no lleva mucho tiempo crear una nueva factura cada mes, grava sus recursos. Es cierto, especialmente para las pequeñas empresas que tienen recursos limitados. El tiempo se puede utilizar mejor en otras funciones como marketing y ventas.

4. Comete menos errores

Cada vez que creas una factura, corres el riesgo de cometer un error. Crear un sistema automatizado de facturación te ayuda a cometer menos errores.

Use el software de facturación en línea para crear una plantilla de factura, establecer el cronograma y realizar cambios si es necesario. Le ayuda a crear un proceso automatizado que tiene poco o ningún margen para el error humano.

Puede revisar cualquier cambio si el pedido cambia, pero la factura principal permanece sin cambios. Significa menos errores y no más trabajo duplicado.

5. Mejorar las relaciones con los clientes

Con el tiempo, las facturas oportunas y menos seguimientos de pago se traducen en una mejor relación con su cliente. Puede ser incómodo hacer un seguimiento del pago, especialmente con clientes a largo plazo.

Configurar una factura recurrente lo ayuda a usted y al cliente a administrar mejor los cronogramas de pago. Al vincular la tarjeta de crédito a sus sistemas de pago, tiene la seguridad del pago. Le ayuda a concentrarse en los entregables en lugar de perseguir los pagos.

También ayuda a que el cliente lo vea como parte de su equipo ampliado en lugar de un proveedor ad hoc. Al facturar a intervalos regulares, tiende a convertirse en parte de su presupuesto y convertirse en una extensión natural de su proceso de planificación.

6. Integraciones y múltiples opciones de puerta de enlace

La mayoría del software de facturación también le permite integrarse con otros sistemas, como plataformas de gestión de relaciones con los clientes, sistemas de contabilidad y pasarelas de pago.

Estos le permiten tener una visión completa de los registros de cada cliente y promover la transparencia. Le permite a su equipo tener una mejor instantánea de los clientes y promueve la colaboración.

El software de facturación recurrente también le permite elegir entre múltiples opciones de pago. En caso de que una puerta de enlace falle, los clientes siempre pueden elegir otro modo de pago. Les brinda flexibilidad y le permite protegerse contra fallas y fallas en un sistema de pago.

La consistencia y precisión de un dispositivo recurrente puede ayudarlo a crear un cronograma de pago fluido. Beneficia tanto al cliente como a usted, ya que ahorra tiempo y reduce los seguimientos innecesarios.

En la siguiente sección, veremos cómo puede configurar un sistema de facturación recurrente para su trabajo.

¿Cómo configurar una factura recurrente?

Para configurar una factura recurrente, primero debe crear la factura en su software. Si bien los pasos exactos dependerán del software elegido, los conceptos básicos siguen siendo los mismos.

Tomemos el ejemplo de FreshBooks. El primer paso es crear la factura, que luego se puede convertir en una plantilla de factura recurrente (imagen a continuación).

Para crear la factura recurrente, siga los pasos a continuación:

1. Elige una fecha

Después de crear la factura, debe establecer la fecha y la frecuencia de la factura. En el cronograma recurrente, elija la próxima fecha de emisión cuando se generará la primera factura.

La fecha suele ser el último o el principio del mes, dependiendo de su contrato. Luego, ingrese con qué frecuencia desea que se genere la factura. Puede elegir entre opciones anuales, mensuales o semanales. También le permite establecer un rango personalizado como cada seis semanas.

Luego establezca cuántas facturas necesitará. Dependerá de la duración de su contrato y variará desde infinito (contratos más extensos) hasta x número de facturas (proyectos más pequeños).

2. Insertar el trabajo contado

Después de establecer la fecha, agregue el trabajo que se facturará al cliente. Aquí, puede agregar notas, cargos por pagos atrasados ​​u otros términos relevantes para el cliente.

El software de facturación también le permite agregar automáticamente todo el trabajo y los gastos que están vinculados a ese cliente en particular. Mientras configura la factura recurrente, haga clic en el botón "Agregar una línea" y luego elija "importar tiempo y gastos no facturados" (imagen a continuación).

Aquí, puede elegir entre tres opciones: todo el tiempo y los gastos no facturados, solo el tiempo no facturado o solo los gastos no facturados. Establezca el período para estos gastos y el software rastreará automáticamente todos los gastos y el tiempo para generar su factura.

3. Incluya el total adeudado

A continuación, incluya el total adeudado al cliente. El monto final incluirá todos los gastos y el tiempo registrado durante un período determinado.

Aquí, también puede optar por agregar cualquier tarifa adicional o trabajo realizado. El monto de la factura aparecerá en la plantilla de factura recurrente, como se muestra en la imagen de arriba.

4. Agregue el cliente al que se aplica y configúrelo como recurrente

Para comenzar su factura recurrente, agregue el cliente. En las opciones de envío, elija entre "enviar facturas automáticamente" o "crear borradores de facturas y enviarlas manualmente". La segunda opción es para aquellas facturas en las que puede necesitar agregar trabajo adicional o tiempo dedicado a un proyecto durante el intervalo dado.

Configure la factura como recurrente. Puede ver fácilmente sus plantillas de facturas recurrentes (como se muestra en la imagen de arriba).

Una vez que la plantilla de factura recurrente esté arreglada, solo siéntese y deje que el software se encargue de eso. Aunque la mayoría de los programas de software ofrecen una amplia variedad de servicios, algunas mejores prácticas pueden ayudarlo a aprovechar al máximo este sistema de facturación.

En la siguiente sección, veremos algunos consejos para tener en cuenta al diseñar su sistema de facturación recurrente.

Mejores prácticas en facturas recurrentes

La mayoría del software recurrente ya cuenta con medidas estándar que lo ayudan a crear un sistema efectivo. Sin embargo, algunos aspectos como cuándo facturar y cómo proteger mejor sus pagos pueden ayudarlo a crear un sistema hermético de pagos y crear un sistema transparente que lo beneficiará tanto a usted como al cliente.

Aproveche al máximo el software teniendo en cuenta algunos consejos. Esto lo ayudará a optimizar aún más su ciclo de facturación.

1. Calendario de su factura

Las empresas tienen diferentes ciclos de pago, mientras que algunas prefieren el comienzo del mes, otras suelen pagar a sus empleados y proveedores a fin de mes. Asegúrese de alinear su ciclo de facturación de acuerdo con el estándar de su área.

Dado que las facturas recurrentes tienen que ver con establecer una rutina de pago saludable, planificar sus pagos en torno a su esquema de pago natural ayudará a su empresa. Es probable que el cliente lo vea como una extensión de sus pagos internos.

2. Obtenga siempre una confirmación por escrito para la facturación recurrente

La facturación recurrente utiliza la información de la tarjeta de crédito del cliente y otros detalles. Además de esto, asegúrese de que también tiene el consentimiento por escrito del cliente para facturarle regularmente.

Si bien su contrato principal puede cubrir la duración de la facturación, tener un acuerdo por escrito sobre el uso de su información financiera es una excelente manera de evitar disputas más adelante.

También debe mencionar cuándo retirará el dinero, por cuánto tiempo y el pago acordado.

3. Incluya trabajos puntuales en el contrato

Las facturas recurrentes generalmente se usan para paquetes de paquetes, pero a veces también puede terminar haciendo trabajos únicos para el cliente en un mes determinado.

Asegúrese de incluir esto en su acuerdo por escrito. Hay dos cosas a considerar aquí. Uno, utilizará el mismo método de pago. Dos, el trabajo único se facturará junto con los servicios de suscripción.

¿Está configurada una factura recurrente adecuada para su negocio?

Ya sea que sea una plataforma de comercio electrónico o una empresa de software, un sistema de facturación recurrente se adapta a todas las empresas. Podría decirse que es la mejor opción para las empresas que brindan servicios regulares.

Es una excelente manera de automatizar y acelerar el proceso de pago y beneficiar tanto a usted como al cliente. Les ayuda a planificar sus gastos y establecer el cronograma de pago de un cliente, ayudándolos a evitar recargos por pagos atrasados ​​y otros cargos.

Estos son algunos de los tipos de negocios que pueden beneficiarse significativamente de un sistema de facturación recurrente:

• Empresas que brindan servicios mensuales como una agencia de marketing digital con un número fijo de publicaciones u objetivos de contenido.
• Empresas de mantenimiento mensual que ofrecen soporte como mantenimiento de software y maquinaria.
• Negocios que ofrecen talleres mensuales de capacitación o aprendizaje. Suelen ser un número fijo de sesiones proporcionadas a intervalos regulares.
• Empresas de software que ofrecen servicios basados ​​en suscripción o paquetes por una tarifa de licencia o un plan mensual.

La mejor parte de las facturas recurrentes es que son flexibles y se pueden adaptar a sus necesidades. Por ejemplo, si tiene un negocio estacional o está deteniendo los servicios a un cliente, simplemente pause la factura recurrente y reiníciela cuando regrese.

Ya sea que sea un trabajador independiente o una pequeña empresa, un sistema de facturación recurrente es una excelente manera de establecer un hábito de pago saludable. No solo protege sus pagos, sino que también lo ayuda a ser regular con su facturación. Es fácil enviar un correo electrónico recurrente al mismo tiempo que una factura recurrente si desea notificar a los clientes sobre su pago.

Para concluir

Un sistema de facturación recurrente es una excelente manera de evitar correr detrás de los pagos y crear una rutina de pago saludable. Le ayuda a ahorrar tiempo, cometer menos errores y crear un flujo de caja saludable para su negocio.

Ayuda al cliente a planificar sus gastos y, con menos llamadas de seguimiento para pagos, conduce a una mejor relación de trabajo con usted. Dado que el sistema requiere una autorización previa para los pagos, también lo ayuda a estar seguro de sus pagos.

Dependiendo de su software, puede crear un programa de facturación. Simplemente cree una plantilla y deje que el software complete los detalles. Luego enviará automáticamente la factura a sus clientes como un reloj.

Asegúrese de obtener un permiso por escrito para el uso de los detalles financieros del cliente. La planificación de su calendario de facturación en torno a sus ciclos de pago también ayuda a crear un sistema eficaz. ¿Entonces, Qué esperas? ¡Configura tu sistema hoy!

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