Pago retroactivo: ¿qué es y cómo se calcula?

¿Está seguro de haber pagado correctamente a sus empleados este mes?

Si no, prepárese para algunas llamadas telefónicas desagradables y más costos de pago en el futuro. Incluso podrías ser demandado.

Por lo tanto, deberá compensar a sus empleados con pagos retroactivos.

Pero esto se puede evitar fácilmente. Con las herramientas y los hábitos adecuados, puede ahorrarle mucho dinero (y tiempo) a su negocio.

Profundicemos en qué es exactamente el pago retroactivo, cómo podría afectar su negocio y cómo puede evitar que suceda.

¿Qué es exactamente el pago retroactivo?

En resumen, el pago retroactivo es el dinero que un empleador le debe a su empleado por el trabajo que realizó en un período de pago anterior. Entonces, si le pagó a un empleado menos de lo que esperaba, entonces le deberá un pago retroactivo en el futuro.

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Por ejemplo, supongamos que es gerente de una tienda minorista y uno de sus empleados (llamémoslo John) gana $5 por hora. Y el mes pasado, John trabajó 60 horas. Sin embargo, debido a un error de nómina, le pagó a John solo 55 horas. Esto significa que solo le pagó $275, cuando en realidad debería haber ganado $300. Este mes, debe asegurarse de que John reciba $25 en pago retroactivo.

¿Cuáles son las causas del pago retroactivo?

Ahora probablemente esté pensando que esto le suena familiar, por lo que se pregunta: "¿Cómo sucedió esto?" No importa cuán organizado sea, pueden surgir muchos escenarios diferentes en los que se requiere un pago retroactivo. Ya sea que esté otorgando un aumento o que su sistema de nómina experimente algunos errores, es posible que deba pagarle a un empleado una cierta cantidad de forma retroactiva.

Aquí hay algunos escenarios en los que usted, como empleador, podría estar obligado a proporcionar un pago retroactivo:

• Aumentos: Aceptó darle un aumento a un empleado, pero la tasa no se modificó a tiempo.
• Horas extra mal calculadas: no calculó con precisión el pago de horas extra de un empleado.
• Errores de nómina: experimentó una falla técnica o pagó la cantidad incorrecta. Es más probable que ocurran estos errores si su empresa no utiliza una solución de software de nómina que calcule los sueldos y salarios digitalmente.
• Múltiples tasas de pago para diferentes puestos: algunos empleados tienen varios puestos en la misma empresa. Por ejemplo, si tiene un empleado que tiene dos puestos, tienen dos tarifas de pago separadas. Es posible que haya utilizado la tasa incorrecta al calcular sus ganancias.

Cualquiera que sea la causa, la dura realidad es que no todos los empleados reciben un pago retroactivo cuando deberían. De hecho, en 2021, hubo 7159 casos de infracciones atribuidos a horas extras y en un asombroso 80 % de esos casos, los empleados no recibieron pagos retroactivos. Esto solo demuestra cuán común es este problema y que muchos empleados, independientemente de la industria, están sufriendo a causa de él.

¿Cuál es la diferencia entre el pago retroactivo y el pago atrasado?

Muchas empresas a menudo confunden los términos pago retroactivo y pago atrasado, asumiendo que son lo mismo. Sin embargo, es importante que los dueños de negocios distingan entre los dos.

Cuando se trata de pago retroactivo, los empleadores deben corregir los errores de nómina que ocurrieron en el período de pago anterior. Por otro lado, el pago retroactivo es cuando los empleadores deben pagar a los empleados una compensación que no se pagó por un trabajo específico. Un escenario habitual de pago atrasado surge cuando se demanda a un empleador por no pagar el salario de un empleado.

¿Qué sucede cuando no otorga el pago retroactivo?

No debería sorprender que el hecho de no recompensar a los empleados con pagos retroactivos cuando se debe pueda dar lugar a graves ramificaciones legales. En 2020, se otorgaron $10,7 millones a empleados debido a la discriminación. Esto incluyó empleados que fueron tratados injustamente por varias razones, incluida su raza, religión y género. (Asegúrese de ofrecer diversidad en el lugar de trabajo para evitar tales reclamos en el futuro).

El pago retroactivo también puede resultar del incumplimiento del contrato de un empleado. Por ejemplo, un empleado de un hotel tiene derecho a emprender acciones legales si le pagan $15 por hora, cuando en su contrato establece que en realidad debería recibir $17.

Además, supongamos que inició un negocio de limpieza y ofreció a sus empleados horas extras, pero luego no procedió a pagarles. Usted está obligado a pagarlos retroactivamente. Y si no lo hace, entonces sus empleados tienen derecho a reclamarlo y emprender acciones legales adicionales si es necesario.

¿Cómo calculo el pago retroactivo?

Si usted, el empleador, nota un error de nómina de cualquier tipo, entonces no tenga miedo. Todavía estás a tiempo de arreglar esto. El primer paso es calcular el pago retroactivo dependiendo de si su empleado trabaja por horas o con un salario fijo. También es importante tener en cuenta los impuestos, especialmente porque varían de un estado a otro.

Con esto en mente, también vale la pena señalar que el pago retroactivo varía según el tipo de período de pago y la tasa de pago en la que se clasifica el empleado. Estos son algunos ejemplos clave:

Supongamos que dirige una empresa de fabricación, un empleado gana $ 25 por hora y debe pagarle 10 horas de salarios faltantes. Es fácil calcular cuánto se les debe en pago retroactivo. 10 x $25 = $250!

Por otro lado, a los empleados asalariados generalmente se les paga la misma cantidad por cada período de pago. Por lo tanto, el pago retroactivo debería ser relativamente simple. Por ejemplo, si se supone que un empleado minorista debe recibir $ 3,000 por cheque de pago, pero por alguna razón, solo recibió $ 2,450, entonces el empleador le deberá $ 550 en pago retroactivo.

Luego está el caso de un empleado asalariado que obtiene un aumento pero accidentalmente se le paga de acuerdo con su salario, antes del aumento. Supongamos que tiene un negocio de construcción, un trabajador actualmente gana $ 50,000 por año y recientemente se le otorgó un aumento. Sin embargo, todavía se les pagó la misma cantidad, cuando deberían haber recibido $ 55,000 en su lugar.

Para encontrar la diferencia, debe determinar cuánto deben pagar en cada cheque de pago con la nueva tasa incluida. Luego, reste la tasa anterior. Solo entonces puede proporcionar el pago retro correspondiente.

¿Cómo hago que el pago retroactivo sea un proceso sencillo?

Como se estableció anteriormente, todas las empresas enfrentarán problemas de nómina de vez en cuando. Esto incluye la necesidad de pagar un pago retroactivo y por varias razones. Dicho esto, existen numerosas herramientas y software que los dueños de negocios pueden usar para hacer que este proceso sea sencillo.

El manejo de la nómina con Excel o lápiz y papel está destinado a generar errores e inevitables pagos retroactivos. Pero al usar una aplicación de reloj todo en uno, como Connecteam, disminuirá drásticamente las posibilidades de que esto suceda en el futuro.

Así es como Connecteam puede ayudar:

• El reloj registrador registra las horas de trabajo exactas de los empleados, hasta el segundo. Esto significa que se erradican los problemas de nómina como el marcaje de amigos y el robo de tiempo.
• Los empleadores pueden recibir información detallada que los ayude a comprender cómo se gasta el tiempo de sus empleados, como el tiempo por trabajo y cliente, etc.
• Los gerentes también pueden agregar información relacionada con los turnos mediante adjuntos de turnos.
• El proceso de nómina se simplifica ya que los gerentes pueden exportar fácilmente las hojas de tiempo.
• Todos los tiempos y detalles están documentados y, por lo tanto, son transparentes entre empleadores y empleados.
• La tecnología de seguimiento por GPS que utiliza geofencing garantiza que los empleados registren su ingreso desde la ubicación correcta, mientras que la tecnología de migas de pan recopila puntos de ubicación aleatorios para dar a los gerentes una idea básica del paradero de sus empleados mientras registran su ingreso.
• El reloj de tiempo también permitió a los empleadores administrar fácilmente las ausencias, los días libres y los días de enfermedad de los trabajadores.
• Los empleados pueden enviar recordatorios y notificaciones para asegurarse de que recuerden fichar la entrada y la salida. También se incluye el reloj de salida automático.
• Integraciones directas y perfectas con QuickBooks Online y Gusto: ¡todo lo que necesita hacer es asegurarse de que sus empleados registren la entrada y la salida!

En última instancia, la tecnología de programación y reloj registrador de Connecteam significa que los empleadores pueden eliminar cualquier discrepancia relacionada con la nómina.

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El resultado final sobre el pago retroactivo

En última instancia, el pago retroactivo es un problema que proporciona cero beneficios para un empleador. Simplemente conduce a posibles juicios, mala voluntad entre el empleador y el empleado y estrés no deseado para todos los involucrados.

A estas alturas, debería tener una mejor comprensión de estas cuatro cosas importantes:

1. ¿Qué es el pago retroactivo?
2. Los diversos escenarios en los que se requiere el pago retroactivo
3. Cómo calcular el salario retro
4. Evitar tener que pagar retroactivamente en el futuro

Ahora que tiene los conceptos básicos del pago retroactivo bloqueados, puede tomar estas valiosas pautas e implementarlas utilizando la última tecnología. Porque sin volverse digital, agilizar este proceso puede ser extremadamente difícil.

La rica variedad de características de Connecteam, especialmente su reloj registrador, cubre todas las bases de seguimiento de tiempo del empleador para garantizar cero discrepancias, 100 % de transparencia, nómina fluida y una rápida disminución en el pago retroactivo.

Incluso después de leer esto, no se preocupe si comete errores de nómina en el futuro. Siempre que trate este aspecto de su negocio con seriedad y tenga en cuenta la seguridad financiera de sus empleados, pagarles lo que han ganado debería ser fácil y sencillo.

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