El papel de un administrador de programas en la transformación digital

El papel de un administrador de programas en la transformación digital siempre ha sido un aspecto de vital importancia para la digitalización empresarial y, sin embargo, muchas organizaciones tropiezan por la falta de planificación y gestión de sus iniciativas.

Esta importancia solo ha aumentado durante la última década, ya que las empresas han buscado cada vez más mejorar sus operaciones y competitividad mediante la implementación de nuevas tecnologías y procesos.

Las empresas, deseosas de deshacerse de los sistemas más antiguos a favor de la adopción de sistemas preparados para el futuro, a menudo basados ​​en la nube, han estado clamando por elaborar estrategias para la transformación digital.

Los estudios sugieren que el 70% de las organizaciones tienen una estrategia para la transformación digital o están trabajando en una

Esta mayor demanda ha hecho que las empresas busquen una amplia variedad de herramientas de digitalización para satisfacer las necesidades de sus empleados y clientes, ya sea su RPA, ERP u otra tecnología en la nube.

El 27% de las empresas dice que la transformación digital es una cuestión de supervivencia.

Pero, ¿qué pasa con el papel de un administrador de programas en la transformación digital?

¿Qué tan importantes son exactamente para el éxito de su transformación?

Esto es lo que veremos hoy, para ayudar a comprender mejor por qué la orientación correcta no solo es beneficiosa, sino necesaria para una gestión de cambios exitosa.

La mayoría de las empresas fracasan en la transformación digital

Es una realidad desafortunada que muchas empresas que buscan la transformación digital (DX) vean que sus esfuerzos terminan en fracaso.

Esto no es por falta de intentos: la inversión en tecnología comercial es más alta que nunca, y las circunstancias actuales en las que nos encontramos después de una pandemia tumultuosa y sus consecuencias en los negocios han impulsado aún más la adopción de tecnología para llenar los vacíos tan grandes gran parte de la población está confinada en sus hogares.

Se pronosticó que el gasto global en transformación digital (DX) aumentaría entre un 15 y un 20 % entre 2017 y 2022, antes de que la pandemia de COVID-19 obligara a las empresas a aumentar aún más sus inversiones en tecnología para satisfacer las necesidades del personal y los consumidores.

Sin embargo, la cantidad de implementaciones de tecnología que fallan debería ser motivo de gran preocupación para las empresas, en particular para las PYMES que operan con un presupuesto ajustado.

Aunque el entusiasmo por la digitalización es admirable y correcto, a menudo puede conducir a estrategias mal pensadas que conducen a la decepción y a un resultado por debajo de las expectativas.

Un gran número, alrededor del 70%, de las empresas experimentan fallas en la transformación digital.

Los fracasos a menudo se reducen a una multitud de razones; expectativas típicamente poco realistas, liderazgo deficiente, falta de aceptación, fatiga y una tendencia de los líderes empresariales a intentar demasiado, demasiado pronto.

La buena noticia es que incluso cuando una empresa falla en su transformación inicial, con la ayuda adecuada puede volver a encarrilarse y ajustarse al presupuesto.

A medida que las empresas hicieron la transición de gran parte de su fuerza laboral al trabajo remoto durante la pandemia, muchas empresas lucharon por implementar soluciones a tiempo, con solo el 40 % de los proyectos cumpliendo sus objetivos en tiempo, presupuesto y calidad.

Aquí es donde el papel de un gerente de proyecto es absolutamente vital.

¿Cómo ayuda un administrador de programas en la transformación digital?

Con una afluencia de tecnologías que ingresan a su negocio, simplemente debe tener su gestión de proyectos al día para tener éxito en la transformación digital.

Muchas organizaciones cometen el error de pensar que la implementación de la transformación digital es una decisión que comienza y termina a nivel ejecutivo o del departamento de TI.

Ahora, si bien la aceptación ejecutiva es definitivamente crucial, la mayoría de los proyectos de digitalización deben poner un fuerte énfasis en la gestión de proyectos para garantizar que se cumplan sus objetivos (que deben determinarse de antemano).

Uno de los aspectos más fundamentales de la gestión de su programa en la transformación digital son los objetivos claros y la comunicación para garantizar que su negocio cumpla con su cronograma.

¿Cómo es la gestión eficaz de programas?

Hemos hablado de organizaciones que desean la transformación pero fracasan en sus objetivos; ahora debemos ver exactamente por qué el papel de un gerente de proyecto es tan importante y qué se debe esperar de su estrategia de gestión de proyectos para tener éxito en sus planes.

Informes y objetivos estratégicos claros

En primer lugar, el papel de un gerente de proyecto es establecer la agenda para el cambio, cómo se logrará y qué constituye su éxito.

Debe poder tener una comprensión clara de lo que está implementando y por qué, que es donde una consulta con un experto casi seguramente será beneficiosa.

Una vez que haya establecido sus objetivos tecnológicos, su gerente de programa debería poder proporcionarle informes sobre sus implementaciones y si están cumpliendo sus objetivos.

El liderazgo ejecutivo y el gerente del programa deben estar alineados en lo que determina su éxito con respecto a un cronograma y un objetivo presupuestario, o de lo contrario, se quedará en la oscuridad y se preguntará qué está logrando realmente de lo que, después de todo, es un largo esfuerzo a largo plazo.

Uso de las herramientas adecuadas para hacer el trabajo

Para promover el punto anterior, la alineación y la comunicación entre la PMO y todas las partes interesadas relevantes es vital, y como parte de una estrategia de gestión del programa de transformación digital efectiva, se deben utilizar las herramientas adecuadas para que el proceso sea más fluido para todos.

Estas herramientas deben incluir:

• Planificación: planifique cronogramas y cronogramas, todo en un solo lugar con tareas, plantillas, flujos de trabajo y calendarios
• Colaboración: asigne tareas, agregue comentarios, organice tableros, permita pruebas y aprobaciones
• Documentación: edición, documentación y almacenamiento de todos los archivos
• Evaluación: Rastree, evalúe e informe el éxito a través de la gestión de recursos y la generación de informes.

Esto ayudará a las partes interesadas de su negocio a comprender dónde se encuentran exactamente en el proyecto de implementación y les proporcionará la información relevante rápidamente sin necesidad de reuniones de horas.

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Comprender la gestión del cambio

La transformación digital es un proyecto a largo plazo, se mire como se mire.

Debido a esto, es importante que el administrador del programa pueda adaptarse a los cambios en una industria, un mercado de acuerdo con los objetivos cambiantes del negocio. En este sentido, la flexibilidad y escalabilidad es clave en la gestión de programas en transformación digital.

En resumen, debe poder responder y tener una sólida comprensión del papel de la gestión de cambios para sus planes DX.

Ya hemos visto cómo el último año ha revolucionado el mundo de los negocios más allá de lo que cualquiera podría haber imaginado o anticipado.

Muchas organizaciones fueron sorprendidas y no preparadas para las circunstancias de 2020 y 2021, creando soluciones provisionales con respecto a la tecnología digital para mantener sus operaciones comerciales funcionando de la mejor manera posible.

El papel de un gerente de programa en la transformación digital implica ser capaz de implementar una estrategia integral para implementaciones tecnológicas con un sólido sistema de respuesta y comunicación dentro de la empresa para garantizar que se hayan tomado todas las medidas para que la organización alcance el resultado deseado.

comida para llevar

• La mayoría de las organizaciones quieren ver la transformación digital en sus empresas, pero la falta de visión y claridad a menudo significa que sus intentos terminan en fracaso.
• La gestión de proyectos es esencial para implementar tecnologías mediante el establecimiento de objetivos claros, líneas de comunicación y medios para medir el éxito.
• La transformación digital es un proyecto a largo plazo, por lo que los gerentes deben poder responder a los cambios, ajustar los objetivos y ayudar a lograr nuevas metas: DX no es una misión única.

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