¿Cómo usar RPA en finanzas? Casos de uso y ejemplos del mundo real

El procesamiento manual de datos, especialmente el que involucra números, tiene un mayor alcance de error humano. El proceso no solo requiere mucho tiempo, sino que también es bastante costoso. La solución efectiva al problema es RPA, la automatización robótica de procesos en finanzas. Las instituciones financieras han estado utilizando RPA para procesos financieros y contables desde hace bastante tiempo. La tecnología está evolucionando rápidamente y puede manejar datos de manera más eficiente que los humanos, al mismo tiempo que ahorra enormes costos.

La figura mencionada anteriormente muestra claramente la efectividad de implementar RPA en el sector financiero. A diferencia de los procesos manuales, los procesos automatizados funcionan sin problemas.

La efectividad de RPA en finanzas también se puede medir por el hecho de que alrededor del 80 % de los líderes financieros han implementado o planean implementar la automatización de procesos robóticos en sus procesos comerciales, según Gartner.

Hiperautomatización no será la palabra equivocada para describir RPA en finanzas y contabilidad, ya que puede realizar hasta 30 veces más trabajo que un ser humano. La tecnología ha evolucionado desde la realización de tareas individuales simples de automatización hasta el procesamiento de informes automatizados completos, análisis de datos y pronósticos mientras interactúa con otras tecnologías.

Junto con el ahorro de costos en recursos humanos, al manejar tareas enormes y recurrentes relacionadas con datos, lo mismo se puede utilizar de una mejor manera con un enfoque en resultados más significativos.

Casos de uso de RPA en finanzas

Exploremos algunos de los casos de uso de RPA en finanzas que seguramente valdrán la pena la inversión que realizará.

Procesamiento de orden de compra

Las organizaciones Fintech a menudo están muy involucradas en las entradas y salidas de efectivo. La tarea repetitiva de crear órdenes de compra para diferentes clientes y reenviarlas, obteniendo la aprobación, no solo es monótona, sino que es propensa a errores si se realiza manualmente.

Procesar lo mismo a través de RPA integrado con IA no solo eliminará la posibilidad de errores, sino que capturará de manera inteligente los datos para crear P. Con el sistema automatizado implementado, se puede crear y reenviar una matriz de aprobación automatizada para aprobaciones sin intervención humana. Simple, efectivo, rápido y económico son algunos de los beneficios más obvios de RPA en finanzas para el procesamiento de órdenes de compra.

Procesamiento de factura

El procesamiento de facturas también es una tarea repetitiva y tediosa, especialmente si las facturas se reciben o generan en formatos variados.

Como organización centrada en el cliente, las organizaciones financieras se esfuerzan por generar facturas correctas en los formatos requeridos por el cliente de manera oportuna. Además de eso, la matriz y el proceso de aprobación pueden dar lugar a una gran cantidad de reelaboración en términos de corrección de formatos y datos. La automatización puede asumir la tediosa tarea repetitiva al tiempo que garantiza la corrección y el envío de las facturas a la autoridad de aprobación alineada en muy poco tiempo.

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar generales se pueden automatizar por completo con un RPA en la industria financiera. El proceso de hacer y verificar puede eliminarse casi por completo, ya que la máquina puede realizar las tareas de cotejar las facturas con las órdenes de compra correspondientes.

Conciliación de cuentas

Este es un proceso comercial crítico que puede tomar una cantidad significativa de horas laborales para que el contador o el equipo de contadores garanticen que las comparaciones de saldos sean precisas. Las referencias de ida y vuelta y los inicios de sesión requeridos en diferentes sistemas requieren el ojo de un halcón para garantizar que no se hayan cometido errores y que los números se comparen con precisión.

Para entenderlo mejor, una organización con diferentes funciones y subempresas sigue diferentes estructuras y procesos en el mantenimiento de sus cuentas. Reunirlos a todos en un formato común de procesamiento podría no ser posible en función de los requisitos comerciales y las necesidades del cliente. Sin embargo, el equipo central enfrenta desafíos para conciliar las cuentas de todos los departamentos/subempresas. El proceso es tedioso, propenso a errores y repetitivo. La implementación de RPA puede brindar alivio al equipo central.

Este es el principal beneficio de RPA para la contabilidad. Los bots RPA hacen que la tarea sea rápida y consistente al auditar y reconciliar los datos en cada paso y proceso con la mínima intervención humana de incorporar los elementos básicos de estas tareas. La intervención humana solo es necesaria cuando los datos reflejan desalineaciones.

Los gastos de viaje

Levantar solicitudes de viaje, verificar la categoría de gastos, la aprobación requerida, los documentos de respaldo requeridos, etc. consume mucho tiempo para el equipo de cuentas que incluso puede retrasar el procesamiento de los mismos.

Garantizar que los registros de gastos se ajusten a las políticas de la empresa y crear informes de gastos se vuelve más fácil con la implementación de RPA en finanzas corporativas. La gestión de los reembolsos se puede realizar de forma oportuna mediante la automatización del proceso. Las infracciones de la política y las discrepancias de datos se pueden comunicar a las personas/departamentos interesados ​​con la ayuda de alertas automáticas.

Cálculos de impuestos

La recopilación de datos para el cálculo de impuestos, la creación de bases impositivas, la preparación de informes, etc., cuando se automatiza y se realiza con la ayuda de bots RPA, reduce las redundancias de tareas repetidas y las imprecisiones que pueden ocurrir al realizarlas manualmente. Se requiere que los dígitos y las cifras sean precisos hasta los lugares decimales para eliminar discrepancias en la conciliación y el procesamiento de datos.

Aunque la mayoría de las empresas ejecutan su proceso a través del software de procesamiento de impuestos, todavía hay una cantidad significativa de trabajo manual involucrado. La mayor parte de este trabajo manual se puede realizar con bots de RPA para reducir el tiempo y los costos y, al mismo tiempo, garantizar una mayor precisión y cumplimiento de los parámetros de cumplimiento.

Planificación Presupuestaria y Previsión

Obtener detalles con la ayuda de bots RPA de varios informes y sistemas con precisión ayudará a crear los informes de variación que brindan varios ángulos para ver y analizar datos. Con base en datos históricos e información actual, se pueden realizar comparaciones y tendencias que son formas exitosas comprobadas de pronosticar y planificar su negocio.

Informes financieros

Llevar un registro diario de las transacciones comerciales y las ganancias y pérdidas lo ayuda a planificar con anticipación y le advierte sobre los problemas a tiempo. Ser proactivo en la gestión y el manejo de estos problemas lo salva de pérdidas. Los cambios se pueden implementar para corregir e improvisar los métodos y procesos comerciales existentes.

Los bancos y las instituciones financieras deben generar informes extensos que reflejen el rendimiento, las estadísticas y las tendencias que involucran una gran cantidad de datos. Los datos extraídos manualmente serán tediosos y poco fiables. Sin embargo, la automatización de procesos robóticos en finanzas y contabilidad facilita la recopilación de datos de diferentes fuentes y datos presentes en diferentes formatos. Cotejar, informar y analizar estos datos conduce a una mejor previsión y planificación.

Procesamiento de nómina

El procesamiento de nómina es uno de los procesos más importantes para cualquier negocio. El procesamiento oportuno y preciso conduce a la construcción de una fuerza laboral más feliz que, a su vez, conduce a la construcción de una base de clientes satisfechos y un negocio exitoso.

Dado que las instituciones financieras tienen presencia en múltiples ubicaciones en todo el mundo, capturar la productividad, la asistencia y el régimen fiscal según la ubicación geográfica se vuelve tedioso. La recopilación de dichos datos y la realización de cálculos es propensa a tener errores que pueden generar empleados insatisfechos. RPA le brinda una bocanada de aire fresco al automatizar todo el proceso. Los cálculos oportunos y correctos conducen a empleados más felices.

La realización de las tediosas tareas de validaciones de hojas de tiempo, cálculos de deducciones, cálculos de impuestos, pagos de horas extra, etc., puede ser administrada por bots RPA sin errores ni demoras.

Ejemplos del mundo real de empresas que utilizan RPA en finanzas

Keybank: Uno de los principales bancos comerciales, Keybank adaptó RPA en una etapa temprana para mejorar la eficiencia de una manera extremadamente realista. Se ha automatizado la cuenta por cobrar que implica múltiples pasos de tareas repetitivas de generación de facturas y órdenes de compra. Aunque el enfoque principal del banco normalmente son los pagos, la automatización de las cuentas por cobrar hace que el proceso de pagos sea fluido y sin errores desde el paso 1 hasta el último.

Radius Financial Group: Un proceso de hipoteca es un trámite largo y un proceso de verificación. La coordinación entre la compañía hipotecaria y el cliente para la documentación requerida consume la mayor parte del tiempo del agente hipotecario. Un solo error, ya sea del empleado del banco o del cliente, puede retrasar aún más todo el proceso. La implementación de RPA toma esta actividad compleja de buscar y verificar los detalles de diferentes fuentes de datos, reduciendo así el tiempo de procesamiento en un 80%. Con la implementación de RPA, Radius Financial Group pudo mantener el ritmo comercial incluso durante el difícil período de la pandemia.

Societe Generale Bank, Brasil : ser el líder en servicios financieros podría ser posible mediante la automatización de algunas de las tediosas tareas repetitivas a través de la automatización robótica de procesos. Los datos utilizados en la industria de servicios financieros son enormes y complejos. Sin embargo, los informes automatizados regulares ayudan a los empleados a estar mejor informados y preparados para brindar el servicio al cliente por excelencia. El valor agregado positivo para mejorar la experiencia del cliente ha mostrado un cambio significativo.

Seguros de Zurich : al tener presencia en diferentes países del mundo, su desafío era seguir las regulaciones específicas de la geografía. Con la ayuda de la implementación de RPA, pudieron segregar las políticas comunes y generales que podrían generarse a través de un proceso automático robótico ahorrando una gran cantidad de tiempo. Los suscriptores podrían tener tiempo suficiente para revisar pólizas más complejas. El resultado fue sorprendente, ya que pudieron ahorrar aproximadamente el 50 % del costo de procesamiento y, por supuesto, del tiempo.

Auditoría simplificada con RPA en finanzas y contabilidad

La auditoría se convierte en una parte integral de los procesos mencionados anteriormente, ya que los bots RPA nunca pierden ningún paso, incluso por error, lo que reduce la posibilidad de que surjan problemas de cumplimiento en el futuro.

Al integrar la automatización robótica con la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, las herramientas RPA pueden interactuar con una amplia gama de aplicaciones internas, como la planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión de relaciones con los clientes (CRM) . Esta integración ayuda a reducir el tiempo de procesamiento al proporcionar un análisis de datos preciso, desencadenar respuestas automáticas a los clientes e interactuar con otros sistemas internos.

Un equipo reducido y rentable puede centrarse en un mejor servicio al cliente e improvisar para mejorar la experiencia del cliente.

Tal integración con inteligencia artificial y aprendizaje automático aumenta el poder de RPA. RPA puede administrar fácilmente cualquier cambio menor en los algoritmos, lo que de lo contrario interrumpiría el proceso de automatización. La obtención de informes detallados, patrones y análisis de datos históricos y actuales ayuda en el proceso de toma de decisiones.

¡Terminando!

Para superar los cuellos de botella del flujo de trabajo y los posibles errores humanos, comience con la automatización de procesos robóticos habilitados para IA y ML en finanzas y contabilidad. Esto también ayudará a eliminar las ineficiencias que conducen a un servicio al cliente deficiente. Las tareas repetitivas y monótonas mantienen a los empleados desconectados. Con la implementación de la automatización robótica de procesos, se observa un cambio notable en las siguientes áreas de negocio:

• Analice el comportamiento de los clientes con regularidad con la ayuda de datos e informes creados por bots RPA para impulsar un crecimiento sostenible.
• Mejore/aumente la eficiencia operativa del equipo eliminando las tareas monótonas y dejando lo mismo a los bots RPA y obtenga análisis de datos en tiempo real
• Mantenga a sus clientes informados sobre diversas características críticas y nuevas de sus productos y servicios y mejore la experiencia del cliente.
• La automatización también conducirá a una reducción del fraude financiero y marcará de manera proactiva los casos de fraude potencial.
• Garantice el cumplimiento de los datos durante todo el proceso.

¿Cómo puede ayudar Appinventiv con RPA en finanzas?

Appinventiv es una de las empresas de desarrollo de software financiero de más rápido crecimiento a nivel mundial. Con un sólido equipo de más de 800 entusiastas de la tecnología, brindamos soluciones RPA que pueden automatizar sus procesos comerciales Fintech sin problemas. Nuestro equipo asume cada paso desde la conceptualización hasta la implementación con el máximo rigor y entusiasmo y se asegura de superar sus expectativas.

Un ejemplo de ello es la solución que brindamos a un banco líder en Europa al automatizar su proceso bancario utilizando técnicas de aprendizaje automático e inteligencia artificial. Nuestros esfuerzos condujeron a una reducción del 35 % en los procesos manuales del banco, lo que también condujo a una reducción del 20 % en los costos de mano de obra.

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Preguntas frecuentes

P. ¿Por qué la RPA es importante en las finanzas?

R. La importancia de RPA está creciendo, ya que puede manejar de manera efectiva tareas de naturaleza repetitiva que son propensas a causar errores y consumen mucho tiempo cuando se realizan manualmente. Puede tener un equipo reducido y rentable al reducir los costos operativos al tiempo que garantiza altos estándares de cumplimiento y errores humanos mínimos o nulos.

La automatización de la mayoría de las tareas mundanas de gestión de inventario, cuentas por pagar y por cobrar regulares, mantenimiento de registros, procesamiento de nóminas y generación de informes se puede reducir utilizando los recursos humanos para funciones más estratégicas de planificación y relaciones con los clientes. Es mucho más fácil administrar los datos y los sistemas con el fuerte y sustancial crecimiento de la empresa.

P. ¿Cuál es el futuro de RPA en Finanzas?

R. Se espera que los bots RPA se hagan cargo por completo de las tareas transaccionales como elementos básicos. Al integrar RPA con aprendizaje automático e inteligencia artificial, también se automatizarán transacciones complejas y estratégicas. Con el futuro del desarrollo de bots sin codificación o con poca codificación, la implementación de RPA será mucho más eficiente y rentable.

Una mayor integración con el mercado de RPA mejorará las capacidades, ya que ningún proveedor puede proporcionar todas las funcionalidades para integrar y automatizar varios procesos que la empresa podría usar.

P. ¿Cuál es el impacto de RPA en cuentas por pagar?

R. La cuenta por pagar es un componente crítico de las finanzas y la contabilidad. Como las tareas involucradas son de naturaleza repetitiva, consume mucho tiempo y es propensa a errores. RPA integrado con ML e AI puede asumir la tediosa y monótona tarea de realizar tareas repetitivas de generar facturas y órdenes de compra. Esto hará un seguimiento de la comparación de las facturas emitidas con las órdenes de compra manteniendo la auditoría en tiempo real.