Ejecutar la nómina usted mismo para una pequeña empresa

Su negocio está creciendo y se avecinan tiempos emocionantes. A medida que contrata personas, debe tener un sistema para pagarles sus salarios. Debe aprender los entresijos de la ejecución de la nómina usted mismo. Un negocio en crecimiento a menudo tiene más capacidad que efectivo. Por lo tanto, a menudo tienen que tomar el camino difícil de hacerlo todo ellos mismos. Eso incluye diseñar e implementar un sistema de nómina.

Por qué necesita un sistema de nómina

La razón más obvia por la que necesita uno es tener un sistema para pagar a sus empleados. Hay razones más importantes, como la mitigación del riesgo y la mejora de sus operaciones comerciales. Si no tiene un sistema implementado, tendrá muchas configuraciones y tiempo de liquidación para dar cuenta cada vez que necesite hacer pagos de salarios.

Cómo ejecutar la nómina para una pequeña empresa

Como pequeña empresa, tiene las siguientes opciones para ejecutar la nómina:

• Use el software de nómina: el software de nómina se puede comprar como un paquete o se puede acceder a él a través de la nube. Hacen el trabajo pesado de calcular el pago y las deducciones, generar recibos de pago, generar declaraciones de impuestos y mantener los registros de nómina para usted.

  La responsabilidad del dueño del negocio generalmente se limita a revisar y aprobar la nómina. El software de nómina simplifica enormemente el proceso de un propietario de negocio que se encarga de la nómina por sí mismo.

• Subcontratar la nómina a un contador : si no desea aprender cómo hacer la nómina para su pequeña empresa, puede subcontratar el trabajo a un contador proveedor de servicios. El contador generalmente está capacitado para procesar la nómina, pero puede tener un costo considerable, a menudo más alto que el software de nómina. El beneficio aquí es el de tener una interfaz humana para responder a sus preguntas mientras se hacen cargo del proceso.

• Contrate a un contador interno : si desea administrar la nómina internamente, también puede contratar a un contador o delegar la nómina a un empleado competente. Puede capacitar a una persona administrativa para que se haga cargo del proceso.

• Hágalo usted mismo : esta es la opción con la que podría quedarse si tiene más tiempo que dinero. Analicemos más esta opción.

Cómo ejecutar la nómina usted mismo

La opción de "hágalo usted mismo" es más favorable para los propietarios de pequeñas empresas, al menos al comienzo de su viaje. Los propietarios de pequeñas empresas pueden encontrarlo frustrante, pero les beneficiará, a largo plazo, comprender el proceso de nómina por sí mismos antes de contratar. De hecho, las etapas pequeñas son el mejor momento para aprender, ya que se vuelve más difícil cuando contratas a más empleados.

El mayor beneficio de hacer la nómina usted mismo es que conserva el control sobre el proceso. Tiene la capacidad de revisar y corregir los errores a medida que ocurren sin demasiados cambios. Tampoco tiene que experimentar sorpresas desagradables cuando su proveedor de servicios ha cometido un error.

Sin embargo, la desventaja de la nómina de bricolaje es el tiempo que lleva configurarlo y el tiempo recurrente que lleva procesar cada período de pago. Además, no muchos dueños de negocios entienden el sistema tributario tan bien como los contadores capacitados. A menudo se sienten perdidos cuando surge una inquietud fiscal y necesitan acercarse a un contador externo.

Requisitos previos para ejecutar la nómina para una pequeña empresa

Las pequeñas empresas con varios empleados pueden beneficiarse de la subcontratación de la nómina. Sin embargo, si solo tiene unos pocos empleados y tiene la intención de mantener su negocio pequeño, es mejor que se haga cargo de la nómina usted mismo, ya que será más rentable.

Antes incluso de comenzar a entrevistar a personas, hay algunas cosas que debe configurar como nuevo empleador sobre cómo hacer la nómina usted mismo:

1. Obtenga un número de identificación de empleador (EIN) : como empleador que administra la nómina, deberá registrarse para obtener un EIN con el IRS. Es un número que utiliza el IRS para realizar un seguimiento de sus impuestos y cumplimientos de nómina. Obtener un EIN es gratis y se puede solicitar fácilmente en el sitio web del IRS.

2. Regístrese en el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) : un gran componente de la gestión de la nómina es estar a tiempo y al día con los impuestos sobre la nómina. El EFTPS es un servicio gubernamental gratuito que lo ayudará a pagar sus impuestos federales sobre la nómina y los impuestos de desempleo, todo desde su computadora.

3. Regístrese como empleador : existen requisitos de registro comercial específicos del estado que se deben cumplir antes de que pueda hacer la nómina. Cada estado tiene un procedimiento diferente para registrarse, así que asegúrese de consultarlos.

4. Conozca las leyes laborales federales y estatales : antes de realizar la nómina usted mismo, es importante que se familiarice con las leyes laborales pertinentes. Muchas de estas leyes tienen relación con la frecuencia con la que procesa la nómina, el salario mínimo, el cálculo de las horas extra, los requisitos de retención de impuestos y la información que debe incluirse en las nóminas de los empleados.

5. Prepare el papeleo de los empleados : cuando contrate a un nuevo empleado, deberá completar algunos trámites obligatorios para empleados. La documentación le dará los detalles que necesitará para hacer la nómina de su pequeña empresa. Los formularios más importantes que necesitará para obtener nuevas contrataciones para llenar incluyen:

   • Formulario W-4: los empleados completan el formulario W-4 para que los empleadores sepan cuánto impuesto deben retener sobre sus pagos, según los dependientes, el estado civil, las deducciones fiscales, etc. Un empleado puede terminar pagando más impuestos en ese momento. de presentar sus declaraciones de impuestos si no han llenado el W-4 a tiempo o correctamente.
   • Formulario de verificación de elegibilidad de empleo I-9: se completa un formulario I-9 para confirmar la identidad del empleado y la autorización legal para trabajar en los Estados Unidos. El formulario es requerido y ordenado por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos.
   • Formulario de retención de impuestos estatal: muchos estados permiten que el formulario W-4 se use solo, pero algunos estados pueden tener requisitos específicos de retención de impuestos para revelar por parte de los nuevos empleados.
   • Formulario de autorización de depósito directo: este formulario le otorga permiso para realizar pagos directos a la cuenta bancaria de un empleado si planea realizar depósitos directos.

6. Elija un período de pago : debe decidir con qué frecuencia pagará a sus empleados. Puede optar por semanal, quincenal, quincenal o mensual. Desea considerar cuidadosamente el período que le permite cobrar los fondos necesarios para realizar el pago. Sin embargo, tampoco debería dejar a sus empleados en la estacada sin pago por períodos irrazonablemente largos. Algunos estados requieren que a los trabajadores por horas se les pague semanalmente, así que asegúrese de investigar los requisitos de su estado para un cronograma de nómina.

Proceso para ejecutar la nómina de manera efectiva

Los empleados esperan una entrega de cheques de pago oportuna y precisa. Las interrupciones y los errores pueden paralizar las operaciones comerciales. Antes de pasar a cómo calcular la nómina, hay algunos conceptos básicos fundamentales a tener en cuenta:

• Comprenda los diferentes tipos de pago: el pago bruto se refiere a la cantidad recibida por un empleado antes de las deducciones. El pago de bonificación indica cualquier pago adicional recibido, además del pago regular de un empleado, generalmente relacionado con el alto rendimiento. El pago neto se refiere al salario neto del empleado después de las deducciones. Es importante diferenciar entre estos diferentes tipos, para que no cometa ningún error en la nómina.

• Conozca las horas reales trabajadas por cada empleado : para ejecutar la nómina con precisión, se requiere un control adecuado de los empleados. La forma más fácil de realizar un seguimiento de las horas de los empleados es a través de una hoja de cálculo. Sin embargo, eso puede requerir un poco de tiempo y puede requerir que se involucre indebidamente, especialmente cuando hay varios empleados. Elegir un software de seguimiento de tiempo sólido que se integre con el proceso de nómina puede ser la clave, ya que los métodos manuales pueden generar discrepancias.

Pasos para ejecutar la nómina

Hay varios pasos a seguir para ejecutar la nómina:

• Calcule los salarios brutos : para calcular los salarios brutos de los trabajadores por hora, simplemente multiplique la tarifa por hora del empleado por la cantidad de horas que han trabajado en el período de pago. Para los empleados asalariados, simplemente divida su salario anual por el número de períodos de pago en el año para obtener el pago mensual que se les debe. Los salarios brutos incluyen bonos, propinas, comisiones, licencia por enfermedad y vacaciones, y horas extras.

• Calcule las deducciones antes de impuestos: las deducciones antes de impuestos son retenidas voluntariamente por el empleado e incluyen contribuciones de jubilación, beneficios de salud, seguro de discapacidad y beneficios de viajero. Estas deducciones se restan del salario bruto del empleado antes de impuestos pero se comprueba si están sujetas a impuestos o no. Algunos beneficios para empleados están exentos de impuestos.

Los impuestos federales, la seguridad social, los impuestos locales y Medicare también forman parte de las deducciones antes de impuestos que se realizarán de la nómina de los empleados.

Impuesto federal sobre la renta y otros impuestos sobre la nómina

1. Calcule la retención de impuestos federales: hay dos tipos principales de impuestos federales que se deben retener, es decir, el impuesto sobre la nómina FICA y el impuesto federal sobre la renta (FIT). Los impuestos sobre la nómina FICA son compartidos por el empleador y el empleado y se destinan a la seguridad social y Medicare del empleado. La responsabilidad recae en el empleador de desembolsar los impuestos FICA al gobierno y mostrar la resta en la boleta de pago. FIT se calcula sobre la base de tramos salariales o porcentaje, dependiendo de los ingresos del empleado. Cómo se calcula, a partir de 2020, también depende del W-4 presentado por el empleado.

2. Calcule la retención de impuestos estatales: según las leyes fiscales locales de su estado, es posible que deba retener algunos impuestos estatales de los cheques de pago de los empleados.

3. Calcular embargos de salario: los embargos de salario se refieren a otras deducciones en las que el empleado no tiene voz y se deducen obligatoriamente del cheque de pago. Algunos ejemplos de esto son las facturas médicas impagas, la manutención infantil impaga, los préstamos estudiantiles morosos y los impuestos impagos. El gobierno generalmente le notificará si su empleado tiene un embargo de salario.

Realización de pagos de empleados y período de pago

Una vez que haya calculado el pago neto adeudado a cada empleado, es hora de desembolsar los pagos. La ley federal generalmente no requiere que los empleadores proporcionen recibos de pago, sin embargo, puede haber algunos requisitos específicos del estado.

Talones de pago

Si su estado no tiene requisitos de comprobantes de pago, no es necesario que proporcione un comprobante de pago. Puede hacerlo si usted y su empleado están de acuerdo. En la mayoría de los estados, proporciona un talón de pago electrónico o físico a sus empleados. Cualquiera de los dos puede funcionar siempre que los empleados tengan una manera fácil de imprimirlo o acceder a él.

Hay algunos estados que entran en la categoría de estados de aceptación o exclusión voluntaria. En los estados de exclusión voluntaria, los empleadores deben proporcionar talones de pago en papel a los empleados que opten por no recibir talones de pago electrónicos. En los estados de aceptación, los empleadores proporcionan talones de papel a menos que un empleado opte específicamente por un formulario electrónico.

Un sistema automatizado puede ayudar a ahorrar horas de ejecución de la nómina, especialmente si tiene más de unos pocos empleados. Sin mencionar que, por lo general, también está configurado para muchas leyes federales integradas en el sistema. Esto puede reducir gran parte de la complejidad de configurar el sistema desde cero.

Registros de nómina

Mantener registros de nómina completos y organizados es fundamental cuando aprende a hacer la nómina usted mismo. Hacer un seguimiento de cuánto le ha pagado a un empleado es importante en caso de que alguna vez haya una discrepancia entre el pago neto y lo que esperan recibir. Los registros también son útiles en caso de que alguna vez necesite ponerse en contacto con el IRS.

El mantenimiento de registros se vuelve bastante importante para el pago de impuestos sobre la nómina. Los métodos de pago electrónico para calcular el salario bruto, las deducciones y el salario neto generalmente generan registros automáticos que luego se pueden almacenar en algún tipo de almacenamiento en la nube.

Los cheques en papel y los cheques postales requerirán que mantenga algún tipo de libro mayor o registro. Si bien puede tomar solo unos minutos por empleado, estos minutos pueden sumar un ejercicio largo para muchos empleados.

Impuestos Federales del Empleador

Como empleador, usted es responsable de pagar dos tipos de impuestos federales: los impuestos sobre la nómina FICA y los impuestos sobre la nómina federales por desempleo o FUTA.

El empleador paga la mitad del impuesto sobre la nómina FICA mientras que el empleado paga la otra mitad. Los impuestos sobre la nómina FICA comprenden la seguridad social y Medicare. La responsabilidad del empleador se aplica únicamente a la seguridad social. Medicare es sufragado en su totalidad por el empleado.

Los impuestos sobre la nómina FUTA se destinan a los seguros federales de desempleo. Se aplica como un tope porcentual sobre los salarios del empleado. Más allá de esta losa, el empleador ya no tiene que pagar el impuesto FUTA. Pagar sus impuestos estatales sobre la nómina a tiempo puede darle derecho a un crédito o reembolso, así que asegúrese de verificar cuáles son los beneficios de pagar a tiempo.

Una vez que calcule los impuestos adeudados, deberá desembolsarlos al gobierno. Si no necesita hacerlo de inmediato, es mejor transferirlo a una cuenta separada para mantenerlo en espera hasta que necesite pagarlo.

Formularios de impuestos trimestrales y anuales

El último paso para administrar la nómina usted mismo es desarrollar y poner en marcha un sistema para que su empresa presente regularmente estas declaraciones a tiempo. Analicemos estos formularios de impuestos un poco más en profundidad:

1. Formulario 941 : el empleador debe completar el Formulario 941, la Declaración de impuestos trimestral del empleador, cada trimestre. Este formulario le informa al IRS cuántos impuestos retuvo el empleador de los cheques de pago de los empleados y cuántos impuestos del empleador se desembolsaron durante el trimestre. La mayoría de los empleadores deben presentar el Formulario 941 al final del mes siguiente al trimestre. Si el empleador ha realizado todos sus pagos de impuestos sobre la nómina en línea a tiempo durante el trimestre, ese empleador obtiene el beneficio de 10 días adicionales para presentar el formulario.

   Los negocios con empleados de temporada, empleados agrícolas, empleados domésticos y ciertas personas notificadas están exentos del requisito de presentar el Formulario 941.

2. Formulario 940 – El Formulario 940, la Declaración Anual de Impuestos Federales por Desempleo del Empleador, debe ser completado por un empleador cada año. Un empleador está obligado a presentar la declaración si cumple con cualquiera de las siguientes dos condiciones:

   • El patrón pagó por lo menos 1,500 dólares en salarios en el año, o
   • El empleador hizo que algún empleado trabajara durante 20 semanas o más en el año, ya sea que las 20 semanas fueran o no consecutivas.

   El formulario 940 debe presentarse el ³¹ de enero de cada año, pero se otorgan 10 días adicionales a todos aquellos empleados que realizaron sus pagos de impuestos FUTA a tiempo durante el año.

3. Formulario W-2 : el formulario W-2 es un formulario anual que debe presentarse con respecto a cada empleado. Revela los salarios, deducciones y retenciones de impuestos del empleado. Debe presentarse antes del ³¹ de enero de cada año.

   Se envían copias del formulario W-2 al empleado, a la Agencia del Seguro Social y al departamento de impuestos de la ciudad o el estado.

4. Formularios de impuestos estatales : es posible que también deba presentar formularios de impuestos trimestrales o anuales con el departamento de impuestos de su estado. Consulte con el departamento local correspondiente para obtener más detalles al respecto.

Elija la opción que funcione para usted

Administrar la nómina usted mismo para su pequeña empresa lo hará sentir seguro de sus habilidades y le dará un sentido de propiedad de su negocio. A menudo se dice que el dueño de un negocio usa muchos sombreros. Uno de esos sombreros es muy a menudo similar a un contador. Como dueño de un negocio, a menudo tienes que ensuciarte las manos. Pero no te preocupes, eres totalmente capaz de hacerlo.

Al final del día, busca la opción que funcione mejor para ti. Una vez que obtenga cierto nivel de comodidad con el proceso de administración de la nómina, puede optar por externalizarlo a un proveedor de servicios o invertir en software. Le brindamos los pros y los contras de cada una de esas opciones, junto con una hoja de ruta sobre cómo hacer la nómina usted mismo. Usted sabe lo que es mejor para usted, así que elija la opción que más le convenga.