Cómo identificar, rastrear e informar sobre métricas de ventas
Publicado: 2024-04-02
- 24 de febrero de 2024
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Una estrategia sólida de informes de ventas es esencial para cualquier organización. Aquellos que no establezcan métricas de ventas e informen periódicamente sobre el progreso y los resultados, sin duda, estarán perdiendo oportunidades para aumentar los clientes potenciales, las conversiones y los ingresos.
Para poner esto en contexto, imagina que estás planeando correr un maratón. Probablemente no participarías en un maratón que se celebrará la próxima semana y sólo esperarías lo mejor. Crearía un plan viable y establecería objetivos específicos a corto y largo plazo, como correr 10 millas para la fecha X, una media maratón para la fecha Y, etc. También puedes realizar un seguimiento de tu ritmo y tiempo de recuperación.
Si se tomaría tantas molestias por un objetivo personal, ¿por qué no pondría al menos la misma cantidad de esfuerzo en una función crítica de su negocio?
Después de todo, el proceso de generación de informes de ventas no es muy diferente: usted establece objetivos a largo y corto plazo, realiza un seguimiento del progreso y pide a sus representantes que le informen los resultados.
Estas son mis mejores prácticas que todas las organizaciones deberían seguir al decidir cómo identificar, realizar un seguimiento e informar sobre las métricas de ventas.
¿Qué son las métricas de ventas y por qué son importantes?
El término "métricas de ventas" es bastante amplio. Podrías medir una amplia gama de cosas, dependiendo de tu negocio, producto, la composición de tu operación de ventas y muchos otros factores (más sobre esto más adelante).
Pero, esencialmente, las métricas de ventas le ayudan a medir la actividad de sus vendedores durante un período determinado: días, semanas, meses o incluso años. Le brindan una visión mucho más granular del desempeño de su equipo de ventas que simplemente mirar sus resultados.
¿Por que importa? Porque esas métricas lo ayudan a evaluar la efectividad de su operación de ventas e informar su toma de decisiones. Si no sabe cuántas llamadas debería realizar un vendedor en una semana promedio, por ejemplo, no podrá evaluar con precisión si su carga de trabajo es manejable o si es hora de contratar a alguien nuevo.
Cómo identificar métricas de ventas relevantes
Como ya he señalado, las métricas "correctas" dependen de una serie de factores que son específicos de su negocio. Pero, en términos generales, se clasificarán en una de estas categorías:
1. Desempeño general de ventas
Estas métricas de alto nivel están directamente relacionadas con el desempeño general de su empresa; esencialmente, ¿está ganando suficiente dinero? ¿Y lo estás logrando en las áreas correctas? Probablemente no le dirán mucho sobre las fortalezas relativas de los vendedores individuales o las tácticas, pero querrá medirlas para mantener contentos a su junta directiva y al gerente del banco. Ejemplos incluyen:
- Los ingresos totales
- Penetración de mercado
- Valor medio de por vida para el cliente
- Porcentaje de ingresos de nuevos negocios
- Crecimiento trimestral o año tras año
2. Métricas de actividad
¡Ahora nos estamos volviendo más específicos! Estas métricas le ayudarán a profundizar en lo que realmente hacen sus vendedores a diario o semanalmente. ¿Están usando su tiempo de manera efectiva? ¿Están hablando con suficientes personas?
El gerente de ventas puede influir directamente en las métricas dentro de esta sección, es decir, si un vendedor realiza muy pocas llamadas o envía muy pocos correos electrónicos, depende de su gerente hacer algo al respecto. Ejemplos incluyen:
- Número de correos electrónicos enviados
- Número de llamadas realizadas
- Número de reuniones programadas
- Número de interacciones en las redes sociales.
3. Métricas de canalización
Mientras que las métricas de actividad se centran en lo que sucede aquí y ahora, las métricas de canalización tratan de lo que sucederá dentro de unas semanas o meses. Puede que las cosas parezcan optimistas en este momento, pero ¿está preparado para mantener sus niveles actuales de crecimiento? Estas métricas le ayudarán a responder esa pregunta:
- Duración promedio del ciclo de ventas
- Total de oportunidades abiertas por mes/trimestre
- Total de oportunidades cerradas por mes/trimestre
- Valor ponderado de la cartera de proyectos por mes/trimestre
- Valor total de las ventas por mes/trimestre
- Valor medio del contrato
4. Métricas de generación de leads
Al igual que su canalización, estas métricas tienen como objetivo predecir el éxito futuro. Todos sabemos que si no tenemos suficientes clientes potenciales en nuestro CRM, o si no les damos seguimiento de manera oportuna y efectiva, entonces se avecinan tiempos difíciles. Ejemplos incluyen:
- Frecuencia/volumen de nuevas oportunidades agregadas al pipeline
- Tiempo medio de respuesta del cliente potencial
- Porcentaje de clientes potenciales seguidos con
- Tiempo promedio para dar seguimiento a un cliente potencial
- Costo de adquisición de clientes
- Porcentaje de clientes potenciales calificados
5. Métricas de alcance por correo electrónico
Ahora nos centramos en canales específicos. Esto es importante porque es posible que esté utilizando algunas tácticas diferentes para conseguir nuevos negocios, por lo que, naturalmente, querrá saber cuál es la más eficaz. Ejemplos de métricas de alcance por correo electrónico incluyen:
- Número de correos electrónicos enviados por día/semana (individual y a nivel de equipo)
- Rango abierto
- Tasa de participación
- Tasa de respuesta
6. Métricas de llamadas en frío
Lo mismo que las métricas de difusión por correo electrónico, pero centrándose en la actividad de llamadas en frío. Ejemplos incluyen:
- Número de llamadas realizadas por día/semana (a nivel individual y de equipo)
- Número de devoluciones de llamada realizadas
- Porcentaje de prospectos que pasan al siguiente paso en el ciclo de ventas
7. Métricas de conversión
Aquí, analizamos la eficacia con la que su equipo de ventas está convirtiendo clientes potenciales y clientes potenciales en dinero contante y sonante. Ejemplos incluyen:
- Porcentaje de oportunidades cerradas/ganadas
- Porcentaje de oportunidades perdidas
- Porcentaje de oportunidades ganadas por fuente principal
- Número promedio de conversaciones para oportunidades ganadas/perdidas
Es importante destacar que ninguno de estos "tipos" de métricas le brindará la historia completa.
Es posible que esté cerrando el 100 % de sus oportunidades, pero si solo genera una oportunidad al mes, es posible que eso no sea suficiente.
O podría enviar miles de correos electrónicos al día y crear un canal excelente, pero todo ese esfuerzo no cuenta mucho si no los convierte en ofertas.
Es por eso que necesita observar una amplia gama de métricas para comprender realmente su desempeño de ventas.
Cómo realizar un seguimiento de las métricas de ventas
Ya ha identificado las métricas que debe vigilar. ¡Excelente! Pero ahora se enfrenta a otro desafío: encontrar la forma más eficaz de realizar un seguimiento del rendimiento.
La transparencia es súper importante. Sus vendedores deben comprender cómo se desempeñan a nivel individual y de equipo día a día y semana a semana. Pero es probable que no tengan tiempo para generar informes CRM ad hoc (después de todo, usted quiere que se concentren en ganar dinero ).
Aquí hay un par de formas de realizar un seguimiento del rendimiento para que su equipo pueda sumergirse en los datos cuando los necesite:
1. Paneles de ventas
Los paneles le permiten mostrar todas sus métricas de ventas clave en un solo lugar.
Idealmente, serán fáciles de entender, de modo que sus vendedores puedan simplemente dedicar un par de minutos cada mañana a revisarlos sin necesidad de tener un título en ciencias de datos para encontrar la información que necesitan.
También querrás que estén lo más cerca posible del 100% de automatización. Sin duda, ya está ocupado, por lo que lo último que necesita es pasar horas cada semana recopilando datos manualmente de múltiples fuentes y reuniéndolos en una hoja de cálculo.
Ejemplos de software de panel de ventas
- klipfolio
- HubSpot
- héroe de datos
- Análisis Zoho
- eslema
- Visible
- ToqueClics
2. Tablas de clasificación de ventas
Los vendedores tienden a ser un grupo competitivo. Eso es bueno: los vendedores competitivos se impulsan entre sí para lograr un mejor desempeño (simplemente no permita que las cosas se vuelvan demasiado competitivas; todos deberían seguir tirando en la misma dirección).
Una forma de fomentar un poco de competencia sana es mostrar sus métricas de ventas en forma de tablas de clasificación. ¿Quién ha realizado más llamadas en las últimas 24 horas? ¿Agregó el mayor valor a su cartera? ¿Cerró la mayor cantidad de transacciones en los últimos 30 días?
Lo ideal es que su tabla de clasificación se mantenga actualizada en tiempo real en una pantalla de televisión o monitor, para que todos los miembros de su equipo de ventas comprendan su desempeño frente a sus colegas.
Ejemplos de software de clasificación de ventas
- ascenso.global
- JuegoEficaz
- alboroto
Cómo informar sobre métricas de ventas
Como ya he explicado, las métricas son importantes, pero los números en sí no tienen ningún valor intrínseco.
El simple hecho de saber que Jenny envió más correos electrónicos que Virat el mes pasado no te dice nada. Tampoco entender que cerró el 40% de las oportunidades, o que los ingresos aumentan un 5% año tras año.
Ahí es donde entran los informes. Sus informes deben profundizar en los datos, extraer los puntos clave y proporcionar información útil.
Supongamos que su equipo de ventas dedica el 60 % de su tiempo de prospección a llamadas en frío y el 40 % a correos electrónicos, pero el correo electrónico tiene el doble de tasa de conversión que las llamadas. Probablemente quieras volver a marcar las llamadas y dedicar más tiempo a los correos electrónicos, ¿verdad?
A continuación se presentan algunas prácticas recomendadas para crear informes que brinden el nivel adecuado de información y acción:
1. Establezca la ventana de informes adecuada
No es raro que las organizaciones soliciten informes de progreso mensuales a sus equipos de marketing y ventas, simplemente porque la mayoría de los elementos de una empresa se rastrean mes a mes.
En la mayoría de los casos, este es un enfoque equivocado.
Si bien los informes mensuales pueden ser adecuados para algunas empresas, normalmente son una minoría.
La frecuencia con la que debes informar depende de tu ciclo de ventas. Las empresas con ciclos de ventas cortos pueden beneficiarse de informes diarios breves y de informes semanales más detallados. Es posible que las empresas con ciclos de ventas más largos solo necesiten presentar informes al final de cada mes.
¿Por qué es tan importante acertar con el cronograma de presentación de informes?
Si no informa lo suficiente, corre el riesgo de perder nuevas oportunidades y áreas que tienen un rendimiento deficiente o que podrían beneficiarse de una mayor inversión.
Si informa con demasiada frecuencia, someterá a su personal a un estrés innecesario, todo ello para analizar números que, sinceramente, probablemente tendrán muy poco significado.
2. Cuente una historia
Un informe nunca debe dejar al lector pensando "¿y qué?"
Comience por identificar lo más importante que desea comunicar e inclúyalo en el resumen introductorio. En muchos casos, será la cantidad de ventas o el valor de las transacciones realizadas durante el período del informe y cómo se compara con su cuota.
Luego, el cuerpo del informe debe detallar todas las demás métricas relevantes que estás rastreando, seguidas de una conclusión que explica qué vas a hacer a continuación y por qué.
3. Dar significado a los datos
Te has tomado el tiempo para realizar un seguimiento de todos esos datos; ahora tienes la oportunidad de darles vida.
Proporcionar comparaciones mes a mes, trimestre a trimestre y/o año a año. Visualice los números para que sean más fáciles de digerir. Describa los factores que afectaron el rendimiento; obviamente, esas cifras ocurrieron, pero ¿por qué ? ¿Ha recibido un montón de respuestas porque cambió a una nueva plantilla de correo electrónico o cerró más acuerdos después de renovar el proceso de demostración de su producto?
No obligue al equipo de liderazgo a adivinar por qué sucedió algo. Explícaselo.
Se necesita mucho trabajo para identificar las métricas de ventas correctas, rastrearlas de manera efectiva e informar sobre los resultados, pero es un trabajo que le hará la vida más fácil. Le ayudará a tomar decisiones más inteligentes, comprender qué funciona mejor (y qué no) y, en última instancia, vender más.
O, para decirlo de otra manera: si no estás midiendo las métricas de ventas, es como si estuvieras entrando en ese maratón sin haber hecho ningún entrenamiento, usando los zapatos equivocados y apareciendo en el momento equivocado. Puede que tengas las mejores intenciones y una mentalidad positiva, pero no obtendrás el resultado que deseas.
